Sơ đồ bộ mỏy quản lớ:
3.2.4 Xỏc định chớnh xỏc lượng hàng tồn kho cần thiết trong từng thời kỳ và cú cỏc biện phỏp quản lý chặt chẽ hàng tồn kho.
và cú cỏc biện phỏp quản lý chặt chẽ hàng tồn kho.
Theo đặc điểm của ngành sản xuất Dõy và cỏp điện thỡ lượng hàng tồn kho thường được xỏc định theo từng thỏng và phụ thuộc vào nhu cầu của Cụng ty về vốn lưu động trong từng thỏng đú.
Hàng tồn kho tối thiểu bằng 30% và tối đa là 50% nhu cầu vốn lưu động từng thỏng. Hay núi cỏch khỏc, nếu hàng tồn kho nhỏ hơn 30% nhu cầu vốn lưu động thỡ sẽ khụng đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất diễn ra liờn tục (thiếu nguyờn vật liệu). Nếu lượng hàng tồn kho lớn hơn 50% thỡ lượng hàng tồn kho quỏ lớn gõy lóng phớ, ứ đọng vốn lưu động làm giảm quỏ trỡnh luõn chuyển vốn lưu động.
Trong khoản mục hàng tồn kho gồm cú: hàng mua đang đi đường, nguyờn vật liệu, chi phớ sxkd dở dang, thành phẩm. Do vậy, để duy trỡ được 1 lượng hàng tồn kho phự hợp cho từng giai đoạn cũn phụ thuộc nhiều yếu tố như: khoảng cỏch với nhà cung cấp, quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm, quỏ trỡnh vận chuyển, số sản phẩm bỏn ra,....
Đặc điểm của ngành sản xuất Dõy và cỏp điện là nguyờn vật liệu dễ dàng bảo quản và cú thể lưu kho trong một thời gian dài mà khụng bị hao mũn hoặc
hư hỏng, đõy là điểm thuận lợi để giảm chi phớ lưu kho. Tuy nhiờn, cỏc loại nguyờn vật liệu như Đồng, nhụm, thộp lại thường cú sự biến động về giỏ cả nhất là trong thời kỳ nền kinh tế đang trong giai đoạn khủng hoảng như hiện nay. Bờn cạnh đú, cỏc nguyờn vật liệu đầu vào này chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài nờn chi phớ đặt hàng là khỏ lớn. Chớnh những điều này làm cho việc quản lý và điều chỉnh hàng tồn kho trong quỏ trỡnh sản xuất gặp nhiều khú khăn.
Do vậy, trong năm 2009 quản lý hàng tồn kho cần phải chỳ ý:
+ Xỏc định đỳng đắn nhu cầu vốn lưu động trong từng thời kỳ từ đú xỏc định được lượng hàng tồn kho tối thiểu, tối đa mà Cụng ty cần đạt được.
+ Với đặc trưng của Cụng ty là nguyờn vật liệu đầu vào đa dạng phong phỳ nờn Cụng ty cần phải chi tiết hàng húa đến mức cú thể, phõn loại hàng húa theo từng nhúm hàng dễ tỡm kiếm, nhỡn đếm, dễ xếp dỡ..
+ Theo dừi sỏt sao thị trường đầu ra, đầu vào (về giỏ cả nguyờn vật liệu, nhu cầu của thị trường) từ đú để cú những điều chỉnh phự hợp lượng hàng tồn kho nhằm giảm thiểu chi phớ đầu vào và chi phớ lưu kho. Vỡ với tỡnh hỡnh nền kinh tế nhiều biến động như hiện nay đó làm cho giỏ cả cỏc nguyờn vật liệu như thộp, nhụm, đồng đang cú nguy cơ biến động mạnh.
Ngoài ra, với mỗi loại HTK cần cú những biện phỏp riờng để quản lý và theo dừi. Dựa vào việc phõn tớch hàng tồn kho ở Chương II và theo dừi tỡnh hỡnh HTK năm 208 ta cú thể thấy trong năm tới Cụng ty cần đặc biệt quan tõm tới khoản mục: nguyờn vật liệu, sản phẩm dở dang.
Việc quản lý nguyờn vật liệu tồn kho:
Nguyờn vật liệu tồn kho luụn là khoản mục quan trọng trong hàng tồn kho, nú ảnh hưởng lớn đến giỏ trị, chất lượng và khoản dự phũng hàng tồn kho. Chớnh điều này làm cho việc quản lý nguyờn vật liệu tồn kho luụn phải được quan tõm hàng đầu trong cụng tỏc quản lý hàng tồn kho.
Tuy trong năm 2008 so với năm 2007 lượng nguyờn vật liệu tồn kho đó giảm xuống 2.942.858.000đồng nhưng nú vẫn chiếm tỷ trọng 28,93% trong tổng giỏ trị HTK. Như vậy, lượng tồn nguyờn vật liệu này là khỏ lớn. Điều này làm tăng cỏc chi phớ lưu kho và cú thể sẽ chịu ảnh hưởng lớn khi thị trường đầu vào cú sự biến động.
Do đú, trong năm 2009 quản lý nguyờn vật liệu tồn kho cần chỳ ý:
+ Dựa vào mức tồn kho cần cú trong kỳ và tỡnh hỡnh cỏc khoản mục khỏc để xỏc định được lượng tồn nguyờn vật liệu cần cú trong kỳ.
+ Từ nhu cầu nguyờn vật liệu tồn kho, chi phớ đặt hàng, chi phớ lưu kho chỳng ta sẽ xỏc định được lượng đặt hàng tối ưu và thời gian đặt hàng hợp lý nhất.
+ Bờn cạnh đú, giỏ cả nguyờn vật liệu cũng ảnh hưởng lớn đến lượng tồn kho nguyờn vật liệu. Cụng ty cần xem xột kỹ sự biến động của thị trường để cú những dự bỏo về giỏ cả trong thời gian sau từ đú kết hợp với cỏc yếu tố trờn để cú quyết định hợp lý về đơn đặt hàng.
+ Phõn loại cỏc loại nguyờn vật liệu để dễ dàng trong việc kiểm soỏt, kiểm tra và bảo quản.
+ Với sự biến động của thị trường thỡ giỏ Đồng và giỏ Thộp đang biến động rất mạnh. Đõy lại là những nguyờn vật liệu đầu vào chớnh của Cụng ty. Do đú, trong năm tới, Cụng ty cần phải đặc biệt quan tấm đến 2loại nguyờn vật liệu này để cú phương ỏn đối phú kịp thời.
+ Dựa vào kinh nghiệm thực tế để dự tớnh được cỏc đơn đặt hàng đột xuất trong kỳ, từ đú chủ động trong việc xỏc định lượng vốn lưu động tạm thời, phục vụ kịp thời cho quỏ trỡnh sản xuất.
Đặc biệt, khi mua nguyờn vật liệu, Cụng ty cú thể thỏa thuận giỏ theo 3 hỡnh thức:
- giỏ trả ngay: tức là giỏ cả giữa cỏc lần nhập hàng khỏc nhau khụng liờn quan đến nhau.
- giỏ bỡnh quõn thỏng: đầu thỏng Cụng ty và nhà cung cấp thỏa thuận một mức giỏ bỡnh quõn và cả thỏng đú nguyờn vật liệu sẽ được nhập theo giỏ thỏa thuận đú cho dự giỏ trờn thị trường thay đổi như thế nào.
- giỏ cố định: là mức giỏ cố định được thỏa thuận cho một thời điểm nhập hàng xỏc định trong tương lai.
Dựa vào tỡnh hỡnh biến động thực tế Cụng ty cần cú chớnh sỏch thỏa thuận cỏc hỡnh thức giỏ cả hợp lý để mang lại thuận lợi cho Cụng ty.
Việc quản lý sản phẩm dở dang:
Dựa vào thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh về lượng hàng tồn kho ta thấy: sản phẩm dở dang luụn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong khoản mục hàng tồn kho của Cụng ty.
Sản phẩm dở dang tức là sản phẩm chưa hoàn thành và sẽ được tiếp tục hoàn thiện trong thời kỳ sản xuất kinh doanh tới.
Trong thời gian tới Cụng ty định tăng quy mụ sản xuất nờn việc quản lý sản phẩm dở dang cũng là một khõu hết sức quan trọng.
Do sản phẩm Dõy và cỏp điện là sản phẩm dễ bảo quản nờn việc quản lý sản phẩm dở dang cũng tốn kộm ớt chi phớ hơn. Tuy nhiờn, mỗi sản phẩm dở dang lại chứa giỏ trị lớn nờn làm cho tổng sản phẩm dở dang cú giỏ trị lớn và làm ảnh hưởng đến hàng tồn kho.
Việc quản lý sản phẩm dở dang chủ yếu là Cụng ty cần cú kế hoạch sản xuất hợp lý hơn, xỏc định số sản phẩm sản xuất trong kỳ chớnh xỏc hơn để giảm thiểu số sản phẩm dở dang trong mỗi kỳ sản xuất, từ đú giảm được một lượng giỏ trị lớn hàng tồn kho.
* Bờn cạnh việc quản lý sản phẩm dở dang và nguyờn vật liệu tồn kho thỡ Cụng ty cũng cần kiểm soỏt lượng thành phẩm tồn kho. Bởi vỡ lượng thành phẩm đơn vị tồn kho thường cú giỏ trị lớn, và nú cú thể ảnh hưởng đến lượng sản phẩm tiờu thụ trong cỏc kỳ tiếp theo.
Ngoài ra, việc thành phẩm tồn kho quỏ lõu cũng sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng của chỳng và khi xuất bỏn sẽ làm giảm uy tớn với khỏch hàng nếu sản phẩm khụng cú chất lượng tốt.
Để quản lý tốt thành phẩm tồn kho chỳng ta cần lưu ý:
+ Mức tồn kho thành phẩm phải sỏt với kế hoạch tiờu thụ hàng của Cụng ty. + Xỏc định và dự kiến số sản phẩm sản xuất trong kỳ dựa trờn cỏc đơn đặt hàng để tiờu thụ hết, giảm lượng hàng tồn kho.
+ Tỡm kiếm thờm khỏch hàng và thị trường từ đú đẩy nhanh việc tiờu thụ sản phẩm kộo theo giảm thành phẩm tồn kho.
+ Giỏ thành phẩm cần cú sự điều chỉnh linh hoạt với giỏ cỏc nguyờn vật liệu đầu vào để trỏnh làm giảm giỏ trị thành phẩm.
+ Do chỳng cú giỏ trị lớn nờn cần kiểm tra, đối chiều thường xuyờn giữa thủ kho và kế toỏn.
Đặc biệt, Cụng ty cũng cần lưu ý khoản mục Hàng mua đang đi đường với sự tăng đột biến tại thời điểm cuối năm 2008. Tuy lượng hàng này dựng
để đỏp ứng nhu cầu sản xuất của Cụng ty trong năm tới song việc nhập một lượng hàng lớn cũng sẽ làm cho Cụng ty gặp nhiều rủi ro như: chịu tỏc động của việc giỏ cả lờn xuống, tăng chi phớ quản lý HTK. Vỡ thế, Cụng ty cần cú thỏa thuận với nhà cung cấp trong việc đặt hàng. Cụng ty cần xỏc định được nhu cầu NVL trong 2thỏng kế tiếp. Từ đú, thực hiện việc đặt hàng để trỏnh tỡnh trạng HTK quỏ nhiều trong một số thời điểm. Bờn cạnh đú, Cụng ty cũng cần xỏc định đơn giỏ phự hợp cho mỗi lần đặt hàng.
3.2.5 Lập dự phũng cho cỏc khoản nợ quỏ hạn
Như phõn tớch ở trờn chỳng ta thấy được tại thời điểm cuối năm 2008 Cụng ty cũn cú một khoản nợ quỏ hạn khỏ lớn 18.833.354.000đồng. Điều này sẽ làm cho Cụng ty gặp khú khăn trong việc huy động vốn để tỏi sản xuất. Do đú, bờn cạnh việc cú cỏc biện phỏp thớch hợp để thu hồi cỏc khoản nợ quỏ hạn thỡ Cụng ty cần lập cỏc khoản dự phũng để đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất được tiến hành thường xuyờn, liờn tục
Đối với nợ phải thu khú đũi, tại Thụng tư số 13/2006/TT-BTC (27/2/2006) của Bộ Tài chớnh hướng dẫn phương phỏp lập dự phũng như sau: doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất cú thể xảy ra hoặc tuổi nợ quỏ hạn của cỏc khoản nợ và tiến hành lập dự phũng cho từng khoản nợ phải thu khú đũi, kốm theo cỏc chứng cứ chứng minh cỏc khoản nợ khú đũi núi trờn. Trong đú:
Đối với nợ phải thu quỏ hạn thanh toỏn, mức trớch lập dự phũng như sau: 30% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 3 thỏng đến dưới 1 năm; 50% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm; 70% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
Cỏc khoản nợ của Cụng ty đều quỏ hạn dưới một năm, do đú Cụng ty cần lập dự phũng số tiền bằng 30% giỏ trị của khoản nợ quỏ hạn tại thời điểm cuối năm 2008, tức là: