Sơ đồ bộ mỏy quản lớ:
3.2.3 Tăng cường quản lý cỏc khoản phải thu, giảm thiểu tối đa tỡnh trạng bị chiếm dụng vốn
trạng bị chiếm dụng vốn
Qua đỏnh giỏ ở Chương II chỳng ta thấy tỡnh hỡnh quản lý cỏc khoản phải thu của Cụng ty cũn nhiều bất cập. So với năm 2007 thỡ năm 2008 vũng quay cỏc khoản phải thu giảm kộo theo kỳ thu tiền trung bỡnh tăng lờn tận 90ngày. Do võy, việc đề ra cỏc biện phỏp để quản lý cỏc khoản phải thu trong năm tới là rất cần thiết. Nú sẽ giỳp đẩy nhanh quỏ trỡnh luõn chuyển của vốn lưu động và trỏnh việc bị khỏch hàng chiếm dụng vốn.
Để hạch toỏn cỏc khoản phải thu của đơn vị một cỏch chớnh xỏc đũi hỏi kế toỏn phải nắm vững tỡnh hỡnh hoạt động kinh tế - tài chớnh của Cụng ty, theo dừi và phản ỏnh kịp thời cỏc khoản phỏt sinh của từng đối tượng phải thu. Căn cứ hợp đồng, cỏc chứng từ, cam kết thanh toỏn ..để phải ỏnh cỏc khoản phải thu trong kỳ kế toỏn.
Dựa trờn tỡnh hỡnh thực tế của Cụng ty hiện nay và trong những năm vừa qua, em xin phộp đưa ra một số biện phỏp quản lý cỏc khoản phải thu như sau:
Để rỳt ngắn thời gian trung bỡnh từ khi bỏn hàng đến khi thu được nợ từ khỏch hàng, nhà quản lý nờn đưa ra một giải phỏp toàn diện từ chớnh sỏch, hệ thống, con người, cụng cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trỡnh thu nợ.
+ Chớnh sỏch:
Quy định về khỏch hàng đủ tiờu chuẩn được nợ, hạn mức nợ sau khi đó kiểm tra cỏc thang bậc đỏnh giỏ cho từng tiờu chớ cụ thể về khả năng thanh toỏn, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toỏn, cơ sở vật chất... của từng khỏch hàng.
Quy định về người phờ chuẩn cho cỏc hạn mức nợ khac nhau trong nội bộ Cụng ty, từ Tổng giỏm đốc, giỏm đốc bỏn hàng, trưởng phũng đến nhõn viờn bỏn hàng. Thưởng cho những nhõn viờc thu nợ đạt được chỉ tiờu đề ra để động viờn, khuyến khớch nhõn viờn làm việc.
+ Con người:
Cụng ty nờn cú một bộ phận chuyờn trỏch về quản lý thu hồi nợ và theo dừi cụng nợ, chia theo ngành nghề kinh doanh của khỏch hàng, vị trớ địa lý hoặc giỏ trị cụng nợ. Những nhõn viờn này được đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khỏch hàng thanh toỏn hoặc cam kết thanh toỏn, cỏch xử lý cỏc tỡnh huống khú, sử dụng thành thạo phần mềm hỗ trợ...
+ Quy trỡnh:
Trước khi ký hợp đồng cho khỏch nợ, nhõn viờn bỏn hàng nờn trực tiếp đến thăm trụ sở Cụng ty khỏch hàng để trao đổi, thu thập thụng tin, tiến hành đỏnh giỏ xem khỏch hàng cú điều kiện được nợ hay khụng. Sau đú đề xuất hạn mức tớn dụng cho khỏch hàng. Khi ký hợp đồng phải kiểm tra xem khỏch hàng cú lịch sử về nợ xấu, nợ khú đũi hay khụng.
Sau khi ký hợp đồng Cụng ty nờn gửi invoice (bảng liệt kờ), húa đơn cho khỏch hàng đỳng kỳ hạn bằng chuyển phỏt nhanh, thư đảm bảo để chắc chắn rằng khỏch hàng nhận được giấy tờ trong thời gian ngắn nhất; liờn lạc với khỏch hàng để giải quyết vướng mắc, đẩy nhanh tiến trỡnh; gửi thư nhắc nợ lần 1,2,3 với cỏc mốc thời gian cụ thể cho khỏch hàng cú tuổi nợ cao hơn thời gian cho phộp; hẹn gặp và đến thăm khỏch hàng nếu thấy trao đổi qua điện thoại khụng cú hiệu quả. Nếu khú thu hồi nợ Cụng ty cú thể nhờ Cụng ty chuyờn thu nợ hoặc bỏn nợ.
Cỏc nhà quản lý cần tựy từng loại khỏch hàng và xem xột cỏc chớnh sỏch tớn dụng của cỏc Cụng ty cựng ngành để điều chỉnh cỏc phương phỏp thu hồi nợ. Nếu Cụng ty gắt gao trong việc thu nợ, tớnh thanh khaỏn được cải thiện nhưng cú rủi ro khỏch hàng sẽ chuyển sang ký hợp đồng với Cụng ty khỏc cú chớnh sỏch tớn dụng thương mại mềm dẻo hơn
Với đặc điểm của ngành sản xuất Dõy và cỏp điện là thường cung cấp sản phẩm cho cỏc cụng trỡnh xõy dựng lớn, cú thời gian xõy dựng và thu hồi vốn lõu nờn việc thu hồi nợ cũng gặp nhiều khú khăn. Bờn cạnh đú, việc mở rộng sản xuất làm cho khối lượng sản phẩm bỏn ra tăng do đú Cụng ty nờn lập riờng một bộ phận
Trong năm tới Cụng ty cần cú những chớnh sỏch để giải quyết vấn đề này như: + Buộc cỏc khỏch hàng phải trả một mức lói suất nhất định đối với cỏc khoản vay quỏ hạn.
+ Yờu cầu khỏch hàng đặt cọc trước một số tiền khi mua hàng. Số tiền này nhiều hay ớt phụ thuộc vào số lượng hàng mà khỏch hàng mua và từng đối tượng khỏch hàng (với khỏch hàng là cỏc Cụng ty NN thỡ số tiền đặt cọc ớt hơn khỏch hàng là tư nhõn hoặc DN ngoài quốc doanh)
+ Gia hạn thờm thời gian thanh toỏn,
+ Gửi thụng bỏo nợ quỏ hạn cho cỏc khỏch hàng và yờu cầu thanh toỏn. + Giảm lượng hàng cung cấp trong thời gian tới và nếu khỏch hàng vẫn khụng chịu thanh toỏn thỡ cú thể ngừng cung cấp hàng húa cho đối tượng này.