III. Thực trạng triển khai nghiệpvụ bảo hiểm hàng hoỏ nhập khẩu bằng đường biển tại Cụng ty PJICO
1.Quy trỡnh triển khai đối với nghiệpvụ bảo hiểm hàng hoỏ nhập khẩu bằng đường biển tại Cụng ty
bằng đường biển tại Cụng ty bảo hiểm PJICO
Khõu khai thỏc là khõu rất quan trọng nú quyết định đến sự tồn tại và phỏt triển của nghiệp vụ. Khõu này cú hiệu quả hay khụng thể hiện ở số lượng hợp đồng tham gia bảo hiểm và doanh thu phớ. Nếu số lượng hợp đồng nhiều, doanh thu phớ cao thỡ cũng cú nghĩa là uy tớn của cụng ty cũng cao. Nếu làm tốt khõu này thỡ mới cú cơ sở để thực hiện cỏc khõu tiếp theo.
Quỏ trỡnh khai thỏc nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoỏ nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển cú thể gồm những cụng đoạn sau:
a) Tỡm hiểu nhu cầu của khỏch hàng và nhu cầu bảo hiểm
Muốn khai thỏc hiệu quả bất cứ một nghiệp vụ bảo hiểm nào thỡ cụng việc cần làm đầu tiờn là tỡm hiểu nhu cầu của khỏch hàng và nghiờn cứu sự biến động của thị trường.
Trong bảo hiểm hàng hoỏ nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển, cụng ty phải nắm vững kim ngạch cỏc mặt hàng và số lượng nhập khẩu hàng năm từcỏc nguốn vốn XNK của cỏc đơn vị XNK (nguốn vốn từ trung ương, địa phương, viện trợ, tự cú, đi vay…) từ đú cú kế hoạch khai thỏc cụ thể. Chẳng hạn như đầu năm cú thể thụng qua cỏc đơn vị XNK của từng đơn vị. Sau đú tỏch riờng kim ngạch của khu vực theo giỏ CIF, CF và FOB để cú kế hoạch khai thỏc phự hợp. Cần chỳ ý cỏc mặt hàng cú tỷ trọng lớn trong kim ngạch nhập khẩu qua đú phõn tớch ảnh hưởng của cỏc nhõn tố đú tới phớ thu.
Khi cú những thụng tin cần thiết thỡ cỏn bộ, đại lý phải cú những biện phỏp tiếp cận để quảng cỏo, giới thiệu về cụng ty về sản phẩm.
Tuỳ từng đối tượng, tuỳ từng trường hợp mà cú những cỏch tiếp cận khỏc nhau chẳng hạn như:
- Đối với những khỏch hàng chưa từng mua bảo hiểm tại cụng ty trước hết phải vận động họ nhập hàng theo giỏ FOB hoặc CF và làm cho họ thấy được những lợi ớch khi tham gia bảo hiểm tại cỏc cụng ty bảo hiểm trong nước. Sau đú, quảng bỏ hỡnh ảnh cụng ty mỡnh, chất lượng sản phẩm, cỏc dịch vụ chăm súc khỏch hàng của cụng ty sau này làm sao cho khỏch hàng tin tưởng khi tham gia bảo hiểm tại cụng ty. Tuyệt đối khụng được núi xấu cụng ty khỏc khi chào bỏn sản phẩm tới khỏch hàng chỉ được phộp nờu những mặt tớch cực hơn so với đối thủ cạnh tranh.
- Đối với những khỏch hàng đĩ tham gia bảo hiểm tại cụng ty thỡ dịch vụ chăm súc khỏch hàng là rất quan trọng. Bởi vỡ, khi họ đĩ hài lũng và tin tưởng vào cụng ty thỡ họ sẽ vẫn tiếp tục tham gia đụi khi cũn khụng chỳ ý đến mức phớ cao hay thấp hơn so với cỏc cụng ty khỏc. Vỡ vậy, để cú thể giữ được những khỏch hàng này chỉ cú bằng cỏch nõng cao chất lượng dịch vụ.
Thường xuyờn quan hệ tốt với những khỏch hàng bởi đõy cũng cú thể là một kờnh để cú thể khai thỏc được những khỏch hàng mới.
Việc biết được những thụng tin về phớa đối thủ cạnh tranh như phớ bảo hiểm, chất lượng dịch vụ… cũng rất quan trọng. Nếu cụng ty cú thể khụng những cung cấp chất
lượng dịch vụ tốt mà cũn cú thể đưa ra mức phớ cạnh thỡ chắc chắn sẽ giành được khỏch hàng.
b) Cung cấp cỏc thụng tin cần thiết và Chào phớ tới khỏch hàng
Sau khi khỏch hàng đĩ biết qua về cụng ty thỡ bước tiếp theo đú là tư vấn cho khỏch hàng những sản phẩm bảo hiểm phự hợp với đũi hỏi của khỏch hàng. Cung cấp cho họ những thụng tin cần thiết như mức phớ, cỏc điều kiện bảo hiểm… Cần phải làm cho khỏch hàng tin tưởng khi ký hợp đồng của cụng ty. Thỏi độ lịch thiệp, cởi mở và chuyờn nghiệp của cỏc cỏn bộ khai thỏc sẽ quyết định rất lớn đến việc cú ký được hợp đồng hay khụng?
Cỏn bộ khai thỏc cũng cần phải thu thập đầy đủ và nghiờn cứu cỏc thụng tin như Quy tắc, tỷ lệ phớ, điều khoản bảo hiểm của thị trường nước ngồi để khi cần cú thể đề nghị điều chỉnh cỏc văn bản của ta hoặc giải thớch và sử dụng chớnh những điều khoản đú khi cú yờu cầu của khỏch hàng.
c) Cấp đơn bảo hiểm và cỏc thủ tục khỏc
Khi đĩ thuyết phục được khỏch hàng tham gia bảo hiểm tại cụng ty thỡ cỏn bộ khai thỏc yờu cầu khỏch hàng làm giấy yờu cầu bảo hiểm để xem xột cấp đơn bảo hiểm. Quỏ trỡnh cấp đơn bảo hiểm hàng hoỏ nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển thường qua cỏc bước:
Bước 1: Kiểm tra chứng từ
Sau khi nhận được giấy yờu cầu bảo hiểm (đĩ kờ khai rừ tất cả những đề mục đĩ in sẵn trờn đơn) cỏn bộ bảo hiểm phải kiểm tra xem chứng từ đú cú hợp lệ khụng? Trường hợp những đề mục như: số B/L mĩ ký hiệu, trọng lượng, số kiện… thỡ vẫn cú thể chấp nhận đơn nhưng phải yờu cầu khỏch hàng bổ sung ngay sau khi nhận được thụng bỏo. Nếu thiếu một trong cỏc thụng tin cơ bản như STBH (trị giỏ FOB hoặc C&F), tờn tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cảng đi và điều kiện bảo hiểm thỡ giấy yờu cầu bảo hiểm đú được xem như khụng hợp lệ cần phải trả lại cho khỏch hàng đồng thời phải hướng dẫn họ khai đầy đủ mới được cấp đơn.
Phải xem xột kỹ tớnh chất và phương thức xếp hàng của từng mặt hàng cú phự hợp với điều kiện bảo hiểm mà khỏch hàng lựa chọn hay khụng để yờu cầu và giải thớch để khỏch hàng điều chỉnh lại cho thớch hợp với mặt hàng đú.
Lưu ý: + Giấy yờu cầu bảoh iểm thỡ phải cú đầy đủ tờn, dấu, chữ ký của khỏch hàng, giấy chứng nhận bảo hiểm phải đỏnh đủ 8 bản.
+ Cần xem xột kỹ tàu vận chuyển (nếu là tàu chuyến) phải yờu cầu khỏch hàng kờ khai rừ quốc tịch tàu, tuổi tàu. Nếu là tàu già phải thu thờm phớ căn cứ theo biểu phớ bảo hiểm.
+ Trường hợp trị giỏ hàng bảo hiểm cao trờn mức quy định phõn cấp của Cụng ty trước khi cấp đơn cần trao đổi ý kiến với Phũng tỏi bảo hiểm để cú kế hoạch phõn tỏn rủi ro.
Bước 2: Vào sổ cấp đơn, lấy số đơn và xếp theo chuyến tàu
- Sau khi kiểm tra đơn xong vaosor cấp đơn theo từng danh ục ghi trong sổ - Số đơn bảo hiểm lấy theo số thứ tự trong sổ cấp đơn
- Xếp chuyến tàu theo thứ tự trong đăng ký số chuyến tàu
Lưu ý: - Thụng thường luồng Chõu Á đo trong khoảng 20 - 30 ngày làm 1 chuyến - Luồng Chõu Âu đi trong khoảng 2 - 4 thỏng làm 1 chuyến
- Số đơn bảo hiểm và số chuyến tàu ghi rừ trong đơn, số chuyến ghi trước và số đơn bảo hiểm ghi sau (thớ dụ số đơn bảo hiểm là 100, số chuyến là 8 thỡ ghi: 8/100)
Bước 3: Tớnh phớ bảo hiểm, sửa đổi và huỷ đơn bảo hiểm
Trước khi tớnh phớ boả hiểm phải xỏc định STBH. STBH được tớnh theo cụng thức sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
CIF =
Trong đú: C là giỏ trị hàng (tức là giỏ FOB) F là cước phớ vận tải
C + F I - R
Trường hợp khỏch hàng nhập theo giỏ FOB nếu họ khụng xỏc định được phớ vận tải thỡ bảo hiểm ước tớnh như sau:
+ Đối với luồng Chõu Á cước phớ vận tải F = 5%*giỏ FOB + Đối với luồng Chõu Âu cước phớ vận tải F = 10%*giỏ FOB
R là tổng tỷ lệ phớ ỏp dụng cho từng mặt hàng tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm R = R1 + R2. Trong đú, R1 bao gồm tỷ lệ chớnh + tỷ lệ phớ theo luồng.
R2 là tỷ lệ phụ. Tỷ lệ phụ được cộng thờm khi khỏch hàng mua thờm cỏc điều kiện bảo hiểm phuc như: Bảoh iểm chiến tranh, đỡnh cụng, thiếu nguyờn kiện, hụt trọng lượng…
Lưu ý: Mỗi mặt hàng cú tỷ lệ phớ bảo hiờm khỏc nhau tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm. Do đú khi tớnh phục phớ phải xem xột kỹ tớnh chất của từng mặt hàng, điều kiện bảo hiểm mà khỏch hàng lựa chọn cú phự hợp với quy định của bảo hiểm đối với mỗi mặt hàng đú khụng, trờn cơ sở đú để xỏc định tỷ lệ phớ cho chớnh xỏc.
b) Phớ bảo hiểm được tớnh trờn cơ sở STBH và tỷ lệ phớ bảo hiểm I = CIF * R
Trong trường hợp tàu già khi tớnh phớ boả hiểm sẽ tớnh như sau: CIF = I = CIF * R R = R1 + R2 R = R1 + R2 + R3 R3 là tỷ lệ phớ tàu già
Trong trường hợp khỏch hàng xin điều chỉnh GTBH như điều chỉnh giỏ FOB, CF, cước phớ vận tải và điều kiện bảo hiểm thỡ phải tớnh lại giỏ CIF và phớ bảo hiểm bằng hỡnh thức cấp cho khỏch hàng 1 Giấy sửa đổi bố sung và thu lệ phớ sửa đổi đơn.
Phần chờnh lệch tăng: Đề nghị khỏch hàng thanh toỏn thờm phớ
65
C + F I - R
Phần chờnh lệch giảm: Bảo hiểm sẽ hồng phớ cho khỏch hàng.
Trừ trường hợp điều chỉnh số B/L, trọng lượng, số kiện thỡ khụng thu lệ phớ và khụng cần Giấy sửa đổi bổ sung và cú thể điều chỉnh ngay trờn đơn cú đúng dấu của bảo hiểm
Riờng điều chỉnh tờn tàu vẫn đỏnh giỏ Giấy sửa đổi bổ sung.
Lưu ý: Trước khi làm sửa đổi bổ sung phải yờu cầu khỏch hàng gửi lại tồn bộ đơn bảo hiểm đĩ cấp để điều chỉnh. Sau khi làm xong Giấy sửa đổi phải ghi rừ trờn đơn bảo hiểm, số Giấy sửa đổi để bộ phận bồi thưũng tiện theo dừi khi xem xột bồi thường. Sau đú gửi trả lại đơn của khỏch hàng kốm theo Giấy sửa đổi.
Nếu khỏch hàng yờu cầu huỷ đơn pahỉ xem xột rừ lý do, sau đú cấp cho khỏch hàng Giấy sửa đổi: Huỷ đơn, hồn trả lại cho khỏch tồn bộ số phớ để huỷ đi. Đơn được huỷ phải huỷ ngay để trỏnh nhầm lẫn.
Giấy sửa đồi bổ sung: Đỏnh làm 6 bản (1 bản lưu kốm theo cụng văn yờu cầu sửa đổi bổ của khỏch hàng, 1 bản gửi cho tài bảo hiểm, 1 bản trả cho khỏch hàng). Trường hợp:
+ Yờu cầu khỏch hàng thanh toỏn thờ, phớ đưa tài vụ 3 bản. + Hồn phớ và huỷ đơn: đưa tài vụ 2 bản
+ Điều chỉnh tờn tàu: đưa tài vụ 1 bản
đ) Sau khi đỏnh mỏy, kiểm tra lại đơn và đúng dấu, “Thu phớ bảo hiểm bằng ngoại tệ” hoặc “Thu phớ bảo hiểm bằng tiền Việt Nam” lờn đơn theo yờu cầu thanh toỏn phớ của khỏch hàng.
Bước 4: Giao chứng từ cho cỏc bộ phận liờn quan
Sau khi thực hiện 3 bước trờn, đỏnh mỏy, trỡnh ký và đúng dấu xong chứng từ dược phõn ra như sua: Bản gốc viết tay (Bản đầu tiờn) nghiệp vụ giữ, 3 bản gửi tài vụ, 1 bản gửi tỏi bảo hiểm nếu chi nhỏnh cấp đơn bảo hiểm thỡ gửi 1 bản cho Cụng ty cũn lại trả cho khỏch hàng.