III. CÁC NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1 Xác định cầu về vật tư, nguyên vật liệu.
3GS.TS Ng« §×nh Giao (chñ biªn), 1997, tr
Như vậy có thể hiểu một cách khái quát kế hoạch hoá mua sắm là viễcác định một cách có kế hoạch về cung ứng nguyên vật liệu thể nhằm thoả mãn cầu đã xác định. Dựa trên cơ sở năng lực kho tàng, chi phí kinh doanh cho việc lưu kho... nên về nguyên tắc cầu của một thời kỳ không được đáp ứng toàn bộ một lần mà phải chia nhỏ đáp ứng từng phần nên kế hoạch hoá mua sắm đòi hỏi phải xác định cả các lượng cung cấp cá biệt, thời điểm cung cấp và người cung cấp.
1.2. Mục đích xây dựng cầu về nguyên vật liệu.
- Giúp doanh nghiệp giảm được lượng hàng tồn kho. Vì kế hoạch cầu nguyên vật liệu xác định bao nhiều loại vật tư được cần tới với số lượng bao nhiên và khi nào theo tiến độ quản lý sản xuất. Kế hoạch cầu nguyên vật liệu nhờ đó có thể giúp nhà quản lý biết mua những loại vật liệu đó khi nào, với số lượng là bao nhêu khi nó cần tới, do đó tránh được chi phí cho dự trữ quá mức.
- Giúp cho doanh nghiệp giảm được thời gian đặt hàng và phân phối: kế hoạch cầu về nguyên vật liệu giúp cho xác định các loại vật liệu, số lượng các loại bộ phận thời gian, tính sẵn có của việc mua và các hoạt động sản xuất yêu cầu để đáp ứng thời gian phân phối đúng hạn. Bằng cách phối hợp các hoạt động tồn kho, mua và sản xuất, nó giúp cho doanh nghiệp có thể tránh được sự chậm trễ trong sản xuất nhờ việc thiết lập trệ tự các hoạt động thông qua việc đặt thời gian đến hạn nên các công việc theo đơn đặt hàng của khách hàng để thiết lập việc cung ứng.
- Nó đảm bảo tính hiện thực của các cam kết của doanh nghiệp đối với khách hàng nhờ đó có thể gây ảnh hưởng đến sự thoả mãn của khách hàng đối với hàng hoá dịch vụ của doanh nghiệp.
- Giúp cho việc tăng được hiệu quả sản xuất: kế hoạch cầu nguyên vật liệu tạo ra khả năng kết hợp chặt chữ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp khi các sản phẩm đi qua các bộ phận đó. Đảm bảo cho doanh nghiệp có sẵn những thứ mà nó cần và thời gian theo tiến độ thích hợp. Do vậy tạo ra khả năng tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp.
1.3. Yêu cầu khi xây dựng kế hoạch cầu nguyên vật liệu.
Việc xây dựng kế hoạch cầu nguyên vật liệu là một nội dung rất quan trọng trong quản trị nguyên vật liệu. Một kế hoạch cầu nguyên vật liệu tốt cần phải đáp ứng một số yêu cầu sau:
- Doanh nghiệp phải lập được lịch tiến độ sản xuất. Lịch tiến độ sản xuất sẽ khẳng định:
+ Doanh nghiệp sẽ sản xuất những mặt hàng nào. + Khi nào thì các sản phẩm đó được chế tạo.
+ Lịch tiến độ sản xuất phải phù hợp với kế hoạch sản xuất. Kế hoạch sản xuất sẽ thiết lập mục tiêu tổng quát của các yếu tố đầu vào: các loại sản phẩm, tiêu chuẩn thời gian, giá trị của từng loại sản phẩm...
Có thể khẳng định rằng, muốn xây dựng kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu chính xác cần phải xác định chính xác tính khả thi của lịch tiến độ trong mối quan hệ công suất máy móc thiết bị.
- Phải lập được hoá đơn nguyên vật liệu.
Muốn lập được hoá đơn nguyên vật liệu trước tiên phải hoàn chỉnh các bản vẽ thiết kế sản phẩm. Nếu các bản vẽ thiết kế sản phẩm chưa hoàn chính thì những sai lệch trong kỹ thuật hay thiết kế sản phẩm sẽ làm thay đổi quy trình công nghệ và đương nhiên sẽ kéo theo việc thay đổi nhu cầu nguyên vật liệu.
Các sản phẩm được sản xuất thường được cấu tạo bằng nhiều chi tiết, bộ phận để xác định đầy đủ chủng loại, số lượng của từng chủng loại cấu thành sản phẩm người ta sẽ lập hơn hàng vật liệu. Trong đơn hàng nguyên vật liệu người ta liệt kê sản lưởng của bộ phận cấu thành, những chi tiết sản phẩm và các loại vật liệu khác nhau cần thiết để tạo nên từng loại sản phẩm.
Ngoài việc thiết kế bản vẽ và đơn hàng nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm, từng nhóm linh kiện, từng chi tiết sản phẩm... để có thể tổng hợp chính xác các loại nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất cần phải:
- Nắm vững các loại hoá đơn nguyên vật liệu: hoá đơn nguyên vật liệu có các loại sau:
+ Hoá đơn theo nhóm bộ phận, nhóm chi tiết của sản phẩm: được áp dụng đối với những đơn vị phải chế tạo nhiều loại sản phẩm cuối cùng. Nhưng những sản phẩm này có nhiều bộ phận, nhiều nhóm chi tiết giống nhau thì người ta không thiết kế đơn hàng hay hoá đơn nguyên vật liệu cho từng sản phẩm mà họ sẽ thiết kế hoá đơn nguyên vật liệu theo các nhóm chi tiết chủ yếu để chế tạo ra sản phẩm cuối cùng, điều này sẽ làm giảm khối lượng tính toán rất nhiều và rất thuận lợi trong điều hành sản xuất.
+ Hoá đơn theo sản phẩm điển hình: Để thiết kế hoá đơn sản phẩm điển hình người ta phải phác hoạ một sản phẩm điển hình, sản phẩm này không có thực nhưng rất cần thiết để lập hoá đơn nguyên vật liệu cho những loại hành phát sinh có liên hệ mật thiết với hàng gốc điển hình này. Tác dụng của việc lập hoá đơn này là:
* Giảm bớt khối lượng lên lịch sản xuất cho từng loại hàng khi chúng ta xây dựng, sản xuất những loại hàng tương tự.
* Giảm bớt số lượng dụng cụ, đồ nghề và các phương tiện làm việc khác cho các dây chuyền.
+ Hoá đơn vật liệu cho các loại hàng lắp rắp phụ: loại hoá đơn này thường được lập cho những chi tiết lắp rắp phụ, các chi tiết này chỉ tồn tại một cách tức thời và có tính chất cá biệt không sản phẩm nào cũng có.
1.4. Các công cụ xác định về cầu nguyên vật liệu.
Trong thực tế người ta hay dùng các công cụ sau đây để xác định nguyên vật liệu:
- Thẻ kho hoặc sổ theo dõi nguyên vật liệu trong kho theo từng nhóm loại cụ thể. Từ thẻ kho hoặc sổ theo dõi nguyên vật liệu trong kho có thể xác định được lượng nguyên vật liệu còn tồn kho mỗi loại là cơ sở cho việc xác định cầu về từng loại nguyên vật liệu.
- Thẻ hoặc sổ theo rõi đặt hàng sẽ là rất cần thiết nếu như lượng đặt hàng từ người cung ứng khác nhau vào nhiều thời điểm khác nhau không mang tính ổn định.
- Thống kê và tiêu thụ sản phẩm từ các thời kỳ trước đó có đánh giá khả năng tiêu thụ sản phẩm trong kỳ tương lai.
- Các báo cáo về tình hình thị trường có chú ý tới việc đánh giá khả năng phát triển kinh tế trong tương lai. Bên cạnh đó có thể sử dụng các thống kế của các cơ quan thống kê, số liệu thu thập từ các hội trợ triển lãm hoặc các phân tích thị trường của các viện nghiên cứu.