I. Chức năng và nhiệm vụ
HẠN NHẬT TRUNG.
3.3.1 Xác định nhu cầu đào tạo phù hợp với nhu cầu thực tế
Việc xác định nhu cầu đào tạo của Công ty mới chỉ mang tính thụ động, hiệu quả chưa cao.
Đây là khâu rất quan trọng xuyên suốt cả quá trình công tác đào tạo nhân viên của công ty. Việc xác định nhu cầu đào tạo không chính xác, đầy đủ có thể gây ra lãng phí trong việc sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp, sẽ làm cho công tác đào tạo đi lệch hướng, không thực sự sát với nhu cầu thực của doanh nghiệp.
Vì vậy, cần phải xác định được nhu cầu của doanh nghiệp và của bản thân người lao động. Phải xác định được một cách rõ ràng đào tạo cái gi? Đào tạo thế nào cho đúng? cần đào tạo những kiến thức, kỹ năng gì? Cho đối tượng nào? Số lượng bao nhiêu? Bao giờ đào tạo?... Chứ không thể xác định nhu cầu bằng “cảm tính” của nhân viên hay bằng sự “ bốc đồng” của nhà quản trị.
Để xác định nhu cầu phù hợp với yêu cầu thực tế của công việc dựa vào các căn cứ sau:
a. Kế hoạch nhân sự của công ty.
Công ty căn cứ vào báo cáo tăng giảm nhân viên, trình độ của nhân viên do phòng tổ chức lao động tổng hợp, để từ đó nắm được rõ số lượng, chất lượng của nhân viên hiện tại để từ đó lượng hoá được nhu cầu về số lượng cũng như chất lượng của nhân
viên sẽ biến động trong tương lai để từ đó xác định đào tạo nhân viên sát với thực tế đòi hỏi.
b. Tiêu chuẩn thực hiện công việc. Mỗi công việc đòi hỏi kỹ năng và các hành vi cần
thiết để thực hiện tốt công việc, đòi hỏi phảm chất cần có của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc. Tiêu chuẩn công việc sẽ là một căn cư quan trọng để xác định được nhân viên đã đáp ứng được yêu cầu chưa, còn thiếu và yếu về mặt nào từ đó có thể xác định được chính xác nhu cầu đào tạo.
Bảng 6: Bản tiêu chuẩn công việc cho nhân viên văn phòng
Nhân viên văn phòng Yêu cầu về trình độ, kỹ năng, phẩm chất, kinh nghiệm - Trình độ: Tốt nghiệp từ cao đẳng, đại học trở lên, chuyên nghành Quản trị kinh doanh, Tài chính kế toán, Kinh tế thương mại, Luật thương mại, ….
- Kỹ năng: Giao tiếp tiếng Anh và tiếng Trung thành thạo, sử dụng vi tính thành thạo.
Có kỹ năng soạn thảo các văn bản bằng tiếng Anh, Trung tốt.
Kỹ năng làm việc nhóm, giao tiếp quan hệ công chúng. - Phẩm chất: Khả năng thích nghi với môi trường làm việc áp lực, tác phong nhanh nhẹn năng động hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao, kiên trì, sáng tạo, trung thực….
Kinh nghiệm: Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm hành chính văn phòng
c. Trình độ năng lực chuyên môn của nhân viên
Đây là căn cứ quan trọng để Công ty xác định được nhu cầu đào tạo về đối tượng, hình thức, phương pháp, nội dung đào tạo.
Công ty dựa vào hồ sơ lưu trữ của nhân viên để biết được trình độ hiện tại của họ, từ đó thấy được trình độ của nhân viên đã đáp ứng được yêu cầu của công việc chưa, thấy được cần phải đào tạo cái gi? Đào tạo như thế nào?... để có kế hoạch, chương trình đào tạo cho phù hợp.
d. Nguyện vọng của nhân viên.
Bên cạnh các căn cứ và quan điểm chủ quan của các nhà quản trị, việc xác định nhu cầu đào tạo nhất thiết phải dựa vào một yếu tố nữa, rất quan trọng và không thể thiếu nếu muốn công tác đào tạo đạt hiệu quả cao đó chính là tham khảo nguyện vọng, nhu cầu của nhân viên. Thông qua nhu cầu, nguyện vọng của nhân viên, công ty biết được nhân viên đang còn thiếu, yếu và muốn được đào tạo về vấn đề gì, từ đó góp phần nâng cao chất lượng đào tạo sát với yêu cầu thực tế hơn. Việc đào tạo đúng vơi nguyện vọng của nhân viên kích thích nhân viên tham gia nhiệt tình hơn, có trách nhiệm hơn và ý thức học tập của nhân viên cũng được nâng cao hơn. Như vậy để có được nguyện vọng của nhân viên phục vụ cho việc xác định nhu cầu đào tạo, công ty cần thiết kê phiếu đièu tra khảo sát nguyện vọng đào tạo của nhân viên và phát cho nhân viên, sau đó thu về và tổng hợp lại. Phiếu được thiết kê như sau:
Bảng 7: Phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo
Câu 1. Anh ( chị) vui lòng cho biết kiến thức chuyên môn mà anh ( chị) cảm thấy còn
thiếu:
a. Quản trị kinh doanh b. Luật kinh tế c. Luật lao động d. Tài chính kế toán e. Quản trị nhân lực f. Kinh tế thương mại
g. Kiến thức khác………...
Câu 2. Để làm được tốt công việc của mình, theo anh ( chị ) cần những kỹ năng nào
dưới đây (đánh dấu ٧ vào ô bên cạnh) và xếp thứ tự mức độ quan trọng từng kỹ năng ( với 1 là quan trọng nhất giảm và giảm dần đến n)
STT Kỹ năng Cần
thiết Thứ tự độ quan trọng 1 Làm việc nhóm ( Team Work)
2 Giao tiếp và truyền thông kinh doanh
3 Soạn thảo thông thạo các văn bản chuyên môn bằng tiếng Anh và Trung
4 Sử dụng vi tính thành thạo
5 Giao tiếp bằng ngoại ngữ và quan hệ công chúng tốt
Câu 3. Những phẩm chất nào sau đây cần thiết cho công việc của anh ( chị).
a.Khả năng thích nghi với môi trường làm việc áp lực b.Khả năng hội nhập và thích nghi với sự đổi mới, thay đổi c.Tôn trọng và trung thực với cấp quản lý và đồng nghiệp d.Khả năng độc lập, tự trọng và trung thực với công việc
e.Tác phong nhanh nhẹn, hoạt bát, năng động và kiên trì trong công việc f. Tinh thần đoàn kết
Câu 4: Anh( chị ) sẽ lựa chọn hình thức đào tạo nào sau đây:
a. Đào tạo tại doanh nghiệp b. Đào tạo ngoài doanh nghiệp c. Đào tạo trực tiếp
d. Đào tạo từ xa
e. Đào tạo qua Internet
Câu 5. Theo anh (chị) công ty nên tổ chức khoá đào tạo về vấn đề gì?
a. Đào tạo nâng cao trình độ về lý luận chính trị b. Đào tạo nâng cao trình độ ngoại ngữ
c. Đào tạo phương pháp công tác d. Đào tạo văn hoá doanh nghiệp e. Đào tạo về kỹ năng làm việc nhóm
( Nguồn: sinh viên tổng hợp)