Cơng tác dự trữ hàng hóa phải cải tiến, gắn kết chặt chẽ với cơng tác lên kế hoạch mua hàng, bán hàng, đảm bảo khơng để một nhóm hàng nào tồn lâu trong khi các nhóm hàng khác lại thiếu, đảm bảo thời gian lưu chuyển hàng hóa cũng như vốn kinh doanh tốt. Công ty nên xem xét lại lượng đặt hàng và số lần đặt hàng đối với
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán
các mặt hàng nhập khẩu. Cơng ty có thể giảm lượng đặt hàng mỗi lần và tăng số lần đặt hàng trong một năm để có thể thích nghi kịp thời với sự thay đổi của môi trường kinh tế, xã hội, tránh được hiện tượng hàng hóa ứ đọng q nhiều trong khi cơng ty lại thiếu vốn kinh doanh. Ví dụ như đối với mặt hàng bánh kẹo Thiên Hương, cơng ty có thể tăng số lần đặt hàng mỗi năm từ 2 lần lên 4 lần tương ứng với mỗi quý một lần để có thể có những điều chuyển thay đổi kịp thời với nhu cầu thị trường. Hiện nay, nhịp độ bán hàng của công ty không đều đặn. Doanh thu bán hàng cao ở các tháng trong quý I và Quý IV, thấp ở các quý còn lại. Lượng hàng đặt mỗi lần cũng cần phải căn cứ vào nhịp độ bán hàng của công ty để tránh hiện tượng thiếu hay thừa hàng. Công ty nên có lượng hàng dữ trữ vào các tháng 10, 11, 12, 1, 2 nhiều gấp 2 - 2,5 lần so với các tháng khác trong năm. Điều này căn cứ vào lượng hàng bán ra và doanh thu của công ty vào các tháng 10, 11, 12, 1, 2 nhiều gấp 2 – 2,5 lần so với các tháng cịn lại.
Cơng tác dự trữ kho hàng cũng phải phối hợp đồng bộ với điều chuyển hàng trong nội bộ công ty giữa các khu vực để đảm bảo không để nơi thừa nơi thiếu hàng bán. Công ty cần xem xét đâu là thị trường chính tiêu thụ từng mặt hàng sản phẩm để từ đó tiến hành phân phối, điều chuyển hàng phù hợp giữa các khu vực. Nơi nào là thị trường tiêu thụ sản phẩm chính thì cơng ty nên danh phần lớn lượng hàng hóa tại kho của khu vực đó. Đối với mặt hàng bánh kẹo Thiên Hương, thị trường tiêu thụ sản phẩm chính là tại thành phố Hồ Chí Minh. Công ty nên dự trữ chủ yếu hàng bánh kẹo tại kho hàng ở thành phố Hồ Chí Minh để tránh tình trạng thiếu hàng bán và tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Công ty cần thực hiện nghiêm ngặt kiểm tra, kiểm kê hàng tồn kho thường xun, định kì có biên bản kiểm kê gửi lên ban lãnh đạo công ty để ban lãnh đạo có thể nắm rõ tình hình hàng tồn kho cũng như có kế hoạch thay đổi phù hợp.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần được lập nhiều hơn để bù đắp những thiệt hại trong nhiều trường hợp như hàng tồn kho bị giảm chất lượng, số lượng… Đối với những mặt hàng tồn kho đã lâu, công ty cần lập thêm dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những loại này hoặc tìm cách thanh lý, vừa giảm được chi phí lưu kho lại giảm được lượng dự phịng có thể phải lập. Đối với lượng hàng tồn kho trị giá hơn 400 triệu đồng chưa bán được do mẫu mã đã cũ, công ty nên tiến hành
thanh lý, bán giá rẻ để tránh số lượng hàng này để quá lâu sẽ hết hạn sử dụng. Đối với lượng hàng bị hỏng, khơng cịn bán thanh lý được trị giá 78.009.231 đồng công ty nên tiến hành loại bỏ hẳn số lượng hàng này để vừa khơng mất diện tích lưu kho lại vừa tránh gây ảnh hưởng đến chất lượng của các hàng hóa khác. Cịn đối với lượng hàng kém chất lượng, bị trả lại, cơng ty có thể tiến hành thương lượng, chịu một phần thiệt hại hoặc trả lại nhà cung cấp
Đối với hệ thống chứng từ trong chu trình hàng tồn kho, cơng ty cần lập chi tiết hơn các loại phiếu như phiếu xuất kho, phiếu lưu kho, phiếu vận chuyển hàng… với nội dung thể hiện rõ mục đích sử dụng, cách thức vận chuyển, thanh toán, nơi đến, nơi đi…
Bên cạnh đó, chất lượng kho bãi cũng là một vấn đề cần quan tâm. Công ty cần chú trọng nâng cấp kho bãi và bảo đảm yêu cầu kĩ thuật đối với kho hàng nhằm tránh gây hỏng hay giảm chất lượng hàng hóa. Cơ sở hạ tầng của kho bãi cần đạt tiêu chuẩn chất lượng với hệ thống cách nhiệt & camera quan sát điện tử cùng các trang thiết bị hiện đại. Hệ thống kho bãi cần đạt đủ các tiêu chuẩn như tiêu chuẩn về phòng chống cháy nổ, tiêu chuẩn về nhiệt độ kho hàng để đảm bảo hàng hóa bảo quản khơng bị hỏng hay giảm chất lượng, tiêu chuẩn về việc bốc xếp hàng…
Công ty cần tuyển hoặc đào tạo để nâng cao năng lực và hiệu quả làm việc của các nhân viên quản lý kho hàng. Người chịu trách nhiệm kho hàng cần quản lý, sắp xếp kho hàng đảm bảo hàng hóa được bảo quản đúng quy định, lập báo cáo về xuất, nhập, tồn theo quy định, sắp xếp kho hàng gọn gàng, sạch sẽ đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra và đáp ứng yêu cầu về bảo quản chất lượng. Nhân viên kho cần kiểm tra kho hàng thường xuyên và thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, hàng ngày tiến hàng kiểm kê kho hàng, đối chiếu số tồn thực tế và sổ sách, phát hiện chênh lệch, tìm nguyên nhân và báo cáo với nhà quản lý để có biện pháp xử lý kịp thời.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế tốn – Kiểm toán
3.2.3. Giải pháp 3: Nâng cao hiệu quả hoạt động của đội ngũ quản lý và nhân viên bán hàng viên bán hàng