II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Dụng cụ cắt và đo lờng cơ khí :
2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại công ty:
2.1 Hệ thống sổ kế toán sử dụng:
Hình thức sổ kế toán: Để phù hợp với đặc điểm là một doanh ngiệp sản xuất có quy mô vừa, kế toán sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ để ghi chép kế toán.
Hệ thống sổ sách kế toán mà công ty sử dụng để công ty hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ bao gồm: Bảng kê 5, 8, 9, 10, 11, Nhật ký chứng từ số 8 và một số bảng kê khác có liên quan nh bảng kê số 1, 2, 3... , và hệ thống các sổ chi tiết : sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, sổ chi tiết tài khoản 632, sổ chi tiết bán hàng... Với hàng tồn kho công ty hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Dới đây là sơ đồ về trình tự kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ của công ty:
Sơ đồ trình tự kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty Dụng cụ cắt và Đo lờng cơ khí
Kế toán trưởng (Trưởng phòng) Kế toán CPSX tính tổng sản phẩm và kế toán NVL Kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định Kế toán ngân hàng và kế toán tiêu thụ Kế toán thanh toán và kế toán công Kế toán thành phẩm và thủ quỹ
Các nhân viên kế toán phân xưởng
Kế toán tiền lư ơng và các khoản trích theo lư ơng
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ:
2.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng:
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại công ty đợc vận dụng trên cơ sở chế độ kế toán do bộ tài chính ban hành. Hệ thống chứng từ công ty áp dụng bao gồm chứng từ theo các chỉ tiêu sau:
- Về chỉ tiêu lao động, tiền lơng có các chứng từ sau: + Bảng chấm công (01-LĐTL)
+ Bảng thanh toán tiền lơng (02-LĐTL) + Phiếu nghỉ BHXH (03-LĐTL)
+ Bảng thanh toán BHXH (04-LĐTL)
+ Phiếu xác nhận công việc hoàn thành (06-LĐTL) + Phiếu làm thêm giờ (07-LĐTL)
+ Hợp đồng giao khoán (08-LĐTL)
- Về chỉ tiêu hàng hóa bao gồm các chứng từ sau: + Phiếu nhập kho (01-VT)
+ Phiếu xuất kho (02-VT)
+ Biên bản kiểm nghiệm (05-VT) + Biên bản kiểm kê hàng hóa (08-VT) - Về chỉ tiêu hàng có chứng từ sau:
+ Hóa đơn bán hàng (01-BH)
- Về chỉ tiêu liên quan đến tiền tệ có các chứng từ sau: Chứng từ gốc
Bảng kê xuất kho
thành phẩm Sổ chi tiết bán hàng Bảng kê số 8,9 Bảng kê số 10 Sổ chi tiết TK 632 Nhật ký-chứng từ 8 Sổ cái TK 155, 157, 131, 531, 532, 641, 642, 911,.. .
Báo cáo kế toán
Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua
Bảng kê số 11 Bảng kê số 5
+ Phiếu thu (01-TT) + Phiếu chi (02-TT)
+ Giấy đề nghị tạm ứng (03-TT)
+ Giấy thanh toán tiền tạm ứng (04-TT) + Bảng kiểm kê quỹ (07-TT)
- Về chỉ tiêu liên quan đến tài sản cố định có các chứng từ sau: + Biên bản giao nhận TSCĐ (01-TSCĐ)
+ Biên bản thanh lý TSCĐ (03-TSCĐ) + Thẻ TSCĐ (02-TSCĐ)
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ
2.2.2 Kiểm tra chỉnh lý chứng từ:
Tại công ty công tác lập chứng từ kế toán đợc tiến hành khá chặt chẽ theo đùng chế độ quy định của Nhà nớc. Công tác kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ đợc tiến hành khá thờng xuyên. Sau khi kiểm tra các chứng từ cùng loại đợc tập hợp lại để lu trữ làm cơ sở pháp lý cho số liệu kế toán.
2.2.3 Luân cuyển chứng từ:
Phần lớn chứng từ ban đầu phát sinh tại công ty đã đợc tổ chức luân chuyển khá hợp lý, khoa học và có kế hoạch. Các chứng từ gốc do công ty lâph ra nh phiếu thu, phiểu chi, phiếu xuất, nhập kho đợc lập từ cácbộ phận kế toán theo dõi từng lĩnh vực. Sau đó đợc kiểm tra đối chiếu mối quan hệ giữa số liệu từng lĩnh vực và đợc tập hợp chuyển về bộ phận kế toán tổng hợp theo định kỳ để xử lý phân loại và tập hợp để ghi sổ kế toán tổng hợp.
Những chứng từ gốc do bên ngoài đơn vị lập ra nh hóa đơn mua hàng hóa, vật t- .... Các chứng từ có giá trị nh tiền của đơn vị khác chuyển trả đợc tập hợp thông qua ngời mua hàng gửi qua kế toán thanh toán. Sau khi đã đợc kiểm tra đăng ký vào các sổ sách chi tiết đợc chuyển về bộ phận kế toán tổng hợp để phân loại tập hợp và ghi sổ kế toán.
2.3 Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng:
Hệ Thống tài khoản (TKKT) là môt bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống TKKT. Hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống TKKT doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141-TC/GĐ kế toán ngày 01/11/1995 của bộ tài chính.
Ngoài các TK thông dụng sử lý cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì một số TK khác cũng đợc công ty sử dụng:
- Các TK liên quan đến thế chấp, ký cợc cũng đợc công ty sử dụng nh: TK 144, 244, 344.
- Hàng năm công ty lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi nên sử dụngTK139. - Công ty cũng có các hoạt đông thu chi bằng nguồn kinh phí sự nghiệp do vậy
sử dụng TK 161, 461.
- Công ty cũng có sử dụng ngoại tệ nên sử dụng TK 431.
- Các TK ngoài bảng khác cũng đợc công ty áp dụng ghi chép ở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Cơ bản số TK sử dụng trong công tác kế toán ở công ty đầy đủ các loại TK trừ một số TK nh: TK 121, 128, 129, 211, 228, 229. Vì công ty không có các hoạt động đầu t tài chính.
Cùng với việc vận dụng hệ thống TK. Công ty còn mở thêm các TK chi tiết cấp 2, cấp 3 để phục vụ cho nhu cầu quản lý gồm:
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 1121: TGNH VND
. TK 1211.1: TGNH Công thơng Thanh Xuân . TK 1121.2: TGNH Nông nghiệp Thanh Xuân + TK 1122: TGNH ngoại tệ
- TK 152: nguyên vật liệu + TK 1522: vật liệu phụ + TK 1523: nhiên liệu
+ TK 1524: phụ tùng thay thế
+ TK 1525: vật liệu sửa chữa và XDCB + TK 1526: phế liệu
- TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: + TK 1541: PX khởi phẩm + TK 1542: PX cơ khí I + TK 1543: PX cơ khí II + TK 1544: PX nhiệt luyện + TK 1545: PX bao gói + TK 1546: PX cơ điện + TK 1547: PX dịch cụ + TK 1548: PX mạ
- TK 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp; TK 627: chi phí sản xuất chung: chi tiết giống TK 154
2.4 Hệ thống báo cáo kế toán:
Sau một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty phải lập báo cáo kế toán để tổng hợp và đánh giá một cách khái quát về tài sản, công nợ, nguồn vốn, và tình hình tài chính của công ty nhằm cung cấp những thông tin cho nhà quản lý và những ngời có lợi ích kinh tế trực tiếp cũng nh gián tiếp đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Công ty luôn thực hiện nghiêm túc và đầy đủ các chế độ báo cáo kế toán theo quy định của Nhà nớc. Báo cáo này đợc thành lập từng quý, từng năm.
Báo cáo tài chính gồm:
- Bảng cân đối kế toán (B01-DN)
- Báo cáo kết quả kinh doanh (B02-DN) - Thuyết minh báo cáo tài chính (B09-DN)
Công ty đã lập đầy đủ và cuối năm nộp các báo cáo đó cho các cơ quan cấp trên và một số cơ quan chức năng nh cơ quan tài chính, thuế.... Ngoài ra do yêu cầu chỉ đạo điều hành trong nội bộ, công ty còn lập một số báo cáo sau:
- Báo cáo kiểm kê vật t - Báo cáo tăng giảm TSCĐ - Báo cáo khấu hao TSCĐ
- Báo cáo chi tiết doanh thu bán hàng