5. Kết cấu khoá luận
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Công ty TNHH Fami có cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng.
Chủ tịch hội đồng thành viên: Là người điều hành, chịu trách nhiệm về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao, đại diện cho công ty trước nhà nước và pháp luật. Quản lý, sử dụng và bảo toàn nguồn vốn hoạt động thực thi các biện pháp cần thiết để quản lý, bảo vệ tài sản và các trang thiết bị của công ty.
- Phê duyệt kế hoạch sản xuất, kinh doanh, hoạch định chất lượng và các tài liệu chất lượng của công ty.
- Ký kết các hợp đồng lao động, các quyết định nhân sự, chế độ chính sách đối với các nhân viên của toàn công ty.
Tổng Giám đốc: Là người tham mưu, trợ giúp cho Chủ tịch hội đồng thành viên, trực tiếp chỉ đạo thực hiện mọi hoạt động kinh doanh, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty. Nhận báo cáo từ Phó tổng Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Khối Sản xuất và Khối Quản trị dự án.
Phó tổng Giám đốc: Quản lý hoạt động của Phòng tài chính kế toán, Phòng hành chính nhân sự. Đồng thời phụ trách hoạt mảng xuất khẩu của công ty và được Tổng Giám đốc ủy quyền điều hành công ty khi vắng mặt.
Phòng hành chính, nhân sự: Có chức năng tham mưu cho Phó giám đốc về việc sắp xếp, bố trí cán bộ, đào tạo và phân loại lao động để bố trí đúng người, đúng ngành nghề công việc, thanh quyết toán chế độ cho người lao động theo chính sách chế độ nhà nước và quy chế của công ty.
Phòng tài chính kế toán: Ghi chép phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị, tham mưu cho giám đốc tình hình tài chính của công ty cũng như việc sử dụng có hiệu quả tiền vốn, lao động, vật tư, giám sát việc
chấp hành chế độ hạch toán, các chỉ tiêu kinh tế tài chính theo quy định của pháp luật, lập báo cáo tổng hợp, xác định kết quả tiêu thụ, kết quả tài chính và hiệu quả kinh doanh của công ty. Tham mưu cho lãnh đạo và lựa chọn tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty. Cung cấp thông tin và là công cụ đắc lực cho quản lý, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày.
Phòng kinh doanh: Tổ chức phân phối sản phẩm, tìm kiếm khách hàng, tiếp thị và cung ứng trực tiếp hàng hoá cho mọi đối tượng khách hàng. Ngoài ra phòng kinh doanh còn phải quản lý tiền, hàng, cơ sở vật chất do công ty giao, thực hiện việc ghi chép ban đầu và cung cấp thông tin cho phòng kế toán tổng hợp.
Khối sản xuất: Chịu trách nhiệm thiết kế bản vẽ kỹ thuật, lắp ráp thiết bị, cung ứng các dịch vụ của công ty kinh doanh, tư vấn giải đáp thắc mắc của khách hàng về sản phẩm, hoạch định chiến lược phát triển khoa học công nghệ, ứng dụng khoa học công nghệ mới, nâng cấp hoặc thay thế máy móc thiết bị hiện đại có tính kinh tế cao, tham gia giám sát các hoạt động đầu tư về máy móc, thiết bị của Công ty. Đồng thời, khối sản xuất có trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức sản xuất, theo dõi các mã hàng, làm các thủ tục xuất hàng, vận chuyển hàng hoá của Công ty.
Khối Quản trị dự án: Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, triển khai, giám sát và nghiệm thu từng dự án cụ thể, bao gồm các công việc:
- Lập và quản lý hồ sơ, hợp đồng dự án, chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ cần thiết để hoàn tất thủ tục đấu thầu, xin cấp phép thực hiện dự án.
- Lên kế hoạch chi tiết về tiến độ, nhân sự cho dự án, quản lý việc thực hiện dự án theo đúng kế hoạch đã đề ra.
- Triển khai thi công, lắp đặt các hạng mục công việc tại công trường, quản lý về chất lượng thi công, an toàn lao động, vệ sinh môi trường khi thực hiện dự án.
Hội đồng thành viên Ban giám đốc Phòng hành chính - nhân sự Phòng tài chính - kế toán
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Fami
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự - Công ty TNHH Fami)
Mối quan hệ giữa các bộ phận:
Tuy mỗi bộ phận quản lý là một phòng ban riêng, hoạt động theo từng lĩnh vực, có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện luôn luôn hỗ trợ và gắn bó với nhau để cùng thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu chung của doanh nghiệp đó là tạo ra lợi nhuận cao nhất và đồng thời làm tăng thu nhập của mình. Vì thế mỗi bộ phận phòng ban đều không ngừng nâng cao năng lực của mình để hoàn thiện đúng chuyên môn và nhiệm vụ được giao. Song song với đó, các phòng ban luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, để có thể cung cấp thông tin cho cấp trên một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả cũng nhờ đó mà cấp trên có thể đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt, kịp thời để đem lại lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp.
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức công ty tương đối gọn nhẹ, linh hoạt, phân công theo phòng ban chức năng, mỗi người đều có công việc cụ thể đồng thời sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí, mà vẫn giữ được hiệu quả quản lý cao.