chuyên sâu trong toàn hệ thống
Từ năm 2009 trở về trước, hoạt động TTTM tại BIDV được thực hiện dàn trải tại hơn 70 chi nhánh trực tiếp và rất nhiều chi nhánh không trực tiếp. Tại Hội sở chính và một số chi nhánh lớn như TP Hồ Chí Minh, SGD 1, SGD 2, Chi nhánh Hà Nội, Bình Định, Vũng Tàu… là những chi nhánh có phát sinh giao dịch TTTM thường xuyên, doanh số lớn nên các cán bộ có điều kiện học hỏi nâng cao trình độ, tích luỹ kinh nghiệm để xử lý an toàn các giao dịch. Còn tại một số chi nhánh khác tuy đã thực hiện TTTM nhưng doanh số thấp, ít giao dịch phát sinh nên các cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, không được đào tạo bài bản, chuyên sâu nên khả năng xử lý các giao dịch còn yếu. Các cán bộ này vừa phải lo làm tốt công tác tiếp thị khách hàng để mở rộng hoạt động TTTM, vừa phải đảm nhiệm việc xử lý các giao dịch TTTM vốn rất phức tạp nên lực lượng bị dàn trải, không chuyên sâu, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và dẫn đến nguy cơ xảy ra rủi ro cao.
Để khắc phục tính dàn trải trong hoạt động TTTM, BIDV đã xây dựng một mô hình tập trung thống nhất, chuyên sâu trong toàn hệ thống là TF Cộng (TF Plus), trong đó đứng đầu là Trung tâm tài trợ thương mại (TFC – Trade Finance Center) có nhiệm vụ xử lý các giao dịch TTTM về mặt nghiệp vụ, các chi nhánh của BIDV đóng vai trò là vệ tinh, là đầu mối tiếp xúc, tư vấn, tiếp thị khách hàng để thu hút và mở rộng hoạt động TTTM.
TFC được đặt tại hội sở chính tập trung một đội ngũ cán bộ được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ TTTM, chuyên xử lý các giao dịch như phát hành L/C,
66
kiểm tra chứng từ, thanh toán chứng từ, gửi chứng từ nhờ thu, chuyển tiền điện …Đây là những hoạt động mang tính nghiệp vụ, đòi hỏi cán bộ xử lý phải có nhiều kinh nghiệm thực tế, nắm chắc nghiệp vụ, am hiểu thông lệ và tập quán quốc tế, nhằm đảm bảo xử lý giao dịch thấu đáo, tránh các rủi ro tác nghiệp có thể phát sinh. Các hồ sơ, chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ này đều phát sinh tại các chi nhánh đầu mối, được chuyển tới TFC bằng các phương tiện như fax, Scan, gửi chuyển phát nhanh.
Các chi nhánh vệ tinh của BIDV là đầu mối giao dịch với khách hàng, tư vấn, quản lý khách hàng, tiếp nhận và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ do khách hàng xuất trình. Các chứng từ sau khi được chuyển về TFC bằng các phương tiện thích hợp sẽ được xử lý tại TFC.
Theo mô hình TF Plus, các chi nhánh kể cả một số chi nhánh có doanh số lớn, trình độ cán bộ đáp ứng yêu cầu của hoạt động TTM cũng sẽ phải tập trung các hoạt động TTTM về TFC để xử lý, đảm bảo tính thống nhất về tác nghiệp trên toàn hệ thống
Các hạn mức được xây dựng trên cơ sở năng lực, trình độ trong hoạt động TTTM và mức phán quyết cho vay của từng chi nhánh. Việc quản lý và phê duyệt giao dịch theo hạn mức vừa nâng cao được trách nhiệm của cán bộ tác nghiệp, đẩy nhanh được tốc độ xử lý giao dịch tại chi nhánh, nhưng vẫn đảm bảo an toàn cho các giao dịch có trị giá lớn, hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra.
Các chi nhánh nguồn, không được phép thực hiện giao dịch TTTM trực tiếp mà chỉ có chức năng quản lý khách hàng và làm đầu mối giao dịch với khách hàng sử dụng dịch vụ TTTM, bao gồm các nhiệm vụ:
- Tiếp xúc, mở rộng khách hàng sử dụng dịch vụ TTTM.
- Xây dựng hạn mức cho các sản phẩm liên quan đến hoạt động TTTM của các khách hàng tại chi nhánh.
- Trực tiếp nhận hồ sơ, chứng từ từ khách hàng. Đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ theo quy định của từng nghiệp vụ cụ thể và tư vấn cho khách hàng trước khi nhận hồ sơ chứng từ.
67
- Làm cầu nối trung gian giữa Trung tâm tài trợ thương mại và khách hàng. Việc thành lập và đưa vào vận hành mô hình TF Plus một cách thống nhất trong toàn hệ thống trong năm 2010 sẽ góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ TTTM của BIDV, tạo điều kiện phục vụ khách hàng tốt hơn. Bên cạnh đó việc chuyên môn hoá trong xử lý giao dịch sẽ góp phần hạn chế rủi ro, giảm được chi phí trong hoạt động TTTM. [6]