2. Tổ chức hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ Khí Quang Trung.
3.3.2. Một số ý kiến cụ thể
* Việc tính giá thành thực tế thành phẩm xuất kho:
Hiện Công ty đang áp dụng 02 phơng pháp tính giá thành phẩm xuất kho trong đó có phơng phấp gía đích danh (nhập theo giá nào thì khi xuất cũng đợc tính theo giá đó), tuy nhiên hiện nay đặc thù sản xuất kinh doanh của Công ty chủ yếu là theo các đơn đặt hàng và tiến hành thực hiện sản xuất theo kiểu giao khoán với mức giá khoán là 75% do đó việc áp dụng giá đích danh trong khâu tính giá thành phẩm xuất kho là cha phù hợp, cha phản ánh đúng đủ các chi phí sản xuất để tạo ra thành phẩm, điều này ít nhiều ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động của Công ty, bởi vậy trong thời gian tới Công ty nên xem xét áp dụng tính giá thành phẩm xuất kho (theo đơn hàng) theo giá thực tế phát sinh trong kỳ hạch toán, cụ thể:
- Giao cho thống kê các phân xởng tập hợp chi phí phát sinh, rồi cuối tháng báo cáo lên Phòng kế toán.
- Kế toán tính giá thành căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh do thống kê phân xởng gửi lên, đồng thời tiến hành tập hợp và phân bổ các chi phí gián tiếp liên quan đến quá trình sản xuất nh chi phí khấu hao, chi phí bằng tiền khác,
để xác định giá thành phẩm xuất kho trong tháng.
…
Còn tỷ lệ giao khoán mà Công ty đặt ra chỉ nên dùng để làm tiêu chuẩn xác định mức độ hoàn thành sản xuất của các phân xởng đối với từng đơn đặt hàng.
* Việc trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu theo đúng quy định.
Để hạn chế những rủi ro trong kinh doanh nói chung, cũng nh những tổn thất, về các khoản phải thu khó đòi, có thể xẩy ra nói riêng (nhằm ồn định tình hình tài chính của đơn vị, đảm bảo nguyên tắc phù hợp trong kế toán), cuối mỗi niêm độ, kế toán phải dự tính số nợ có khả năng khó đòi, để tiến hành trích lập dự phòng.
Mặc dù vậy, kế toán chỉ đợc trích lập dự phòng, với các khoản nợ phải thu có bằng chứng chứng minh tính hợp lý của nó. Cụ thể:
- Thời gian thanh toán nợ đã quá hạn 02 năm trở lên (kể từ ngày đến hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, khế ớc vay nợ, cam kết nợ, ), và Công ty đã…
làm thủ tục đòi nợ nhiều lần, nhng cha thu đợc nợ.
- Khách hàng nợ đang trong tình trạng phá sản, có dấu hiệu bỏ trốn, hoặc bị cơ quan phát luật giam giữ, xét hỏi,…
Mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi, cần đợc xác lập dựa trên cơ sở phân tích khả năng tài chính của ngời nợ.
Khi khoản phải thu khó đòi, có đủ bằng chứng chứng minh không đòi đợc thì doanh nghiệp tiến hành xóa nợ.
Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi, phải đợc chi tiết theo từng khoản phải thu, phải trích lập dự phòng.
Để hạch toán dự phòng phải thu khó đòi, kế toán sử dụng TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”, với kết cấu ghi chép nh sau:
+ Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi. Bên Có: Trích dự phòng phải thu khó đòi.
D Có: Dự phòng đã trích cha hoàn nhập.
Tài khoản này chi tiết theo từng khoản phải thu đợc trích dự phòng.
Phơng pháp trích lập:
Mức trích lập dự phòng đợc tính theo công thức sau:
Mức dự phòng cần phải lập cho niêm độ tới của khách hàng đáng ngờ i = Số nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ i x Tỷ lệ ớc tính không thu đợc ở khách hàng đáng ngờ i
- Cuối năm N, khi xác định đợc mức trích dự phòng phải thu khó đòi, kế toán tiến hàng ghi theo bút toán sau:
Nợ TK 642 (6422): Mức trích lập dự phòng. Có TK 139: Mức trích lập dự phòng.
- Cuối năm N+1, kế toán xác định mức trích dự phòng mới, và so sánh với mức trích dự phòng cuối năm N còn lại, để xác định mức trích thêm, hoặc hoàn nhập bớt. + Nếu trích thêm: Nợ TK 642 (6426): Mức trích thêm. Có TK 139: Mức trích thêm. + Nếu hoàn nhập bớt: Nợ TK 139: Mức hoàn nhập bớt. Có TK 711: Mức hoàn nhập bớt.
Đồng thời với việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, Công ty cần có những biện pháp để thu hồi vốn nhanh, quay vòng vốn, đa vào tái sản xuất mở rộng, giảm thiểu việc chiếm dụng vốn trong khách hàng.
Chiết khấu thanh toán, thực chất là một khoản chi phí tài chính Công ty trả cho khách hàng, khi họ thanh toán trớc hạn tiền hàng cho Công ty. Việc thực hiện chiết khấu thanh toán cho khách hàng là cần thiết, đảm bảo nguyên tắc phù hợp trong kế toán, phản ánh chính xác hơn tình hình hoạt động của Công ty. Bên cạnh đó, đây có thể đợc coi nh một phơng thức tích cực, thúc đẩy quá trình tiêu thụ, khuyến khích bạn hàng thanh toán.
Tỷ lệ chiết khấu thanh toán (lãi suất chiết khấu, tính theo ngày), cần đợc Công ty cùng bạn hàng, thống nhất thoả thuận và ghi rõ trên hợp đồng kinh tế giữa hai bên.
Khi khách hàng thanh toán trớc hạn (ghi trong hợp đồng), Công ty căn cứ lãi suất chiết khấu đã quy định, và số tiền đợc thanh toán trớc hạn, cũng nh thời gian khách hàng thanh toán trớc hạn (số ngày trớc hạn), để tính ra số tiền chiết khấu thanh toán khách hàng đợc hởng.
Cụ thể:
Số tiền chiết khấu thanh toán khách hàng đợc hởng = Số tiền khách hàng thanh toán trớc hạn x Số ngày thanh toán trớc hạn
x Lãi suất chiết khấu thanh toán
Căn cứ số liệu tính toán trên, hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ chiết khấu thanh toán, kế toán tiến hành ghi các sổ liên quan theo bút toán sau:
Nợ TK 635.
Có TK 111, 112, 131,…
Cuối kỳ, kế toán cũng tiến hành kết chuyển số liệu, trên các sổ liên quan, nh những nghiệp vụ kinh tế khác.
* Việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hiện nay, Công ty không theo dõi riêng từng khoản mục chi phí bán hàng, và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, mà đến cuối kỳ, kế toán mới tiến hành tập hợp toàn bộ các chi phí này trên TK 641, TK 642. Việc hạch toán nh vậy, là cha đáp ứng tính kịp thời, cập nhật của thông tin kế toán, dễ dẫn đến bỏ sót, nhầm lẫn, làm
cho chi phí bị sai lệch, ảnh hởng đến việc xác định kết quả kinh doanh, gây nhiều khó khăn cho việc tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố. Bên cạnh đó, lãnh đạo Công ty sẽ không thể nắm bắt đợc kịp thời, các chi phí theo từng khoản mục, để từ đó có thể tìm ra nguyên nhân, biện pháp hữu hiệu, nhằm tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận.
Để khắc phục tình trạng đó, Công ty nên tiến hành hạch toán các chi phí này,
cập nhật theo từng khoản mục chi phí. Cụ thể, các khoản mục chi phí này cần đợc chi tiết tơng ứng với các TK cấp 2.
Đối với TK 641 Chi phí bán hàng :“ ”
Hiện nay, chi phí bán hàng phát sinh tại Công ty bao gồm: Chi phí vận chuyển đi tiêu thụ.
Chi phí bao bì đóng gói. Chi phí dụng cụ, đồ dùng. Chi phí bảo hành sản phẩm.
Chi phí tiền lơng và các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng. Các chi phí bằng tiền khác.
Và TK 641 nên đợc mở chi tiết nh sau:
TK 6411 “Chi phí nhân viên bán hàng”.
TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì, nguyên vật liệu phụ”. TK 6413 “Chi phí công cụ, dụng cụ”.
TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ”. TK 6415 “Chi phí bảo hành sản phẩm”. TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”. TK 6418 “Chi phí khác bằng tiền”.
Khi đó: Hàng ngày, việc hạch toán chi phí bán hàng tại Công ty, sẽ đợc chi tiết theo từng bút toán nh sau:
+ Chi phí tiền lơng và các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng. Nợ TK 6411: 273.700.000
Có TK 338: 43.700.000 + Chi phí bao bì đóng gói.
Nợ TK 6412: 60.057.500 Có TK 152: 60.057.500 + Chi phí đồ dùng, dụng cụ:
Nợ TK 6413: 120.112.500 Có TK 153: 120.112.500
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nớc, điện thoại, ).…
Nợ TK 6417: 289.365.000 Có TK 112: 289.365.000 + Chi phí khấu hao TSCĐ:
Nợ TK 6414: 150.000.000 Có TK 214: 150.000.000 + Chi phí bảo hành: Nợ TK 6415: 350.200.000 Có TK 111: 350.200.000 + Chi phí khác bằng tiền: Nợ TK 6418: 160.363.000 Có TK 111: 160.363.000
Đối với TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp :“ ”
Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh tại Công ty hiện gồm: Lơng nhân viên khối quản lý doanh nghiệp.
Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ quản lý.
Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ quản lý.
Chi phí dịch vụ mua ngoài. Chi phí khác bằng tiền.
Tơng ứng với các khoản mục chi phí hiện có tại Công ty này, TK 642 nên đợc mở chi tiết nh sau:
TK 6422 “Chi phí vật liệu quản lý”.
TK 6423 “Chi phí công cụ, dụng cụ phục vụ cho quản lý”. TK 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ toàn doanh nghiệp”. TK 6425 “Thuế, phí, lệ phí”.
TK 6426 “Chi phí dự phòng”.
TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”. TK 6428 “Chi phí khác bằng tiền”.
Hàng ngày, việc hạch toán chi phí bán hàng sẽ đợc thực hiện chi tiết, theo các bút toán sau:
+ Chi phí nhân viên quản lý (tiền lơng và các khoản phải trả khác).
Nợ TK 6421: 232.407.000 Có TK 334: 195.300.000 Có TK 338: 37.107.000 + Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý.
Nợ TK 6422: 27.300.000 Có TK 152: 27.300.000 + Chi phí đồ dùng văn phòng.
Nợ TK 6423: 53.650.000 Có TK 153: 53.650.000 + Chi phí khấu hao TSCĐ.
Nợ TK 6424: 210.301.000 Có TK 214: 210.301.000
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nớc, điện thoại, ).…
Nợ TK 6427: 74.443.000 Có TK 112: 74.443.000 + Chi phí khác bằng tiền:
Nợ TK 6428: 222.995.000 Có TK 111: 222.995.000
* Việc lập sổ kế toán chi tiết bán hàng.
Về cơ bản, quy trình ghi chép, kết chuyển số liệu giữa các sổ kế toán tại Công ty là không có gì thay đổi. Tuy nhiên, việc kết hợp chung Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết TK 531, Sổ chi tiết TK 532, trên cùng một trang sổ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc ghi chép, và theo dõi kế toán một cách tập trung hơn, thống nhất hơn.
Cụ thể, trang Sổ chi tiết bán hàng, có thể đợc thiết kế lại theo mẫu in ở trong sau.
* Hoàn thiện và phát huy tối u tính năng của phần mềm kế toán.
Khoa học công nghệ ngày càng phát triển, đã và đang đóng một vai trò quan trọng trong nhiều ngành, lĩnh vực hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Và một trong những ngành nghề đó, là kế toán. Máy vi tính sẽ giúp cán bộ kế toán, cung cấp thông tin một cách chính xác, nhanh, tiết kiệm lao động, tiết kiệm chi chí cho doanh nghiệp, và hiệu ích của nó là hơn hẳn so với kế toán thủ công.
Hiện nay, tại Công ty Cơ Khí Quang Trung, phòng kế toán đã đợc trang bị 04 máy vi tính, 02 máy in, nhng kế toán lại chỉ sử dụng máy tính chủ yếu trong việc lập báo cáo quyết toán, lên bảng tổng kết tài sản, báo cáo tiêu thụ, Đây là một hạn…
chế cần xử lý kịp thời. Phần mềm kế toán hiện đang bị lỗi, và vẫn cha đợc chỉnh sửa. Bởi vậy, Công ty cần nhanh chóng khắc phục tình trạng này, hoàn thiện lại hệ thống xử lý thông tin bằng máy vi tính, cũng nh phần mềm kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán, thì công việc đầu tiên là phải tiến hành mã hóa toàn bộ các đối tợng: khách hàng, nhà cung cấp, chủng loại vật t, hàng hóa, Sau đó căn cứ vào các…
chứng từ nhập xuất, thu chi, kế toán tiến hành nhập vào máy.…
Tuy nhiên, để có thể thực tế vận dụng hạch toán bằng máy tính (thông qua phần mềm chuyên dụng) trong thời gian tới, bên cạnh điều kiện về vật chất (máy móc, thiết bị), Công ty cần phải chú trọng công tác đào tạo, củng cố và nâng cao kỹ năng vận hành kế toán máy đối với nhân viên kế toán của mình. Trong điều kiện tổ chức kế toán máy, vần đề kiểm định chất lợng phần mềm kế toán, chế độ bảo mật,
kiểm soát chơng trình, hệ thống mạng, là đặc biệt quan trọng và bắt buộc phải…
thực hiện.
Quy trình hạch toán tự động bằng máy, có thể đợc khái quát theo sơ đồ trang sau, trong đó:
(1). Hàng ngày, căn cứ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành lập chứng từ kế toán.
(2). Căn cứ chứng từ đã lập, kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký. (3). Từ sổ nhật ký, kế toán ghi sổ cái tài khoản.
(4). Cuối kỳ lập bảng cân đối tài khoản (tạm thời), để lấy số liệu cần thiết lập các
bút toán điều chỉnh, bút toán khóa sổ.
(5). Lập các bút toán điều chỉnh cuối kỳ. (6). Lập các bút toán khóa sổ cuối kỳ.
(7). Ghi sổ nhật ký các bút toán điều chỉnh và bút toán khóa sổ.
(8). Ghi sổ cái các TK liên quan đến bút toán điều chỉnh và bút toán khóa sổ. (9). Lập bảng cân đối TK hoàn chỉnh để kiểm tra, đối chiếu.
(10). Lập các báo cáo tài chính.
Kết luận.
Trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nớc, kế toán đã và đang là một trong những công cụ quan trọng, phục vụ hiệu quả cho việc quản lý nền kinh tế,
cả về mặt vĩ mô và vi mô. Cơ chế thị trờng hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất, phải thờng xuyên quan tâm đến việc tạo ra thành phẩm, cũng nh vấn đề tiêu thụ thành phẩm. Do đó, kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết qủa tiêu thụ thành phẩm, là một trong những phần hành kế toán quan trọng, trong các doanh nghiệp sản xuất. Đây là vấn đề vừa mang tính lý luận, vừa mang tính thực tế rất cao. Với chức năng cung cấp thông tin, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm, và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm, thực sự là một trong những công cụ phục vụ đắc lực, cho việc phản ánh, giám sát tình hình biến động thành phẩm, cũng nh quá trình tiêu thụ thành phẩm tại các doanh nghiệp. Bởi vậy, hoàn thiện công tác hạch toán nói chung, hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm, và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm nói riêng, luôn là một yêu cầu tất yếu đợc đặt ra, đối với các doanh nghiệp sản xuất. Đặc biệt, trong điều kiện nền kinh tế nớc nhà, đang có sự biến chuyển nhanh, tích cực trên lộ trình ra nhập WTO nh hiện nay. Khi mà tiêu thụ thành phẩm, trở thành một vấn đề quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp, thì việc tổ chức công tác hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm, và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm, đòi hỏi ngày càng cần phải đợc hoàn thiện, và hoàn thiện hơn nữa.
Trong thời gian thực tập, thông qua việc tìm hiểu thực tế về công tác hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm, và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ Khí Quang Trung, em xin đa ra một vài ý kiến đóng góp, nhằm hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán tại Công ty. Và em mong rằng, những ý kiến đó, sẽ có tác dụng thiết thực, đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung, cũng nh hiệu quả tổ chức hạch toán nói riêng, tại Công ty trong thời gian tới.
Danh mục tài liệu tham khảo.
- Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp (ĐH KTQD-2004). - Giáo trình Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính (NXB Tài chính, 2004). - Hệ thống kế toán doanh nghiệp (NXB Tài chính, 1995).
- Hớng dẫn Chế độ chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính doanh
