2. Tổ chức hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ Khí Quang Trung.
2.2.6. Hạch toán thanh toán với khách hàng
Về phơng thức thanh toán, trong quy trình tổ chức quản lý kinh doanh của mình, công tác hạch toán thanh toán với khách hàng luôn đợc Công ty rất chú trọng. Việc phân loại và quản lý khách hàng là hết sức thiết thực.
Đối với những bạn hàng thờng xuyên, có uy tín, Công ty cho phép nợ lại tiền hàng, theo những điều khoản trong hợp đồng đã đợc hai bên ký kết. Công ty cũng có thể tạo điều kiện cho bạn hàng đợc trả chậm trong vòng 10 ngày, hay chấp nhận giảm giá.
Đối với những khách hàng không thờng xuyên, trớc khi bàn giao sản phẩm, Công ty yêu cầu khách hàng phải thanh toán đầy đủ số tiền đã ghi theo hoá đơn.
Nếu khách hàng muốn nợ lại tiền hàng, thì phải thực hiện ký cợc tài sản (có tổng giá trị tơng đơng với lô hàng đó), và cam kết sẽ thanh toán nợ theo đúng hạn mà Công ty đa ra. Nếu khách hàng không chấp hàng đúng theo hạn định, thì Công ty sẽ có thông báo về sự chậm chễ này đến khách hàng, tuỳ theo mức độ mà phạt tính lãi suất cho số tiền trả chậm quá hạn.
- Sổ sách kế toán sử dụng:
Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua (mở cho từng khách hàng). Bảng kê số 11.
- Quy trình hạch toán:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Sơ đồ 14: quy trình kế toán thanh toán với khách hàng Tại công ty cơ khí quang trung
Hoá đơn GTGT; phiếu thu;…
Sổ chi tiết TK 131
Bảng kê số 11
Sổ NKCT số 8
Sổ cái TK 131
Hàng ngày, căn cứ vào Hóa đơn GTGT, kế toán vào Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua (đợc mở cho từng khách hàng).
Cụ thể, căn cứ Hoá đơn GTGT số 27110 ngày 23/12/2004, Công ty Cơ Khí Quang Trung bán cho Công ty Xây dựng dân dụng và công nghiệp Delta 25 thùng chứa ben 31m3, nhng khách hàng cha thanh toán, kế toán tiến hành ghi Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua (mở cho Công ty Xây dựng dân dụng & công nghiệp Delta), theo bút toán sau:
Nợ TK 131: 565.382.265
Có TK 511: 538.459.300 Có TK 3331: 26.922.965
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan (chứng từ tiền mặt, tiền ngân hàng, ), để ghi vào Sổ chi tiết thanh toán với…
ngời mua.
Cụ thể, ngày 27/12/2004, Công ty Xây dựng dân dụng & công nghiệp Delta thanh toán tiền hàng, bằng tiền mặt, sau khi trừ đi số tiền tơng ứng với lô hàng bị trả lại, căn cứ phiếu thu số 17, kế toán tiến hành ghi sổ theo bút toán sau:
Nợ TK 111: 497.536.393
Có TK 131: 497.536.393
Cuối tháng, căn cứ vào số liệu tổng cộng trên Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua (mở cho từng khách hàng), kế toán lấy số liệu ghi 01 lần vào 01 dòng trên Bảng kê số 11 “Phải thu khách hàng”.
Sau khi khóa sổ Bảng kê số 11, xác định số phát sinh bên Có TK 131, kế toán lấy số liệu này để ghi vào Sổ NKCT số 8 – cột ghi Có TK 131, đối ứng Nợ với các TK liên quan theo bút toán sau:
Nợ TK 111: 3.954.156.798 Nợ TK 112: 7.008.313.595 Có TK 131: 10.962.470.393
Căn cứ vào Sổ NKCT số 8, kế toán xác định số tổng cộng phát sinh bên Có TK 131, để ghi vào Sổ cái TK 131, và số phát sinh bên Nợ TK 131, đợc phản ánh chi tiết theo từng TK đối ứng, theo định khoản:
Nợ TK 131: 9.636.916.185 Có TK 511: 9.178.015.413 Có TK 3331: 458.900.772