IV. Công tác dự thầu củacông ty
3. Công tác lập hồ sơ dự thầu
Bớc 1: Chuẩn bị lập hồ sơ dự thầu
a. Chỉ định ng ời chủ trì hồ sơ dự thầu
Sau khi nhận đợc hồ sơ mời thầu, giám đốc công ty hoặc xí nghiệp sẽ chỉ định ngời phụ trách về lập hồ sơ dự thầu trên cơ sở các yêu cầu sau:
- Nếu là dự án lớn, quy mô phức tạp cần chọn 1 phó giám đốc công ty hoặc phó giám đốc xí nghiệp hay chi nhánh làm ngời trực tiếp chủ trì hồ sơ.
- Nếu là dự án có quy mô trung bình thì ngời chủ trì sẽ là trởng phòng, phó phòng hoặc các thành viên của công ty, xí nghiệp hay chi nhánh đợc tín nhiệm.
b. Ng ời chủ trì hồ sơ thầu tiếp nhận hồ sơ mời thầu và tiến hành khảo sát hiện tr
- Kiểm tra, hỏi chủ đầu t về nguồn điện, nớc phục vụ thi công. - Kiểm tra hệ thống thoát nớc thải, giao thông tại nơi sẽ thi công.
- Xác định vị trí công trình có phù hợp với bản vẽ thiết kế hay không, phác hoạ ý định tổ chức thi công để xem xét những vớng mắc cần giải quyết.
Bớc 2: Tiến hành lập hồ sơ dự thầu.
+Ngời chủ trì hồ sơ dự thầu đã đợc phân công,nghiên cứu và xem xét hồ sơ mời thầu một cách tổng thể về yêu cầu kỹ thuật, yêu cầu tài chính,năng lực pháp lý và thời gian nộp hồ sơ để lập kế hoạch triển khai cho phù hợp.
+Lập kế hoạch triển khai:
a. Căn cứ kết quả xem xét ở trên,ngời chủ trì lập kế hoạch triển khai hồ sơ dụ thầu theo mẫu sau:
Kế hoạch triển khai hồ sơ dự thầu
STT Nội dung công việc Tên ngời thực hiện hoàn thànhNgày Số hiệu bản vẽ Ghi chú
1 ... n
- Căn cứ trên kế hoạch đã lập,ngời chủ trì phân công công việc triển khai cho các thành viên có liên quan và đảm bảo cung cáp các thông tin để có thể lập đợc hồ sơ dự thầu theo yêu cầu
- Các thành viên có liên quan đợc phân công,xemxét hồ sơ mời thầu có liên quan đến phần việc đợc giao, phác thảo phơng án thực hiện trình ngời chủ trì xem xét và yêu cầu cung cấp thêm các thông tin hoặc làm rõ các vấn đề vớng mắc dể có thể tiếp tục đợc công việc
- Ngời chủ trì tập hợp tất cả các yêu cầucủa các thành viên có liên quan để giải đáp hoặc yêu cầu chủ đầu t trả lời.
- Căn cứ vào phơng án đã duyệt, các thành viên có liên quan lập phơng án thực hiện chi tiết
b. Công việc của nhóm kỹ thuật
- Một là :Dựa trên bản vẽ thiết kế kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu bóc tách khối l- ợng công việc cần làm.
Kết quả của công việc này đợc thể hiện ở bảng tiên lợng dự toán chi tiết.Nó thể hiện xem nhà thầu đọc và hiểu rõ công việc cần làm nh thế nào và là cơ sở để tính giấ trị d toấn xây lắp.
Do tiên lợng các công việc đợc cung cấp trong hồ sơ mời thầu chỉ đợc coi là để tham khảo nên mọi thiếu sót trong bảng tiên lợng nếu không đợc kiểm tra sẽ ảnh h- ởng tới công tấc xác định giá dự thầu nên khi có sai sót,nhà thầu phải hỏi bên mời thầu để từ đó có biện pháp giải quyết.
- Hai là:Tính toán tiến độ thi công
Trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật công trình,khối lợng các công việc,điều kiện thi công, mặt bằng thi công,yêu cầu chất lợng, thời gian hoàn thành công trình, yêu cầu về số lợng máy móc và nguồn nhân lực của nhà thầu, nhóm kỹ thuật sẽ tính thời gian xây dựng tối u.Tiến độ thi công đợc thể hiện chi tiết trên Sơ đồ tiến độ thi công.Tính toán tiến độ thi công chính xác giúp nhà thầu ứng phó với những bất định và thay đổi ; tập trung sự chỉ đạo thi công vào các mục tiêu quan trọng ; tạo khả năng kiểm tra công việc thuận lợi ; tạo khả năng tác nghiệp kinh tế vì nó giúp tạo khả năng cực tiểu hoá chi phí xây dựng và thay thế những phán xét vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ càng
- Ba là :Tính toán số lợng máy móc,nhân công huy động cho công trình
Tuỳ theo đặc điểm từng công trình, yêu cầu về thời gian mà nhóm kỹ thuật tính toán số lợng máy móc, nhân công cần thiết huy động cho công trình đảm bảo hoàn thành theo yêu cầu của bên mời thầu, sử dụng hợp lý số lợng máy móc và nhân công của nhà thầu
Khối lợng máy móc cần huy động cho công trình đợc thể hiện trong Danh sách máy móc thiết bị dự kiến đa vào công trình.
Số lợng lao động cần thiết huy động cho công trình đợc thể hiện trong Sơ đồ tổ chức nhân sự.Việc bố trí tính toán, sử dụng lao động phải đảm bảo huy động tối đa lực lợng vào giai đoạn cao điểm đồng thời tránh việc d thừa lao động gây lãng phí ở các giai đoạn chuyển tiếp.
- Bốn là :Đề xuất biện pháp thi công công trình căn cứ trên hồ sơ thiết kế kỹ thuật, yêu cầu của hồ sơ mời thầu, điều kiện thực tế của công trình và năng lực của công ty, nhóm kỹ thuật sẽ đa ra biện pháp thi công thích hợp.
c. Công việc của nhóm cán bộ dự toán:
Chuẩn bị bộ hồ sơ hành chính,pháp lý và đề án tài chính.
Hồ sơ dự thầu đợc lập theo các yêu cầu của hồ sơ mời thầu và bao gồm các nội dung sau:
1. Đơn xin dự thầu. 2. Giấy uỷ quyền.
- Giấy uỷ quyền kèm theo đơn dự thầu, gồm một số điều kiện hợp đồng chính. - Giấy uỷ quyền của giám đốc công ty cho ngời đợc uỷ quyền ký hồ sơ dự thầu (nếu có) và ký tắt từng trang hồ sơ dự thầu (nếu có).
- Giấy uỷ quyền của giám đốc Sở giao dịch của ngân hàng cho ngời đợc uỷ quyền ký các hợp đồng và chứng từ liên quan đến hoạt động tín dụng bảo lãnh của Sở với công ty.
3. Văn bản bảo lãnh dự thầu.
4. Văn bản pháp lý chủ yếu liên quan đến công ty. - Giấy phép đăng ký thành lập.
- Danh sách các xí nghiệp, đội trực thuộc và chi nhánh của công ty. 5. Hồ sơ kinh nghiệm.
- Tổng số năm kinh nghiệm trong xây dựng dân dụng, chuyên dụng. - Danh sách các hợp đồng xây lắp do công ty thực hiện.
- Danh mục các công trình đạt huy chơng vàng chất lợng cao.
- Bằng chứng nhận Bộ Xây dựng và Công đoàn xây dựng Việt Nam tặng huy chơng vàng chất lợng cao công trình, sản phẩm xây dựng Việt Nam.
- Giấy đăng ký công trình sản phẩm chất lợng cao ngành xây dựng Việt Nam cho công trình nếu trúng thầu.
6. Bảng kê thiết bị thi công dự kiến của công ty để thi công gói thầu. 7. Tình hình tài chính công ty trong 3 năm gần nhất.
- Tóm tắt tài sản có, tài sản nợ trên cơ sở báo cáo tài chính đã đợc kiểm toán (có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền).
- Tín dụng và hợp đồng các công trình đang thi công. - Bảng cân đối tài sản.
- Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh gồm:
• Phần 2: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc. 8. Phụ lục: Nhà thầu phụ (nếu có).
- Tên nhà thầu phụ.
- Nội dung công việc thực hiện. - Tài liệu đính kèm gồm:
• Thoả thuận hợp đồng thầu phụ.
• Các tài liệu pháp lý của nhà thầu phụ.
• Catalogue giới thiệu năng lực nhà thầu phụ.
9. Biện pháp thi công kèm theo thuyết minh biện pháp thi công. - Phần 1: Giới thiệu chung.
- Phần 2: Biện pháp thi công.
- Phần 3: Biện pháp bảo đảm chất lợng. - Phần 4: Tổng mặt bằng thi công.
- Phần 5: Biện pháp bảo đảm an toàn lao động,an ninh và phòng chống cháy nổ - Phần 6: Sơ đồ tổ chức nhân sự.
- Phần 7: Biện pháp bảo đảm vệ sinh môi trờng. - Phần 8: Thiết bị thi công.
- Phần 9: Vật liệu xây dựng.
- Phần 10: Biện pháp bảo đảm cho sản xuất của công trình (nếu là gói thầu cải tạo, hiện đại hoá, mở rộng).
- Phần 11: Tiến độ thi công. - Phần 12: Kết luận.
- Phụ lục kèm theo: Thuyết minh biện pháp thi công. 10. Phân tích giá dự thầu:
- Bảng đơn giá chi tiết từng hạng mục. - Bảng tổng hợp giá dự thầu của công trình. - Đơn xin giảm giá dự thầu của công ty.
Bên mời thầu có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận đơn xin giảm giá dự thầu của công ty. Khi đợc chấp nhận, mức giá dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu và ký hợp đồng xây lắp sẽ là giá dự thầu sau khi giảm giá. Đơn xin giảm giá dự thầu của công ty là 1 biện pháp làm tăng khả năng trúng thầu của công ty trớc các nhà thầu đối thủ.