7. Sự cần thiết phải nõng cao hiệu quả cụng tỏc dụng tuyển nhõn sự ở
1.2. Chức năng, nhiệm vụ
1.2.1. Ban Giỏm đốc chi nhỏnh:
- Giỏm đốc chi nhỏnh: Do Giỏm đốc cụng ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Giỏm đốc chi nhỏnh là đại diện phỏp nhõn của chi nhỏnh Cụng ty và trước phỏp luật về quản lý. điều hành hoạt động của chi nhỏnh (Trung tõm điện mỏy Carings) nhằm đạt mục tiờu kinh doanh do Cụng ty đưa ra. Giỏm đốc chi nhỏnh là người cú quyền điều hành cao nhất trong chi nhỏnh Cụng ty.
- Giỏm đốc siờu thị: Do Giỏm đốc chi nhỏnh Cụng ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Giỏm đốc siờu thị là người giỳp việc cho Giỏm đốc chi nhỏnh quản lý và điều phối hoạt động của bộ phận trực tiếp kinh doanh tại Carings Hà Nội nhằm đạt chỉ tiờu doanh số do Cụng ty và Giỏm đốc chi nhỏnh đặt ra.
- Kế toỏn trưởng: Do Giỏm đốc chi nhỏnh Cụng ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giỏm đốc tài chớnh của cụng ty. Kế toỏn trưởng là người giỳp giỏm đốc chi nhỏnh cải tạo, phỏt triển và duy trỡ, kiểm soỏt một cỏch hiệu quả hệ thống kế toỏn, tài sản và chi phớ hoạt động của chi nhỏnh Cụng ty.
- Cỏc phũng, bộ phận chuyờn mụn, nghiệp vụ cú chức năng tham mưu cho giỏm đốc chi nhỏnh trong việc quản lý và điều hành cụng việc.
(Trớch bảng mụ tả cụng việc cho từng chức danh cụng việc của chi nhỏnh Cụng ty TNHH Thương mại Tiếp thị Bến Thành)
1.2.2. Phũng Hành chớnh- nhõn sự: Bao gồm Bộ phận Hành chớnh- nhõn
sự, Lễ tõn, Thư ký và An ninh nội bộ.
- Chức năng: là đơn vị tham mưu, giỳp việc cho giỏm đốc chi nhỏnh trong quản lý và điều hành những cụng việc liờn quan đến tuyển dụng, đào tạo, bố trớ nhõn sự, cỏc cụng tỏc lao động tiền lương, chế độ, chớnh sỏch đối với người lao động.
+ Bộ phận Hành chớnh- nhõn sự: Duy trỡ và phỏt triển hệ thống hành chớnh nhõn sự của chi nhỏnh Cụng ty ổn định và theo hệ thống. Đảm bảo hệ thống chi nhỏnh hoạt động & đỏp ứng linh hoạt cú hiệu quả cho mục tiờu kinh doanh, chiến lược cụng ty. Đảm bảo hồ sơ nhõn sự được giao quản lý được bảo mật, an toàn, thực hiện tiền lương, phỳc lợi xó hội cho nhõn viờn đày đủ, chớnh xỏc, hệ thống hành chớnh chuẩn mực chuyờn nghiệp.
+ Bộ phận Lễ tõn: Đảm bảo và duy trỡ hoạt động tại khu vực lễ tõn, văn phũng nhằm đỏp ứng với hoạt động kinh doanh của chi nhỏnh Cụng ty. Hỗ trợ cỏc cụng việc hành chớnh và chi nhỏnh.
+ Thư ký: Cung cấp hành chớnh, thư ký cho Giỏm đốc chi nhỏnh. Hỗ trợ Giỏm đốc chi nhỏnh trong việc tổng hợp, thống kờ, làm bỏo cỏo liờn quan đến kinh doanh và cỏc hoạt động của chi nhỏnh. Hỗ trợ Giỏm đốc chi nhỏnh trong việc đụn đốc cỏc bộ phận trong cụng ty trong việc thực hiện cỏc cụng việc được thống nhất trong cỏc cuộc họp giao ban.
+ Bộ phận An ninh: Phụ trỏch và đảm bảo hành lang, bảo vệ người và tài sản, an ninh trật tự, phối kết hợp với cỏc phũng ban duy trỡ cỏc hoạt động liờn quan trong chi nhỏnh Cụng ty.
1.2.3. Phũng Kế toỏn: Bao gồm Bộ phận IT (cụng nghệ thụng tin), Bộ phận Thu ngõn, Kế toỏn doanh thu, Kế toỏn thuế- doanh mục hàng hoỏ, Kế toỏn hàng hoỏ, Kế toỏn điều chuyển, Kế toỏn hạch toỏn thu- chi, Kế toỏn vật tư linh kiện, Kế toỏn thanh toỏn nhà cung cấp và Thủ quỹ.
- Chức năng: Là đơn vị tham mưu, giỳp việc cho Giỏm đốc chi nhỏnh trong quản lý, điều hành cụng tỏc tài chớnh của chi nhỏnh, phản ỏnh mọi hoạt động kinh tế thụng qua việc tổng hợp, phõn tớch hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tổ chức cỏc nghiệp vụ quản lý, thu– chi tiền tệ, đảm bảo thỳc đẩy hoạt động của đồng tiền đạt hiệu quả và phự hợp với quy định của nhà nước.
- Nhiệm vụ:
+ Tổng hợp doanh thu hàng ngày, ghi sổ kế toỏn, theo dừi cụng nợ nhõn viờn, bỏo cỏo thuế đầu ra.
+ Cập nhật thụng tin, danh mục nhà cung cấp, danh mục hàng hoỏ phỏt sinh, tổng hợp lờn bỏo cỏo thuế.
+ Nhập hàng từ nhà cung cấp vào hệ thống, đối chiếu số liệu giữa cỏc kho hàng, kiểm kờ.
+ Điều chuyển hàng giữa cỏc kho khi phỏt sinh yờu cầu, nhập cỏc chương trỡnh khuyến mại vào hệ thống.
+ Hạch toỏn chi phớ, theo dừi hợp đồng và tỡnh hỡnh thanh toỏn.
+ Đảm bảo chớnh xỏc lượng vật tư, linh kiện được nhập/ xuất chớnh xỏc, hợp lý. Bỏo cỏo cụ thể doanh thu lắp đặt vận chuyển, bảo hành.
+ Hạch toỏn, theo dừi hợp đồng và tỡnh hỡnh thanh toỏn với nhà cung cấp, theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn, chiết khấu và cỏc khoản hỗ trợ từ cỏc nhà cung cấp theo hợp đồng và thoả thuận đó ký.
1.2.4. Phũng Mua hàng: Bao gồm Giỏm sỏt phũng mua và cỏc nhõn viờn mua hàng cỏc ngành hàng.
- Chức năng: Điều tra, nghiờn cứu và cung cấp cỏc thụng tin về giỏ cả trờn thị trường liờn quan đến cỏc sản phẩm điện mỏy của chi nhỏnh.Tỡm hiểu và liờn hệ với cỏc nhà cung cấp về bảo hành hàng hoỏ, mỏy múc của chi nhỏnh. Đảm bảo hàng hoỏ kinh doanh theo chiến lược của chi nhỏnh Cụng ty. Đảm bảo nguồn hàng hiện tại và thường xuyờn phỏt triển nguồn hàng mới phục vụ cho việc bỏn hàng. Đảm bảo hàng hoỏ mua vào kinh doanh với chi phớ thấp nhất, và cỏc điều kiện kinh doanh với cỏc nhà cung cấp cú lợi nhất cho Carings.
- Nhiệm vụ:
+ Đảm bảo việc cung cấp nguồn hàng ổn định, quay vũng vốn nhanh. + Thương thuyết với nhà cung cấp về hàng hoỏ và cỏc điều kiện thương mại.
+ Phõn tớch giỏ nhập, giỏ bỏn tại Carings, đồng thời khảo sỏt và cạnh tranh giỏ với thị trường.
+ Xõy dựng kế hoạch mua hàng đảm bảo kế hoạch bỏn hàng và cỏc cam kết với nhà cung cấp.
+ Phỏt triển cỏc mặt hàng mới, nhón hiệu, model.
1.2.5. Phũng Maketing:
- Chức năng: Thực thi và đề xuất cỏc hoạt động maketing nhằm thỳc đẩy bỏn hàng và phỏt triển thương hiệu: thực hiện cỏc chương trỡnh quảng bỏ sản phẩm ngay tại Carings, phối hợp với cỏc nhà cung cấp thực hiện chương trỡnh, lập kế hoạch và tham gia trực tiếp tiến hành toàn bộ cỏc hoạt động maketing, phõn tớch và đỏnh giỏ cỏc thụng tin nghiờn cứu thị trường, xõy dựng cỏc kế hoạch maketing ngắn hạn.
- Nhiệm vụ:
+ Lờn kế hoạch và thực hiện cỏc hoạt động maketing.
+ Liờn hệ với Phũng Kinh doanh và Phũng Maketing của cỏc Nhà phõn phối để lấy cỏc vật dụng POPs, kết hợp thực hiện cỏc chương trỡnh thỳc đẩy bỏn hàng.
+ Đề xuất cỏc chương trỡnh thỳc đẩy bỏn hàng.
+ Kết hợp với cỏc phũng ban trong cụng ty thực hiện cỏc hoạt động liờn quan đến hỡnh ảnh cụng ty.
+ Nghiờn cứu và cung cấp cỏc thụng tin thị trường cần thiết.
1.2.6. Bộ phận Kho vận: Bao gồm cỏc bộ phận: Kho Vincom, Kho Minh
Khai, Giao nhận- Lắp đặt kỹ thuật, Dịch vụ bảo hành.
- Chức năng: Đảm bảo cỏc hoạt động hậu cần của Trung tõm điện mỏy Carings được hiệu quả, thụng suốt, nhịp nhàng.
- Nhiệm vụ:
+ Quản lý và vận hành kho hàng được giao với chất lượng an toàn và hiệu quả cao nhất với chớnh sỏch và tiờu chớ của chi nhỏnh Cụng ty.
+ Tiếp nhận và xử lý thụng tin giao nhận, lắp đặt, điều phối để đảm bảo cụng việc thụng suốt, đạt chất lượng và hiệu quả cao nhất.
+ Bảo quản và vận hành phương tiện vận tải được chi nhỏnh Cụng ty giao phú để thực hiện cụng việc vận tải của chi nhỏnh Cụng ty theo kế hoạch, phõn cụng, đạt mức độ an toàn và hiệu quả sử dụng cao nhất.
+ Thực hiện cỏc cụng việc bảo hành, sửa chữa sản phẩm theo sự phõn cụng và theo đỳng chớnh sỏch của chi nhỏnh Cụng ty.
1.2.7. Bộ phận Kinh doanh: Bao gồm Giỏm đục siờu thị, Trợ lý giỏm đốc
siờu thị, cỏc Trưởng ngành hàng (Điện tử, Điện lạnh và Điện gia dụng), Chuyờn gia trưng bày, Chuyờn gia sản phẩm, Bộ phận chăm súc khỏch hàng và cỏc nhõn viờn bỏn hàng.
- Chức năng: Trực tiếp thực hiện cỏc hoạt động bỏn hàng diễn ra tại Trung tõm điện mỏy Carings theo đỳng cỏc quy trỡnh, quy định nhằm đạt
được cỏc chỉ tiờu về doanh số, mục tiờu kinh doanh của Cụng ty và chi nhỏnh Cụng ty đặt ra.
- Nhiệm vụ:
+ Chịu trỏch nhiệm về doanh số bỏn ra.
+ Chịu trỏch nhiệm về hàng tồn kho trưng bày và tỡnh trạng hàng hoỏ. + Chịu trỏch nhiệm về cỏc vật phẩm khuyến mại và nắm vững cỏc chương trỡnh khuyến mại.
+ Trưng bày hàng hoỏ, vệ sinh quầy kệ, duy trỡ bảng giỏ, barcode. + Phõn tớch và dự bỏo số lượng bỏn hàng để đưa ra cỏc quyết định kinh doanh nhằm tối ưu hoỏ doanh số và lợi nhuận.
+ Lờn kế hoạch kinh doanh theo tuần, thỏng, quý và thực hiện theo kế hoạch.
+ Bỏm sỏt thị trường và định hướng phỏt triển của thị trường. theo dừi biến động giỏ cả thị trường để cú cỏc điều chỉnh hợp lý.
+ Thực hiện cỏc chương trỡnh thỳc đẩy bỏn hàng, cỏc hoạt động khuyếch trương làm tăng doanh thu.
+ Đảm bảo luụn giữ đỳng cỏc tiờu chuẩn chất lượng, mức độ phục vụ khỏch hàng và tiờu chuẩn sức khoẻ an toàn lao động.
2. Đặc điểm về sản phẩm và thị trường tiờu thụ của chi nhỏnh Cụng ty.
Hiện tại chi nhỏnh Cụng ty đang kinh doanh gần 50 chủng loại hàng kim khớ điện mỏy với gần 3500 model được phõn chia theo cỏc khu vực trưng bày cỏc ngành: Điện tử, Điện lạnh, Điện gia dụng.
- Ngành Điện tử gồm cỏc sản phẩm: Tivi, Dàn õm thanh, Cassette, MP3, Đầu DVD & VCD, Amplifer, Camera quay, Camera chụp, Điện thoại di động….
- Ngành Điện lạnh bao gồm cỏc sản phẩm: Mỏy giặt, Tủ lạnh, Tủ đụng, Lũ vi súng, Lũ nướng, Mỏy hỳt khúi- mựi, Mỏy rửa bỏt- sấy bỏt, Nồi cơm, Bếp cỏc loại…
- Ngành Điện Gia dụng bao gồm cỏc sản phẩm: Điều hoà, Mỏy nước núng, Mỏy lọc khụng khớ, Mỏy tạo ẩm, Hỳt bụi, Quạt, Bàn ủi, Sấy túc, Cõy nước núng- lạnh, Cạo rõu nam, Làm đẹp nữ, Chăm súc sức khoẻ…
Với yờu cầu ngày càng cao về chất lượng, đa dạng hoỏ về mẫu mó và chủng loại của thị trường, chi nhỏnh Cụng ty đó khụng ngừng nõng cao cụng tỏc tuyển chọn cỏc hàng hoỏ kinh doanh đầu vào, luụn đảm bảo hàng hoỏ kinh doanh mới nhất, hiện đại nhất, cú nguồn gốc xuất xứ rừ ràng, chất lượng cao, hỡnh thức đẹp, giỏ cả cạnh tranh với cỏc đối thủ trờn thị trường, chớnh sỏch hậu mói tốt, chất lượng dịch vụ hoàn hảo.
Do xỏc định được mục tiờu và hướng đi đỳng đắn nờn chi nhỏnh Cụng ty đó dần lấy được niềm tin tưởng của khỏch hàng và cỏc đối tỏc trong nước và quốc tế. Trung tõm điện mỏy Carings dần trở nờn quen thuộc và đi vào tiềm thức những người dõn Hà Thành khú tớnh và được coi là nơi mua sắm lý tưởng cỏc đồ điện mỏy. Trong tương lai rất gần chi nhỏnh Cụng ty đang và sẽ tiếp tục triển khai nhiều dự ỏn và kế hoạch nhằm khai thỏc và mở rộng thị trường ở Việt Nam.
3. Đặc điểm về lao động.
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp lao động của chi nhỏnh Cụng ty
(Đơn vị tớnh: người)
STT Cỏc chỉ tiờu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
SL % SL % SL %
I Cơ cấu lao động
Tổng số nhõn viờn 190 100 165 100 155 100
Lao động giỏn tiếp 42 28 36 28 33 27
Lao động trực tiếp 148 72 129 72 122 73 II Chất lượng lao động Trỡnh độ Đại học 35 18 20 12 15 10 Trỡnh độ Cao đẳng 40 21 39 24 35 23 Trỡnh độ Trung cấp 70 37 66 40 61 39 Trỡnh độ TN PTTH 45 24 40 24 44 28 Kinh nghiệm 100 53 110 67 120 77
Chưa cú kinh nghiệm 90 47 55 33 35 23
III Giới tớnh Nam 110 58 95 58 77 50 Nữ 80 42 70 42 78 50 IV Độ tuổi 18- 30 161 85 139 84 128 83 31- 40 25 13 24 15 28 15 41- 50 4 2 2 1 4 3
Nhỡn vào bảng trờn ta thấy tỡnh hỡnh lao động của chi nhỏnh Cụng ty biến động qua cỏc năm.
Số lượng lao động được tinh giảm từ 190 người (năm 2005) xuống cũn 155 người (năm 2007) do cú sự sắp xếp, bố trớ người- việc hợp lý hơn, hiệu quả hơn.
Lao động giỏn tiếp của chi nhỏnh Cụng ty cú xu hướng giảm dần từ 28% năm 2005 xuống 27% năm 2007. Tuy chưa giảm nhiều nhưng điều đú cũng thể hiện một phần sự bố trớ gọn nhẹ hơn, bớt cồng kềnh của bộ mỏy giỏn tiếp.
Trỡnh độ học vấn cú xu hướng giảm từ 18% (TN Đại học), 21% (TN Cao đẳng), 37% (TN Trung cấp) năm 2005 xuống cũn tỷ lệ tương ứng là: 10%- 23%- 39% năm 2007. Thay vào đú là sự tăng lờn của số lượng lao
động cú kinh nghiệm từ 53% (năm 2005) đến 77% (năm 2007). Lý do chớnh là do đặc điểm kinh doanh, một số vị trớ cụng việc ở bộ phận trực tiếp cần thiết nhõn viờn phải cú kinh nghiệm nhiều hơn là nhõn viờn cú trỡnh độ học vấn cao. Trỡnh độ học vấn cao chủ yếu tập trung ở bộ phận giỏn tiếp và cỏc cấp quản lý của bộ phận trực tiếp.
Số lượng nhõn viờn nam cú xu hướng giảm dần từ 58% năm 2005 xuống cũn 50% năm 2007. Số lượng nhõn viờn nam tập trung nhiều ở Bộ phận kho vận.
Chi nhỏnh Cụng ty cú thế mạnh về nhõn lực do cú một đội ngũ nhõn viờn tuổi đời cũn rất trẻ. Tỷ lệ nhõn viờn cú tuổi từ 20 đến 30 luụn dao động qua cỏc năm từ 83% đến 85% trong tổng số nhõn viờn. Điều đú hứa hẹn nhiều tiềm năng về sự năng động, ham học hỏi và tinh thần cầu tiến của đội ngũ nhõn sự trong chi nhỏnh Cụng ty.
4. Một số kết quả đạt được của chi nhỏnh Cụng ty trong những năm qua và phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới. qua và phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
4.1. Một số kết quả đạt được.
Nghiờn cứu số liệu của chi nhỏnh Cụng ty qua 3 năm cú thể thấy tỡnh hỡnh kinh doanh của chi nhỏnh Cụng ty đó cú những chuyển biến đỏng kể, thể hiện ở một số chỉ tiờu tài chớnh sau:
Biểu 2.3: S TT Chỉ tiờu Đơn vị Thực hiện cỏc năm 2005 2006 2007 1 Tổng doanh thu Tr. đ 109.043 154.852 222.688 2 Nộp ngõn sỏch Tr. đ 56 56 56 3 Sản phẩm chớnh Ngành điện tử Tr. đ 50.160 72.007 104.664 Ngành điện lạnh Tr. đ 44.707 61.940 86.848 Ngành điện gia dụng Tr. đ 14.175 20.905 31.176 4 Tổng số nhõn viờn Người 190 165 155 5 Thu nhập bỡnh quõn 1000 đ/ng/thg 1.500 2.000 2.500
Sơ đồ 2.4: Doanh số theo ngành
Ngành điện tử: Ngành điện lạnh: Ngành điện gia dụng:
Qua một số chỉ tiờu kết quả chớnh về giỏ trị doanh thu ta thấy được về cơ bản chi nhỏnh Cụng ty TNHH Thương mại Tiếp thị Bến Thành đó khụng ngừng tăng trưởng, năng cao năng lực cạnh tranh và tiờu thụ sản phẩm. Giỏ trị doanh thu của chi nhỏnh Cụng ty năm 2006 đó tăng 42% so với năm 2005, năm 2007 tăng 43% so với năm 2006. Tuy hoạt động kinh doanh chưa cú lói nhưng mức doanh thu của chi nhỏnh Cụng ty tăng nhiều đó phản ỏnh sự biến động tương đối ổn định của chi nhỏnh Cụng ty.
Bắt đầu từ những bước đi đầu tiờn, với những nỗ lực khụng ngừng, Chi nhỏnh Cụng ty TNHH thương mại Tiếp thị Bến Thành đó nhanh chúng dần khẳng định mỡnh và tạo đà phỏt triển trong thời gian tới. Tỡnh hỡnh tài chớnh của chi nhỏnh Cụng ty đang dần ổn định, vốn qua cỏc năm cú chiều hướng tăng nhanh thể hiện qua biểu sau:
Biểu 2.5: Tỡnh hỡnh sử dụng vốn của chi nhỏnh Cụng ty qua 3 năm