Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

L ời nói đ ầu

2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

2.1.2.1. Chức năng

VIETRANS là một Công ty làm chức năng dịch vụ quốc tế về vận chuyển giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hoá, đại lý, tư vấn… cho các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực vận chuyển, giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hoá.

Công ty có những chức năng sau:

- Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác ở trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở, giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ, triển lãm, tài liệu, chứng từ có liên quan, chứng từ chuyển phát nhanh.

- Thực hiện các dịch vụ tư vấn về các vấn đề giao nhận, vận tải, kho hàng và các vấn đề khác có liên quan theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

- Nhận uỷ thác dịch vụ về kho vận, giao nhận, thuê và cho thuê kho bãi, lưu cước các phương tiện vận tải (tàu biển, ô tô, máy bay, sà lan, container,…) bằng các hợp đồng chọn gói từ cửa tới cửa và thực hiện các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá nói trên, như việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất nhập khảu, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hoá và giao nhận hàng hoá đó cho người chuyên chở để tiếp chuyển tới nơi quy định.

- Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá tren cơ sở giấy phép xuất nhập khẩu của Bộ Thương mại cấp cho Công ty.

- Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu hàng hoá quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam.

- Kinh doanh du lịch (dịch vụ khách sạn, hướng dẫn khách du lịch vận chuyển...) kinh doanh cho thuê văn phòng nhà ở.

- Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu…

2.1.2.2. Nhiệm vụ

Với chức năng trên, Công ty Giao nhận Kho vận ngoại thương có những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh của Công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và chức năng đã nêu của Công ty.

- Mua sắm, xây dựng bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện kỹ thuật của Công ty.

- Bảo đảm việc bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tạo nguồn vốn, bảo đảm trang trải về tài chính, sử dụng hợp lý, theo đúng chế độ, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, làm chọn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước.

- Thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận, chuyển chở hàng hoá bằng các phương tiện tiên tiến, hợp lý, an toàn trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyển chở, chuyển tải, lưu kho, lưu bãi, giao nhận hàng hoá và bảo đảm bảo quản hàng hoá an toàn trong phạm vị trách nhiệm của Công ty.

- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính, tài sản, các chế độ chính sách cán bộ và quyền lợi của người lao động theo cơ chế tự chủ, gắn việc trả công

với hiệu quả lao động bằng các hình thức khoán, chăm lo đời sống, đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ cho cán bộ công nhân viên của Công ty để đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ kinh doanh ngày càng cao.

- Tổ chức quản lý, chỉ đạo hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc Công ty theo cơ chế hiện hành.

- Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ kho vận, giao nhận, kiến nghị cải tiến biểu cước giá cước của các tổ chức vận tải có liên quan theo quy chế hiện hành, để có các biện pháp thích hợp bảo đảm quyền lợi của các bên khi ký kết hợp đồng nhằm thu hút khách hàng đem công việc đến để củng cố và nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường trong nước và quốc tế.

2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức công ty

Cơ cấu bộ máy tổ chức công ty được phân chia thành các khối và phòng ban như sau:

- Khối kinh doanh gồm các phòng: Phòng Hàng không, phòng Công trình, phòng Vận tải Quốc tế, Phòng xuất nhập khẩu (XNK), phòng Triển lãm, phòng Chuyển tài, phòng Giao nhận Vận tải, phòng Marketing, xí nghiệp Dịch vụ xây dựng 10, kho Yên Viên, kho Pháp Vân, đội xe.

- Khối quản lý gồm các phòng: Phòng kế toán, Tài vụ; phòng pháp chế đối ngoại, phòng tổ chức cán bộ, phòng tổng hợp, phòng hành chính quản trị.

- Khối liên doanh gồm các công ty: Lotus Joint Venture Co..Ltd (Liên doanh giữa Mỹ - Vietrans - Ucraina) và TNT - Vietrans express worldwide Vietnam Ltd (Liên doanh Việt Nam - Hà Lan).

- Chi nhánh của công ty bao gồm: VIETRANS Hải Phòng, VIETRANS Nghệ An, VIETRANS Đà Nẵng, VIETRANS Nha Trang, VIETRANS Quy Nhơn.

Các khối chịu sự quản lý trực tiếp của tổng giám đốc với sự giúp đỡ của 2 phó tổng giám đốc.

TỔNG GIÁM ĐÔC

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

Khối kinh doanh dịch vụ 1. Phòng Hàng không 2. Phòng Công trình 3. Phòng Vận tải Quốc tế 4. Phòng XNK 5. Phòng Triển lãm 6. Phòng Chuyển tài 7. Phòng Giao nhận Vận tải 8. Phòng Marketing 9. Xí nghiệp Dịch vụ xây dựng 10. Kho Yên Viên 11. Kho Pháp Vân 12. Đội xe Khối quản lý 1. Phòng KT, Tài vụ 2. Phòng Pháp chế đối ngoại 3. Phòng TCCB 4. Phòng Tổng hợp 5. Phòng HC quản trị Văn phòng đại diện ở nước ngoài 1. Odessa 2. Vladiv - ostock Công ty liên doanh 1. Lotus Joint Venture Co..Ltd (Liên doanh giữa Mỹ - Vietrans - Ucraina) 2. TNT - Vietrans express worldwide Vietnam Ltd (Liên doanh Việt Nam - Hà Lan) Chi nhánh 1. VIETRANS Hải Phòng 2. VIETRANS Nghệ An 3. VIETRANS Đà Nẵng 4. VIETRANS Nha Trang 5. VIETRANS Quy Nhơn.

2.2. Thực trạng vận tải đường biển tại VIETRANS2.2.1. Cơ sở hạ tầng vật chất 2.2.1. Cơ sở hạ tầng vật chất

Cơ sở vật chất của vận tải đường biển ở nước ta có đặc điểm riêng, đó là hầu hết đều do Nhà nước xây dựng, do chi phí để xây dựng những cầu cảng là rất lớn, các doanh nghiệp Việt Nam hầu như chưa có khả năng thực hiện. Do đó, cũng như các doanh nghiệp kinh doanh vận tải biển trong cả nước, VIETRANS cũng đang là một trong những đơn vị thực hiện khai thác cầu cảng biển của Nhà nước. Hiện nước ta có khoảng 60 cảng biển lớn nhỏ nằm dọc theo bở biển (gồm cảng tổng hợp, cảng chuyên dùng của Trung ương, địa phương và chuyên ngành) với tổng chiều dài khoảng 19.800m cầu tàu, 838.000m2 kho và gần 2.000.000m2 bãi chứa hàng. Hệ thống cảng biển này được chia làm 3 khu vực Bắc, Trung, Nam, trong đó có các cảng tổng hợp quan trọng là Quảng Ninh, Hải Phòng, Cửa Lò, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang, Sài Gòn, Cần Thơ... Việc khai thác hệ thống cầu cảng này sao cho có hiệu quả nhất vẫn luôn là bài toán khó đối với các doanh nghiệp kinh doanh vận tải biển Việt Nam. Tuy nhiên, cho đến nay, VIETRANS vẫn luôn được đánh giá là một đơn vị khai thác có hiệu quả nhất trong hệ thống cảng biển Việt Nam. Không những vậy, vượt qua nhiều doanh nghiệp khác, VIETRANS là đơn vị duy nhất của Bộ Thương mại có hệ thống cầu cảng riêng. Trong giai đoạn 2001-2005, bằng nhiều nỗ lực tăng trưởng phát triển kinh doanh, công ty đó có đủ năng lực xây dựng được 500m cầu cảng.

Cùng với việc xây dựng cầu cảng, Công ty còn có nhiều tàu biển trong đó có 3 tầu biển trọng tải 10.000 tấn mỗi chiếc. Đây có thể nói là một ưu thế rất mạnh của công ty làm giảm rất nhiều chi phí so với việc phải đi thuê tàu. Với ưu thế cạnh tranh về giá do vừa có cầu cảng riêng, vừa có đội tàu riêng nên VIETRANS luôn giành được những hợp đồng có giá trị lớn có khả năng đem lại lợi nhuận cao.

động kinh doanh vận tải biển, do đó từ lâu Công ty đã xây dựng được một cơ sở vật chất hùng hậu với hệ thống kho bãi trải dài khắp đất nước, hơn 200 đầu xe vận tải với nhiều chủng loại đủ đáp ứng nhu cầu vận tải phục vụ kinh doanh. Riêng trong giai đoạn 2001-2005, công ty đã xây dựng được khoảng 160.000m2 bãi container, mua sắm các thiết bị bốc dỡ, phục vụ cho việc khai thác cầu cảng, xây dựng thêm hàng chục ngàn m2 kho chứa hàng có chất lượng quốc tế. §ång thêi, các văn phòng chi nhánh được cải tạo nâng cấp khang trang, tăng thêm niềm tin cho các đối tượng trong và ngoài nước.

2.2.2. Phương thức quản lý kinh doanh

Không chỉ chú trọng vào cơ sở vật chất thiết bị, từ năm 2001, VIETRANS đã thay đổi toàn diện tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty, đổi mới phương thức hoạt động kinh doanh cho phù hợp với nền kinh tế thị trường đa dạng hoá các loại hình dịch vụ, trong đó lấy kinh doanh giao nhận vận tải và khai thác cảng biển làm trọng tâm theo hướng mở rộng thị trường nước ngoài. Trên cơ sở khai thác triệt để những thế mạnh và lợi thế vốn có của công ty trong kinh doanh như hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật về kho tàng bến bãi, cầu cảng, đất đai, thương hiệu và đội ngũ cán bộ được đào tạo có nhiều kinh nghiệm, hiện nay, công ty đã xây dựng được mạng lưới chi nhánh ở hầu hết các đầu mối giao thông quan trọng trên cả nước, đặt một số văn phòng đại diện ở nước ngoài, thiết lập các liên doanh trong lĩnh vực giao nhận và vận tải, đặt quan hệ bạn hàng trên khắp thế giới đảm bảo hàng hoá đưa từ Việt Nam đến bất kỳ nơi nào trên thế giới và ngược lại một cách nhanh chóng, an toàn và thuận lợi.

Để thực hiện được phương hướng trên, đồng thời cũng nhằm khắc phục tình trạng kém phát triển kéo dài suốt nhiều năm trước đó, ban lãnh đạo Công ty đã đưa ra khẩu hiệu mục tiêu xây dựng cơ quan “đoàn kết, ổn định và phát triển”. Bước đầu là việc xây dựng được chiến lược phát triển kinh doanh cho thời kì 2001-2005 và những năm tiếp theo, trong đó coi trọng mục tiêu nâng cao chất lượng giao nhận

vận tải quốc tế, đồng thời đa dạng hóa các loại hình dịch vụ trên cơ sở khai thác triệt để những thế mạnh và nhưng lợi thế vốn có của VIETRANS trong kinh doanh cũng như hệ thống cơ sở vật chất kĩ thuật về kho tàng biển bãi, cầu cảng, đất đai, thương hiệu và đội ngũ được đào tạo có nhiều kinh nghiệm, và mở thêm hoại động sản xuất gia công hàng xuất khẩu, đa dạnh hóa ngành nghề, đa phương hóa quan hệ, tổ chức tốt công tác thị trường để chiếm lĩnh và mở rộng thị phần ở trong và ngoài nước, từng bước khôi phục và thiết lập mới các mối quan hệ với các hãng tầu, với các đại lý, đến nay đã hình thành một mạng lưới đại lý mới trên toàn thế giới và có nhiều hãng tàu mới.

2.2.3. Công tác quản lý và đào tạo lao động

Trước hết là việc xây dựng một đội ngũ thuyền viên vững vàng về tay nghề. Đây là những lao động trực tiếp có đặc thù nghề nghiệp riêng, không chỉ có kỹ năng nghề nghiệp tốt mà còn phải có sức khoẻ tốt. Lực lượng lao động đặc biệt này luôn được công ty chú ý đào tạo và cập nhật kiến thức thường xuyên, nhất là việc huấn luyện thuyền viên ứng phó hợp lý, hiệu quả với những tình huống diễn ra bất thường trong quá trình vận chuyển hàng hoá nhằm đưa hàng hoá đến nơi an toàn. Vì vậy, công ty thường xuyên gửi thuyền viên của mình đi đào tạo tại các trường, trung tâm huấn luyện trong như các trường ở Hải Phòng, Nha Trang... và cả ngoài nước.

Tiếp đó, đối với bộ phận gián tiếp, là việc đổi mới toàn diện bộ máy cơ cấu tổ chức theo hướng năng động gọn nhẹ phù hợp với cơ chế quản lý. Theo đó, các phòng ban làm ăn thua lỗ, hiệu quả thấp bị giải tán. Các bộ phận còn lại được tổ chức theo chiều hướng chuyên môn hóa, tránh chồng chéo nghiệp vụ lẫn nhau. Đồng thời, công ty liên tục mở lớp đào tạo nâng cao, đào tạo lại, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ để đáp ứng nhu cầu công việc trong đó đặc biệt quan tâm tới việc trẻ hóa đội ngũ cán bộ, tạo cơ hội để lớp trẻ được đóng góp sức lực trí tuệ, xây dựng

bình 30-35 tuổi, VIETRANS đang có trong tay một lực lượng lao động đầy triển vọng. Đặc biệt, công ty không ngần ngại cho phép cán bộ được nghỉ việc tạm thời để đi đào tạo dài hạn ở nước ngoài với cơ chế sẵn sàng nhận họ trở lại làm việc khi đã hoàn thành khoá học. Điều này đã thu hút được rất nhiều người tài đến với công ty cũng như tạo sự tin tưởng của người lao động vào cách dùng người của ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Tiếp đó, công ty đã mạnh dạn cử những cán bộ có năng lực chuyên môn giỏi, phẩm chất đạo đức trong sáng, có ngoại ngữ giỏi cử sang làm việc tại các liên doanh được Công ty giáo dục chính trị tư tưởng một cách vững vàng, làm việc theo nguyên tắc hòa nhập mà không bị hòa tan, hợp tác chặt chẽ với các đối tác. Xây dựng nếp sống văn hóa trong doanh nghiệp và tác phong công nghiệp, xây dựng tinh thần đoàn kết từ Văn phòng Công ty đến các chi nhánh và giữa các chi nhánh với nhau, tạo nên sức mạnh tổng hợp.

Để tạo động lực kinh tế đối với lực lượng lao động, công ty đã xây dựng cơ chế phân phối gắn với kết quả lao động, xóa bỏ chủ nghĩa phân phối bình quân. Điều này đã khiến cho người lao động trong công ty có ý thức trách nhiệm hơn đối với hoạt động kinh doanh của công ty bởi nó gắn chặt với quyền lợi của chính bản thân mỗi người.Chính vì thế, năng suất lao động trong đơn vị được tăng lên đã góp phần làm cho đời sống cán bộ công nhân viên công ty đã ngày càng được cải thiện với mức tiền lương bình quân tăng từ 3,5 triệu đồng năm 2001 lên 5,1 triệu đồng năm 2005.

2.2.4. Thực trạng kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường biển tại VIETRANS biển tại VIETRANS

Dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường biển là một trong lĩnh vực hoạt động chính của VIETRANS. Doanh thu từ hoạt động này chiếm một tỷ trọng khá cao trong tổng doanh thu của Công ty, chiếm khoảng 50 – 60 sản lượng hàng hóa xuất

nhập khẩu của công ty, và 10 -12% sản lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường biển của cả nước.

Tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận bằng vận tải biển

Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu N ăm 2001 N ăm 2002 N ăm 2003 N ăm 2004 N ăm 2005 Doanh thu (DT) 60.473 96.094 120.777 133.466 171.341 Lợi nhuận (LN) 19.095 25.832 27.437 31.236 35.173

( Nguồn: Báo cáo tổng kết 2001 - 2005 của Phòng Kế toán)

Qua số liệu bảng trên ta thấy từ năm 2001, hoạt động giao nhận bằng đường biển ngày càng tăng do công ty thấy được tầm quan trọng và hiệu quả của hoạt động này, nên đã tăng cường đầu tư và chú trọng đến hoạt động vận tải biển. Tuy vậy, hoạt động của công ty không phải hoàn toàn thuận lợi. Và nếu nhìn vào bảng tổng sản lượng hàng hoá giao nhận dưới đây, ta thấy hoạt động giao nhận của Công ty khá thất thường, đôi lúc biến động mạnh.

Tổng sản lượng hàng hoá giao nhận thông qua vận tải biển

Đơn vị: Tấn Năm 2001 2002 2003 2004 2005 Sản lượng giao nhận 44.000 40.000 46.824 42.216 49.752 Giao nhận hàng xuất 32.803 20.000 24.620 18.745 23.850 Giao nhận hàng nhập 11.197 15.000 22.204 23.471 25.902

( Nguồn:Do Phòng Kế toán cung cấp)

Nhìn bảng trên ta thấy sản lượng giao nhận bằng đường biển của công ty lên