I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY.
2. Cơ cáu tổ chức của công ty.
GIÁM ĐỐC CÔNG TY Phó giám đốc
Quan hệ công việc hai chiều
GIÁM ĐỐC CÔNG TY Phó giám đốc Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phó giám đốc phụ trách sản xuất 1. Xưởng sản xuất sơn trắng và Mastic 2. Xưởng sản xuất sơn mầu + Phòng Kế toán thống kê, Kế hoạch + Văn Phòng Phòng Kinh doanh Chi nhánh Công ty tại thành phố Vinh - Nghệ An - Các đại lý bán hàng và khách hàng trong nước - Khách hàng nước ngoài Các đại lý bấn hàng và khách hàng của chi nhánh
Tổ chức công ty hiện nay có:
+ Giám đốc công ty
+ Phó giám đốc phụ trách sản xuất + Phó giám đốc phụ trách kinh doanh
+ Phòng Kế toán thống kê, Kế hoạch, Văn phòng: 3 người (1 kế toán trưởng)
+ Phòng kinh doanh: 4 + Xưởng sản xuất:
a. Xưởng sản xuất các loại sơn trắng + Mastic: 17 người b. Xưởng sản xuất các loại sơn màu + Tranh đá: 9 người + Chi nhánh Công ty tại Tp Vinh - Nghệ An: 3 người
Về cơ cấu tổ chức của công ty tinh giản và gọn nhẹ: từ phòng ban ở công ty cũng như 2 xưởng sản xuất và chi nhánh từng người có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể.
+ Tổng số CBCNV hiện nay của công ty có 39 người. Bao gồm: Bộ phận quản lý doanh nghiệp: 10 người, 2 xưởng sản xuất là 26 người; chi nhánh công ty tại thành phố Vinh - Nghệ An là 3 người.
Chức năng nhiệm vụ:
- Giám đốc là người sáng lập ra công ty. Trực tiếp góp 80% vốn pháp định theo luật định. Vì vậy giám đốc là người chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn diện mọi hoạt động của công ty. Từ tổ chức bộ máy, tổ chức sản xuất kinh doanh đến chỉ đạo quản lý về kỹ thuật, quản lý nhân lực, quản lý vật tư, quản lý tài chính, quản lý khoa học kỹ thuật đến quản lý thị trường ở tất cả các khâu của hệ thống khách hàng cung cấp nguyên vật liệu đầu vào và công nghệ cũng như khách hàng là đại lý tiêu thụ sản phẩm của công ty v.v…
Với sự chỉ đạo và quản lý toàn diện của giám đốc như trên nhằm cho công ty hoạt động ở mọi lĩnh vực đạt được sự thông suốt và mang lại hiệu quả kinh tế cao. Bảo toàn và phát triển được nguồn vốn chủ sở hữu của doanh
nghiệp cũng như đạt được sự tiến bộ về kỹ thuật và không ngừng đổi mới công nghệ nhằm nâng cao số lượng, chất lượng sản phẩm, phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của thị trường trong và ngoài nước.
- Phó giám đốc phụ trách về kỹ thuật và sản xuất: là người giúp việc giám đốc chỉ đạo xưởng sản xuất sản phẩm. Mọi sự chỉ đạo của phó giám đốc kỹ thuật đối với 2 xưởng sản xuất là trực tiếp, cụ thể, sát sao đối với từng loại sản phẩm của công ty, thông qua các thông số kỹ thuật và chất lượng của từng sản phẩm được sản xuất ra.
- Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: là người trực tiếp phụ trách phòng kinh doanh, giúp việc giám đốc trên các lĩnh vực chỉ đạo hệ thống m:
+ ổn định và mở rộng thị trường; mở rộng mạng lưới bán hàng thông qua các đại lý trên địa bàn Hà Nội cũng như ở các tỉnh miền núi phía Bắc, Đông Bắc, vùng đồng bằng và các tỉnh từ Hà Tĩnh trở ra. Nhằm đưa khối lượng sản phẩm của công ty sản xuất ra tiêu thụ chiếm thị phần ngày càng lớn trên thị trường trong nước.
+ Nghiên cứu thị trường nước ngoài để sản xuất sản phẩm xuất khẩu tiêu thụ ở các nước Đông Âu, Nhật Bản và thị trường Mỹ…
- Phòng Kinh doanh: Dưới sự chỉ đạo và kinh nghiệm trực tiếp của Phó giám đốc kinh doanh, cử cán bộ và nhân viên triển khai hệ thống marketing trên các lĩnh vực;
+ Đặt các mạng lưới giới thiệu sản phẩm các Catalo và bảng màu của các sản phẩm sơn ở các tỉnh thông qua đại lý bán hàng.
+ Thực hiện công việc quảng cáo sản phẩm của mình ở một số báo chí, tập san lớn, cũng như ở các dịp Hội chợ quảng bá sản phẩm về vật liệu xây dựng ở khu vực: thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hà Nội, Sơn La, Quảng Ninh…
+ Xây dựng thương hiệu sản phẩm của công ty đưa lên mạng Internet. + Hình thành được các đại lý bán hàng ở các địa phương tới nay đã ổn
định và ngày càng phát triển. Qua đó giới hạn cho mỗi đại lý được tiêu thụ sản phẩm của công ty mang yếu tố độc quyền ở một địa bàn nhất định.
+ Xây dựng và đặt các biển quảng cáo bán hàng tới các đại lý cũng như khách hàng theo quyết định giá của công ty.
+ Thanh toán tiền hàng ngay những lô hàng lớn với các đại lý và khách hàng. Những khách hàng là đại lý lớn, đã có bề dày quan hệ mua bán sòng phẳng với công ty. Công ty có thể giao hàng lo sau đồng thời thanh toán tiền lô trước.
+ Thực hiện quản lý chặt chẽ việc bán hàng, giao hàng, tình hình thu nộp đối với các đại lý và khách hàng. Thanh toán sòng phẳng tiền hàng giữa Công ty và các đại lý. Hạn chế thấp những thất thoát phát sinh đối với tiền, hàng.
+ Hàng tháng tổng kết, cân đối việc giao hàng, thu tiền bán hàng qua đó rút kinh nghiệm trong việc triển khai tiêu thụ sản phẩm và thu tiền bán hàng.
+ Thông qua các đại lý hoặc khách hàng, cử cán bộ kỹ thuật tới địa bàn sử dụng sản phẩm của công ty để hướng dẫn về thao tác; kỹ thuật sử dụng sản phẩm đối với thợ thi công công trình. Vì vậy khách hàng tin tưởng sản phẩm của công ty. Qua đó công ty nắm bắt ngay được ưu điểm hoặc khiếm khuyết của từng loại sản phẩm do công ty sản xuất ra. Từ đó mà khắc phục về mặt kỹ thuật trong sản xuất sản phẩm cũng như khắc phục được những nhược điểm của thợ trong quá trình thi công đối với công trình xây dựng ở từng địa bàn có thời tiết khí hậu khác nhau.
+ Thường xuyên gặp gỡ các đại lý và khách hàng lớn để thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm tới người tiêu dùng trực tiếp. Không để tình trạng hàng tồn lâu ở các đại lý, qua đó giúp cho việc thu hồi tiền bán hàng kịp thời. Hạn chế được nhiều tôn thất về nợ khó đòi hoặc sản phẩm tồn lâu quá thời hạn cho phép.
+ Có những ưu đãi về tỷ lệ thưởng hoặc tỷ lệ chiết khấu đối với những đại lý đạt được doanh số lớn và giao nộp tiền bán sản phẩm nhanh gọn.
- Phòng Kế toán: giúp việc trực tiếp cho giám đốc trong khâu hạch toán kế toán giá thành sản phẩm; quyết toán các loại thuế đối với Nhà nước, kế toán các khoản doanh thu tiêu thụ sản phẩm, các khoản công nợ thu hồi và công nợ trong thanh toán. Kế toán trong khâu nhập nguyên nhiên vật liệu cũng như thực hiện các định mức tiêu hao vật tư trong quá trình sản xuất sản phẩm, kế toán các nghiệp vụ vốn bằng tiền và khấu hao tài sản cố định.
Xây dựng các định mức về sử dụng vật liệu, định mức lao động trong quá trình sản xuất sản phẩm. Trong quá trình thu mua vật liệu và bảo quản dự trữ vật liệu cho sản xuất.
Lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính, kế hoạch lao động hàng năm trình các cơ quan chức năng duyệt.
Thực hiện quản lý các loại vốn, các loại giá đầu vào, đầu ra của quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Thường xuyên đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh của công ty ở từng khâu, từng giai đoạn và từng thời gian cụ thể… Thông qua đó giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt được mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để có biện pháp tăng cường quản lý qua các khâu: thu mua nguyên vật liệu đầu vào, khâu sử dụng vật liệu, nhân công, tài sản cố định trong sản xuất và khâu dự trữ tiêu thụ sản phẩm v.v…
- Xưởng sản xuất (1) và (2): Do một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật phụ trách và chỉ đạo trực tiếp. Cả 2 xưởng đã được bố trí máy móc thiết bị tiên tiến và gồm 30 công nhân kỹ thuật có trình độ đảm nhiệm công việc sản xuất sản phẩm sơn các loại và Mastic.
Đội ngũ công nhân của 2 xưởng luôn được đào tạo kèm cặp trực tiếp và không ngừng nâng cao tay nghề. Vì quá trình sản xuất sản phẩm của công ty có tạo ra được lớn về số lượng và đảm bảo chất lượng sản phẩm hay không điều cốt lõi là phụ thuộc vào sự quản lý của phụ trách xưởng, của cán bộ kỹ thuật và ý thức trách nhiệm, trình độ tay nghề của công nhân. Điều đó được thể hiện bằng sự tăng trưởng về giá trị sản phẩm sản xuất ra và tiêu thụ như sau:
Giá trị sản lượng sản phẩm thực hiện (Triệu đồng) Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Giá trị sản lượng thực hiện 160 2.091 3.580 3.953 5.068
- Năm 2001: Mới đi vào sản xuất
- Năm 2002: Là năm ổn định và bước đầu phát triển - Năm 2003: so với năm 2002 mức tăng trưởng = 71% - Năm 2004: So với năm 2003 mức tăng trưởng = 10,4% - Năm 2005: So với năm 2004 mức tăng trưởng = 28,5% - Chi nhánh công ty tại thành phố Vinh - Nghệ An
Tiền thân là cửa hàng kinh doanh sơn Nghệ An được thành lập vào tháng 6/ 2004. Qua hoạt động 6 tháng đã đạt hiệu quả cao. Năm 2005 đã phát triển thành chi nhánh Công ty sơn ROSA. Biên chế tổ chức gọn nhẹ, gồm những người có phẩm chất đạo đức tốt và năng lực tinh thông về nghiệp vụ kinh doanh. Đảm nhiệm địa bàn kinh doanh sản phẩm của công ty ở hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh.
Đã thực hiện tốt công tác marketing: từ khâu tiếp thị giới thiệu sản phẩm đến công việc kinh doanh bán hàng và thực hiện dứt điểm khâu thanh toán thu tiền bán hàng, không để xảy ra tình trạng đọng hàng cũng như tiền bán hàng không có sự tổn thất xảy ra.
Thông qua bán hàng, giới thiệu về sản phẩm: chi nhánh đã hướng dẫn những đại lý trực thuộc và khách hàng về kỹ thuật, phương pháp sử dụng sản phẩm của công ty nên thị trường ở khu vực này ổn định và phát triển rộng. Giá trị sản phẩm của công ty tiêu thụ ở khu vực này chiếm thị phần ngày một nâng cao, uy tín sản phẩm của công ty ngày càng lớn. Được khách hàng đánh giá cao về chất lượng sản phẩm tốt, giá cả hợp lý.
Kết quả kinh doanh của chi nhánh đạt được:
Chỉ tiêu 6 tháng 2004 Năm 2005 Ghi chú
Doanh thu bán hàng 250 1025
Sản phẩm lưu kho 0 15
Thu tiền bán hàng 245 1015
Công nợ khó đòi 0 0
Thu nhập bình quân 1 người/ tháng 1450 1750
Nộp về công ty 237 937