C cho nhà xuất khẩu
2.2.1.1.Quy trình xử lý và quyền hạn, trách nhiệm của các cấp có thẩm quyền và thanh toán viên trong một giao dịch thuộc nghiệp vụ thu tiền hàng
DỊCH NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM
2.2.1.1.Quy trình xử lý và quyền hạn, trách nhiệm của các cấp có thẩm quyền và thanh toán viên trong một giao dịch thuộc nghiệp vụ thu tiền hàng
quyền và thanh toán viên trong một giao dịch thuộc nghiệp vụ thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ tại Sở giao dịch Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam
Mỗi một giao dịch thuộc nghiệp vụ thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ tại Sở giao dịch phải được thực hiện qua ít nhất là một TTV và một CTQ. Trong đó CTQ là cấp được quyền duyệt giao dịch bao gồm Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được Giám đốc uỷ quyền, Trưởng phòng Thanh toán xuất khẩu, kiểm soát viên. Mỗi một giao dịch đều phải được các TTV thực hiện và được CTQ duyệt lại trên Hệ thống tài trợ thương mại _ Trade Finance. Trade Finace là module phục vụ các giao dịch TTQT, là một trong các module tác nghiệp thuộc hệ thống Ngân hàng lõi – Core Banking (một hệ thống phần mềm tích hợp các ứng dụng tin học trong quản lý thông tin, tài sản, giao dịch, quản trị rủi ro…trong hệ thống NH) _ được Vietcombank đưa vào ứng dụng tại Hội sở chính và các Chi nhánh từ tháng 11 năm 2003. Để xử lý các giao dịch trên Hệ thống tài trợ thương mại (sau đây gọi tắt là “Hệ thống”), mỗi một TTV, kiểm soát viên và Trưởng phòng đều phải được Giám đốc/Phó Giám đốc uỷ quyền cấp một mã truy cập và quyền thực hiện các giao
dịch (đối với TTV) hoặc hạn mức duyệt giao dịch (đối với CTQ) và phải chịu trách nhiệm đối với các giao dịch được tạo hoặc được duyệt trên Hệ thống theo mã truy cập của mình.
Việc thực hiện giao dịch của TTV sẽ được tiến hành theo các bước gồm (1) nhập thông tin; (2) tạo các bút toán hạch toán (ghi Có, ghi Nợ trong các tài khoản liên quan) và tạo chứng từ (nếu có); cuối cùng là (3) chuyển giao dịch sang CTQ phê duyệt. Với mỗi giao dịch phát sinh trong ngày, các TTV sẽ phải xem xét kỹ các yêu cầu nghiệp vụ trước khi sử dụng mã truy cập của mình để nhập thông tin và tạo các bút toán của giao dịch đó trên Hệ thống hỗ trợ thanh toán. Việc nhập thông tin và tạo các bút toán phải được TTV thực hiện tuân thủ theo các yếu tố như: Hạn mức giao dịch của khách hàng được NH cấp, tỷ giá giao dịch được niêm yết trong ngày, biểu phí dịch vụ hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam, các mẫu điện Swift/Telex/thư/chứng từ giao dịch được cài đặt sẵn trên Hệ thống và được Trung tâm Tin học của Hội sở chính cập nhật theo quy định của tổ chức Swift và của Vietcombank…Khi trình giao dịch lên CTQ để xem xét, ký duyệt, TTV phải xuất trình đầy đủ hồ sơ chứng từ liên quan cũng như trình bày những ý kiến, đề xuất, nêu rõ các tình hình đặc biệt (nếu có) cho CTQ. Khi xảy ra các vướng mắc phát sinh không xử lý được, các TTV cũng phải báo cáo ngay lên CTQ để có biện pháp giải quyết kịp thời. TTV còn phải kiểm tra, đối chiếu các giao dịch đã thực hiện trong ngày sau khi chạy Batch (là việc xử lý theo lô các giao dịch trên Hệ thống của tất cả các Chi nhánh được thực hiện tập trung vào cuối ngày tại Trung tâm Tin học của Hội sở chính) bao gồm: Điện đi, giao dịch được duyệt, hạch toán trong ngày…để phát hiện các sai sót và khắc phục kịp thời. Nhiệm vụ cuối cùng của các TTV là tập hợp các chứng từ giao dịch (bản gốc và/hoặc bản sao) của giao dịch L/C và các giao dịch có liên quan đến giao dịch L/C (như các chứng từ nhận được từ khách hàng, các điện/thư đến và đi, các bút toán hạch toán thanh toán, chết khấu…) vào trong hồ sơ L/C và thực hiện bảo quản những hồ sơ này theo chế độ lưu trữ chứng từ hiện hành.
Đối với các CTQ, sau khi nhận được giao dịch do TTV/CTQ dưới quyền chuyển tới, các CTQ sẽ tiến hành duyệt giao dịch đó theo các bước gồm (1) kiểm tra các dữ liệu được nhập; (2) kiểm tra các bút toán và chứng từ (nếu có); (3) duyệt giao dịch và cuối cùng là (4) in các chứng từ của giao dịch. Việc duyệt giao dịch phải được CTQ thực hiện trọn gói, duyệt từ dữ liệu nhập vào cho đến các bút toán hạch toán và điện Swift, Telex, thư từ liên quan và đảm bảo các chứng từ, bút toán được duyệt và lưu trữ trong hệ thống phải khớp đúng với chứng từ được ký duyệt trên giấy. Sau khi thực hiện bước (1) và (2), CTQ có thể trả lại TTV những hồ sơ chưa hợp lệ, chuyển hồ sơ chứng từ lên CTQ cao hơn nếu xét thấy việc duyệt hồ sơ đó vượt thẩm quyền của mình. Các giao dịch phải được duyệt trong ngày, nếu không duyệt được thì phải huỷ giao dịch. Các bản điện/thư/chứng từ được in ra từ Hệ thống sau khi duyệt sẽ được coi là có giá trị pháp lý cuối cùng và các CTQ cũng là người phải chịu trách nhiệm cuối cùng đối với các giao dịch mà mình đã ký duyệt trên giấy tờ và trên Hệ thống một cách tương ứng trong phạm vi quyền hạn.
Ngoài những công việc chung ở trên, mỗi CTQ sẽ có những quyền hạn và trách nhiệm đặc thù sau:
(1) Giám đốc/Phó Giám đốc uỷ quyền:
- Ban hành văn bản quyết định về mã truy cập cũng như quyền truy cập, hạn mức sử dụng hệ thống cho Trưởng phòng thanh toán, kiểm soát viên, TTV và phân công người gửi các quyết định đó đến Trung tâm Tin học Hội sở chính để cài đặt trên Hệ thống.
- Phổ biến và tổ chức thực hiện, giám sát việc thực hiện các chế độ, quy định, văn bản liên quan đến thanh toán trong Sở giao dịch.
(2) Trưởng phòng Thanh toán xuất khẩu:
- Theo dõi, quản lý toàn bộ các nghiệp vụ và giải quyết mọi vướng mắc phát sinh trong phòng theo thẩm quyền.
- Hướng dẫn nghiệp vụ về vận hành Hệ thống theo đúng “Hướng dẫn sử dụng” (các văn bản hướng dẫn truy cập, thao tác, xử lý, duyệt các
giao dịch được thực hiện trên Hệ thống) cho các Kiểm soát viên và TTV trong phòng.
- Theo dõi việc thực hiện các chế độ, quy định, văn bản liên quan đến thanh toán trong phòng.
(3) Kiểm soát viên (trực thuộc phòng Thanh toán xuất khẩu): Là người kiểm tra chứng từ thứ hai sau TTV và chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc tuyên bố tình trạng của chứng từ trong trường hợp được phân công, ủy quyền.