C cho nhà xuất khẩu
DỊCH NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM
2.2.1.2. Hệ thống sản phẩm, kỹ thuật xử lý và trình tự thao tác các nghiệp vụ trong hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín
nghiệp vụ trong hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ tại Sở giao dịch Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam
Hệ thống sản phẩm được cung cấp bởi hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ của Sở giao dịch cho các doanh nghiệp xuất khẩu:
• Dịch vụ thông báo L/C/Sửa đổi L/C (Sở giao dịch là NHTB):
- Mô tả sản phẩm: Nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C từ NH nước ngoài, Sở giao dịch tiến hành kiểm tra tính chân thực của L/C hoặc sửa đổi L/C và thông báo đến khách hàng qua điện thoại. Bản gốc L/C hoặc sửa đổi L/C sẽ được giao trực tiếp cho khách hàng tại Sở giao dịch hoặc qua dịch vụ bưu điện.
- Lợi ích của khách hàng khi sử dụng sản phẩm: Được Sở giao dịch nhanh chóng kiểm tra tính chân thực của L/C trước khi tiến hành thông báo; khi giao L/C cho khách hàng, Sở giao dịch sẽ lưu ý khách hàng những điều khoản L/C không có lợi cho người xuất khẩu; khách hàng còn có thể liên hệ với Sở giao dịch trước khi ký kết hợp đồng để được tư vấn miễn phí vè các điều khoản thanh toán và nội dung L/C nhằm đảm bảo an toàn thanh toán.
- Điều kiện để được sử dụng sản phẩm: Khách hàng cần yêu cầu người mở L/C (đối tác nhập khẩu) phát hành L/C thông báo qua Sở giao dịch và để đảm bảo an toàn thanh toán khách hàng nên đề nghị Sở giao dịch tư vấn các điều khoản thanh toán và lựa chọn NHPH trước khi ký kết hợp đồng.
• Dịch vụ nhận bộ chứng từ gửi đi thanh toán theo L/C (Sở giao dịch là NHđCĐ):
- Mô tả sản phẩm: Sở giao dịch tiếp nhận bộ chứng từ, kiểm tra chứng từ và lưu ý khách hàng về các sửa đổi cần thiết rồi gửi chứng từ đi đòi tiền NH nước ngoài. Trường hợp không chiết khấu, Sở giao dịch lập lệnh đòi tiền theo quy định của L/C và ghi Có vào tài khoản của khách hàng ngay khi được NH bạn thanh toán. Trường hợp chiết khấu, Sở giao dịch ghi Có vào tài khoản khách hàng theo đúng thoả thuận chiết khấu.
- Lợi ích của khách hàng khi sử dụng sản phẩm: Sở giao dịch sẽ kiểm tra bộ chứng từ và lưu ý khách hàng về các sai sót và gợi ý sửa đổi (nếu có); sau khi gửi bộ chứng từ đi, Sở giao dịch cũng sẽ hỗ trợ khách hàng theo dõi hành trình của bộ chứng từ để đảm bảo chúng không bị thất lạc và phải được gửi đến đúng nơi, đúng hạn.
- Để được sử dụng sản phẩm: Khách hàng cần yêu cầu đối tác nhập khẩu phát hành L/C trong đó Sở giao dịch là NHđCĐ hoặc L/C phải là loại có thể thanh toán tại bất cứ NH nào. Đối với những L/C chỉ định một NH cụ thể khác mà không phải Sở giao dịch thì Sở sẽ chỉ thực hiện tiếp nhận bộ chứng từ và gửi đi, được miễn trách kiểm tra chứng từ.
• Dịch vụ thanh toán tiền hàng xuất khẩu (Sở giao dịch là NH chuyển chứng từ):
- Mô tả sản phẩm: Trường hợp không chiết khấu, Sở giao dịch sẽ lập lệnh đòi tiền theo quy định của L/C và ghi Có vào tài khoản của khách hàng ngay khi được NH nước ngoài thanh toán. Trường hợp chiết khấu, Sở giao dịch ghi Có vào tài khoản của khách hàng theo đúng thoả thuận chiết khấu.
- Lợi ích khi sử dụng sản phẩm: Việc thanh toán sẽ được thực hiện trực tiếp giữa NH nước ngoài và Sở giao dịch hoặc qua trung gian với số lượng ít nhất để giúp khách hàng thu hồi tiền hàng trong thời gian ngắn nhất với mức phí hợp lý; khách hàng cũng có thể yêu cầu được chiết khấu tại Sở giao dịch và có thể đợc thanh toán ngay sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.
- Để được sử dụng sản phẩm: Khách hàng chỉ cần xuất trình bộ chứng từ cần thanh toán tại Sở giao dịch (tức là Sở giao dịch không nhất thiết phải là NHđCĐ).
• Dịch vụ chiết khấu truy đòi bộ chứng từ theo L/C (Sở giao dịch là NHđCĐ hoặc NH chuyển chứng từ):
- Mô tả sản phẩm: Sở giao dịch sẽ tạm ứng tới một tỷ lệ nhất định trị giá bộ chứng từ thanh toán theo L/C. Nếu sau đó, NH nước ngoài từ chối thanh toán cho bộ chứng từ đã được chiết khấu, khách hàng phải hoàn trả lại số tiền đã được tạm ứng cho Sở giao dịch.
- Lợi ích khi sử dụng sẩn phẩm: Sản phẩm này dành cho các khách hàng là doanh nghiệp xuất khẩu theo phương thức L/C trả chậm nhưng có nhu cầu nhận được nguồn vốn sớm để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, với sản phẩm này, khách hàng sẽ được Sở giao dịch thanh toán trước thời hạn quy định của L/C, nhờ đó đảm bảo được nguồn vốn kinh doanh, tăng tính thanh khoản của bộ chứng từ, chủ động được luồng tiền trong hoạt động kinh doanh của mình. Mặt khác, khách hàng có thể nâng cao được khả năng cạnh tranh của
mình bằng cách cấp tín dụng cho người nhập khẩu thông qua việc chấp nhận thanh toán trả chậm.
- Để sử dụng sản phẩm: Bộ chứng từ phải đảm bảo hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C, luật áp dụng và các tập quán, thông lệ quốc tế.
Kỹ thuật xử lý và trình tự thao tác các nghiệp vụ trong hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ tại Sở giao dịch:
• Nghiệp vụ thông báo L/C/Sửa đổi L/C:
(1) Nhận và kiểm tra L/C:
L/C thông thường được chuyển tới Sở giao dịch dưới một trong ba hình thức là thư, điện Telex/Swift MT999 hoặc điện Swift theo mã chuẩn (MT700 hoặc MT710). Nếu là điện Telex/Swift MT999 (điện “vu vơ”) thì phải có xác nhận mã đúng “Test: OK”. Nếu là Swift MT700/MT710 thì đã được soạn theo mẫu chuẩn, giữa Vietcombank và NH gửi điện phải có mã của nhau thì mới mở và đọc được điện này, đây là loại điện đảm bảo tính chân thực cao nhất và phần lớn các L/C được gửi dưới hình thức này. Việc kiểm tra “Test” hoặc giải mã điện được thực hiện tại Trung tâm thanh toán của Hội sở chính, sau đó mới được gửi về cho Sở giao dịch qua mạng nội bộ. Tại phòng Thanh toán xuất khẩu, người được phân công kiểm tra điện/thư (có thể là Trưởng phòng hoặc một người khác) sẽ xem xét điện, nếu thấy không thuộc phạm vi phòng mình xử lý thì trả lại Trung tâm thanh toán (cũng theo đường mạng), còn nếu đúng thì sẽ đẩy điện đó cho các TTV trong phòng phụ trách, rồi in bảng kê điện đã nhận. Còn nếu L/C được gửi thẳng tới Sở giao dịch qua đường bưu điện dưới dạng thư thì người kiểm tra điện/thư sẽ ký nhận với bộ phận văn thư rồi fax cho Bộ phận quản lý mẫu chữ ký của NH đại lý tại Sở giao dịch đề nghị xác nhận và trong vòng 01 giờ làm việc nhận lại kết quả kiểm tra (qua fax) từ Bộ phận này. Nếu kết quả là “Chữ ký đúng và hợp lệ” thì người kiểm tra điện/thư sẽ đẩy thư qua cho TTV để xử lý nghiệp vụ.
Ghi chú: Trong trường hợp (1) trạng thái của L/C nhận được không tốt như điện bị chập, bị lỗi; thư bị mờ, bị rách hoặc (2) không xác nhận được chữ ký thì phải tiến hành thông báo ngay cho NH gửi L/C yêu cầu chuyển phát lại hoặc tra soát lại. Sau 03 ngày làm việc nếu NH gửi không hồi âm lại thì thực hiện từ chối thông báo như dưới đây.
TTV khi nhận được điện/thư sẽ kiểm tra lại một lần nữa “Test: OK”/xác nhận “Chữ ký đúng và hợp lệ”, sau đó sẽ tiến hành kiểm tra các điều kiện và điều khoản của L/C. Cụ thể, một L/C cần phải đảm bảo: Tên và địa chỉ của người hưởng lợi phải đầy đủ, rõ ràng; tên và địa chỉ đầy đủ hoặc mã Swift của NHTB khác (nếu có); các chỉ dẫn về việc thông báo L/C (thông báo trực tiếp cho người hưởng lợi hay thông báo qua NHTB khác); loại L/C phải là không huỷ ngang và có dẫn chiếu UCP áp dụng.
(2) Thông báo/Từ chối thông báo L/C :
Trường hợp L/C không đủ những điều kiện trên hoặc đủ điều kiện nhưng vẫn thấy nghi vấn (như giá trị quá lớn đối với hàng thời vụ; mua bán vòng vèo; L/C dài, lòng vòng, nhắc đi nhắc lại...) thì TTV sau khi hỏi ý kiến và được sự đồng ý của CTQ sẽ lập điện gửi NH gửi để từ chối thông báo L/C đó (trong vòng 03 ngày kể từ khi nhận được L/C ).
Trường hợp L/C đạt đủ điều kiện thì TTV nhập thông tin về L/C vào Hệ thống, lựa chọn hình thức thông báo, thu phí thông báo, giao thông báo L/C thích hợp và tạo hồ sơ L/C. Có hai hình thức thông báo L/C:
Thông báo trực tiếp cho người hưởng lợi (MT700): TTV lập Thư thông báo gửi người hưởng. Sau khi thu được phí từ người hưởng lợi, tạo các bút toán và chứng từ cần thiết thì TTV sẽ giao ngay cho người hưởng lợi 01 bản L/C trực tiếp tại Sở giao dịch và yêu cầu người hưởng lợi ký xác nhận hoặc gửi cho họ qua đường bưu điện. Trường hợp người hưởng lợi chưa trả phí thì chỉ gửi cho họ bản sao của L/C. Trong hồ sơ L/C, TTV phải lưu L/C bản sao/gốc, 01 bản Thư thông báo, Giấy báo Nợ/Có và các chứng từ liên quan khác.
Thông báo qua NHTB khác (MT710): TTV lập 01 bản Thư thông báo (trên đó ghi rõ số phí phải thu, chỉ thị thanh toán) bằng Swift (MT710)/Telex có mã/Thư theo mẫu, kèm 01 L/C gốc gửi cho NHTB đó. Khi nhận được phí do NHTB này trả, TTV tạo các bút toán và lập hồ sơ L/C với các chứng từ cần thiết.
(3) Thông báo Sửa đổi L/C (Sở giao dịch chỉ thông báo những Sửa đổi L/ C mà L/C gốc do Sở giao dịch thông báo):
Trường hợp nhận thông báo sửa đổi từ NHPH, NHTB khác: TTV phải đối chiếu nội dung của Sửa đổi L/C với nội dung của L/C đã thông báo, đặc biệt là phần tên và địa chỉ của người hưởng phải khớp giữa hai L/C. Nếu có thay đổi người hưởng thì TTV phải thông báo sửa đổi cho người hưởng cũ, đề nghị họ đồng ý cho NHPH huỷ L/C và phát hành L/C mới cho người hưởng mới, sau khi có ý kiến đồng ý của người hưởng cũ thì TTV lập điện/thư yêu cầu NHPH huỷ L/C cũ và phát hành L/C cho người hưởng mới.
Trường hợp nhận yêu cầu sửa đổi từ người hưởng: Khi người hưởng có yêu cầu sửa đổi L/C thì TTV có thể đề nghị người hưởng làm việc trực tiếp với người mở L/C để đề nghị NHPH sửa đổi L/C. Nếu người hưởng muốn thông qua Sở giao dịch để làm việc đó thì TTV lập điện/thư gửi NHPH đề nghị sửa đổi L/C. Nếu nhận được chấp nhận sửa đổi L/C của NHPH thì TTV thực hiện thông báo Sửa đổi L/C theo các bước như thông báo L/C. Nếu NHPH không chấp nhận sửa đổi L/C thì TTV thông báo lại ý kiến đó cho người hưởng lợi.
• Nghiệp vụ xử lý chứng từ theo L/C (tiếp nhận, kiểm tra, gửi đi đòi tiền và thanh toán):
(1) Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ:
Người hưởng lợi sẽ phải lập rồi gửi cho Sở giao dịch một bộ “Hồ sơ yêu cầu gửi chứng từ đòi tiền theo L/C” bao gồm: L/C gốc và các sửa đổi (nếu có); Thư thông báo L/C/Sửa đổi L/C (nếu có); bộ chứng từ (bao gồm bộ chứng từ gốc để gửi đi và bộ chứng từ sao để lưu tại Sở giao dịch) và “Thư yêu cầu thanh toán chứng từ
hàng xuất theo hình thức L/C” do khách hàng tự điền vào mẫu có sẵn của Sở giao dịch.
Khi tiếp nhận hồ sơ chứng từ, các TTV sẽ kiểm tra loại và số lượng chứng từ thực nhận so với liệt kê trên Thư yêu cầu thanh toán rồi ký nhận. Sau đó, TTV tiến hành sơ kiểm bộ chứng từ, đối chiếu với nội dung L/C và Sửa đổi L/C, nhập thông tin hồ sơ giao dịch vào Hệ thống để theo dõi việc nhận và giao chứng từ, tránh thất lạc và chậm trễ.
Đối với những L/C quy định bộ chứng từ được xuất trình và thanh toán tại NHPH hoặc một NHđCĐ khác thì Sở giao dịch được miễn trách kiểm tra chứng từ. Tuy nhiên, trên thực tế với những bộ chứng từ này, Sở giao dịch vẫn tiến hành kiểm tra và báo lỗi cho khách hàng để sửa chữa rồi mới gửi bộ chứng từ đi đòi tiền.
Những L/C còn lại sẽ được tiến hành kiểm tra một cách nhanh nhất sau khi tiếp nhận. Trước tiên, bộ chứng từ sẽ được kiểm tra tổng thể về ngày tháng (xem có vi phạm thời hạn L/C, thời hạn giao hàng và thời hạn xuất trình không), số tiền (có vượt giá trị của L/C không, có tương ứng với việc giao hàng từng phần không). Sau kiểm tra tổng thể sẽ đi vào kiểm tra nội dung cụ thể của từng chứng từ theo nguyên tắc: (1) Kiểm tra sự phù hợp giữa bộ chứng từ được xuất trình với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C/Sửa đổi L/C; (2) kiểm tra sự phù hợp của chứng từ đối với những quy định trong UCP, URR được dẫn chiếu áp dụng và các tập quán NH chuẩn quốc tế; (3) kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau; (4) cuối cùng là kiểm tra sự phù hợp của chứng từ theo thông lệ và logic thông thường. Việc kiểm tra chứng từ phải được thực hiện trước hết bởi 1 TTV, sau đó sẽ là 1 CTQ. Các ý kiến của TTV và CTQ về tình trạng bộ chứng từ phải được ghi rõ trên Phiếu kiểm tra chứng từ hàng xuất.
(2) Xử lý chứng từ đã kiểm tra và đòi tiền Ngân hàng thanh toán _ NHTT (NHPH, NHđCĐ, NHXN):
Đối với các chứng từ miễn trách kiểm tra (chỉ định xuất trình thanh toán tại NH khác), TTV lập Thư gửi chứng từ và gửi kèm với bộ chứng từ tới NHTT để đòi
tiền. Trong Thư gửi chứng từ nêu Chỉ thị thanh toán (yêu cầu NH nước ngoài tiến thanh thanh toán cho bộ chứng từ này) tuy nhiên không xác nhận tình trạng của chứng từ.
Đối với các chứng từ mà Sở giao dịch có trách nhiệm kiểm tra, sau khi kiểm tra chứng từ và quyết định chứng từ xuất trình phù hợp, không có bất hợp lệ, TTV tiến hành lập điện Swift (MT754 nếu đòi tiền NHPH; MT742 nếu đòi tiền NH hoàn trả) và/hoặc Thư gửi chứng từ và đòi tiền, trong điện/thư đó nêu Chỉ thị thanh toán và tuyên bố là “Chứng từ phù hợp với điều kiện và điều khoản của L/C”; rồi gửi điện/thư đó tới NHTT để đòi tiền.
Đối với các chứng từ mà Sở giao dịch có trách nhiệm kiểm tra mà sau khi kiểm tra quyết định là xuất trình không phù hợp, có sai sót thì TTV thực hiện thông báo ngay cho người hưởng lợi để đề nghị sửa chữa hoặc thay thế chứng từ. Sau khi nhận lại được chứng từ chuẩn từ người hưởng, TTV tiến hành lập Thư gửi chứng từ và đòi tiền như trên. Nếu bộ chứng từ có những lỗi không thể sửa chữa/thay thế được hoặc đã thông báo nhưng người hưởng không thực hiện sửa đổi, TTV yêu cầu người hưởng ghi ý kiến chịu mọi trách nhiệm về tình trạng của chứng từ lên phiếu kiểm tra rồi gửi thực hiện gửi chứng từ đòi tiền như trên và trong Thư gửi chứng từ nêu rõ các sai sót và bất hợp lệ, nêu Chỉ thị thanh toán và không tuyên bố về tình trạng của chứng từ.
(3) Theo dõi thanh toán và thực hiện thanh toán:
Sau 3 ngày kể từ ngày nhận được đòi tiền bằng điện hoặc sau 5 ngày kể từ