C cho nhà xuất khẩu
3 Thanh toán 01 bộ chứng từ 0,2% giá trị bộ chứng từ; Tối thiểu 5 USD, tối đa
2.2.3.1. Tính đầy đủ và hợp lý của quy trình thực hiện nghiệp vụ thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ và chất lượng áp
tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ và chất lượng áp dụng trong thực tiễn tại Sở giao dịch
Như đã trình bày, hiện nay trình tự tiến hành và kỹ thuật xử lý trong mỗi nghiệp vụ thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ của Sở giao
dịch đều được thể hiện trong bản “Quy trình thanh toán xuất nhập khẩu theo hình thức tín dụng chứng từ và nhờ thu chứng từ trong hệ thống Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam”, được ban hành ngày 23/01/2008 và có hiệu lực từ ngày 03/03/2008. So với những phiên bản trước đây, Quy trình mới này đã có bước cải tiến đáng kể về cả nội dung và cách thể hiện. Trước hết, Quy trình mới bên cạnh nội dung nghiệp vụ đã dành một phần chung để quy định rất chi tiết về quyền hạn và trách nhiệm của các CTQ và TTV trong việc thực hiện cũng như kiểm tra, kiểm soát hoạt động thanh toán, sau đó còn cụ thể hoá chúng trong từng nghiệp vụ cơ sở, nhờ vậy mà các cấp đều hiểu rất rõ ràng về những việc mình được/phải làm và không được/phải làm. Kế đó, toàn bộ Quy trình mặc dù vẫn được phân chia thành các mảng nghiệp vụ lớn (thanh toán xuất khẩu, thanh toán nhập khẩu, thanh toán nhập khẩu theo nguồn vốn vay nợ viện trợ) và trong mỗi mảng lớn lại được chia ra từng nghiệp vụ nhỏ, sắp xếp theo trình tự tiến hành (như thông báo L/C, xử lý chứng từ theo L/C, chiết khấu chứng từ hàng xuất theo L/C…); nhưng nội dung trong mỗi nghiệp vụ thành phần này, thay vì diễn giải dưới hình thức văn xuôi, có tính chất chỉ dạy hướng dẫn là chính như các phiên bản cũ thì ở Quy trình mới, tất cả chúng được trình bày dưới dạng các điều khoản và đánh số thứ tự từ đầu tới cuối Quy trình; trong mỗi điều khoản lại thực hiện phân chia thành các mục nhỏ tương ứng với các công đoạn (như tiếp nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ) hoặc các trường hợp có thể xảy ra (như chứng từ phù hợp và chứng từ không phù hợp), với các hướng dẫn về kỹ thuật nghiệp vụ trong từng mục được quy định chi tiết và đầy đủ hơn trước rất nhiều (đặc biệt là việc lượng hoá và cụ thể hoá những quy định về điều kiện chiết khấu chứng từ). Hình thức trình bày mới mang tính khoa học, phù hợp với logic hành động và suy nghĩ thông thường đã giúp cán bộ thanh toán dễ nhớ nội dung, dễ nhớ vị trí và nhờ vậy cũng dễ dàng hơn trong việc tra cứu các quy định. Các công đoạn và kỹ thuật nghiệp vụ thực hiện được trình bày chi tiết, cặn kẽ và rõ ràng còn giúp CTQ dễ dàng hơn trong việc kiểm tra, kiểm soát công việc của cấp dưới, nhanh chóng trong tra soát và phát hiện vị trí và nguyên nhân của các sai sót. Nhờ vậy mà
kể từ thời điểm áp dụng Quy trình mới, các trường hợp vướng mắc về thủ tục trong quá trình tác nghiệp đã giảm tương đối, việc chậm trễ trong giải quyết vướng mắc cũng đã được khắc phục phần nào bởi mỗi khi xảy ra sự cố thì mọi thành viên đều biết trình tự giải quyết, công việc mình cần làm và cách thức phối hợp để cùng tháo gỡ các vấn đề một cách nhanh chóng. Cùng với đó là sự quy định chi tiết hơn về thời hạn tối đa cho mỗi một thủ tục, một số thời hạn được rút ngắn hơn cho phù hợp với quy định mới của tập quán quốc tế và những cải tiến trong công nghệ, đã buộc các cán bộ thanh toán phải đẩy nhanh nhịp độ làm việc, chuyển thời gian nhàn rỗi thành thời gian có ích cho công việc. Kết quả là lượng giao dịch trung bình được thực hiện trong ngày của một thanh toán viên đã có dấu hiệu tăng lên, đồng nghĩa với việc năng suất và hiệu quả làm việc của mỗi người được nâng cao. Những lợi ích thiết thực do Quy trình mới mang lại cũng là động lực khiến các TTV cũng như CTQ chấp hành nó một cách tự giác và nghiêm túc.
Quy trình nghiệp vụ mới tuy đã tạo thuận lợi hơn rất nhiều cho tác nghiệp của cán bộ thanh toán nhưng vẫn tồn tại những vấn đề thuộc về nghiệp vụ, đóng vai trò rất quan trọng cho thành công của các giao dịch và là nguyên nhân của không ít những rủi ro mà Sở giao dịch gặp phải trong thu tiền hàng xuất khẩu theo L/C thì vẫn chưa được xét đến trong Quy trình này. Trước hết, có thể thấy trong thanh toán L/C thì chứng từ phù hợp có ý nghĩa quyết định nhưng như số liệu đã thống kê, tỷ lệ bộ chứng từ bị từ chối trên tổng số bộ chứng từ xuất trình và gửi đi tại Sở giao dịch luôn ở mức cao hơn so với trung bình toàn NH và đang có xu hướng gia tăng. Trong khi đó, những chỉ dẫn về cách thức kiểm tra chứng từ trong Quy trình lại khá chung chung, chỉ đưa ra nguyên tắc về thứ tự kiểm tra chứ chưa đi sâu vào những nội dung cần phải đối chiếu, so sánh giữa các chứng từ cũng như các lưu ý khi làm việc đó. Cán bộ thanh toán do vậy chủ yếu đều dựa vào kinh nghiệm bản thân để tự rút ra bí quyết kiểm tra của riêng mình. Điều đó tất nhiên đặt chất lượng của việc kiểm tra trong sự phụ thuộc lớn vào trình độ, năng lực của mỗi người. Trong khi ấy, NH hoàn toàn có thể tạo ra một mức chuẩn bằng cách tổng kết, chọn lọc và chi tiết hoá
những kinh nghiệm đó vào trong các quy định của mình. Cũng về chất lượng của bộ chứng từ, thực tế là phần lớn các chứng từ xuất trình tại Sở đều có sai sót, điều này khiến việc kiểm tra của cán bộ thanh toán trở nên vất vả hơn, trường hợp buộc phải gửi chứng từ chưa sửa hết sai sót đi thì rủi ro bị từ chối thanh toán cũng là rất lớn. Trước những hạn chế về trình độ nghiệp vụ ngoại thương cũng như thanh toán quốc tế của các doanh nghiệp xuất khẩu thì công tác tư vấn của TTV có ý nghĩa vô cùng quan trọng, vừa giúp nâng cao nhận thức cho khách hàng vừa giảm bớt gánh nặng kiểm tra, tiết kiệm được thời gian sửa chữa bộ chứng từ mà cũng giúp giảm rủi ro cho cả khách hàng và NH. Vậy nhưng tại Vietcombank nói chung và tại Sở giao dịch nói riêng hiện nay trong Quy trình không có mà cũng chưa tồn tại một văn bản nào hướng dẫn về nghiệp vụ tư vấn khách hàng. Một lần nữa, các TTV lại chỉ có thể dựa vào kinh nghiệm bản thân cộng với những kiến thức và thông tin do mình tự cập nhật trong quá trình làm việc để hướng dẫn và lưu ý khách hàng về những điểm đặc biệt trong L/C, trong bộ chứng từ nhằm tránh cho họ những bất lợi và tránh cho NH những rủi ro. Thêm một thiếu sót nữa trong Quy tình, đó là hiện tại, tuy chưa nhiều nhưng tại Sở giao dịch cũng đã thực hiện một lượng nhất định việc thanh toán theo các loại L/C đặc biệt như L/C có điều khoản đỏ, L/C tuần hoàn, L/C giáp lưng, L/C đối ứng…là những loại tín dụng chứng từ có quy trình thực hiện cũng như kỹ thuật nghiệp vụ rất phức tạp mà rủi ro rất dễ xảy ra và có thể gây hậu quả nghiêm trọng. Tuy vậy, trong Quy trình chỉ trình bày những quy định tác nghiệp đối với các L/C thông thường (L/C không huỷ ngang, xác nhận, chuyển nhượng) chứ chưa có hướng dẫn chi tiết, cụ thể về cách thức thực hiện những L/C đặc biệt trên, điều này đã gây khó khăn rất lớn cho các cán bộ thanh toán khi gặp những L/C loại này. Trên đây là ba khiếm khuyết đáng kể nhất trong hệ thống các quy định về thanh toán theo L/C, cũng là những vấn đề cần được khắc phục sớm nhất nếu muốn cải thiện chất lượng của công tác kiểm tra chứng từ nói riêng và công tác thu tiền hàng xuất khẩu theo L/C nói chung tại Sở giao dịch.