C cho nhà xuất khẩu
2.2.3.2.Hiệu quả phối hợp nghiệp vụ và thông tin giữa các cấp, các bộ phận tham gia thực hiện hoạt động
3 Thanh toán 01 bộ chứng từ 0,2% giá trị bộ chứng từ; Tối thiểu 5 USD, tối đa
2.2.3.2.Hiệu quả phối hợp nghiệp vụ và thông tin giữa các cấp, các bộ phận tham gia thực hiện hoạt động
phận tham gia thực hiện hoạt động
Trước hết, ở phạm vi phòng Thanh toán xuất khẩu, cơ chế ba cấp trong việc thực hiện và kiểm soát một giao dịch đã và đang phát huy hiệu quả tốt. Theo đó, đội ngũ nhân lực trong phòng được phân thành ba cấp với quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ khác nhau đối với mỗi một giao dịch L/C. Trước hết, TTV là cấp thấp nhất cũng là cấp trực tiếp thực hiện các giao dịch (làm việc với khách hàng, nhập thông tin và tạo các bút toán). Sau đó là các kiểm soát viên, cấp này có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của tất cả những nghiệp vụ mà TTV đã thực hiện trong một giao dịch để quyết định việc duyệt/không duyệt giao dịch đó. Cấp trên cùng là Trưởng và Phó trưởng phòng sẽ là người duyệt các giao dịch hoặc giải quyết những vướng mắc nảy sinh mà các kiểm soát viên không đủ thẩm quyền để thực hiện và chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý toàn bộ các nghiệp vụ của nhân viên cấp dưới. Việc mỗi một giao dịch được xử lý qua ít nhất là một TTV và một CTQ đồng nghĩa với các yếu tố của giao dịch đó được “sàng lọc” hai hoặc ba lần trước khi được thực hiện chính thức đã góp phần giảm thiểu rất nhiều sai sót và hạn chế được các rủi ro xảy ra do lỗi chủ quan của một cấp nào đó. Cơ chế thực hiện và kiểm tra, kiểm soát giao dịch thông qua mã truy cập và hạn mức giao dịch cũng giúp cho các cấp quản lý dễ dàng nắm bắt được năng suất và chất lượng công việc của mỗi một cá nhân tham gia vào quá trình thu tiền cũng như nhanh chóng bắt lỗi và quy kết trách nhiệm cho đúng đối tượng khi xảy ra sự cố. Việc các thông tin nghiệp vụ đều được cập nhật trên Hệ thống tài trợ thương mại đã giúp cho việc lưu trữ và thống kê số liệu, tổng kết tình hình thanh toán của phòng được tiến hành một cách nhanh chóng và chính xác. Cộng với đó, chương trình báo cáo SBV phục vụ công tác quản lý nội bộ cũng thuộc module Trade Finance này còn cho phép lấy báo cáo một cách linh hoạt, theo nhiều tiêu chí khác nhau tuỳ vào yêu cầu quản lý, đã góp phần giảm thiểu đáng kể khối lượng công việc xử lý số liệu, chấm dứt tình trạng báo cáo sai, thiếu số liệu và đảm bảo các cấp quản lý, lãnh đạo tại Hội sở chính nắm được những thông tin đầy
đủ, chính xác và kịp thời nhất về tình hình thanh toán xuất nhập khẩu của Sở giao dịch sau mỗi giai đoạn kinh doanh.
Tiếp đến, trong phạm vi toàn NH, để thực hiện trôi chảy hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ, phòng thanh toán xuất khẩu của Sở giao dịch còn cần sự chỉ đạo và hỗ trợ về thông tin, nghiệp vụ của nhiều phòng ban khác trong Sở và tại Hội sở chính. Trước tiên, tại Hội sở, hai bộ phận là Trung tâm tin học và Trung tâm thanh toán sẽ thực hiện việc quản lý tập trung các giao dịch trước khi phân bổ và sau khi được xử lý tại các chi nhánh với những công việc như tiếp nhận và giải mã các bức điện, kiểm tra mẫu chữ ký của các thông báo L/C dạng thư, xử lý theo lô cuối mỗi ngày các giao dịch của toàn hệ thống, theo dõi và giám sát các giao dịch thanh toán trên các tài khoản Nostro và Vostro, cập nhật và quản lý thông tin giao dịch của các mã truy cập tại các chi nhánh, tiếp nhận và xử lý các vướng mắc trong thanh toán từ chi nhánh chuyển lên. Hiện nay, về cơ bản công tác quản lý của Hội sở chính đối với hoạt động TTQT tại các chi nhánh cũng được thực hiện qua công cụ quản trị hữu hiệu là Hệ thống tài trợ thương mại. Sau nữa, phòng tín dụng tại Sở giao dịch sẽ đảm nhận công tác thẩm định, cấp và quản lý hạn mức chiết khấu của các doanh nghiệp xuất khẩu, việc phê duyệt chiết khấu hay không đòi hỏi phải dựa vào thông báo tác nghiệp của bộ phận này về hạn mức còn lại của khách hàng. Đôi khi những lưu ý của bên tín dụng về uy tín thanh toán, năng lực tài chính, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp xuất khẩu cũng là một nguồn thông tin tham khảo hữu ích cho cán bộ thanh toán bởi họ là người nắm rõ hơn ai hết về tiềm năng cũng như mức độ rủi ro của mỗi khách hàng. Phòng kinh doanh ngoại tệ thì có nhiệm vụ đối chiếu thông tin về các khoản tiền hàng ngoại tệ với phòng thanh toán xuất khẩu để quyết định việc mua ngoại tệ và bán lại VND cho các doanh nghiệp xuất khẩu có nhu cầu đổi tiền. Phòng thanh toán nhập khẩu cũng nằm trong mạng lưới quan hệ nội Sở của phòng thanh toán xuất khẩu trong một số trường hợp đặc biệt khách hàng sử dụng L/C đối ứng hoặc L/C giáp lưng,
khi đó doanh nghiệp vừa là người mở một L/C này đồng thời lại là người hưởng lợi của một L/C khác.
Trong thực tế hoạt động thu tiền hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ tại Sở giao dịch, cơ chế phân bổ và phối hợp giữa các phòng ban như trên là cần thiết để chuyên môn hoá công việc và giảm bớt gánh nặng cho phòng Thanh toán xuất khẩu, tuy nhiên, hiện nay còn tồn tại những hạn chế trong chất lượng hoạt động của các phòng ban liên quan, gây ảnh hưởng xấu tới hiệu quả của sự phối hợp này. Trước hết, việc theo dõi, giám sát và đối chiếu thông tin, phối hợp tra soát giữa Trung tâm thanh toán của Hội sở chính với TTV tại Sở giao dịch về tình hình thanh toán qua các tài khoản Nostro và Vostro của các NH đại lý đôi khi tiến hành còn trậm trễ, gặp phải các sai sót, nhầm lẫn và trở thành một trong những nguyên nhân làm kéo dài thời gian thanh toán cho khách hàng. Công tác thẩm định hiện nay của phòng tín dụng cũng chưa được tiến hành một cách khoa học và cẩn thận. Cụ thể là việc thẩm định chỉ được thực hiện trước khi cấp hạn mức tín dụng, chứ không được thực hiện đối với từng hợp đồng ngoại thương cụ thể mà khách hàng muốn chiết khấu. Điều đó dẫn đến trong thực tế không ít trường hợp hợp đồng của khách hàng có nhiều nghi vấn nhưng vì còn đủ hạn mức nên vẫn được chiết khấu, đến khi xảy ra sự cố thì dù sẽ thu lại được tiền ứng trước nhưng cũng đã gây phiền toái rất nhiều cho NH. Trong khi đó, hạn mức tín dụng được cấp mỗi năm đã khiến nhiều trường hợp hợp đồng ngoại thương an toàn, có lợi nhưng chỉ vì vượt hạn mức cho phép mà khách hàng bị Sở giao dịch từ chối chiết khấu. Như vậy, chính sách thẩm định và cấp hạn mức hiện nay tưởng là thận trọng mà lại thiếu an toàn, kết quả là đã phần nào hạn chế khả năng đáp ứng nhu cầu chiết khấu cho khách hàng của Sở giao dịch. Trong việc thực hiện các L/C đặc biệt cũng còn tồn tại nhiều bất cập trong việc trao đổi thông tin và phối hợp nghiệp vụ giữa hai phòng thanh toán xuất khẩu và nhập khẩu vì chưa có hướng dẫn cụ thể về mặt quy trình, kỹ thuật thực hiện dẫn đến hành động chưa ăn khớp với nhau, đôi khi gây khó khăn, thiệt hại cho khách hàng cũng như bản thân NH.
Không chỉ riêng NH mà trong bất kỳ một tổ chức nào cũng luôn cần có sự phân chia quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban cũng như luôn cần có cơ chế để phối hợp những chức năng đó khi cần thiết, tuy nhiên, việc tổ chức các phòng ban dựa trên tiêu chí nào cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh và mang lại hiệu quả hoạt động cao mới là điều quan trọng. Hiện nay, mô hình tổ chức và quản lý hiện tại của Sở giao dịch được phân nhiệm chủ yếu theo chức năng, trên cơ sở các nghiệp vụ cơ bản để hình thành những phòng ban chuyên môn như tín dụng, thanh toán xuất khẩu, thanh toán nhập khẩu, kinh doanh ngoại tệ…Đây là mô hình đã quá truyền thống và đang trở thành lạc hậu so với các NH trên thế giới hiện nay. Với việc quản lý 19 phòng giao dịch trên địa bàn và trên 700 nhân viên, quy mô hoạt động của Sở giao dịch chưa thể bằng Hội sở chính Vietcombank nhưng có thể nói là đã gấp mấy lần quy mô hội sở chính của các NHTM cổ phần loại nhỏ. Do đó, mô hình phân nhiệm theo chức năng nghiệp vụ lại thiếu cơ chế liên kết các hoạt động, quyết định giữa các bộ phận (vốn chỉ phù hợp với quy mô hoạt động nhỏ và mức độ tập trung quyền lực cao) như hện nay đã gây nên hạn chế lớn cho công tác phục vụ khách hàng và phát triển sản phẩm của Sở giao dịch. Mấy năm trở lại đây, Hội sở chính của Vietcombank đã thực hiện chuyển đổi từng bước sang mô hình tổ chức tiên tiến nhất hiện nay là mô hình khối với các phòng ban được phân định theo đối tượng khách hàng và loại hình kinh doanh đặc thù nhằm hình thành các khối như khối NH bán buôn (phục vụ doanh nghiệp); khối NH bán lẻ (phục vụ khách hàng cá nhân); khối kinh doanh & quản lý vốn…giúp trung ương quản lý tập trung được các nguồn lực vào việc phục vụ từng đối tượng khách hàng nhất định. Tuy nhiên, để mô hình quản lý ở trung ương đạt hiệu quả thì mô hình này cần phải được nhân rộng tại khắp các chi nhánh, đặc biệt là những chi nhánh đầu mối như Sở giao dịch, nhưng việc áp dụng trên thực tế còn khá thận trọng. Chính sự chậm trễ đổi mới này đã khiến cho những hạn chế trong khả năng phục vụ tổng hợp những nhu cầu khác nhau của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, có điều kiện tồn tại kéo dài tại Sở giao dịch. Dẫn đến thực trạng là giả sử khách hàng muốn chiết khấu chứng từ thì
phải qua phòng tín dụng làm thủ tục vay vốn rồi qua phòng thanh toán xuất khẩu để trình duyệt, sau đó khi nhận được tiền hàng thì lại phải qua phòng kinh doanh ngoại tệ để đổi sang VND. Như vậy để thoả mãn một nhu cầu chiết khấu thì họ phải làm việc với ít nhất là ba phòng ban. Nội việc phối hợp để thực hiện một dịch vụ riêng lẻ đã khó khăn như vậy thì mô hình tổ chức với cơ chế quản lý và phối hợp như hiện nay không thể nào giúp Sở giao dịch có thể phát triển được một dịch vụ khép kín thanh toán, tín dụng, kinh doanh ngoại tệ cho khách hàng theo như xu hướng chung trên thế giới hiện nay.