- Thực hiện đúng các hướng dẫn, quy định về nghiệp vụ trong quá trình khai
thác, không bỏ qua công đoạn, bảo đảm chất lượng khai thác nhanh chóng, chính
xác.
- Quan hệ trên cơ sở tập trung dân chủ, tôn trọng, lắng nghe và chia xẻ, tương
thân tương trợ.
7. KHAI THẮC BƯU KIỆN:
7.1. Hoạch định việc khai thác bưu kiện:
Trên cơ sở kế hoạch sản lượng được giao Trưởng bưu cục dự trù sản lượng đến
hàng tháng để có kế hoạch lưu thóat bưu kiện kịp thời, nhanh chóng giải phóng mặt bằng.
Có kế hoạch kiểm tra việc chấp hành quy định nghiệp vụ trong quá trình tác
nghiệp, lập biên bản các sai sót thường xảy ra phân tích nguyên nhân, đề ra hướng khắc phục và báo cáo Giám đốc Trung tâm, bảo đám chất lượng khai thác. 7.2. Các quá trình liên quan đến khách hàng
7.2.1. Xác định các yêu câu liên quan đến khai thác dịch vụ bưu kiện
- Nhóm kiểm tra tập trung theo dõi tình hình biên bản nhận từ các bưu cục trên mạng lưới, thống kê, phân tích những sai sót, có biện pháp chắn chỉnh, khắc phục
bảo đảm chất lượng khai thác, chuyên tiếp chính xác tuyệt đối, đáp ứng được yêu
cầu về chất lượng dịch vụ của khách hàng bên trong ( các đơn vị trong Trung tâm, các bưu cục trên mạng lưới VN Post) và khách hàng bên ngoài (người sử
dụng dịch vụ). .
- Thường xuyên tổ chức kiểm tra nội bộ việc chấp hành các quy định, thể lệ nghiệp vụ , phân tích đề xuất lãnh đạo cấp cao các biện pháp khắc phục những quy định chưa hoặc không còn phù hợp góp phần nâng cao chất lượng cung ứng
dịch vụ bưu kiện đến người sử dụng.
Lần ban hành: Ngày ban hành: Trang:
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: TS. Lưu Thanh Tâm
Số tay chất lượng Mã tài liệu:
7.2.3. Thông tin liên lạc với các bưu cục trên mạng lưới (khách hàng nội
bộ)
- Trưởng ca sản xuất thu thập những thông báo qua các phương tiện thông tin (điện thoai, email..) từ các bưu cục trên mạng lưới đánh giá sự hài lòng đối với công tác khai thác, đóng chuyển.
- Kết hợp các biên bản nghiệp vụ nhận từ các bưu cục, các khiếu nại của khách hàng phân tích, đánh giá sự không hài lòng về dịch vụ của khách hàng.
- Chân chỉnh công tác khai thác, báo cáo lãnh đạo cấp trên và để xuất biện pháp
khắc phục việc khai thác tại bưu cục, những phần việc không thuộc bưu cục
nhưng phải có sự củng cố, chắn chỉnh, cải tiễn trên toàn mạng lưới cung ứng địch vụ bưu kiện của Tổng Công ty.
7.4. Nhận bưu kiện từ các bộ phận:
7.4.1. Quá trình nhận bưu kiện từ các đội vận chuyển:
- Các túi, bưu kiện đi ngoài phải được cân, kiểm tra tình trạng gói bọc, họ tên địa chỉ phát đầy đủ rõ ràng bảo đảm cho việc khai thác được nhanh chóng, phân hướng chuyển chính xác.
- Kiểm tra chất lượng vật tư ấn phẩm, công cụ lao động ngay khi nhận với phòng Tổng hợp , không nhận các vật tư, ấn phẩm công cụ dụng cụ không bảo đảm chất lượng, đặc biệt túi dùng để đóng bưu kiện và dây cột cổ túi . Bảo đảm vật tư
được nhận đáp ứng được yêu câu của việc khai thác.
- Đánh giá việc cung cấp vật tư, ấn phẩm của phòng Tổng hợp, báo cáo Giám
đốc để có chỉ đạo phù hợp.
7.4.2. Thông tin giao nhận bưu kiện, vật tư ấn phẩm:
- Các ca làm việc phải được thông báo giờ giao nhận bưu kiện, số lượng bưu kiện, từ các đơn vị liên quan, để đón nhận và khai thác
- Thông tin đầy đủ đến công nhân trong bưu cục về loại vật tư ấn phẩm, chất lượng vật tư, ân phẩm, số lượng nhận từ kho vật tư của Trung tâm, số lượng cung câp cho từng ca làm việc ( có ký nhận đầy đủ).
7.4.3. Kiểm tra việc giao nhận bưu kiện:
- Kiểm tra tình trạng bưu kiện khi nhận từ các đơn vị và thông báo các bưu cục
có liên quan băng biên bản nghiệp vụ BC43.
7.5. Hoạt động khai thác và chuyền tiếp bưu kiện:
7.5.1.
- Các thông tin bất thường của bưu kiện ( suy suyễn, rách, chênh lệc trọng lượng..) đước thông báo đầy đủ đến bưu cục đầu cuối ( bưu cục phát) bằng biên bản nghiệp vụ BC43.
- Công nhân trực tiếp khai thác thực hiện kiểm soát thường xuyên việc chấp hành thể lệ, thủ tục, các quy định nghiệp vụ tại công đoạn khai thác,
- Tổ chức thực hiện kiểm tra tập trung, giám sát việc chấp hành thể lệ, bảo đảm
thực hiện đúng quy trình khai thác.
Hoạt động khai thác tại bưu cục được thực hiện và kiểm soát theo quy trình kiểm soát chất lượng ( KHKSCL 7.5.1 và 8.2.4)
Lần ban hành: Ngày ban hành: Trang:
=m=mm=.mmmmmmmmm-m——=m——m—-ơợớợgợợớ-/ý/nnnnnnnnnnnnnnửnn
Luận Văn Tốt Nghiệp GVHD: TS. Lưu Thanh Tâm
mmnaaazaannuơơơợnunnaannaznaơợơơơơmmmmmmmmanannsnn-rnnnsnnnnsaenm
Số tay chất lượng Mã tài liệu:
7.5.2. Xác định giá trị sử dụng của quá trình cung ứng dịch vụ:
- Bưu cục thường xuyên theo dõi tình hình chuyên tiếp bưu kiện, tình hình giao nhận, thông tin từ các bưu cục đầu cuối, từ khách hàng, qua các biên bản được lập, các khiếu nại từ khách hàng, đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng nội bộ và người sử dụng dịch vụ.
- Qua đó phân tích, đánh giá mức độ hài lòng của người sủ dụng đối với dịch vụ. 7.5.4. Tài sản của khách hàng:
- Bưu kiện là tài sản của khách hàng phải được bảo vệ tuyệt đối an toàn trong quá trình khai thác, vận chuyển, mọi thất thoát, tốn thất đều không được chấp nhận. - Các suy suyển có thể xảy ra trong quá trình khai thác đều phải được thông báo đến khách hàng bằng biên bản nghiệp vụ BC43.
- Lưu giữ các biên bản, chứng từ liên quan đến từng bưu kiện bị suy suyên đúng thời hạn quy định nhằm phục việc việc điều tra, khiếu nại riểu có về sau.
7.5.5. Bảo quản bưu kiện:
- Bưu kiện phải được bảo quản tuyệt đối an toàn trong suốt quá trình khai thác, vận chuyên đến khi phát đến người sử dụng dịch vụ, không chấp nhận các tốn thất của khách hàng do việc bảo quản không đúng quy định.
- Tuyệt đối không quăng ném bưu kiện trong quá trình khai thác. Sắp xếp bưu
kiện có thứ tự dễ bốc đở vận chuyến.
- Bảo đảm kho bãi an toàn, có hệ thống camera quan sát.
8. ĐO LƯỜNG VÀ CẢI TIỀN: 8.1. Tổng quát: 8.1. Tổng quát:
Bưu cục có kế hoạch và thực hiện kiểm soát, kiểm tra quá trình khai thác qua các kênh: