III. thực trạng công tác tuyển dụng tại chi nhánh Biti s miền bắc ’
2. Thực trạng công tác tuyển dụng tại Chi nhánh
2.1. Công tác tuyển mộ
2.1.1. Nguồn và phơng pháp tuyển mộ
∗Nguồn nội bộ:
Phạm vi áp dụng đối với nguồn tuyển mộ nội bộ tại Biti’s là các vị trí quản lý cấp trung và cấp cao nh: trởng Đại diện tiếp thị bán hàng khu vực, trởng- phó phòng, Giám đốc.
Đó là những ngời đang làm việc tại Chi nhánh và Công ty, khi đợc tuyển mộ sẽ tạo ra động cơ tốt cho tất cả những ngời đang làm việc trong đó. Vì khi họ biết họ sẽ có cơ hội đợc đề bạt họ sẽ làm việc với động lực mới, thúc đẩy quá trình làm việc tốt hơn, làm tăng sự thoả mãn đối với công việc, tăng tình cảm và sự trung thành của mọi nhân viên đối với doanh nghiệp.
Tại Chi nhánh Biti’s Hà Nội, các vị trí quản lý bộ phận nh: trởng đại diện tiếp thị bán hàng khu vực, trởng- phó phòng, phó giám đốc là do đợc đề bạt từ những nhân viên cấp dới lên cấp cao hơn mà không tuyển mộ những ngời từ bên ngoài doanh nghiệp. Thực tế Chi nhánh cũng đã tuyển ngời bên ngoài vào những vị trí trên nhng các ứng viên thờng không vợt qua đợc các bớc tuyển chọn, bởi vì họ không có cách nhìn toàn diện và sâu sắc về thị trờng của Công ty. Theo tôi, cái đợc lớn nhất khi đề bạt từ nguồn nội bộ tiết kiệm đợc thời gian làm quen với công việc, quá trình thực hiện công việc diễn ra liên tục, hạn chế một cách tối đa ra các quyết định sai sót trong đề bạt và thuyên chuyển nhân viên.
Phơng pháp tuyển mộ mà Biti’s áp dụng đối với nguồn nội bộ là phơng pháp tham khảo ý kiến của các cán bộ quản lý, các cán bộ quản lý bộ phận là những ngời am hiểu nhất về những nhân viên của mình do vậy họ có thể đa ra những lời khuyên tốt cho Ban giám đốc trong việc chọn một ứng cử viên vào chức vụ cao hơn hiện tại trong Chi nhánh. Ngoài ra phơng pháp lu giữ các kỹ năng trên máy tính cũng đợc sử dụng khi tuyển mộ nội bộ. Tại đây, mỗi nhân viên đều có một hồ sơ nhân viên trong đó có đầy đủ các thông tin nhân sự. Đây là nguồn thông tin quan trọng cho công tác sàng lọc và tuyển chọn nhân viên vào vị trí quản trị cấp cao hơn.
Tuyển mộ trong nội bộ Chi nhánh đã tạo ra nhiều tác động tích cực tới kết quả thực hiện công việc của các nhân viên, vì phạm vi tuyển mộ nh vậy là hoàn toàn hợp lý với điều kiện và môi trờng kinh doanh của Biti’s.
∗ Nguồn bên ngoài
Nguồn tuyển mộ bên ngoài thờng đợc áp dụng với các vị trí khởi đầu nh: Đại diện tiếp thị bán hàng khu vực, nhân viên kế toán và quản trị nhân sự, nhân viên bán hàng, nhân viên bảo vệ, lái xe, nhân viên kho.
Trong quá trình tuyển mộ nhân viên mới, Biti’s xác định nguồn tuyển mộ bao gồm:
- Những sinh viên mới tốt nghiệp các cơ sở đào tạo - Những ngời lao động đang thất nghiệp
- Các sinh viên thực tập
- Những ngời đang làm việc trong các doanh nghiệp khác
- Ngời thân, bạn bè của các nhân viên đang làm việc trong Công ty
Tại Biti’s, cơ hội xin việc làm của các ứng viên là nh nhau, không hề có sự u tiên hay thiên vị nào, chỉ cần họ đáp ứng yêu cầu công việc và cam kết phục vụ Công ty.
Các phơng pháp tuyển mộ thờng đợc sử dụng đối với nguồn bên ngoài là: - Quảng cáo trên báo chí và Internet, trong đó chi phí quảng cáo cho mỗi đợt tuyển dụng cũng khá tốn kém.
- Qua văn phòng giới thiệu việc làm chủ yếu để tuyển mộ các vị trí nh: bảo vệ, nhân viên bán hàng, lái xe, tuy nhiên chất lợng hồ sơ thu đợc thờng không đạt yêu cầu
- Tuyển mộ tại hội chợ việc làm
- Các nhân viên trong công ty giới thiệu
- Liên hệ với các cơ sở đàơ tạo, các trờng đại học, cao đẳng tại Hà Nội. Hiện nay Biti’s đang chú trọng đến tuyển mộ theo phơng pháp này, đặc biệt là liên hệ với các trờng: Cao đẳng du lịch, Đại học kinh tế và Thơng mại.
Với tình hình biến động nhân sự tơng đối lớn nh hiện nay, Biti’s thờng xuyên tiến hành tuyển dụng các vị trí việc làm, vì vậy các phơng pháp tuyển mộ với nguồn bên ngoài cũng rất đa dạng và có sự thay đổi linh hoạt phù hợp với từng thời điểm. Nhìn chung, các phơng pháp tuyển mộ đã mang lại nhiều hiệu quả và thu hút đợc nhiều ứng viên tham gia dự tuyển.
2.1.2. Quy trình tuyển mộ nhân viên
Quy trình tuyển mộ nhân viên nhằm xác định nguồn tuyển mộ và các phơng pháp tuyển mộ phù hợp để tạo điều kiện cho việc sàng lọc đợc những ngời đáp ứng tốt nhất các yêu cầu công việc.
Sơ đồ 5: Quy trình tuyển mộ nhân viên
∗ Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự:
- Xác định nhu cầu Tuyển dụng theo Kế hoạch hoặc Đột xuất:
Nhu cầu tuyển dụng theo kế hoạch đợc xác định căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, vào định biên lao động đã đợc duyệt, CQĐV xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự của Đơn vị nhằm mục đích:
Bổ sung đủ nhân sự theo định biên lao động đã đợc duyệt Thay thế cho nhân sự đã nghỉ việc
Thay thế cho nhân sự đã đợc thuyên chuyển hẳn công tác sang Đơn vị khác Dự phòng cho những vị trí chức danh thờng xuyên xảy ra biến động nhân sự
SV. Nguyễn Thị Nga 55 Lớp: QTNL – 43B
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Xét duyệt nhu cầu tuyển dụng Lập kế hoạch tuyển dụng Xét duyệt kế hoạch tuyển dụng
Ngoài ra, nhu cầu tuyển dụng kế hoạch còn căn cứ vào kế hoạch phát triển của Công ty. BTGĐ xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự cấp CQĐV, các Chuyên viên cao cấp. Tiếp theo, CQĐV lập và trình duyệt kế hoạch kinh doanh, định biên lao động của Đơn vị mình; qua đó, xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự của Đơn vị nhằm đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ đợc giao.
Nhu cầu tuyển dụng đột xuất là nhu cầu phát sinh khi BTGĐ ra quyết định giao thêm chức năng – nhiệm vụ mới cho ĐV. Để đảm bảo hoàn thành khối lợng công việc đợc giao thêm, CQĐV xác định nhu cầu tuyển dụng để bổ sung nhân sự cho ĐV.
-Hớng dẫn công tác thực hiện:
+ Khi có nhu cầu đợc cung cấp Nhân sự bằng cách thuyên chuyển trong nội bộ Công ty, CQĐV sẽ soạn và gửi phiếu đề nghị cung cấp nhân sự (Thuyên
chuyển nội bộ) đến P.TCNL&ĐT để đợc giải quyết. P.TCNL&ĐT kiểm tra, h-
ớng dẫn và yêu cầu CQĐV điều chỉnh những nội dung cha/không hợp lý (nếu có).
+ Đối với Phiếu đề nghị hợp lý, P.TCNL&ĐT xem xét tuyển chọn khả năng thuyên chuyển nhân sự trong nội bộ Công ty. Việc thuyên chuyển nhân sự (nếu có) phải đảm bảo: Đúng theo Quy định hiện hành của Công ty,không làm giảm hiệu quả công việc tại Đơn vị đang quản lý nhân sự liên quan, đảm bảo sự ổn định về tâm lý của ngời lao động đợc thuyên chuyển, cất nhắc đề bạt
+ Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, CQĐV sẽ soạn và gửi Phiếu đề xuất tuyển dụng nhân sự đến P.TCNL&ĐT để đợc giải quyết. P.TCNL&ĐT kiểm
tra, hớng dẫn và yêu cầu CQĐV điều chỉnh những nội dung cha/không hợp lý (nếu có).
+ Đối với nhu cầu nhân sự đợc giả quyết bằng cách tuyển dụng, P.TCNL&ĐT tổng hợp và lập Hồ sơ đề nghị cung cấp nhân sự (Thuyên chuyển nội bộ)
và/hoặc Hồ sơ đề xuất tuyển dụng nhân sự (mới) và đệ trình lên Cấp thẩm
quyền để đợc xét duyệt.
Căn cứ trên nội dung của hồ sơ đề nghị cung cấp nhân sự (thuyên chuyển nội bộ) và/hoặc hồ sơ đề xuất tuyển dụng nhân sự, Cấp thẩm quyền bác bỏ - điều chỉnh hoặc phê duyệt Phiếu đề nghị cung cấp nhân sự (Thuyên chuyển nội bộ) và/hoặc Phiếu đề xuất tuyển dụng nhân sự của P.TCNL&ĐT.
P.TCNL&ĐT hoàn thiện lại nội dung của Hồ sơ theo chỉ đạo (nếu có) của Cấp thẩm quyền và trình lại để đợc Cấp thẩm quyền phê duyệt.
Trờng hợp đề nghị cung cấp nhân sự bằng cách thuyển chuyển nội bộ đợc duyệt, TP.TCNL&ĐT tiến hành các thủ tục đúng theo quy định của Công ty để điều chuyển và cung cấp Nhân sự đợc điều chuyển cho Đơn vị cần cung cấp, lu hồ sơ và theo dõi để kiểm soát.
∗ Lập kế hoạch cần tuyển dụng nhân sự:
Khi hồ sơ đề xuất tuyển dụng đợc duyệt, P.TCNL&ĐT phân nhiệm cán bộ lập kế hoạch cần tuyển dụng P.TCNL&ĐT bố trí CBTD đủ năng lực về chuyên môn quản lý nhân sự để đánh giá đợc nguồn ứng viên, ứng viên trong từng bớc
tuyển dụng. Trơng hợp nhân lực nội bộ P.TCNL&ĐT không đáp ứng đợc yêu
cầu về năng lực đánh giá ứng viên, P.TCNL&ĐT đề xuất giải pháp để Cấp thẩm quyền xem xét và có ý kiến chỉ đạo.
Trong thời gian CBTD soạn kế hoạch cần tuyển dụng nhân sự cho Đơn vị liên quan, CQĐV nộp bổ xung các hồ sơ ứng với từng vị trí công việc mà Đơn vị mình cần đợc cung cấp, hồ sơ bao gồm:
- Bảng mô tả công việc
- Chơng trình thử việc
Các Hồ sơ nói trên đợc soạn đến mức chi tiết cần thiết (chỉ còn cha xác định tên ứng viên, mã số hồ sơ, mã số chức danh và thời điểm ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng bắt đầu nhận việc tại Công ty).
Kế hoạch cần tuyển dụng cần đợc soạn thảo chi tiết về các công tác sau:
- Huy động nguồn lực thực hiện.
- Tổ chức Nhóm cán bộ tham gia quá trình tuyển dụng (Nhóm CBTD): phân nhiệm, uỷ thác, uỷ nhiệm. Nhóm CBTD bao gồm: CBTD P.TCNL&ĐT, CQĐV, các CB.NV tại ĐV có nhu cầu tuyển dụng Nhân sự mới.
- Tổ chức thực hiện và kiểm soát việc thực hiện: phơng pháp thực hiện, nguyên tắc phối hợp, chế độ kiểm tra và báo cáo kết quả công tác.
- CB đợc uỷ thác (Do Cấp thẩm quyền chỉ định khi duyệt kế hoạch cần tuyển dụng) tổ chức đánh giá hiệu quả của công tác Tuyển dụng ngay sau khi kết thúc từng đợt tuyển dụng bởi nhóm CBTD và ký tên báo cáo lên Ban TGĐ và TGĐ.
CBTD dự kiến danh sách nhóm CBTD tham gia phỏng vấn ứng viên, liên hệ và thiết lập sự cam kết phối hợp, dự kiến nhân sự thay thế cho trờng hợp vắng mặt đột xuất của nhóm cán bộ phỏng vấn chuyên môn. Nội dung công tác này đợc nhóm CBTD thể hiện trong kế hoạch phân công nhóm cán bộ phỏng vấn kiểm soát thực hiện công tác của bản kế hoạch phân công cụ thể.
Kế hoạch cần tuyển dụng dù đợc soạn thảo, biên tập thành quy chế, quy định công phu vẫn sẽ tồn tại những hạn chế nhất định, kết quả cuối cùng của việc thực hiện kế hoạch phụ thuộc vào năng lực nói chung, khả năng thực tế nói riêng cộng với nỗ lực, ý thức trách nhiệm, phẩm chất của nhóm CBTD tại từng Đơn vị, ở các nơi, ở từng đợt tuyển dụng để không gây thiệt hại, lãng phí cho Công ty. Trong đó:
- ở giai đoạn hoạch định, t duy sáng tạo khi xác định nguồn ứng viên chất lợng cao đối với từng chức danh cần tuyển và phù hợp với tình hình thực tế của Công ty sẽ quyết định đến 50% điều kiện cần cho một đợt tuyển dụng thành công. P.TCNL&ĐT và CB đợc uỷ thác có trách nhiệm thờng xuyên theo dõi thông tin về Nguồn ứng viên, có biện pháp nghiệp vụ để xác định:
- Nguồn ứng viên có chất lợng phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của Công ty - Nguồn ứng viên có chất lợng cao khi cung cấp ứng viên cho một số vị trí chức danh nhất định.
Khi có nhu cầu tuyển dụng, P.TCNL&ĐT so sánh thông tin về nguồn ứng viên với nhu cầu của Công ty để chọn nguồn ứng viên có chất lợng và phù hợp.
- ở giai đoạn thực hiện, chính năng lực cộng với sự nỗ lực của từng thành viên tham gia công tác tuyển dụng sẽ quyết định 50% điều kiện đủ cho sự thành công cuối cùng của đợt tuyển dụng, tạo ấn tợng tốt đẹp cho ứng viên về tính chuyên nghiệp, về hiệu quả làm việc của nhóm CBTD thuộc công ty Biti’s. - CB đợc uỷ thác ở các nơi có trách nhiệm báo cáo kịp thời về kết quả tuyển dụng và đề xuất để Ban TGĐ và TGĐ giải quyết thông qua việc khen thởng, công nhận hoặc không công nhận nữa theo đề xuất. Trờng hợp không đợc BTGĐ và TGĐ công nhận, các CB nói trên sẽ chịu hình thức xử lý kỷ luật nghiêm khắc (dứt khoát).
∗ Xét duyệt kế hoạch cần tuyển dụng:
Nhóm CBTD trình Kế hoạch cần tuyển dụng nhân sự cho Đơn vị có nhu cầu để TP.TCNL&ĐT xem xét, hiệu chỉnh và ký xác nhận đã kiểm tra trớc khi đệ trình Hồ sơ kế hoạch cần tuyển dụng nhân sự lên Cấp thẩm quyền xét duyệt và uỷ thác CB thực hiện, CB kiểm soát quá trình.
Căn cứ trên nội dung của hồ sơ kế hoạch cần tuyển dụng nhân sự do P.TCNL&ĐT trình lên, Cấp thẩm quyền bác bỏ - điều chỉnh hoặc phê duyệt Kế hoạch cần tuyển dụng.
P.TCNL&ĐT hoàn thiện lại nội dung hồ sơ kế hoạch cần tuyển dụng nhân sự theo chỉ đạo (nếu có) của Cấp thẩm quyền và trình lại để đợc Cấp thẩm quyền phê duyệt để uỷ thác CB thực hiện.
∗ Thông báo Tuyển dụng:
- Nhóm CBTD P.TCNL&ĐT thông báo nội dung tuyển dụng đến các nguồn ứng viên đợc chọn.
- Nội dung thông báo tuyển dụng phải thể hiện đủ các yêu cầu của Công ty về các tiêu chuẩn mà ứng viên cần phải đáp ứng.
- Việc chọn lựa ngoại hình, hình thức, sử dụng phơng tiện thích hợp để thông báo, thông tin cần tuyển dụng và phải có hình thức thẩm mỹ tơng xứng với vị thế thơng hiệu của Công ty (thể hiện trong hồ sơ kế hoạch cần tuyển dụng nhân sự mới)