III. thực trạng công tác tuyển dụng tại chi nhánh Biti s miền bắc ’
2. Thực trạng công tác tuyển dụng tại Chi nhánh
2.2. Công tác tuyển chọn nhân viên
2.2.1. Các tiêu thức tuyển chọn nhân viên
Đối với tất cả các công việc cần tuyển dụng thêm nhân viên, quá trình tuyển chọn dựa vào danh mục nhiệm vụ và công việc của nhân viên; biên bản giao nhiệm vụ; tiêu chuẩn chức danh công việc để xây dựng nên các tiêu thức tuyển chọn.
Nhóm các tiêu thức tuyển chọn bao gồm:
- Nhóm tiêu thức liên quan đến đặc điểm cá nhân: thể lực (chiều cao, trọng lợng, sức khoẻ hiện tại ), ngoại hình và trang phục, phong cách (chuyên… nghiệp, nghiêm túc), thái độ cử chỉ, tính cách (tự tin, năng động, chủ động, thụ động ), tố chất (thông minh, nhanh nhạy ), khí chất (mạnh… … mẽ, mềm yếu); ý thức cầu tiến, ham học hỏi; ý thức trách nhiệm cá nhân, tính trung thực…
- Nhóm các tiêu thức thuộc về năng lực chuyên môn: kỹ năng giao tiếp, diễn đạt ý tởng; kỹ năng lập kế hoạch, sắp xếp công việc (khoa học, hợp lý ); kỹ năng tự kiểm soát, đánh giá công việc; khả năng nhận thức và… phân tích vấn đề, đa ra giải pháp; khả năng hợp tác, làm việc tập thể; khả năng làm việc độc lập, chịu áp lực cao.
- Năng lực quản lý, quản trị nhân sự (dành cho lao động quản lý), bao gồm: các kiến thức cơ bản về quản lý (hiểu biết các kỹ năng quản lý); năng lực quản trị nhân sự (hiểu biết về động lực làm việc, cách thức bố trí, sử dụng nhân sự ); khả năng giải quyết tình huống khó khăn trong… quản lý; quan điểm về vai trò và trách nhiệm của ngời quản lý.
- Kinh nghiệm và quá trình làm việc, bao gồm các vấn đề: thời gian làm việc; công ty, đơn vị đã làm việc; lĩnh vực hoạt động, vị trí đảm nhiệm, các nhiệm vụ chính đã làm, lý do thôi việc.
Tuy nhiên, các nhóm tiêu thức tuyển chọn mới chỉ đợc đánh giá theo 3 mức độ: trung bình, khá, tốt. Sẽ hợp lý hơn nếu việc đánh giá đợc thực hiện bằng cách cho điểm, mỗi tiêu thức có thể đạt đợc từ 1 đến 4 điểm, sau đó tổng hợp điểm của tất cả các tiêu thức. Nhà quản lý cũng cần xây dựng nên một mức
điểm chuẩn để tuyển chọn. Muốn vậy cần xác định trọng số hợp lý cho mỗi nhóm tiêu thức và phù hợp với một công việc nhất định.
2.2.2. Các công cụ tuyển chọn nhân viên
Tại Biti’s, quá trình tuyển chọn nhân viên đợc tiến hành rất khắt khe và bài bản. Việc sử dụng các công cụ tuyển chọn thích hợp đã giúp cho các nhà quản lý lựa chọn đợc những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc. Các công cụ tuyển chọn đợc sử dụng để tuyển chọn là:
- Đơn xin việc: trong hồ sơ xin việc, các ứng viên có thể nộp đơn xin việc theo biểu mẫu có sẵn hoặc đơn xin việc viết tay. Tuy nhiên, đơn xin việc viết tay thờng đợc đánh giá cao hơn và đợc lựa chọn nhiều hơn là đơn theo mẫu vì thông qua đơn viết tay, nhà quản trị có thể đoán biết đợc phần nào đặc điểm cá nhân của ngời dự tuyển. Hơn nữa, nếu đơn xin việc đợc viết tay thì có thể thể hiện đợc thông tin đầy đủ hơn về ngời xin việc nh các kỹ năng, khả năng, kinh nghiệm, mong muốn, nguyện vọng, quá trình đào tạo nhờ đó tạo thuận lợi cho nhà tuyển dụng lựa chọn ứng… viên bớc đầu. Đây là công cụ tuyển chọn rất đợc quan tâm tại Biti’s.
- Trắc nghiệm tuyển chọn, bao gồm: trắc nghiệm ứng xử nhân cách, trắc nghiệm trí thông minh, trắc nghiệm khả năng thực hành và kinh nghiệm sẵn có. Các trắc nghiệm đợc thực hiện trong một thời gian ngắn nhằm dự đoán khả năng thực hiện công việc của ứng viên. Nhìn chung, các trắc nghiệm có giá trị về nội dung liên quan đến công việc và đạt đợc giá trị tin cậy cao.
- Kiểm tra năng lực chuyên môn: thông thờng mỗi ứng viên phải làm một bài kiểm tra lý thuyết chuyên môn kéo dài 2 giờ. Các câu hỏi của đề thi đợc thiết kế tơng đối dài nhng không làm hạn chế tính sáng tạo của ứng viên và kết quả kiểm tra này là tiêu chuẩn chủ yếu để ứng viên có thể bớc vào vòng phỏng vấn tiếp theo.
- Phỏng vấn tuyển chọn nhân viên: trong quá trình phỏng vấn, các cán bộ tuyển dụng và cán bộ chủ quản đơn vị thờng áp dụng nhiều phơng pháp tổng hợp để đánh giá ứng viên theo bốn nhóm tiêu thức tuyển chọn ở
trên. Thông thờng, cuộc phỏng vấn lần 1 sẽ có sự tham gia của trởng phòng nhân sự và một cán bộ quản lý bộ phận, phỏng vấn lần 2 sẽ do Ban giám đốc thực hiện. Đây là công cụ tuyển chọn mà ứng viên bị loại nhiều nhất nếu họ không đáp ứng đợc yêu cầu công việc, vì theo tôi, phỏng vấn là bớc tuyển chọn có nhiều u điểm nhất trong cả quá trình tuyển dụng đ- ợc tiến hành tại Biti’s.
Các nhóm câu hỏi phỏng vấn tuyển chọn thờng đợc sử dụng là: + Bạn hãy tự giới thiệu về bản thân
+ Bạn biết gì về Công ty Biti’s?
+ Bạn đã hiểu gì về công việc mà bạn sẽ làm tại Biti’s? Hãy miêu tả khái quát các nhiệm vụ mà bạn phải thực hiện?
+ Điểm mạnh và điểm yếu của bạn?
+ Trớc đây bạn đã từng làm việc tại những Công ty nào? Thời gian làm việc tại đó? Lý do khiến bạn thôi việc để đến với Biti’s? Các nhiệm vụ hay công việc chính mà bạn đã làm tại cơ quan cũ? Mức lơng cũ của bạn?
+Mong muốn của bạn khi vào Công ty Biti’s nh thế nào? + Thời gian làm việc của bạn?
+ Mức lơng khởi điểm bạn mong muốn là bao nhiêu?
Quá trình phỏng vấn cũng giúp các cán bộ tuyển dụng nhận biết đợc các đặc điểm chính của ứng viên và là cách thẩm tra lại các thông tin mà họ đã cung cấp ở những bớc tuyển dụng trớc.
2.2.3. Quy trình tuyển chọn nhân viên
Quy trình tuyển chọn nhân sự nhằm mục đích: thiết lập trình tự, thủ tục và quy định việc thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng nhân sự đồng thời nâng cao hiệu
quả tuyển dụng –phát triển nhân tài, qua đó: tuyển dụng đợc nhân sự chất lợng cao, đáp ứng yêu cầu phát triển của Công ty và tạo lợi thế cạnh tranh của Biti’s tại thị trờng lao động vốn luôn thay đổi.
Căn cứ vào nội dung phê duyệt của Cấp thẩm quyền đối với hồ sơ kế hoạch cần tuyển dụng nhân sự, nhóm CBTD triển khai các bớc tuyển dụng theo đúng thời gian quy định hoàn tất từng bớc tuyển chọn để chịu trách nhiệm với CB đợc Cấp thẩm quyền uỷ thác.
∗ Tiếp nhận, kiểm tra và sàng lọc hồ sơ.
- Nhóm cán bộ tuyển dụng của P. TCNL&ĐT xem xét hồ sơ dự phòng và tiếp nhận hồ sơ ứng viên mới để đa vào kiểm tra, phân loại và sàng lọc hồ sơ đạt yêu cầu cho từng đợt tuyển dụng để báo cáo rõ ràng, rạch ròi theo từng loại đạt hay không đạt yêu cầu.
- Nhóm cán bộ tuyển dụng cập nhật mã số hồ sơ, mã số chức danh và các thông tin khác vào file thông tin ban đầu về các ứng viên. Từ các thông tin ban đầu này, cán bộ tuyển dụng lập danh sách ứng viên có hồ sơ đợc chọn.
SV. Nguyễn Thị Nga 63 Lớp: QTNL – 43B
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ Kiểm tra năng lực
Phỏng vấn
ĐG thử việc Tiếp nhận - thử việc
BB thoả thuận thử việc Chấm dứt thử việc
Nhóm cán bộ tuyển dụng dùng danh sách này để tổng hợp kết quả đánh giá đối với từng ứng viên ở cuối từng bớc tuyển dụng, sau đó cập nhật thông tin tiếp tục kết quả đánh giá ứng viên vào file nói trên trong các bớc tiếp theo để theo dõi thông tin ứng viên cho chính xác.
- Đối với hồ sơ xin việc gửi đến bằng đờng gián tiếp nhng còn thiếu sót, cán bộ tuyển dụng phải yêu cầu ứng viên bổ túc để hoàn chỉnh hồ sơ, cán bộ tuyển dụng ghi cha đạt vào góc phải trên cùng ở mặt trớc bì của các hồ sơ xin việc loại này.
- Đối với hồ sơ xin việc đạt yêu cầu tiếp nhận, nhóm cán bộ tuyển dụng dán lên không gian chính giữa ở trớc mặt bì hồ sơ xin việc phiếu theo dõi hồ sơ ứng viên để ghi chú theo dõi kịp thời, cập nhật thông tin trong phiếu nhằm mục đích kiểm tra, phân loại những hồ sơ đang ở những bớc tuyển dụng khác nhau và thể hiện ứng viên đang ở bớc tuyển dụng nào, thời gian nào để nộp bổ sung hồ sơ. - Nhóm cán bộ tuyển dụng lập bìa đựng hồ sơ phân loại theo từng chức danh và thứ tự thời gian nhận hồ sơ đạt, cha đạt hay không đạt yêu cầu, lập bìa đựng hồ sơ tiếp nhận đính kèm danh sách ứng viên ở từng bớc tuyển dụng.
- Đối với hồ sơ xin việc đạt yêu cầu tiếp nhận hoặc cha đạt yêu cầu cần bổ túc hồ sơ đầy đủ cho Công ty, thông báo cho ứng viên bổ túc hồ sơ đầy đủ và đúng hạn.
Tiếp nhận, kiểm tra sàng lọc hồ sơ xin việc xếp theo đối tợng nộp, quy định cách thức nộp hồ sơ ứng với từng đối tợng cụ thể:
- Đối với ứng viên dự tuyển vào các vị trí công việc thuộc nhóm đối tợng nộp 1 lần:
Thông báo tuyển dụng đợc u tiên về không gian thể hiện yêu cầu của Công ty về tính đầy đủ của một hồ sơ xin việc đối với ứng viên.
ứng viên nhóm này chỉ nộp hồ sơ 1 lần theo yêu cầu của Công ty đối với hồ sơ xin việc đầy đủ, cán bộ tuyển dụng từ chối hồ sơ không đầy đủ hoặc nộp trễ hạn định. Nếu có uỷ thác nhân sự khác tiếp nhận hồ sơ xin việc, cán bộ tuyển dụng phải đảm bảo rằng chất lợng công tác tiếp nhận hồ sơ xin việc và uy tín của Công ty không bị suy giảm.
Nhóm cán bộ tuyển dụng căn cứ theo yêu cầu về các tiêu chuẩn trong thông báo tuyển dụng để phân loại, kiểm tra, sàng lọc hồ sơ xin việc đầy đủ và chọn ra ứng viên đạt yêu cầu sang bớc tuyển dụng kiểm tra năng lực.
- Đối với ứng viên dự tuyển vào các vị trí công việc thuộc nhóm đối tợng nộp 3 lần:
Thông báo tuyển dụng đợc u tiên không gian thể hiện yêu cầu của Công ty về các tiêu chuẩn tuyển chọn (kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm chuyên môn, trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá, kỹ năng- nghệ thuật )…
ứng viên thuộc nhóm đối tợng đợc cán bộ tuyển dụng thông báo tốt nhất nên nộp hồ sơ xin việc trong 01 lần trong hạn định.
Trờng hợp ứng viên soạn theo mẫu riêng đơn xin việc, sơ yếu lý lịch (có ảnh mới nhất của ứng viên) và gửi trực tiếp hay gián tiếp đến Công ty trong hạn định, tuy hồ sơ nói trên cha đầy đủ nhng vẫn tạm xem là hợp lệ và đợc nhóm cán bộ tuyển dụng tiếp nhận để đa vào công tác sàng lọc, hoặc thông báo khi cần bổ túc hồ sơ.
Nhóm cán bộ tuyển dụng căn cứ theo các yêu cầu về các tiêu chuẩn trong thông báo tuyển dụng để kiểm tra, sàng lọc hồ sơ và chọn ra ứng viên đạt yêu cầu sang bớc tuyển dụng kiểm tra năng lực thực tế.
Nhóm cán bộ tuyển dụng thông báo đến ứng viên đạt yêu cầu về thời gian và địa điểm tiến hành kiểm tra năng lực thực tế. Khi đến dự kiểm tra năng lực thực tế, ứng viên sẽ phải nộp bổ sung lần 2 các bản sao và bản chính để nhóm cán bộ tuyển dụng đối chiếu cẩn thận đối với các hạng mục hồ sơ cho phép nộp bản sao, nhóm cán bộ tuyển dụng ký xác nhận trên bản sao đã đối chiếu khớp với bản chính, khớp với kết quả xác minh ở cơ quan cũ, trờng lớp cũ (xác minh trớc hoặc tiếp tục xác minh bổ sung ngay sau đó).
Cán bộ tuyển dụng cùng xác nhận với ứng viên những hồ sơ còn thiếu so với yêu cầu đầy đủ của hồ sơ xin việc và thông báo đến ứng viên rằng: trong trờng hợp nếu họ trúng tuyển, họ phải nộp bổ túc ngay hoàn tất lần 3 những hồ sơ còn thiếu theo quy định của Công ty về một hồ sơ xin việc đầy đủ, hợp lệ trớc thời gian tiếp nhận- thử việc.
∗ Kiểm tra năng lực ứng viên Đề thi, kiểm tra:
Nội dung đề thi nhằm xác định kỹ năng hiểu vấn đề (IQ), trình độ (kiểm tra kiến thức chuyên môn, kiểm tra tay nghề, kiểm tra kiến thức tổng quát), kinh nghiệm làm việc về tính chuyên môn (phác thảo phơng án làm việc cụ thể, đề ra một vài kinh nghiệm thực tế khi xử lý tình huống trong công việc) và kỹ năng nghiệp vụ (vi tính văn phòng, ngoại ngữ, kỹ năng khác theo tiêu chuẩn đợc ghi rõ trong thông báo tuyển dụng).
Nhằm sử dụng hiệu quả thời gian tổ chức thi tuyển và tạo tâm lý tốt cho ứng viên, Công ty sẽ dần tiến tới hình thức trắc nghiệm với các đề thi viết.
Tổ chức kiểm tra, chấm thi và tổng hợp kết quả (đối với ứng viên lao động gián tiếp):
Nhóm cán bộ tuyển dụng bố trí thời gian tiếp nhận hồ sơ bổ sung lần 2 (của ứng viên thuộc nhóm đối tợng nộp 3 lần) trớc khi tiến hành kiểm tra năng lực.
Nhóm cán bộ tuyển dụng tổ chức cho ứng viên dự thi, bao gồm: bài trắc nghiệm kỹ năng hiểu vấn đề (IQ), bài kiểm tra trình độ chuyên môn, bài kiểm tra kinh nghiệm làm việc vào phiếu soạn thảo phơng án làm việc, kỹ năng nghiệp vụ (vi tính văn phòng, ngoại ngữ, kỹ năng khác).
Chấm bài kiểm tra:
Nhóm cán bộ tuyển dụng chấm thi và ghi kết quả các bài trắc nghiệm, bài kỹ năng vào bảng danh sách ứng viên không quá 3 ngày kể từ ngày nhận đợc bài làm của ứng viên, bài làm của ứng viên về đề thi kiểm tra kiến thức chuyên môn đợc chuyển đến nhóm cán bộ ra đề thi trong ngày.
CQĐV sử dụng lao động ra đề thi kiểm tra kiến thức chuyên môn, chấm bài, ghi kết quả vào bảng danh sách ứng viên và chuyển kết quả đến nhóm cán bộ tuyển dụng không quá 03 ngày kể từ ngày nhận đợc bài làm của ứng viên.
Để xác nhận việc tổ chức phỏng vấn lần 1 không gây trở ngại về thời gian cho ứng viên , nhóm cán bộ tuyển dụng thông báo ngày và địa điểm tổ chức phỏng vấn lần 1 đến từng ứng viên vào cuối buổi kiểm tra năng lực.
Nhóm cán bộ tuyển dụng báo trớc lịch phỏng vấn ít nhất là 01 tuần và gửi hồ sơ xin việc của ứng viên trớc khoảng 3-5 ngày để cán bộ phỏng vấn thu xếp thời gian tham dự cũng nh xem xét hồ sơ trớc ngày phỏng vấn. Bằng chuyên môn và kinh nghiệm của mình, cán bộ phỏng vấn sẽ đề xuất loại bỏ hồ sơ kém chất l- ợng trớc khi tiến hành mời ứng viên dự phỏng vấn. Hồ sơ và đề xuất loại bỏ (nếu có) sẽ đợc chuyển đến nhóm cán bộ tuyển dụng không quá 05 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ.
ứng viên đạt yêu cầu sau bớc tuyển dụng kiểm tra năng lực đợc nhóm cán bộ tuyển dụng mời dự phỏng vấn lần 1.
∗. Phỏng vấn lần 1
Danh sách ứng viên ở bớc tuyển dụng phỏng vấn lần 1 cũng đợc cán bộ tuyển dụng cập nhật và cung cấp cho cán bộ phỏng vấn. Cán bộ tuyển dụng cập nhật thông tin về việc tiếp nhận hồ sơ xin việc, kết quả kiểm tra năng lực và dán hình của ứng viên vào phiếu lý lịch nhân sự.
Ngoài việc niêm yết danh sách ứng viên dự tuyển kèm theo mã số hồ sơ, mã số chức danh tại phòng chờ, nhóm cán bộ tuyển dụng phát phiếu lý lịch nhân sự đã dán hình ứng viên và hớng dẫn ứng viên điền đầy đủ thông tin vào phiếu trớc