Sơ đồ 2-3 Sơ Đồ Quy Trình Nhập Khẩu thép tại Cơng ty cổ phần sắt thép Cửu Long
2.4.2.1 Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nhà cung ứng và khách hàng tiêu thụ sản phẩm
Cơng tác nghiên cứu thị trường và tìm kiếm lựa chọn khách hàng của cơng ty do Phịng Xuất Nhập Khẩu và Giám Đốc phụ trách kinh doanh thực hiện. Cơng tác này được thực hiện dựa trên sự xem xét và đánh giá từ việc tham khảo trên sách báo, Internet, cĩ thể từ lời mời gọi của chính đối tác này nếu họ muốn hợp tác làm ăn với cơng ty ……
Trưởng phịng Xuất Nhập Khẩu và Giám Đốc phụ trách kinh doanh của cơng ty sẽ cùng nhau nghiên cứu xem nên tìm kiếm thị trường nào và tìm kiếm khách hàng nào đáng tin cậy để thực hiện việc mua hàng. Việc tìm kiếm thêm nhiều thị trường và khách hàng mới cũng rất quan trọng đối với cơng ty vì thơng qua đĩ cơng ty cĩ thể chiếm lĩnh được nhiều thị trường nhập khẩu hơn nhằm chứng tỏ vị thế và
SVTH: TỐNG THỊ HỒNG YẾN_05DQN Trang 57 (2.4.2.4) (2.4.2.6) (2.4.2.4) Cơng ty cổ phần sắt thép Cửu Long Ngân hàng mở L/C (2.4.2.4) (2.4.2.5) (2.4.2.4) (2.4.2.7) Ngân hàng thơng báo Nhà xuất khẩu thép Cảng nhập khẩu Hải quan nhập khẩu Cơng ty bảo hiểm (2.4.2.2) (2.4.2.3)
uy tín của cơng ty trong lĩnh vực sắt thép, đồng thời cũng nhằm đa dạng hĩa nhiều mẫu mã sản phẩm cho cơng ty để phục vụ ngày càng nhiều hơn nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đĩ cơng ty vẫn giữ mối quan hệ lâu dài với các đối tác cũ của cơng ty.
Để thực hiện việc nhập khẩu hàng hĩa được tốt hơn, cơng ty phải tham khảo giá cả hàng hĩa từ nhiều thị trường khác nhau trong và ngồi nước. Thơng tin về giá cả hàng nhập được thu thập thơng qua báo chí trong và ngồi nước, thơng tin trên các trang web chuyên ngành để phục vụ cho việc định giá và giá bán trong nước. Đồng thời qua đĩ cơng ty sẽ tìm được các khách hàng thích hợp cho mình.
2.4.2.2 Giao dịch, soạn thảo và ký kết hợp đồng
Sau khi một danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, họ là những đối tác trong và ngồi nước cĩ những mặt hàng mà cơng ty cần nhập theo nhu cầu trong nước. Phịng kinh doanh sẽ gửi thư hay email đến những khách hàng này, trong thư chủ yếu là giới thiệu về cơng ty và ngỏ ý muốn mua hàng của họ. Mọi giao dịch sau này chủ yếu được tiến hành qua fax, email hay điện thoại.
Nội dung thương lượng thường xoay quanh các vấn đề như sau: chất lượng của hàng hĩa như thế nào? Phẩm chất cĩ tốt khơng? Số lượng hàng hĩa mà đối tác cĩ thể cung cấp là bao nhiêu? Giá cả hàng hĩa là bao nhiêu? Cĩ phù hợp với giá cả của thị trường hay khơng? Đĩng gĩi ký mã hiệu như thế nào? Thời gian giao hàng là bao lâu? Thời gian cĩ được quy định đúng trong hợp đồng hay khơng? Cơng ty và nhà cung cấp sẽ sử dụng phương thức thanh tốn nào cho hợp lý? Các điều khoản chung khác trong hợp đồng.
Việc giao dịch cĩ thể tiến hành trực tiếp thơng qua văn phịng đại diện hay nhà mơi giới của đối tác tại Việt Nam. Đĩ là đối với các nhà cung cấp là các cơng ty nước ngồi. Cịn đối với các cơng ty trong nước thì việc giao dịch cĩ thể tiến hành trực tiếp tại trụ sở chính của cơng ty.
Sau khi đã thỏa thuận việc giao dịch thương lượng, nhân viên xuất nhập khẩu của cơng ty sẽ soạn thảo hợp đồng mua hàng của nhà cung cấp và fax qua cho họ hoặc gửi qua mail để họ xem thử các điều khoản trong hợp đồng cĩ đúng như đã
SVTH: TỐNG THỊ HỒNG YẾN_05DQN Trang 58
thương lượng khơng? Khi hai bên đã đồng ý thì đại diện của cơng ty(cĩ thể là các Trưởng phịng Xuất Nhập Khẩu của cả hai cơng ty) sẽ thực hiện việc kí kết hợp đồng tại một địa điểm mà hai bên đã quy định.
Các điều khoản của một hợp đồng mua bán hàng hĩa quốc tế:
1. Commodity (tên hàng): phải xác nhận được tên gọi của hàng hĩa cần mua
Ví dụ: thép cuộn cán nĩng ( Hot rolled steel coil)
2. Quality (chất lượng): của sản phẩm thép, quy định tính năng, quy cách, kích thước, tác dụng, cơng suất, tác dụng, hiệu suất.
SVTH: TỐNG THỊ HỒNG YẾN_05DQN Trang 59
Ví dụ: một số chi tiết trong hợp đồng nhập khẩu thép ghi ở mục quality-
quantity
Marterials: prime quality non skin-passed hot rolled steel coils as per MMK
standard production and mills specification no STO MMK 350-99 for SS400 marterial and specification no STP MMK 352-2004 for SAF 1006 both of which from an integral part of this contract, mill edge
Coil’s weight: 14-16.5 mt or 18-22mt approx (in seller option)
Coil ID: 850mm (+20/-40)
Nominel thicknesses tolerances for SAE 1006 Orgin: MMK/ Russia
3. Quantity (số lượng): bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lượng (hoặc trọng lượng) của hàng hĩa, phương pháp qui định số lượng và phương pháp xác định trọng lượng.
ví dụ: 2.00mm x 1250mm x coil 2.95mm x 1500mm x coil
4. Price (giá cả): xác định đơn vị tiền tệ của giá cả, mức giá, phương pháp qui định giá cả, giảm giá, điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng.
ví dụ: USD 476/MT CFR Ho Chi Minh city port Viet Nam- incoterm 2000.
SVTH: TỐNG THỊ HỒNG YẾN_05DQN Trang 60
(Nguồn: vinanet.com.vn)
5. Shipment (giao hàng): xác định thời hạn, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng và thơng báo giao hàng.
Ví dụ: Loading port one of Russian for eastern ports
Discharging port: Ho Chi Minh city port, Viet Nam Transhipment: allowed
Partial shipment: allowed
Shipment time: January 2009/ latest February 10, 2009
6. Packing and marking (bao bì và ký mã hiệu): thỏa thuận về yêu cầu chất lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá cả bao bì, ký mã hiệu.
Ví dụ: mill’s export standard packing and marking (tiêu chuẩn bao bì và ký
mã hiệu xuất khẩu)
7. Payment (thanh tốn): quy định đồng tiền thanh tốn, phương thức thanh tốn, thời hạn trả tiền, hình thức trả tiền, các chứng từ là căn cứ để trả tiền.
ví dụ: by irrevocable letter of credit payable at sight for 100% contract value
in US dollar to be receivecs by seller lasted within November 28, 2008. L/C
SVTH: TỐNG THỊ HỒNG YẾN_05DQN Trang 61
Hình 2.21 Soạn thảo hợp đồng cần cẩn trọng
should be opened through one of first class Vietnamese banks acceptable to the seller. L/C can be confirmed by advising bank at beneficiary’s account.
Dịch: bởi thư tín dụng khơng hủy ngang trả ngay khi trình phiếu (cho) 100%
hợp đồng giá trị trong đơ la Mỹ để là nhận bởi người bán kéo dài trong Tháng mười một 28, 2008. L/C cần phải được mở thơng qua một trong số ngân hàng Việt nam lớp đầu tiên những ngân hàng chấp nhận được đối với người bán. L/C cĩ thể được xác nhận bởi ngân hàng thơng báo tại tài khoản (của) người thụ hưởng.
8. Warranty ( bảo hành): thời gian và nội dung bảo hành.
9. Penalty (phạt và bồi thường thiệt hại): qui định những biện pháp khi hợp đồng khơng được thực hiện tồn bộ hay một phần do nguyên nhân chủ quan gây ra.
10. Insurance (bảo hiểm): thỏa thuận ai là người mua bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm cần mua và loại chứng thư bảo hiểm cần lấy.
ví dụ: to be covered by buyer we recommend that you insure your cargoes
adequately so that you can claim your losses from your insurance company in case of short delivery of cargo or your cargo arrived damaged or containinated with seawater etc
Dịch: được chịu trách nhiệm mua bởi người mua chúng tơi khuyến cáo rằng
bạn bảo hiểm những hàng hĩa (của) các bạn đầy đủ vì thế mà bạn cĩ thể địi hỏi những sự mất mát (của) các bạn từ cơng ty bảo hiểm (của) các bạn trong trường hợp của sự giao hàng thiếu (của) hàng hĩa hay hàng hĩa (của) các bạn đến bị hư hại hay với nước biển …
11. Force majeure (bất khả kháng): là sự kiện khi xảy ra làm cho hợp đồng trở thành khơng thể thực hiện, mà khơng ai bị coi là chịu trách nhiệm. Các sự
kiện bất khả kháng mang 3 đặc điểm sau: khơng thể lường trước được, khơng thể vượt qua, xảy ra từ bên ngồi.
SVTH: TỐNG THỊ HỒNG YẾN_05DQN Trang 62
12. Claim and inspection (khiếu nại): là các đề nghị do một bên đưa ra đối với bên kia do số lượng chất lượng giao hàng hoặc một số vấn đề khác khơng phù hợp với các điều khoản đã được qui định trong hợp đồng.
13. Arbitration (trọng tài): qui định các nội dung: ai là người đứng ra phân xử, luật áp dụng, địa điểm tiến hành trọng tài, cam kết chấp hành tài quyết, phân định chi phí trọng tài.
14. Other terms and condition ( các điều khoản và điều kiện khác)
2.4.2.3 Mua bảo hiểm
Trong hợp đồng nhập khẩu thép của Cơng ty Cổ Phần Sắt Thép Cửu Long thơng thường qui định điều kiện cơ sở giao hàng là điều kiện CFR incoterm 2000, nhà nhập khẩu cần phải mua bảo hiểm cho hàng hĩa trước khi tiến hàng mở L/C, cơng ty bảo hiểm mà cơng ty chọn mua là Tổng cơng ty bảo hiểm Bảo Việt, Cơng ty bảo hiểm Bảo Minh là những cơng ty cĩ uy tín cao. Cơng ty cần làm những cơng việc sau:
Chọn điều kiện thích hợp để mua bảo hiểm: căn
cứ vào đặc tính của hành hĩa, phương thức vận chuyển...để chọn điều kiện thích hợp nhằm đảm bảo an tồn cho hàng hĩa và đạt hiệu quả kinh tế cao.
Làm giấy yêu cầu bảo hiểm: căn cứ vào hợp đồng và L/C điền đủ các nội dung sau trong giấy yêu cầu bảo hiểm
Tên người được bảo hiểm
Tên hàng hĩa được bảo hiểm
Loại bao bì, cách đĩng gĩi và ký mã hiệu của hàng hĩa được bảo hiểm
Trọng lượng hay số lượng hàng hĩa cần bảo hiểm
Tên tàu biển hay phương thức vận chuyển.
Cách thức xếp hàng được bảo hiểm xuống tàu
Nơi bắt đầu vận chuyển, chuyển tải và nơi nhận hàng hĩa được bảo hiểm
Ngày tháng phương tiện chở hàng được bảo hiểm bắt đầu rời bến
Giá trị hàng hĩa được bảo hiểm và số tiền bảo hiểm
Điều kiện bảo hiểm
SVTH: TỐNG THỊ HỒNG YẾN_05DQN Trang 63
Nơi thanh tốn bồi thường
Đĩng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm
Sau khi nộp giấy yêu cầu bảo hiểm cho người
bảo hiểm, người bảo hiểm tính phí bảo hiểm và cơng ty sẽ đĩng phí bảo hiểm và nhận giấy chứng nhận bảo hiểm theo yêu cầu.
Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate)
là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm hoặc số tiền bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, phí bảo hiểm…
2.4.2.4 Mở L/C
Cơng ty cổ phần sắt thép Cửu Long luơn luơn sử dụng thư tín dụng khơng thể hủy ngang (irrevocable letter of credit) là loại L/C sau khi mở ra thì ngân hàng mở L/C và nhà nhập khẩu khơng thể sửa đổi, bổ sung, hoặc hủy bỏ trong thời hạn hiệu lực của nĩ, trừ khi cĩ sự thỏa thuận khác của nhà xuất khẩu và các bên tham gia L/C.
Vị trí cơng ty là người mua, nhập khẩu sẽ tiến hành các thủ tục cần thiết để mở thư tín dụng theo các quy định của hợp đồng được ký kết. SVTH: TỐNG THỊ HỒNG YẾN_05DQN Trang 64 Hình 2.22 Lựa chọn ngân hàng cĩ uy tín để mở L/C (Nguồn: vietnamnet.com.vn)
Cơng ty cổ phần sắt thép Cửu Long (The applicant for the credit) là người nhập khẩu hàng hĩa, người mua.
Ngân hàng mở thư tín dụng (The issuing bank or opening bank): là Ngân hàng đại diện, thường là ngân hàng cung cấp tín dụng cho Cơng ty cổ phần sắt thép Cửu Long.
Nhà xuất khẩu thép (The Beneficiary): người hưởng lợi thường là người bán
Ngân hàng thơng báo thư tín dụng (The advising bank): là ngân hàng tại nước người bán, nhận thơng báo thư tín dụng của ngân hàng mở thư tín dụng, chuyển đến nhà xuất khẩu tồn bộ nội dung thư tín dụng dưới hình thức văn bản. Khi nhận được bộ chứng từ thanh tốn của nhà xuất khẩu chuyển tới, ngân hàng phải chuyển ngay và nguyên vẹn bộ chứng từ này tới cho Ngân Hàng mở thư tín dụng theo quy định của UCP.
Sơ đồ 2-4 Quy trình nghiệp vụ mở L/C
(1) Cơng ty tiến hành làm giấy đề nghị mở L/C và ký quỹ, gửi tới Ngân hàng mở L/C và yêu cầu Ngân hàng tiến hành mở L/C cho người bán hưởng,
(2) Căn cứ vào giấy đề nghị mở L/C Ngân hàng sẽ tiến hành phát hành L/C theo yêu cầu gửi bản chính L/C cho người bán thơng qua Ngân hàng thơng báo.
SVTH: TỐNG THỊ HỒNG YẾN_05DQN Trang 65 Ngân hàng thơng báo Cơng ty cổ phần sắt thép Cửu Long Nhà xuất khẩu thép Ngân hàng mở L/C (6) (4) (2) (5) (1) (3) (4) (4.)
(3) Ngân hàng thơng báo tiến hành thơng báo nội dung L/C và chuyển bản chính L/C cho người bán.
(4) Nếu chấp nhận L/C thì người bán sẽ gửi hàng đến cảng Nhập khẩu quy định trong hợp đồng của cơng ty. Người bán đồng thời xuất trình bộ chứng từ cho Ngân hàng mở L/C thơng qua ngân hàng thơng báo (nếu khơng chấp nhận thì sẽ yêu cầu cơng ty và Ngân hàng mở L/C tiến hành tu chỉnh cho đến khi chấp nhận mới giao hàng). (5) Ngân hàng mở L/C thơng báo đã nhận được bộ chứng từ thanh tốn, tiến hành kiểm
tra bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ hợp lệ thì Ngân hàng mở L/C yêu cầu người mở phải ký quĩ bổ sung bằng vốn tự cĩ hoặc nhận nợ (bất động sản hay hàng hĩa) và chuyển bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu tiến hành nhận hàng. Nếu bộ chứng từ bất hợp lệ thì Ngân hàng mở L/C sẽ thơng báo cho ngân hàng phục vụ người bán biết và chờ sự chấp nhận của người mua về sự bất hợp lệ đĩ để nhận hàng.
(6) Ngân hàng mở L/C tiến hành thanh tốn cho người bán.
2.4.2.5 Nhận bộ chứng từ
Cơng ty cổ phần sắt thép Cửu Long sẽ lên ngân hàng mở L/C làm các thủ tục thanh tốn và nhận bộ chứng từ để cĩ thể tiến hành các thủ tục hải quan-thơng quan- nhận hàng.
Bộ chứng từ (theo quy định ở trường 46 A của
L/C) gồm cĩ:
Hĩa đơn thương mại (commercial invoice) là chứng từ cơ bản của khâu thanh tốn, do người bán xuất trình cho cơng ty sau khi gởi hàng để yêu cầu thanh tốn, theo tổng số hàng đã được ghi trên hĩa đơn. Tuân thủ nghiêm ngặt theo trường 45A của L/C
Vận đơn đường biển (bill of lading): là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người bán nhằm xác nhận việc hàng hĩa đã được tiếp nhận để vận chuyển.
Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality)
Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng (Certificate of quantity/ weight)
SVTH: TỐNG THỊ HỒNG YẾN_05DQN Trang 66
Giấy chứng nhận xuất xứ (certificate of origin): là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan cĩ thẩm quyền, thường là Phịng Thương Mại/ Bộ Thương mại cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hĩa
Phiếu đĩng gĩi (Packing list): là chứng từ hàng hĩa liệt kê tất cả những mặt hàng, loại hàng được đĩng gĩi trong từng kiện hàng (thùng hàng, container..) và tồn bộ lơ hàng được giao. Phiếu đĩng gĩi do người sản xuất lập ra khi đĩng gĩi hàng hĩa. Phiếu thường được lập thành 3 bản.
Tại thực tế cơng ty, phương thức thanh tốn mà cơng ty thường sử dụng là phương thức thanh tốn tín dụng chứng từ mà cụ thể là thư tín dụng (L/C: Letter of Credit). Ngân hàng nhận được bộ chứng từ gốc do nhà cung cấp chuyển giao cĩ thể là một ngân hàng do cơng ty chỉ định.
Cơng ty cĩ thể nhận được bộ chứng từ và chấp nhận thanh tốn theo các điều khoản của UCP 500 hoặc 600 đối với các chứng từ về ngân hàng. Trước khi chấp nhận thanh tốn cơng ty sẽ nhận được thơng báo của ngân hàng về các chứng từ đã được nhà cung cấp xuất trình. Ví dụ: ngân hàng sẽ thơng báo chứng từ hợp lệ và đề nghị cơng ty thanh tốn, hoặc thơng báo bất hợp lệ chứng từ và đề nghị cơng ty trả lời cĩ chấp nhận thanh tốn hay khơng đối với L/C. Cơng ty phải cĩ nhiệm vụ gửi