II. Khái quát chung về kế toán BHXH
4. Cơ cấu tổ chức của BHXH quận Hai Bà Trng
Tháng 8 năm 1995, BHXH quận Hai Bà Trng đi vào hoạt động độc lập, với số lợng biên chế là 8 nhân viên. Do mới thành lập nên các cán bộ phải làm việc với khối lợng lớn, hơn nữa cơ sở vật chất lại thiếu then, đội ngũ cán bộ cha có kinh nghiệm nên công việc gặp không ít khó khăn, nhng với nhận thức BHXH là chính sách lớn của Đảng và Nhà nớc liên quan đến một số lợng lớn lao động trong xã hội nên BHXH quận luôn cố gắng làm tốt nhiệm vụ, làm yên lòng ngời tham gia bảo hiểm. Trong 8 năm qua mọi ngời trong cơ quan đã đoàn kết, lỗ lực cố gắng để tháo gỡ vớng mắc, đội ngũ cán bộ công nhân đợc tăng c- ờng, đến nay BHXH quận đã có 35 ngời.
Với 35 cán bộ công chức, viên chức, BHXH quận Hai Bà Trng không chia thành các phòng, ban cụ thể mà chia thành 4 bộ phận có chức năng, nhiệm vụ riêng biệt, đó là: bộ phận thu BHXH, bộ phận kế toán, bộ phận quản lý chế độ chính sách, và bộ phận giám định chi. Cả 4 bộ phận này đều đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc và phó giám đốc. Sự phân công về công việc đợc thể hiện theo chức năng và nhiệm vụ của mỗi ngời, mỗi bộ phận thể hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức của BHXH quận Hai Bà Trng.
Chức năng cụ thể của từng bộ phận nh sau:
Giám đốc: Là thủ trởng cơ quan BHXH quân, phụ trách chung và chịu trách nhiệm về toàn bộ các mặt hoạt động công tác BHXH trên địa bàn quận, phụ trách trực tiếp các công tác tổ chức đối ngoại, tổng hợp và công tác chi BHXH.
Phó giám đốc: (gồm có 3 ngời) có nhiệm vụ thờng trực, giúp việc cho giám đốc, thay thế giám đốc điều hành công việc khi giám đốc đi vắng. Phó giám đốc trực tiếp phụ trách bộ phận thu và các phong trào thi đua trong cơ quan.
Bộ phận chính sách BHXH: (gồm có 4 ngời) do Giám đốc trực tiếp phụ trách, có nhiệm vụ theo dõi, hớng dẫn và giải quyết các chế độ chính sách về BHXH, nh chế độ hu trí, tử tuất, thai sản, bệnh nghề nghiệp, ốm đau. Bộ phận này bao gồm cả các nhân viên của phòng hồ sơ. Nhiệm vụ cụ thể nh sau:
+ Tiếp nhận đối tợng mới nghỉ hu hởng trợ cấp BHXH, các đối tợng nơi khác chuyển đến, làm thủ tục chuyển đi cho các đối tợng do quận quản lý.
Giám đốc
Phó giám đốc
Bộ phận
+ Quản lý, theo dõi các chế độ, chính sách các đối tợng BHXH trên phạm vi đợc giao.
+ Thống kê, lu trữ tài liệu hồ sơ theo dõi yêu cầu nghiệp vụ, đảm bảo khi cần có thể lấy dễ dàng.
+ Hớng dẫn, đôn đỗc theo dõi quá trình thực hiện các công việc đợc phân công, phát hiện, đề xuất với lãnh đạo để khắc phục những lạc trong quá trình giải quyết hồ sơ, tài liệu một cách khoa học. Thống kê, lu trữ tài liệu, chính sách theo yêu cầu của nghiệp vụ. Tham mu đề xuất giải quyết trợ cấp cho các đối tợng hởng tiền tuất, ốm đau, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.
+ Tham gia đề xuất, soạn thảo các văn bản triển khai công tác đợc phân công. Trực tiếp giải quyết các chế độ hu trí cho công nhân viên chức, chế độ tử tuất của các doanh nghiệp.
+ Giải đáp thắc mắc về thủ tục để làm các chế độ chính sách BHXH. + Giải quyết kịp thời mọi chế độ về BHXH cho đối tợng hu trí hoặc
mất sức lao động trên địa bàn quận.
+ Quản lý con dấu của cơ quan và một số công tác khác nh công tác giao dịch, góp phần phục vụ cho công tác nghiệp vụ.
Nói chung, bộ phận chính sách là trung tâm giải quyết những thắc mắc về thủ tục, chế độ, chính sách. Hiện tại các bộ phận chính sách quận Hai Bà Tr- ng có trình độ nghiệp vụ cao, hiểu biết cặn kẽ về các chế độ chính sách, luôn có thái độ nhẹ nhàng, cởi mở, tận tình, hiểu đợc tâm lý của khách hàng để công việc đợc giải quyết một cách nhanh nhất, để mọi ngời đến làm việc tại BHXH quận Hai Bà Trng đều cảm thấy thoải mái, yên tâm, tin tởng vào những cán bộ nơi này.
Bộ phận kế toán: (gồm 8 ngời do 1 kế toán chính phụ trách) có nhiệm vụ phân phối, quản lý đồng tiền của mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Nhiệm vụ cụ thể nh sau:
+ Thanh toán lơng hu, trợ cấp cho các đối tợng hởng chế độ BHXH thông qua UBND các phờng, lập phiếu chi, trả lơng hu cho các đối tợng hàng tháng, năm.
+ Giám sát việc chi, trả lơng hu và trợ cấp cho các đối tợng đảm bảo tận tay, đúng kỳ và đủ con số.
+ Hàng tháng, quý tổ chức kiểm tra việc chi, trả lơng hu và trợ cấp cho từng loại đối tợng, kịp thời ngăn chặn những thiếu sót và sai trái trong công việc.
+ Cuối tháng, kế toán phải khóa sổ sách và làm báo cáo kết quả thu, chi trong tháng.
+ Hàng tháng, quý, năm kế toán phải làm báo cáo tổng hợp quyết toán để gửi lên các cơ quan cấp trên theo đúng quy định của Nhà nớc.
Bộ phận thu BHXH: (gồm 14 cán bộ thu) dới sự chỉ đạo trực tiếp của 2 phó giám đốc, nhiệm vụ chính của các cán bộ ở bộ phận thu phải luôn bám sát cơ sở, kịp thời tháo gỡ khó khăn trong công tác thu BHXH, với phơng châm thu đủ, thu đúng, thu kịp thời, các cán bộ ở bộ phận thu phải luôn nỗ lực, cố gắng.
Bộ phận giám định chi BHXH : (gồm 8 ngời) dới sự chỉ đạo của 1 phó giám đốc, có nhiệm vụ kiểm tra và giám sát việc chi phí khám chữa bệnh ban đầu tại một số bệnh viện, trung tâm y tế, một số phòng khám của các cơ quan xí nghiệp đơn vị, nhằm đảm bảo quyền lợi của ngời có thẻ BHYT và việc thực hiện các quy định của pháp luật trong việc khám chữa bệnh ban đầu.
Bớc vào năm 2005, cán bộ viên chức BHXH quận Hai Bà Trng phấn đấu vơn lên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ mà ngành giao cho, góp phần đảm bảo sự ổn định và phát triển kinh tế- xã hội trên địa bàn quận, nâng cao uy tín và sự phát triển của ngành BHXH.