II. Khái quát chung về kế toán BHXH
2. Thực trạng hoạt động hạch toán kế toán các chế độ BHXH tại BHXH
BHXH tại BHXH quận Hai Bà Trng.
2.1.Hệ thống kế toán BHXH Việt Nam.
Cùng với quá trình phát triển hệ thống BHXH Việt Nam và quá trình đổi mới cơ chế BHXH, hệ thống kế toán BHXH cũng không ngừng hoàn thiện, nâng cao chất lợng và góp phần không nhỏ vào công tác quản lý hoạt động của hệ thống BHXH và quản lý Tài chính Nhà nớc.
Nhà nớc Việt Nam quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị BHXH trong cả nớc. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất bao gồm những quy định thống nhất về loại tài khoản, số lợng tài khoản, ký hiệu và nội dung ghi chép của từng tài khoản. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị BHXH thuộc hệ thống BHXH đợc xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của từng đơn vị BHXH, có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hoá của hệ thống tài khoản kế toán quy định cho các đơn vị HCSN theo quyết định số 999/TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 của Bộ Trởng Bộ Tài chính.
Hệ thống chế độ kế toán BHXH ban hành số 140/1999/QĐ-BTC áp dụng thống nhất cho các đơn vị trong hệ thống BHXH Việt Nam từ ngày 15/11/1999 và thay thế chế độ kế toán BHXH ban hành ngày 12/12/1996 của Bộ Trởng Bộ Tài chính, tuy có nhiều đổi mới tiến bộ nhng còn bộc lộ nhiều khuyết điểm, cha phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của hệ thống BHXH Việt Nam cũng nh sự phát triển của BHXH trên thế giới.
Đến năm 2003 qua quá trình nghiên cứu và, Bộ Trởng Bộ Tài chính đã ban hành quyết định số 07/2003/QĐ- BTC về việc sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán BHXH và áp dụng thống nhất trong cả nớc. Nội dung kinh tế trong chế độ kế toán BHXH mới này đã có sự vận dụng sáng tạo các chuẩn mực kế toán quốc tế vào điều kiện cụ thể ở Việt Nam. Đây là hệ thống kế toán thoả mãn đợc những yêu cầu, đặc điểm của nền kinh tế thị trờng, và không những phù hợp với
sự phát triển của hệ thống BHXH ở nớc ta hiện nay mà còn phù hợp với định h- ớng phát triển lâu dài của đất nớc. Một số quy định đã đợc điều chỉnh ; các chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán đã phản ánh rõ ràng, trung thực ; các tài khoản cũng đợc sửa đổi, bổ sung ; các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán chung đã đợc chủ động vận dụng cho phù hợp.
Nh vậy, chế độ kế toán BHXH ở nớc ta hiện nay đã đáp ứng đợc yêu cầu kiểm tra, kiểm soát và cung cấp thông tin cho các cấp quản lý, và đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao của hệ thống BHXH Việt Nam. Bên cạnh đó, hệ thống kế toán BHXH nớc ta cũng đã áp dụng có chọn lọc các chuẩn mực kế toán quốc tế, từng bớc hoà nhập với hệ thống kế toán BHXH ở các nớc có hệ thống BHXH phát triển trong khu vực, cũng nh trên thế giới.
2.2.Đánh giá chung về hoạt động hạch toán kế toán các chế độ BHXH tại BHXH quận Hai Bà Trng.
Quận Hai Bà Trng là quận có diện tích lớn, mật độ dân số đông, bao gồm 25 phờng, cho nên việc quản lý các đối tợng hởng BHXH trên địa bàn tơng đối phức tạp. Do vậy, các bộ phận chức năng của đơn vị phải đợc tổ chức khoa học để thuận lợi cho công tác quản lý ; đảm bảo kịp thời cho sự chỉ đạo, kiểm tra của BHXH Thành phố Hà Nội, BHXH Việt Nam và các cơ quan ban ngành có liên quan. Đáp ứng đợc yêu cầu đó, phòng kế toán của BHXH Quận không những hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyên môn của mình , mà còn hỗ trợ tích cực và đóng góp một phần quan trọng trong việc giúp BHXH Quận hoàn thành tốt nhiệm vụ mà BHXH Thành phố giao cho. Để đánh giá đợc thực trạng hoạt động hạch toán kế toán tại BHXH quận Hai Bà Trng, chúng ta đi vào phân tích một số u điểm và nhợc điểm sau :
Một số u điểm :
Bộ máy kế toán đợc tổ chức hợp lý, công tác kế toán đợc phân công phù hợp với năng lực và trình độ của từng ngời, phát huy đợc thế mạnh của mỗi nhân viên, nâng cao hiệu quả công việc. Đội ngũ nhân viên kế toán của cơ quan là những ngời có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm.
Về phơng tiện kế toán :
BHXH Quận đã trang bị 14 máy vi tính. Công tác kế toán đợc thực hiện toàn bộ bằng máy vi tính, nhờ đó giảm bớt khối lợng công việc , nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả quản lý, giúp việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho công tác kiểm tra, quản lý.
Về hệ thống sổ kế toán:
Hiện nay, cơ quan đang sử dụng hệ hình thức chứng từ ghi sổ, nhật ký chung, các hình thức này phù hợp với nội dung hoạt động kế toán của cơ quan.
Hệ thống tài khoản sử dụng:
BHXH Quận áp dụng hệ thống tài khoản BHXH thống nhất theo quy định của Bộ Tài chính. Việc định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh đúng và đầy đủ bản chất của từng hoạt động. Trởng phòng kế toán thờng xuyên nghiên cứu những hớng dẫn sửa đổi bổ sung do Bộ Tài chính ban hành để phổ biến cho cán bộ trong phòng.
Về thủ tục kiểm soát chứng từ :
Ngay từ khi nhận đợc chứng từ, trớc khi ghi sổ, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, rõ ràng, đầy đủ, trung thực của các hoạt động kinh tế- tài chính ghi trong chứng từ kế toán.
Về lu trữ và bảo quản chứng từ:
Kế toán thực hiện việc bảo quản chứng từ kế toán trên cơ sở phân loại, đóng gói thành tập và bảo quản lu trữ theo quy định của chế độ lu trữ chứng từ, tài liệu chứng từ kế toán của Nhà nớc. ở BHXH quận Hai Bà Trng, ngoài việc l- u trữ các chứng từ bằng giấy còn lu trữ chứng từ trên máy vi tính, do đó đảm bảo đợc độ an toàn cao cho các chứng từ.
Về tổ chức luân chuyển chứng từ :
Chứng từ đợc luân chuyển theo quy định trong điều lệ BHXH Việt Nam, trong đó thứ tự, thời gian luân chuyển đợc xác định trên cơ sở nhu cầu, thời gian
nhận và xử lý thông tin ở các bộ phận. Ví dụ: đối với chứng từ chi trả cho đối t- ợng tham gia BHXH, các đại diện phờng cần phải thanh quyết toán và chuyển lên quận trớc ngày 18 hàng tháng, và kế toán BHXH Quận phải lập báo cáo tài chính và nộp lên BHXH Thành phố chậm nhất 10 ngày khi kết thúc Quý.
2. Một số hạn chế còn tồn tại :
Bên cạnh những u điểm trên, công tác hạch toán kế toán các chế độ BHXH tại BHXH quận Hai Bà Trng còn tồn tại một số mặt hạn chế cần đợc cải tiến nhằm hoàn thiện và không ngừng nâng cao hiệu quản của công tác kế toán, cũng nh hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Mặc dù đã có ít nhiều ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán, nhng phần lớn số lợng chứng từ kinh tế nội bộ phát sinh vẫn còn đợc lập, thu thập và chỉnh lý bằng tay. Khi xảy ra sai sót trong chứng từ, kế toán thờng chỉnh sửa trực tiếp vào những sai sót trên chứng từ. Do đó, các chứng từ in trên máy cha có sự thống nhất; các nội dung bổ xung thêm vào chứng từ (nh số hiệu TK Nợ, TK Có, mã các đối tợng kế toán, ) khi nhập vào máy… thờng không ghi lại trên chứng từ gốc.
Việc lập chứng từ ở một số đơn vị, đại diện chi trả phờng cha đợc thực hiện một cách đầy đủ theo chế độ quy định. Thông thờng có một số yếu tố của chứng từ khi lập hay bị bỏ quên nh số hiệu chứng từ, thời gian lập,… làm mất đi tính rõ ràng, chính xác gây khó khăn cho quá trình ghi sổ kế toán cũng nh công tác thanh tra, kiểm tra.
Tuy đơn vị đã phần nào ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán, nhng chủ yếu chứng từ kế toán đợc luân chuyển bằng tay. Việc luân chuyển chứng từ cha đợc thực hiện một cách khoa học, nhiều lúc cha thực hiện tốt yêu cầu về mặt thời gian, cha đáp ứng kịp thời việc cung cấp và xử lý thông tin, từ đó gây ảnh hởng đến hoạt động của cơ quan.
Hiện nay BHXH quận Hai Bà Trng cha có trụ sở làm việc chính thức, vẫn phải thuê nhờ tầng 1 toà án nhân dân quận Hai Bà Trng, các phòng ban
làm việc chật hẹp, cho nên ảnh hởng rất lớn đến mọi hoạt động của cơ quan, đặc biệt là hoạt động của phòng kế toán.
Do điều kiện khó khăn về cơ sở vật chất, kho lu trữ chứng từ cha đợc đảm bảo yêu cầu về mặt kỹ thuật; cho nên chứng từ kế toán lu trữ trong thời gian dài thờng dễ bị ẩm, mốc; việc kiểm tra xử lý không thờng xuyên dễ dẫn đến các chứng từ bị mục, mối.
Hiện nay, BHXH Quận cha hạch toán độc lập đợc với BHXH Thành phố, cha cân đối đợc thu- chi các chế độ BHXH do vẫn phải sử dụng nguồn kinh phí NSNN cấp. Do đó, BHXH không chủ động trong việc sử dụng quỹ.
Những hạn chế này ảnh hởng không nhỏ tới hoạt động của cơ quan, do đó đỏi hỏi BHXH Quận phải có giải pháp để hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán, để hoạt động kế toán không những hoàn thành tốt đợc nhiệm vụ của mình mà còn giúp cho việc quản lý hệ thống BHXH đợc thực hiện tốt hơn.
Chơng III.Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động hạch toán kế toán các
chế độ BHXH tại BHXH quận Hai Bà Trng.
I.Mục tiêu đặt ra trong thời gian tới của BHXH quận Hai Bà Trng.
Kể từ khi thành lập đến nay, BHXH quận Hai Bà Trng đã tạo ra đợc uy tín lớn, đã trở thành một cơ quan không thể thiếu trên địa bàn quận, mang lại cho ngời lao động sự tin tởng và thu hút đợc số lợng lớn ngời tham gia. Năm 2004, BHXH quận cố gắng hoàn thành tốt những kế hoạch đề ra, và trong thời gian tới năm 2005 BHXH quận đã đề ra phơng hớng và nhiệm vụ là:
Phấn đấu thu vợt mức chỉ tiêu do BHXH Thành phố giao cho dự kiến là 170 tỷ.
Đảm bảo chi lơng hu và trợ cấp BHXH đúng kỳ, đủ số, đảm bảo đến tận tay ngời hởng và đảm bảo an toàn tuyệt đối trớc ngày 10 hàng tháng, các phờng thanh quyết toán với quận trớc ngày 18 hàng tháng.
Đảm bảo chi trả trợ cấp ốm đau thai sản, nghỉ dỡng sức cho các đơn vị chính xác, đúng chế độ, nhanh chóng thuận lợi, không đơn vị nào để quá 1 quý, kịp thời phát hiện những trờng hợp lạm chi hoặc kịp thời báo cáo với thành phố những trờng hợp cố tình sai phạm để có biện pháp giải quyết.
Đảm bảo làm thủ tục tiếp nhận, chuyển đi, thanh toán mai táng phí nhanh chóng thuận lợi, không phiền hà, xây dựng thái độ giao tiếp văn minh lịch sự tình thần phục vụ tận tình chu đáo.
Rà soát hoàn thiện toàn bộ hồ sơ các đối tợng hu trí và hởng trợ cấp mất sức lao động do quận quản lý.
BHXH Quận đảm bảo việc xét duyệt hồ sơ, cấp sổ BHXH cho ngời lao động đợc nhanh chóng, chính xác theo đúng quy định để đáp ứng việc giải quyết chế độ theo sổ BHXH thay hồ sơ nhân sự. Công tác cấp, ghi sổ bổ xung, tiếp nhận và di chuyển sổ BHXH cho ngời lao động đảm bảo thuận tiện, nhanh chóng, chính xác, đúng nguyên tắc, đảm bảo 100% ngời lao động đợc đối chiếu tờ khai và cấp sổ BHXH,phấn đấu năm 2005 cấp mới 7000 sổ BHXH.
Cán bộ giám định chi bám sát cơ sở y tế đợc phân công, phối hợp với các cơ sở thực hiện tốt việc khám chữa bệnh ban đầu, đảm bảo quyền lợi của ngời có thẻ BHYT.
Năm học 2005-2006 đảm bảo 100% các trờng trên địa bàn và 90% học sinh tham gia BHYT tự nguyện.
BHXH Quận cử cán bộ đi dự những khoá tập huấn giới thiệu hệ thống và mở rộng kiến thức, nâng cao và đào tạo các kỹ năng cụ thể để có thể tạo ra một đội ngũ nhân viên có chất lợng để thực hiện những chức năng ở cấp yêu cầu.
Mở rộng việc sử dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình quản lý, BHXH quận Hai Bà Trng tiến tới sử dụng tin học hoá các khâu trong quá trình hoạt động để giảm bớt đợc khối lợng công việc, nâng cao năng xuất lao động và hiệu quả quản lý.
BHXH quận tiếp tục công tác xây dựng đơn vị vững mạnh toàn diên, phát động và tổ chức các đợt thi đua chào mừng các ngày kỷ niệm lớn trong năm 2005. Trớc mắt tổ chức tốt đợt thi đua từ nay đến hết tháng 5, trong đó chi bộ sẽ bồi dỡng kết nạp 2 Đảng viên lớp Hồ Chí Minh và đẩy mạnh mọi mặt hoạt động công tác nhằm phấn đấu hoàn thành toàn diện các mặt công tác 6 tháng đầu năm 2005.
Để có thể hoàn thành tốt những nhiệm vụ nêu trên, BHXH quận Hai Bà Trng cần phải tiếp tục hoàn thiện mình, nâng cao uy tín chất lợng phục vụ. Bên cạnh đó, BHXH quận phải luôn tự đổi mới để phù hợp với chiến lợc phát triển kinh tế thị trờng theo định hớng xã hội chủ nghĩa. Ngoài ra, BHXH quận không những cần đến sự nỗ lực của bản thân mà còn cần sự phối hợp từ tất cả các cấp, các ngành có liên quan cũng nh sự chỉ đạo của BHXH thành phố Hà Nội. Đồng thời Nhà nớc cũng cần phải khuyến khích hỗ trợ để BHXH ngày càng phát triển bền vững.
II.Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động kế toán các chế độ BHXH tại BHXH quận Hai Bà Trng.
Xuất phát từ thực trạng trên và nhận thấy đợc tầm quan trọng của hoạt động kế toán trong cơ quan BHXH Quận cũng nh trong toàn bộ hệ thống BHXH Việt Nam, sau một thời gian tiếp cận thực tế tại phòng kế toán BHXH quận Hai Bà Trng, em xin mạnh dạn đa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán kế toán tại cơ quan :
1. Đối với Nhà nớc.
Cần sớm hoàn thiện các văn bản pháp quy không chỉ liên quan đến hoạt động kế toán, mà còn liên quan đến tất cả các khâu trong hoạt động BHXH.
Hoàn thiện chính sách BHXH phải đợc tiến hành đồng bộ cùng với việc hoàn thiện các chính sách xã hội khác. Phải phù hợp với điều kiện của nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần định hớng xã hội chủ nghĩa ở nớc ta trong thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội. Nhà nớc thống nhất quản lý và tổ chức thực hiện chính sách BHXH đối với tất cả mọi ngời lao động. Chính phủ cần sớm nghiên cứu, bổ sung, sửa đổi dự thảo luật Bảo hiểm xã hội để trình Quốc hội thông qua.
Cần hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán BHXH Việt Nam, khắc phục những hạn chế còn tồn tại để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của hệ thống BHXH Việt Nam cũng nh sự phát triển của BHXH trên thế giới.
Xuất phát từ tính chất đặc thù của ngành, đề nghị với cơ quan chức năng Nhà nớc ban hành hệ thống tiêu chuẩn nghiệp vụ đầy đủ riêng cho công chức ngành BHXH, làm căn cứ pháp lý để tuyển dụng, bố trí công chức làm đúng ngành, đúng nghề, đúng việc, đúng nhu cầu của ngành và quản lý đội ngũ cán bộ, công chức của ngành.
Nhà nớc cần triển khai đề án khoán chi phí hoạt động bộ máy, quỹ lơng và biên chế, nhằm tạo động lực đổi mới hoạt động của ngành BHXH theo cơ chế mới để nâng cao hiệu quả hoạt động.
2. Đối với BHXH quận Hai Bà Trng.
Để có thể hoàn thành tốt những nhiệm vụ đã đặt ra, BHXH quận Hai Bà