b/ Thách thức
3.3.2.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Trong các DN xây dựng nói chung và trong công ty cổ phần lắp máy xây dựng và thương mại Bắc Hà nói riêng, chi phí nguyên vật liệu là loại chi phí chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm ( từ 70% đến 80% tổng giá trị công trình), vì
vậy việc việc hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí này có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định mức tiêu hao vật chất trong thi công và đảm bảo tính chính xác của giá thành công trình xây dựng.
Chi phí NVL trực tiếp cho công trình là chi phí vật liệu chính, vật liệu phụ, vật kết cấu và các vật liệu khác… cần thiết trực tiếp để sử dụng cho việc xây lắp các CT, HMCT.
Tại công ty hạch toán vật liệu tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp đích danh.
* Chứng từ sử dụng:
- Phiếu xuất kho: do kế toán NVL, CCDC lập theo mẫu số 02- VT, lập làm 2 liên, 1 liên do thủ kho giữ, 1 liên do kế toán DN giữ.
- Phiếu nhập kho: do kế toán NVL, CCDC lập theo mẫu 01 – VT được lập làm 2 liên, 1 liên do thu kho giữ, 1 liên do kế toán DN giữ.
- Bảng kê chi tiết vật tư: do kế toán DN lập theo mẫu 05 – VT lập 1 liên lưu tại DN.
- Hóa đơn GTGT do bên bán lập làm 3 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 do bên ban lưu, liên 3 do DN lưu
- Phiếu chi: do kế toán DN lập theo mẫu 02- TT lập làm 2 liên, liên 1 do kế toán lập và lưu, liên 2 do người nhận tiền giữ.
- Giấy thanh toán tạm ứng do kế toán DN lập theo mẫu 04 –TT. Ngoài ra còn sử dụng một số hóa đơn khác như giấy ủy nhiệm chi …
* Tài khoản sử dụng:
- TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Được mở chi tiết cho từng CT, HMCT. Đối với CT Bệnh viện đa khoa Phú Thọ sử dụng tài khoản 622 – Công trình bệnh viện đa khoa Phú Thọ.
- TK 1521 – Nguyên liệu, vật liệu. Được mở chi tiết thành các tài khoản 1521 – Nguyên liệu, vật liệu chính.
1522 – Nguyên liệu, vật liệu phụ. 1523 – Nhiên liệu
1524 – Phụ tùng
* Trình tự hạch toán
DN hạch toán vật liệu tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp đích danh.
Kho của công ty thường được đặt ở công trình, mỗi một công trình tổ chức kho riêng đặt tại chân công trình do cán bộ vật tư quản lý đồng thời kiêm kế toán đội.
Chủ nhiệm công trình sau khi nhận khoán sẽ căn cứ vào dự toán và tiến độ thi công từng công trình, HMCT để xác định lượng vật tư cần thiết phục vụ thi công, nhằm đảm bảo tiết kiệm, tránh lãng phí ứ đọng vốn chủ nhiệm công trình sẽ chủ động mua vật tư khi có nhu cầu. Vật tư mua về sẽ chuyển đến chân công trình và đưa vào trong kho của công trình. Khi NVL mua về nhập kho công trình, nhân viên kế toán đội sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao hàng, bảng kê hàng hóa, bảng kê mua hàng…..để viết phiếu nhập kho. Khi xuất NVL trong kho ra để sử dụng nhân viên kế toán đội sẽ lập phiếu xuất kho chuyển cho chủ nhiệm công trình duyệt rồi giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho được lập thành 4 liên trong đó một liên lưu tại nơi lập, 3 liên gửi về phòng kế toán. Giá trị thực tế vật tư xuất dùng cho thi công công trình sẽ bao gồm giá mua nguyên vật liệu ( không bao gồm thuế GTGT) và chi phí vận chuyển đến chân công trình.
Ví dụ: Tại công trình bệnh viện đa khoa tỉnh Phú Thọ ngày 15/10/2009 phát sinh nghiệp vụ mua gạch lát nền viglacera với giá 103.980.000đ thuế GTGT 5% 5.199.000 chuyển thẳng đến chân công trình nhân nhân viên kế toán đội sẽ tiến hành nhập kho vật tư. Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0093157( phụ lục 3.4) số, biên bản giao hàng do cán bộ vật tư gửi lên kế toán công ty tiến hành viết phiếu nhập kho theo bút toán:
Nợ TK 1521 : 103.998.000 Nợ TK 133 : 5.199.000
Có TK 112N : 109.179.000
Nợ TK 621 : 103.998.000 Có TK 1521 : 103.998.000
Do đặc điểm của ngành xây lắp và đặc điểm công trình ở xa. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn ( chiếm khoảng 70 -75% giá thành sản phẩm) số lượng vật liệu sử dụng nhiều do vậy công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu với nhà cung cấp. Khi có nhu cầu NVL cán bộ vật tư sẽ tiến hành mua vật liệu nhập kho. Kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng và biên bản giao hàng tiến hành viết phiếu nhập kho. Cuối tháng nhà cung cấp gửi bảng kê bán hàng kèm theo hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán. Kế toán DN dựa vào bảng kê bán hàng, hóa đơn GTGT và giấy đề nghị thanh toán để thanh toán cho nhà cung cấp. Kế toán DN sẽ tập hợp các hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng theo từng CT, HMCT để viết phiếu xuất kho vật liệu theo bút toán:
Nợ TK 621 Có TK 152
Ví dụ: Ngày 25/10/2009 sau khi kế toán DN tập hợp hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng phát sinh tại công trình Bệnh viện đa khoa Phú Thọ, Kế toán tiến hành viết phiếu xuất kho phiếu xuất kho theo bút toán:
Nợ TK 621 : 527.822.540 Có TK 1521 : 527.822.540
Cuối kỳ kết chuyển chi phí NVLTT sang tài khoản 154 để tính giá thành cho từng CT, HMCT theo bút toán:
Nợ TK 154
Có TK 621
* Sổ kế toán
CP NVLTT được mở chi tiết cho từng CT, HMCT, sử dụng các loại sổ sau: - Sổ nhật ký chung( Phụ lục 3.5): dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về chi phí sản xuất xây lắp trong kỳ theo trình tự thời gian.
- Sổ chi tiết TK621: được mở chi tiết cho từng CT, HMCT( Phụ lục 3.6) dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về CP NVLTT theo từng công trình, HMCT. CP NVLTT được chi tiết theo NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng.
- Sổ cái TK621: Được mở chi tiết theo từng CT, HMCT( Phụ lục 3.7), cuối kỳ lấy từ sổ cái các tài khoản chi tiết để lên sổ cái TK 621 tổng hợp chung toàn công ty.