Nhà máy áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và cơ cấu của bộ máy quản lý. Theo đó tất cả các công việc kế toán nh phân loại chứng từ, kiểm tra các chứng từ ban đầu, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo kế toán đều đ… ợc thực hiện tập trung ở phòng kế toán.
Theo đó, ở các phân xởng sản xuất không bố trí nhân viên kế toán mà chỉ có nhân viên thống kê ghi chép ban đầu những thông tin kinh tế dới phân xởng. Cuối tháng nhân viên thống kê lập báo cáo kế toán chi tiết các chỉ tiêu, số lợng gửi về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công việc kế toán.
Nhà máy tổ chức bộ máy kế toán theo sơ đồ sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy thuốc lá Thăng Long
- Kế toán trởng kiêm trởng phòng: là ngời phụ trách chung và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các hoạt động liên quan đến công tác kế toán tài chính, làm công tác đối nội, đối ngoại, kí các hợp đồng kinh tế kiêm công việc kế toán tông hợp. Kế toán trởng còn chịu trách nhiệm thực thi
Kế toán trưởng Phó phòng kế toán KT tiền lư ơng KT thanh toán với người bán và XDCB KT vật tư KT TM và các khoản kí quỹ KT TSCĐ và hạch toán nội bộ Tin học KT tiêu thụ KT thanh toán với người mua KT NVL chính Cán bộ theo dõi công nợ trả chậm Thủ quỹ
các chính sách, các chế độ tài chính và chịu trách nhiệm các quan hệ tài chính với nhà nớc
- Phó phòng kế toán: giúp việc cho kế toán trởng, thay mặt kế toán trởng giải quyết các công việc khi trởng phòng đi vắng, chịu trách nhiệm trớc kế toán trởng về các phần công việc đợc giao bao gồm:
+ Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành + Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh + Kế toán các khoản thanh toán với NSNN
+ Kế toán các khoản kinh phí nộp tổng công ty.
- Kế toán vật liệu: theo dõi tình hình tăng giảm toàn bộ vật liệu trong nhà máy - Kế toán tiền mặt: chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thu chi tiền mặt - Kế toán thanh toán với ngời bán và xây dựng cơ bản: chịu trách nhiệm theo dõi về số lợng, giá cả các hợp đồng mua vật liệu theo quy định
+ Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trớc khi kiểm toán + Theo dõi các khoản công nợ với ngời bán
+ Kiểm tra các dự toán, quyết toán công trình để đảm bảo đúng nguyên tắc, thủ tục, trình tự XDCB theo đúng quy định của nhà nớc.
- Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội: lập chứng từ thu, chi các khoản l- ơng, bảo hiểm xã hội
- Kế toán thanh toán với ngời mua: chịu trách nhiệm theo dõi tính toán tình hình thanh toán của khách hàng.
-Kế toán tài sản cố định và các khoản tạm ứng: có trách nhiệm đánh giá lại tài sản cố định, theo dõi chi phí giao nhận, thanh lí tài sản cố định của nhà máy cũng nh các khoản tạm ứng.
-Kế toán ngân hàng và nguyên liệu chính: chịu trách nhiệm theo dõi các chứng từ ngân hàng theo dõi tình hình nhập, xuất lá thuốc lá(nguyên liệu chính).
- Cán bộ theo dõi đôn đốc các khoản công nợ, khoản trả chậm, khoản khó đòi: đôn đốc các khoản công nợ khó đòi, soạn thảo các văn bản có liên quan tới công nợ trả chậm, khó đòi.
- Thủ quỹ: có trách nhiệm trong công tác thu chi tiền mặt và tồn quỹ của nhà máy, thực hiện kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ.
- Tin học: lập các chơng trình phần hành công tác kế toán, đồng thời theo dõi tình hình sử dụng máy vi tính toàn nhà máy.
*Hình thức kế toán nhà máy áp dụng.
Nhà máy áp dụng hình thức nhật kí chứng từ trên hệ phần mềm Thăng Long do cán bộ có trình độ tin học của nhà máy lập. Theo đó, việc hạch toán chi tiết hầu hết thực hiện trên máy; đồng thời, hệ thống máy tính toàn nhà máy đợc nối mạng với nhau nên giảm đợc khối lợng công việc ghi chép. Chẳng hạn, khi phòng tiêu thụ thị trờng lập hoá đơn đồng thời cập nhật vào máy tính, còn phòng kế toán chỉ
Nhà máy áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ; thực hiện tính và trích khấu hao tài sản cố định theo phơng pháp khấu hao đờng thẳng.
* Niên độ kế toán và kì hạch toán.
- Niên độ kế toán: áp dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm.
- Kì hạch toán: theo tháng.
* Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản.
- Hệ thống chứng từ: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi…
- Hệ thống sổ sách:
+ Sổ tổng hợp: các nhật kí chứng từ, các bảng kê, sổ Cái tài khoản + Sổ chi tiết: sổ chi tiết TSCĐ, vật liệu, thành phẩm và bảng phân bổ…
- Hệ thống tài khoản: áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 1141/QĐ/TC/CĐTC ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính và hệ thống tài khoản sửa đổi bổ sung theo thông t 82/2001 của Bộ Tài Chính ngày 3/12/2001. Công ty có mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3, để phù hợp với đặc thù kinh…
doanh của mình.
* Hệ thống báo cáo của công ty.
Hệ thống báo cáo tài chính: BCĐKT, báo cáo lu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính
Các báo cáo khác theo yêu cầu của Tổng công ty thuốc lá Việt Nam, Bộ công nghiệp nh: báo cáo tiêu thụ hàng hoá, báo cáo về nguyên vật liệu chính, báo cáo về
chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, phụ biểu báo cáo kết quả kinh doanh