thàNh phẩm và xác định kết quả bán hàng ở nhà máy thuốc lá
Thăng Long
2.2.1.Kế toán thành phẩm ở nhà máy
2.2.1.1. Đặc điểm thành phẩm và đánh gía thành phẩm ở nhà máy * Đặc điểm của thành phẩm:
Với nhiệm vụ là sản xuất thuốc lá nên thành phẩm của nhà máy thuốc lá Thăng Long là thuốc lá điếu gồm 2 loại:
- Thuốc lá điếu có đầu lọc - Thuốc lá điếu không đầu lọc Sản phẩm thuốc lá điếu có đặc điểm:
khong tốt tới sức khoẻ con ngờinhng do nhu cầu có tính kịch sử nên xã hội vẫn cần một lợng lớn thuốc lá, do đó ngành sản xuất thuốc lá vẫn tồn tại và phát triển. Nhng để đảm bảo sức khoẻ của ngời hút thuốc, thuốc lá điéu phải chịu sự quản lý sát sao, chặt chẽ của Nhà nớc về các tiêu chuẩn kinh tế, kỹ thuật, thành phần nguyên liệu và chất Nicotine tối thiểu cho phép.
- Sản phẩm thuốc lá chỉ có nột loại phẩm cấp là loại 1, Nhà nớc không cho phép lu hành thuóc lá thứ phẩn đã bị mốc hỏng.
- Mỗi loại thuốc có mùi vị, chất hơng liệu khác nhau để phù hợp với thị hiếu đa dạng của ngời tiêu dùng từng nơi, từng vùng.
- Sản phẩm thuốc lá có thời gian sử dụng ngắn, không dự trữ đợc lâu dài và đòi hỏi việc bảo quản, bốc đỡ phải cẩn thận chu đáo nếu không sẽ bị mốc hỏng.
- Thuốc lá điếu có hình dạng ống trai đợc gắn đầu lọc hoặc không đầu lọc, có chiều dài và đờng kính theo tiêu chuẩn kỹ thuật cho phép. Hiện tại nhà máy chỉ sử dụng một loại tiêu chuẩn về hình dạng điếu thuốc: Chiều dài điếu thuốc (có đầu lọc) xấp xỉ 88 mm
Đờng kính điếu thuốc: 8-9 mm
Thuốc lá điếu đợc đóng trong bao, một bao 20 điếu. Ngoài ra do đặc điểm của sản phẩm là nhỏ, thị trờng tiêu thụ rộng rãi nên phải vận chuyển đi xa, để bảo quản sản phẩm tốt hơn sau khi đóng bao sẽ là công đoạn đóng tút (1 tút = 10 bao) và đóng kiện (1 kiện = 500 bao). Nhng đơn vị hạch toán về mặt số lợng thành phẩm vẫn là bao.
Sản phẩm chính của nhà máy là các mác thuốc nh: Vinataba, Dunhill, Hồng Hà, Thăng Long, Điện Biên, Hoàn Kiếm, Chất l… ợng sản phẩm ngày càng đợc nâng cao, hợp gu, đẹp về kiểu dáng, phù hợp với thị hiếu, đợc thị trờng chấp nhận và có khả năng tiêu thụ tốt. Nhà máy đang từng bớc giành lại thị trờng đã bị mất do sự cạnh tranh của thuốc lá ngoại.
* Cách mã hoá thành phẩm ở nhà máy:
Thành phẩm của công ty có nhiều loại, do vậy, để thuận tiện cho việc nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác từng loại thành phẩm trong quá trình xử lý thông tin, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ, ngay từ khi bắt đầu áp dụng phần mềm kế toán, à máy đã tiến hành mã hoá các loại thành phẩm. Thành phẩm đợc mã hoá theo số và đợc cài đặt sẵn trong máy.
Cụ thể thành phẩm của Công ty đợc mã hoá nh sau:
Mã Tên sản phẩm ĐVT Đơn giá( đồng)
10101 Dunhill Bao 8.255
10201 Vinataba Bao 6.090
12801 Goldfish Bao 6.550
12802 Goldfish hộp 2 bao Hộp 14.500
20401 Thăng Long hộp sắt Bao 9.091
20402 Thăng Long bao cứng Bao 4.230
... .... .... ....
* Đánh giá thành phẩm:
ở nhà máy thuốc lá Thăng Long, thành phẩm đợc đánh giá theo một giá duy nhất là giá thực tế.
- Thành phẩm nhập kho: Do không liên doamh và cũng không thuê các đơn vị bạn gia công, chế biến thành phẩm nên sản phẩm nhập kho của nhà máy chỉ có từ sản xuất ở các phân xởng
Cuối tháng, bộ phận kế toán tính giá thành, tập hợp chi phí sản xuất bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân
công trực tiếp, chi phí sản xuất chung để tính giá thành thực tế của từng loại thuốc hoàn thành trong tháng. Sau đó, số liệu này đợc chuyển cho kế toán thành phẩm để quản lý và theo dõi. Công việc chuyển số liệu này do máy tính thực hiện.
Ví dụ, trong tháng 1/2005, giá thành thực tế của một số loại thuốc nhập kho do kế toán tính giá thành chuyển sang là:
Số
TT Tên sản phẩm Sản lợng nhập kho (bao) giá(đồng)Đơn thành(đồng)Tổng giá 1 Vinataba 5.800.020 3.042,062 17.641.021.963 2 GoldFish 2B 3.000 9.898,791 29.696.374 3 Th.Long 1.612.760 1.005,640 1.621.856.067 4 Th.LongHộp 25.000 4.960,313 124.007.827 5 M 60.150 1.451,225 87.291.229 6 --- --- --- --- 7 Tổng cộng 32.655.790 43.527.831.476
Việc đánh giá thành phẩm theo giá thành thực tế cho từng mác thuốc là cơ sở để hạch toán nhập kho thành phẩm.
- Thành phẩm xuất kho:
Đối với thành phẩm xuất bán: Nhà máy tính giá thực tế của thành phẩm bán theo phơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ (tháng) áp dụng cho từng mác thuốc.
Do chỉ sử dụng giá thực tế nên sang đầu tháng sau mới tính đợc giá thành của thành phẩm xuất bán.Vì vậy, trong tháng khi xuất kho thành phẩm để bán, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lợng.
Theo phơng pháp bình quân gia quyền, giá thực tế của thành phẩm xuất kho đợc tính nh sau: Ztt TP xuất bán trong tháng = ZttTP tồn đầu tháng + ZttTP nhập trong tháng Số lợng TP tồn đầu tháng + Số lợng TP nhập trong tháng X Số lợng TP xuất bán trong tháng Trong đó:
ZttTP tồn đầu tháng: Dựa vào ZttTP tồn kho của tháng trớc chuyển sang. ZttTP nhập trong tháng: Dựa vào số liệu do bộ phận kế toán tính giá thành chuyển sang.
Số lợng TP tồn đầu tháng: Dựa vào số liệu từ cuối tháng trớc chuyển sang. Số lợng TP nhập trong tháng: Dựa vào bảng tổng hợp các chứng từ nhập kho trong tháng của kế toán.
Số lợng TP xuất bán trong tháng: Dựa vào dòng cộng cuối tháng của bảng kê bán hàng của kế toán.
Cuối tháng, kế toán thành phẩm thực hiện tính giá thành phẩm xuất kho nh sau:
Từ màn hình nhập liệu, chọn mục “tồn kho”, sẽ xuất hiện giao diện:
Chọn mục “1.Tính giá xuất, tồn kho TPCK”, sau đó chọn “Tính giá xuất kho TPCK” từ bảng:
1. Nhập xuất tồn kho thuốc bao 2. Tính giá xuất, tồn kho TPCK 3. Bảng nhập, xuát, tồn kho TPCK 4. Bảng kê TK 1522, 156, 157 5. Kiểm kê kho TPCK
Tồn kho
Sau đó, kế toán nhập mã thành phẩm và ấn kí tự “C”, máy sẽ tính đơn giá xuất cho thành phẩm đó .
Ví dụ, tính giá thực tế của thuốc lá VinaTCTY xuất bán trong tháng 1/2005. Thực hiện theo quy trình trên, kế toán nhập mã thuốc VinaTCTY là 10201, khi đó máy sẽ chuyển các dữ liệu liên quan ra màn hình:
Số lợng Thành Tiền Tồn đầu tháng 29.170 177.645.300 Nhập trong tháng 480.320 2.925.148.800 Xuất trong tháng 501.020
Tính đơn giá xuất (C/K)
ấn kí tự “C”, ta sẽ dợc kết quả giá thực tế Vina xuất bán trong tháng: 3.051.211.800 đ.
Sau khi tính xong giá xuất kho ấn “ESC” và chọn mục tính tồn kho TPCK để sử dụng làm giá xuất kho cho các mục đích khác trong tháng sau.
Đối với thành phẩm xuất kho cho các mục đích khác nh: chào hàng, kiểm nghiệm, tiếp khách, xuất mốc, giá thực tế xuất kho đợc tính theo giá tồn đầu kì của từng loại thuốc tơng ứng. Cuối tháng, máy tự tính giá thực tế và cập nhật vào các sổ, bảng liên quan.
Việc xác định giá thành thực tế của thành phẩm xuất kho là cơ sở để nhà máy xác định kết quả bán hàng trong tháng.
2.2.1.2 Kế toán chi tiết thành phẩm:
*Thủ tục nhập xuất kho thành phẩm:
-Thủ tục nhập kho: khi sản phẩm sản xuất hoàn thành nhân viên thống kê ở các phân xởng ghi sản lợng thành phẩm nhập kho vào giấy giao hàng rồi chuyển cho thủ kho để tiến hành làm thủ tục nhập kho. Gíây giao hàng đợc lập thành 3 liên:
Liên 1: Lu tại quyển gốc ở các phân xởng để làm căn cứ lập báo cáo vào cuối tháng nộp phòng kế toán tài vụ và lu.
Liên 2: Lu tại kho, cuối tháng sẽ chuyển lên phòng kế toán để kế toán hạch toán và lu.
Liên 3: Lu tại phòng tiêu thụ thị trờng để theo dõi tình hình sản xuất sản phẩm của nhà máy.
Khi nhập kho thành phẩm, thủ kho ký vào giáy giao hàng sau khi đã kiểm tra, căn cứ vào số liệu trên giấy để ghi vào thẻ kho.
Ví dụ, về giấy giao hàng của phân xởng bao cứng: Mẫu số 01 Giấy giao hàng
Ngày 01 tháng 01 năm 2005
Số 01/1 PX bao cứng Giao cho: Kho thành phẩm
Địa chỉ: Nhà máy thuốc lá Thăng Long Các loại thuốc: Thuốc bao
Quy cách sản phẩm Số kiện ợngTrọng l- Ghi chú Thăng Long Hồng Hà 100 H 50 H 50.0002.500 Cộng 52.500
Nếu phân xởng sản xuất nhiêu mác thuốc và nhập kho cùng một ngày thì ghi cùng một giấy giao hàng tất cả các loại thuốc đó.
- Thủ tục xuất kho:
Trong trờng hợp xuất bán, căn cứ vào nhu cầu của khách hàng và khả năng của nhà máy, cán bộ phòng tiêu thụ thị trờng viết hoá đơn GTGT và lập thành 3 liên:
Liên1 : Lu tại quyển gốc
Liên 2: Khách hàng giữ (Hoá đơn đỏ)
Liên 3: Thủ kho giữ, cuối tháng chuyển cho phòng kế toán,
Sau khi khách hàng đến phòng tiêu thụ thị trờng để viết hoá đơn GTGT, khách hàng phải mang hoá đơn này sang phòng kế toán tài vụ để kiểm tra. Sau đó, khách hàng căn cứ vào hoá đơn có thể nộp tiền hoặc không nộp xuống kho lấy hàng. Thủ kho căn cứ vào số lợng sản phẩm ghi trên hoá đơn, tiến hành xuất kho cho khách hàng.
Ví dụ, mẫu hoá đơn GTGT về xuất bán thành phẩm:
Hoá đơn Mẫu số: 01GTKT-3LL Giá trị gia tăng EB/2004B
Liên 3: Nội bộ 0043192
Ngày 01 tháng 01 năm 2005
Số hoá đơn: 1/01
Đơn vị bán hàng: Nhà máy thuốc lá Thăng Long Địa chỉ: 235 Nguyên xTrãi – Thanh xuân – Hà Nội Số tài khoản: 1500.322.000003 NHNo Hà Nội
Điện thoại: MST: 0100100054 Họ tên ngời mua hàng: Đỗ Thu Hoa
Tên Đơn vị: DNTN Khang NHàn Mã ĐV: 101 Địa chỉ: P.13 F6 khu tập thể thuốc lá Thăng Long Hà Nội Số Tài khoản:1100.125.0004
Hình thức thanh toán: Thanh toán chậm. Số
TT Tên hàng hoá, dịch vụ vị tínhĐơn Số lợng Đơn giá Thành tiền 1
2 Thăng LongHoàn Kiếm Thủ Đô Tam Đảo Bao Bao Bao Bao 14.000 3.000 3.000 5.000 8.500 1500 1.200 1.200 19.000.000 4.500.000 3.600.000 6.000.000 Cộng tiền hàng 25.000 33.100.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.310.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 36.410.000
Số tiền viết bằng chữ: (Ba sáu triệu, bốn trăm mời nghìn đồng chẵn)
Trong trờng hợp xuất vì mục đích khác, phòng tiêu thụ thị trờng cũng lập hoá đơn GTGT, lập thành 3 liên, nhng trên hoá đơn chỉ ghi số lơng thành phẩm xuất kho, không ghi đơn giá và số tiền.
Ví dụ, mẫu hoá đơn GTGT xuất kho thuốc lá dùng để tiếp khách trong nhà máy:
Hoá đơn Mẫu số: 01GTKT-3LL
Giá trị gia tăng EB/2004B Liên 3: Nội bộ 0043262
Ngày 07 tháng 01 năm 2005
Số hoá đơn: 1/01
Đơn vị bán hàng: Nhà máy thuốc lá Thăng Long Địa chỉ: 235 Nguyễn Trãi – Thanh xuân – Hà Nội Số tài khoản: 1500.322.000003 NHNo Hà Nội Điện thoại: MST: 0100100054 Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Thanh Thuỷ
Tên Đơn vị: Phòng hành chính Mã ĐV: 141 Địa chỉ: Nhà máy thuốc lá Thăng Long Hà Nội Số Tài khoản:
Hình thức thanh toán: Nội bộ
Số
TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
12 2
GoldFish
Thăng Long BaoBao 300100
Cộng tiền hàng 400
Thuế suất GTGT: 0% Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán:
S ố tiền viết bằng chữ:
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên) ( Ký và ghi rõ họ tên) ( Ký và ghi rõ họ tên)
Những hoá đơn này khi đợc phòng tiêu thụ thị trờng lập đồng thời cũng đợc cập nhật vào máy, sau này sẽ đợc kết chuyển sang phòng kế toán.
* Nội dung phơng pháp kế toán chi tiết thành phẩm:
Do nhà máy chỉ sản xuất một mặt hàng nên nhà máy chỉ tổ chức một kho thành phẩm ở gần các phân xởng. Trong kho đợc phân chia thành nhiều khu, mỗi khu là một loại thuốc lá xếp theo thứ tự lô (ngày) sản xuất (nhập) trớc thì đợc xuất trớc.
Việc kế toán chi tiết thành phẩm dợc tiến hành đồng thời ở cả 3 nơi: kho, phòng kế toán và phòng tiêu thụ thị trờng. Trình tự kế toán cụ thể của nhà máy nh sau:
ở kho: hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng tình hình nhập, xuất kho của từng loại thuốc lá. Cuối tháng, dựa vào số liệu dòng cộng của thẻ kho, thủ kho lập báo cáo kho thành phẩm gửỉ lên phòng kế toán để làm cơ sở đối chiếu với số liệu của phòng kế toán. Thẻ kho đợc mở riêng cho từng mác thuốc và theo dõi cả tháng.
Ví dụ, từ các chứng từ đã nêu ở mục trên, thủ kho ghi vào thẻ kho đối với mác Thăng Long nh sau:
Biểu số 1: Thẻ kho
Loại thuốc lá: Thăng Long
Chứng từ
Số Ngày Nội dung
Số lợng Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số d đầu tháng Phát sinh trong tháng 01/1 01/01 Xuất bán 14.000 01/1 01/01 Nhập từ PX bao cứng 50.000 1/01 07/01 Xuất nội bộ 100 …. Cộng phát sinh D cuối tháng Thủ kho
Biểu số 2:
Nhà máy thuốc lá Thăng Long Báo cáo Nhập-Xuất-Tồn kho TP
Kho TP Tháng 01 năm 2005
ĐVT: Bao
Số
TT Tên sản phẩm Tồn đầu ngày
Nhập trong ngày Xuất trong ngày Từ PX Trả lại Tổng lợng Xuất nội bộ
Tồn cuối ngày 1 Dunhill 10 10 10 2 VinatabaSG 956.320 5.319.700 5.301.590 90 974.430 3 Vinataba TCTy 29.170 480.320 501.020 1.020 4 GoldFish 344.702 38.438 38.188 306.264 ….. Cộng 6.555.201 32.638.250 5.960 32.941.608 248.112 6.657.803 Ngày 05 tháng 02 năm 2005 Thủ kho
Hoàng Loan Thanh
ở phòng kế toán: Hàng ngày, kế toán thành phẩm chỉ quản lý và hạch toán thành phẩm xuất kho và không theo dõi tình hình nhập kho của thành phẩm. Bởi vì, theo quy định của nhà máy, cuối tháng thủ kho mới chuyển tập giấy giao hàng lên cho kế toán thành phẩm để hạch toán. Khi nhận đợc hoá đơn GTGT, kế toán kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ, sau đó ghi vào sổ theo dõi công nợ (Sổ này mở cho từng khách hàng, mở cả năm để theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ); đồng thời thực hiện kết chuyển số liệu từ phòng tiêu thụ thị trờng. Quy trình thực hiện nh sau:
Từ màn hình nhập liệu, chọn mục “Cập nhật”, sau đó chọn “1. Kết chuyển số liệu”:
1. Sửa HĐ TPCK
2. Sửa HĐ bán thuốc bao 3. Kết chuyển số liệu
Khi đó, xuất hiện bảng:
1. Thuốc bao và SL NK 2. TPCK và bán khác 3. Thuế GTGT đầu vào 4. Mã đơn vị
5. Mã sản phẩm 6. Mã vật t
Sau đó kế toán lần lợt chọn các mục “4.mã đơn vị” “5. Mã sản phẩm” để nhập mã đơn vị mua hàng, mã thành phẩm xuất bán, rồi ấn chấp nhận kết chuyển, máy tính sẽ tự động chuyển các số liệu sang các bảng kê chi tiết bán hàng và sổ chi tiết công nợ liên quan.
Cuối tháng, khi nhận đợc tập giấy giao hàng của thủ kho gửi lên, kế toán sau khi kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ cũng thực hiện kết chuyển số liệu sản lợng nhập kho từ phòng tiêu thụ thị trờng. Cách thực hiện tơng tự trờng hợp hoá đơn GTGT ở trên, chỉ khác là kế toán chọn mục “1. Thuốc bao và SLNK” thay vì chọn mục “4. Mã đơn vị” và “5. Mã sản phẩm”. Máy tính sẽ chuyển số liệu sang bảng nhập xuất tồn trong tháng.
ở phòng tiêu thụ thị trờng: Ngoài việc cập nhật các chứng từ nhập, xuất vào máy, nhân viên phòng tiêu thụ còn mở sổ theo dõi về số lợng nhập - xuất – tồn