2.2.2.1. Phơng thức bán hàng.
Nhà máy chủ yếu thực hiện bán hàng trực tiếp cho khách hàng bằng việc ký kết các hợp đồng kinh tế. Theo đó, giá bán của hầu hết các mác thuốc là do nhà máy xây dựng dựa trên giá thành, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, lãi định mức riêng có hai mác thuốc Vina và Dunhill là do tổng công ty thuốc lá…
Việt Nam ấn định, do đây là hai sản phẩm do Tổng công ty ký hợp đồng sản xuất với các hãng nớc ngoài.
Nhà máy thuốc lá Thăng Long có rất nhiều đơn vị khách hàng, do vậy để thuận tiện cho việc quản lý nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng khi sử dụng phần mềm kế toán máy, nhà máy đã tiến hành mã hoá các đơn vị khách hàng. Việc mã hoá đợc sử dụng ngay từ đầu khi sử dụng phầm mềm kế toán. Các đơn vị khách hàng của công ty đợc mã hoá nh sau:
Mã đơn vị Tên đơn vị
101 DNTN Khang Nhàn 102 DNTN Liên Dung 103 DNTN Vân Chi 104 DNTN Huy Kỳ 201 Công ty cổ phần may S.Hồng 202 DN Nam Sơn 203 DNTN Hải Hà - Phủ Lý 301 DNTN Hồng Kha
302 Cửa hàng ăn Gián Khẩu
Phơng thức thanh toán chủ yếu ở nhà máy là thanh toán chậm. Một số trờng hợp, khách hàng cũng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản.
thuế tiêu thụ đặc biệt. Vì vậy, doanh thu bán hàng ở nhà máy là toàn bộ số tiền bán hàng cha có thuế giá trị gia tăng, đã có thuế tiêu thụ đặc biệt.
* Chứng từ kế toán sử dụng:
- Hoá đơn GTGT - Phiếu thu
- Giấy báo Có của Ngân hàng…
Đây là những chứng từ đợc làm căn cứ để xác định và ghi sổ kế toán liên quan.
* Tài khoản kế toán sử dụng:
Để hạch toán doanh thu bán hàng, nhà máy sử dụng các tài khoản sau: - TK 511: Doanh thu bán hàng
- TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp - TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi Ngân hàng ..
…
* Trình tự kế toán:
Trờng hợp thanh toán chậm:
Khi nhận đợc hoá đơn GTGT, kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, rồi kết chuyển các dữ liệu liên quan từ phòng tiêu thụ thị trờng. Máy tính sẽ tự động định khoản và ghi vào các sổ kế toán liên quan: Bảng kê chi tiết bán hàng, chi tiết công nợ, chi tiết sản lợng bán. Cuối tháng, tổng hợp số liệu bán hàng theo doanh thu bán hàng, theo đơn vị mua, tổng hợp công nợ và kết chuyển sang NKCT số 8 theo định khoản: Nợ TK 1311/ Có TK 511. Đồng thời, các dữ liệu vừa đợc kết chuyển cũng là cơ sở để in ra báo cáo thuế giá trị gia tăng, báo cáo thuế tiêu thụ đặc biệt hàng tháng.
Ví dụ, đối với hoá đơn GTGT xuất bán cho DNTN Khang Nhàn ở trên, sau khi đợc kết chuyển vào bảng kê chi tiết bán hàng thì máy tính cũng đồng thời vào Bảng chi tiết công nợ (mở cho từng đơn vị khách hàng) số tiền là: 44.462.000 đ. Cuối tháng, toàn bộ số tiền mua hàng của doanh nghiệp này đợc phản ánh trên bảng tổng hợp bán hàng theo đơn vị mua; số tiền còn nợ đợc phản ánh trên bảng kê số 11 (Bảng kê các khoản phải thu của khách hàng).
Biểu số 6: Bảng kê chi tiết bán hàng (DNTN Khang Nhàn)
Biểu số 7: Bảng chi tiết công nợ (DNTN Khang Nhàn)
Biểu số 9: Bảng kê số 11
Trờng hợp thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Khi đó chứng từ thanh toán sẽ đợc kế toán tiền mặt hoặc kế toán tiền gửi cập nhật vào máy, kế toán tiêu thụ ghi nhận doanh thu bằng cách kết chuyển số liệu. Cách thực hiện này sẽ tránh đợc tình trạng ghi trùng giữa kế toán tiền và kế toán tiêu thụ. Cuối tháng, bút toán ghi nhận doanh thu (Có TK 511 đối ứng Nợ TK 1111, Nợ TK1121,hoặc Nợ TK 1311) đợc thể hiện trên NKCT số 8.
Ví dụ, ngày 5/01/2005 có nghiệp vụ bán thuốc lá cho DNTN Liên Dung, số tiền: 1.650.000 đ (trong đó thuế GTGT 10%), đã thanh toán bằng tiền mặt (phiếu thu số 134 ngày 25/01/2005). Quy trình nhập liệu chứng từ này nh sau:
Từ giao diện chung, chọn mục “Cập nhật phiếu thu”, sẽxuất hiện bảng:
Phiếu thu S. chứng từ TK Nợ: 1111 Ngày chứng từ TK Có: 511 Họ tên người nộp: Mã đv Tên đơn vị Địa chỉ:
Mã đv chi tiết Tên
Nội dung
Tổng tiền Tỷ lệ %
Tiên VAT Tiền chưa thuế
Tập thu số Kèm theo 01 CT gốc
134
25/1/2005 Đỗ Thu Hiền
102 DNTN Liên Dung