Hiện nay, công ty đang sử dụng phần mền kế toán AFSYS của công ty cổ phần Thơng mại và phần mềm tin học AFSYS là phần mền chạy trên hệ đièu hành MS Windows (95, NT) vì thế nó kế thừa đầy đủ những gì mà môi trờng Windows hỗ trợ, giải quyết các sự cố Y2K. Nó đợc thiêt kế cho hệ thống đa ng- ời dùng và có tính bảo mật cao. Cho phép phân quyền sử dụng chi tiết đến các khối chức năng công việc của từng nhân viên. AFSYS đợc thiết kế theo hệ thống mở cho phép ngời dùng lựa chọn, khai báo tham số phù hợp điều kiện đặc thù của tng doanh nghiệp, hệ thống sổ sách báo cáo kế toán phong phú, đa dạng (trên 80 biểu). Đối với đơn vị có nhiều đơn vị thành viên trực thuộc AFSYS có thể giúp bạn công việc tổng hợp số liệu báo cáo của các đơn vị thành viên thành báo cáo chung của toàn doanh nghiệp.
tiến hành kiểm tra, phân loại, Chứng từ thuộc phần hành nào thì đợc phản ánh tại phần hành đó và đợc bảo quản, lu trữ. Máy tính sẽ xử lý thông tin và lên các loại sổ sách nh các sổ thủ kế chi tiết, sổ cái các tài khoản. Cuối kỳ , máy tính sẽ lập các bảng biểu kế toán và các báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ trên máy vi tính đợc thể hiện qua sơ đồ sau.
Việc trang bị vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, giảm nhẹ bớt đợc những phần việc đơn giản. Tuy nhiên việc này cũng có một số hạn chế nhất định vì nó phụ thuộc vào kỹ thuật của ngời lập trình phần mềm. Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, điểm nổi bật của phơng pháp này là dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, công việc kế toán đợc phân công đều trong tháng và dễ phân công chia nhỏ. Tuy nhiên nếu việc ghi chép đợc thực hiện bằng ph- ơng pháp thủ công thì việc ghi chép trùng lặp nhiều nên số liệu kế toán phải làm đồng đều, phải thờng xuyên kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót phải sửa chữa trên nhiều sổ. Nhng công ty sử dụng phần mềm kế toán nên không những khắc phục đợc những nhợc điểm mà tiến độ xử lý thông tin, lập các báo cáo và tính toán các chỉ tiêu quản lý nhanh chóng và thuận tiện hơn so với kế toán thủ công, có sử dụng đăng ký chứng từ ghi sổ.
Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để thanh toán hàng tồn kho, đảm bảo cung cấp thông tin thờng xuyên, chính xác về tình hình biến động của hàng hoá nhập kho. Trong hoạch toán chi tiết hàng tồn kho kế toán áp dụng phơng pháp ghi thể song song.
Công ty Thơng mại Thuốc lá áp dụng hệ thống báo cáo tổng hợp do Bộ tài chính ban hành, bao gồm:
Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng cân đối kế toán
Báo cáo lu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính cỏc chứng từ gốc xử lý chứng từ Nhập dữ liệu: + Ctừ đó được xử lý. + Bỳt toỏn k/c, điều chỉnh + Cỏc tiờu thức phõn bổ Mỏy thực hiện + Lờn sổ sỏch + Lập :bảng biẻu, BCTC In cỏc thụng tin theo yờu cấu
Ngoài các báo cáo quyết toán năm, định kỳ công ty lập các báo cáo bổ trợ cho quá trình điều hành và quản lý, bao gồm:
Báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá Báo cáo chi tiết các khoản phải thu, phải trả Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định
Với hoạt động kinh doanh hiện nay, kế toán công ty sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản, tuân thủ theo nguyên tắc đã đợc quy định của vụ chế độ kế toán và Bộ tài chính.