Mặc dù công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhng trên phần mềm kế toán, công việc kế toán thực tế có rất nhiều khác biệt so với phơng pháp này. Trình tự ghi sổ kế toánbán hàng nh sau:
Khi khách hàng nhận đợc "kế hoạch bán hàng" của công ty, nếu khách hàng chấp nhận thanh toán thì họ có thể nộp tiền mặt tại phòng kế toán hoặc thanh toán qua ngân hàng (uỷ nhiệm chi), ngân hàng gửi fax đến công ty, kế toán tiền mặt viết phiếu thu. Khi giai đoạn trên đợc hoàn tất, căn cứ vào các điều khoản đã đợc ký kết trong hợp đồng kinh doanh, phòng kinh doanh viết
Hoá đơn GTGT Báo cáo số phát sinh TK
liên, sau đó khách hàng cầm hoá đơn xuống kho để làm thủ tục nhập hàng. Lúc này sau khi kiểm tra hoá đơn, thủ kho xuất hàng cho khách hàng, giữ lại một liên để ghi sổ kho. Đồng thời thủ kho lập phiếu xuất kho, lập biên bản giao nhận hàng hoá. Sau đó đơn vị vận chuyển đa hàng đến cho khách hàng, khách hàng giữ một liên (liên đỏ). Khách hàng ký nhận vào liên còn lại và gửi liên 3 cùng sổ kê khai thuế GTGT đợc khấu trừ lại cho thủ kho, thủ kho sẽ chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
2.3.1.3 Các tài khoản sử dụng.
Việc hạch toán tiêu thụ-kế toán sử dụng tài khoản phản ánh đúng chế độ quy định. Một số tài khoản chủ yếu đợc kế toán sử dụng trong hoạch toán nghiệp vụ bán hàng:
TK 156: Hàng hoá.TK này đợc chi tiết thành TK 1561: Trị giá mua hàng trớc. TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá.
TK 131: Phải thu của khách hàng. TK này đợc mở chi tiết thành hai TK. TK13111:Phải thu khách hàng trong nớc.
TK13121: Phải thu khách hàng nớc ngoài. TK 511: Doanh thu bán hàng, đợc chi tiết thành 7 TK
TK51113: Doanh thu thuốc lá bao tại chi nhánh. TK51113CT: Doanh thu thuốc lá bao tại công ty
TK51113GL: Doanh thu thuốc lá bao tại cửa hàng Gia Lâm TK51113QT: Doanh thu thuốc lá bao tại cửa hàng Quán Thánh TK51113TX: Doanh thu thuốc lá bao tại cửa hàng Thanh Xuân TK51113YK: Doanh thu thuốc lá bao tại cửa hàng Yết Kiêu TK511132: Doanh thu dịch vụ vận chuyển.
TK531: Hàng bị trả lại TK 532: giảm giá bán hàng
TK632: Giá vốn hàng bán. TK này đợc chi tiết thành 7 TK TK63213: Giá vốn thuốc lá bao,hàng hoá khác. TK63213GL: Giá vốn thuốc lá bao ở cửa hàng Gia Lâm TK63213QT: Giá vốn thuốc lá bao ở cửa hàng Quán Thánh
TK63288: Giá vốn hàng hoá khác