_Căn cứ yêu cầu mặt hàng của khách hàng bằng fax, giấy giới thiệu phù hợp với kế hoạch bán hàng và đảm bảo các điều khoản trong hợp đồng đã quyết định, phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT chuyển về phòng kế toán. Nếu đủ điều kiện về thanh toán tiền hàng, lãnh đạo phòng kế toán ký, hoá đơn sau đó chuyển về phòng/ban kinh doanh ký hoá đơn theo uỷ quyền của Giám Đốc.
_Đối với khách hàng công ty:
+Cán bộ phụ trách cùng viết giấy đề nghị vận chuyển theo biểu mẫu QT- 140 HĐTL- F04 gửi cho đơn vị vận chuyển do công ty thuê, yêu cầu vận chuyển cho từng khác hàng và chuyển hoá đơn bán hàng cho thủ kho.
+Thủ kho căn cứ vào số lợng ghi trên hoá đơn tiến hành xuất hàng, lu biên lai giao nhận hàng hoá.
_Đối với khách hàng của chi nhánh:
+Khách hàng phái Nam: Cán bộ phòng thị trờng phối hợp cùng bộ phận vận chuyển (ban kinh doanh) sẽ nhập hàng tại kho nhà máy, giao cho đơn vị vận chuyển và chuyển hàng hóa tới khách hàng.
+Khách hàng phía Bắc: Ban kinh doanh lập lệnh vận chuyển và phiếu vận chuyển nội bộ, bộ phận vận chuyển nhận hàng tại kho nhà máy chuyển hàng ra kho Lạc Trung, thủ kho Lạc Trung nhập hàng và sau đó xuất hàng cho khách hàng phía Bắc theo hoá đơn bán hàng của chi nhánh.
_Việc bốc xếp và vận chuyển theo quyết định vận chuyển thuốc lá bao QT19.02.VC
Hiện nay, tại công ty trị giá của hàng hoá xuất kho đợc tính theo phơng pháp Nhập trớc_Xuất trớc, tức là hàng hoá nào nhập kho trớc sẽ đợc đem xuất trớc. Với các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra liên tục thì phơng pháp này phản ănh
2.3.4 Kế toán hàng hoá.
Công ty quản lý hàng hoá theo phơng pháp ghi thẻ song song. Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán hàng hoá theo phơng pháp ghi thẻ song song bằng sơ đồ sau:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho vào sổ kho theo dõi về số lợng rồi chuyển chứng từ lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán, khi nhận đợc hoá đơn bán hàng do thủ kho chuyển đến, kế toán mua hàng vào phiếu nhập hàng hoá, còn kế toán bán hàng vào hoá đơn xuất hàng hoá trên máy và tiến hành định khoản, máy sẽ tự động vào sổ liên quan nh: sổ chi tiết tài khoản, bảng kê thuế GTGT....
Hàng hoá của công ty mua về nhập kho hay xuất bán thẳng đều đợc phản ánh, ghi chép trên cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị. Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp đều hạch toán theo giá hạch toán. Đối với hàng hoá nhập kho, xuất kho giá hạch toán đợc Tổng công ty Thuốc lá Việ Nam quy định.
Việc quản lý hàng hoá ở công ty đợc áp dụng theo phơng pháp kê khai th- ờng xuyên. Để đảm bảo yêu cầu quản lý, định kỳ hàng tháng hoặc tối đa là 2 tháng. Phòng/ban kinh doanh phải kiểm tra hàng hoá trong kho. Thủ kho hoặc
Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết Chứng từ xuất Bảng kê nhập- xuất-tồn Sổ kế toán tổng hợp
Khi thấy điều kiện bảo quản có những hiện tợng bất thờng xảy ra không đáp ứng tiêu chuẩn về mặt kỹ thuật theo quy định bảo quản, thủ kho kịp thời báo với phòng /ban kinh doanh để tìm biện pháp xử lý. Hàng tháng công ty tiến hành lập báo cáo nhập, xuất, tồn hàng hoá. Để theo dõi tình hình biến động của từng loại hàng hoá, kế toán sử dụng sổ chi tiết TK 1561. Cuối quý, căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết TK 1561 kế toán tổng hợp sẽ tiến hành lên Báo cáo bán hàng và lập sổ Cái TK 1561 (xem phần phụ lục)