- Do các nhà máy trực thuộc đặt ở những vị trí cách xa nhau nên việc bô sung, vận
của Công ty đặc biệt là nhân viên kế toán tại các nhà máy đã gặp rất nhiều khó
khăn trong việc sử dụng phần mềm ( ví dụ: mắt đữ liệu của một kỳ kế toán, máy
tính nhiễm vi rút nên ảnh hưởng đến việc sử dụng phần mềm, trình độ của một
sô nhân viên chưa đáp ứng được yêu câu...).
+ Do phần mềm đang trong quá trình hoàn thiện nên các kế toán tại các nhà máy và văn phòng Công ty phải thực hiện việc ghi chép số liệu bằng tay thay vì là nhập liệu vào phần mềm kế toán. Điều này làm công việc của các nhân viên kế toán nhân lên gấp đôi. Ngoài ra, việc phần mềm kế toán thường xuyên mất dữ liệu, hoặc hệ thống máy tính ðặp sự cố cũng ánh hưởng đến việc cung cấp báo
cáo của bộ phận kê toán.
+ Một nhược điểm của việc sử dụng phần mềm là nhân viên tại Công ty đang trong quá trình làm quen với việc sử dụng phần mềm kế toán phục vụ cho việc hạch toán nên việc kiểm tra quá trình nhập liệu của nhân viên chưa đảm bảo, cụ thể nhân viên kế toán phụ trách các phần hành có thể xóa bút toán đang hay đã nhập của kì này hoặc kì khác mà không lưu lại dấu vết kiểm soát nào.
-_ Do các nhà máy trực thuộc đặt ở những vị trí cách xa nhau nên việc trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ còn chậm chạp, chưa khoa học. Quy trình xử lý các hoạt động bán hàng được mô tả chỉ tiết trong các văn bản kiểm soát và các văn bản hướng dẫn, tuy nhiên việc thực hiện này không đồng bộ tại các đơn vị trực thuộc gây khó khăn cho việc kiểm soát của các cấp lãnh đạo phòng ban.
Các thủ tục kiểm soát xử lý nghiệp vụ được đề ra về cơ bản được các nhân viên cấp dưới chấp hành nghiêm túc, đồng thời hàng ngày lãnh đạo các bộ phận theo dõi chặt chẽ các cấp đưới của mình khắc phục kịp thời những sai sót và khuyết điểm. Tuy
—ƒỮớẶớỏỮỏỮ..ễ...ễ.
—
nhiên, vê mặt kiêm soát xử lý nghiệp vụ kinh tê tại các nhà máy còn một số tôn tại như sau:
- Chưa có sự tách biệt giữa chức năng bán hàng và chức năng xét duyệt bán chịu,
tức là nhân viên bán hàng cũng chính là người đề ra hạn mức tín dụng cho từng khách hàng do nhân viên đó quản lý ( có sự xét đuyệt của trưởng PKD), kiểm tra và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng. Trong khi nếu có một bộ phận độc lập với PKD làm nhiệm vụ này thì sẽ đảm bảo yêu cầu
kiêm soát hơn.
- Tiên mặt tại quỹ là tài sản nhạy cảm với các vấn đề về gian lận và sai sót, trong khi đó quy định đê ra tại phòng Kế toán của nhà máy là kiểm quỹ hàng quý đề xác thực lượng tiền mặt tồn cuối quý tại quỹ nhằm lập báo cáo quyết toán quý.
- Sự xét duyệt của Kế toán trưởng trên hóa đơn bán hàng tại nhà máy lại được thực hiện trước khi nghiệp vụ bán hàng được thực hiện, tức là Kế toán trưởng ký trước
trên hóa đơn bán hàng, sau đó hóa đơn này sẽ được in và giao cho khách hàng tại
phòng tiêu thụ ( còn tại Văn phòng Công ty thì Kế toán trưởng ký xét duyệt trên hóa đơn khi nghiệp vụ bán hàng được thực hiện ), điều này làm cho phòng kế toán
không thể thực hiện được chức năng kiểm soát các nghiệp vụ bán hàng đã thực
hiện. Nguyên nhân là do phòng tiêu thụ đặt khá xa phòng kế toán, nên việc Kế toán trưởng kí trước trên hóa đơn sẽ thuận lợi hơn cho nhân viên phòng tiêu thụ trong việc lập hóa đơn giao cho khách hàng.
2.3.3. Nguyên nhân
Một số nguyên nhân chính dẫn đến những khó khăn hiện tại của Công ty như sau: - Nguyên nhân đầu tiên phải nói đến là khủng hoảng kinh tế thế giới đang lan rộng làm cho các đối tác của Công ty gặp nhiều khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm của họ và điều này cũng gián tiếp làm ảnh hưởng đến việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty.
NT N N —=————..
GVHD: ThS. Trần Thị Hải Vân
=7
- Máy móc, thiết bị phục vụ cho sản xuất hóa chất có giá trị rất lớn, hao mòn nhanh, đồng thời do vốn đầu tư có hạn nên Công ty ưu tiên đầu tư vào dây chuyền thiết bị quan trọng, mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn và tận dụng khả năng phục vụ sản xuất của các thiết bị khác. Bên cạnh đó, một số công trình đầu tư cho sản xuất đang được tiên hành, tuy nhiên các công trình này chưa hoàn thành do tiến độ giải ngân còn chậm, nên chưa được đưa vào sử dụng.
- Chi phí bán hàng tăng mạnh chủ yếu là do giá nhiên liệu tăng, làm cho chỉ phí vận chuyển sản phẩm giao khách hàng tăng cao, trong khi đó phương thức giao nhận hàng tại các nhà máy chủ yếu là khách hàng yêu cầu vận chuyển hàng đến kho khách hàng.
- Khoản mục hàng tồn kho tăng mạnh là do Công ty chủ động tích trữ nguyên vật liệu nhằm hạn chế rủi ro trước cơn bảo giá trong năm 2007 và vẫn còn tiếp diễn
sang năm 2009. Bên cạnh đó, giá mua của các loại nguyên vật liệu phục vụ cho sản
xuất đều tăng cao, cũng góp phần làm cho giá trị hàng tồn kho tăng cao.
- Do các nhà máy thuộc đơn vị trực thuộc đều ở cách xa nhau nên gây khó khăn đên việc luân chuyên chứng từ và theo dõi kiểm soát.
Ï—
GVHD: ThS. Trần Thị Hải Vân
== .