1. Đánh giá về các trung tâm trách nhiệm theo phân cấp quản lý hiện nay tại Công ty cổ phần xi măng vật liệu xây dựng và xây lắp Đà Nẵng
1.2.3.1. Khối kinh doanh
Kinh doanh xi măng được xem là ngành kinh doanh chính của công ty, con số đóng góp rất ấn tượng đến 90% doanh thu và 72% lợi nhuận hằng năm của công ty. Toàn bộ quá trình hoạt động của khối đều do Giám đốc công ty trực tiếp điều hành quản lý và chịu trách nhiệm.
Tổ chức hoạt động của khối kinh doanh như sau :
Các phòng ban chức năng tại văn phòng công ty được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện và tham mưu cho Giám đốc quản lý các mặt hoạt động của khối kinh doanh và toàn thể công ty. Chức năng của 4 phòng ban tại văn phòng công ty như sau :
Bảng 2.2 : Bảng tổng hợp chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chức năng tại văn phòng công ty TT Phòng ban Chức năng 1 Phòng kế hoạch – thị trường
- Tham mưu cho Giám đốc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh xi măng.
- Nắm bắt tình hình nhu cầu về xi măng trên địa bàn Miền Trung và Tây Nguyên.
- Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện kế hoạch kinh doanh
2
Phòng tài chính – kế
toán
- Tham mưu cho Giám đốc tổ chức công tác quản lý tài chính, kế toán toàn công ty.
- Tổ chức hạch toán kế toán cho khối kinh doanh và tổng hợp toàn công ty theo chế độ kế toán hiện hành và chính sách của công ty. - Triển khai và quản lý việc sử dụng nguồn vốn huy động, góp vốn sản xuất kinh doanh toàn công ty đảm bảo sử dụng đúng mục đích đạt hiệu quả kinh tế cao.
3
Phòng kỹ thuật sản
xuất
- Tham mưu cho Giám đốc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất vật liệu xây dựng, kinh doanh bất động sản và mở rộng ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty.
- Giám sát, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất và dự trữ nguồn hàng của các đơn vị sản xuất vật liệu xây dựng thuộc công ty.
- Xây dựng kế hoạch xây dựng và sửa chữa cơ sở hạ tầng và công nghệ sản xuất của các đơn vị trong công ty.
4
Phòng tổ chức lao
động
- Tham mưu cho giám đốc về mặt tổ chức sản xuất kinh doanh (tổ chức lao động), tiền lương, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công nhân viên và các chính sách cho người lao động trong toàn công ty. - Kiểm tra việc thực hiện quy chế quản lý lao động, chính sách phân phối lương thuởng trong toàn công ty.
Về quản lý ở mỗi phòng ban đều có 1 trưởng bộ phận chịu trách nhiệm về hoạt động chuyên môn, mọi hoạt động khác nằm ngoài chuyên môn đều do Giám đốc công ty quyết định. Như vậy mỗi phòng ban chức năng dù là đảm nhận những chức năng độc lập nhưng không được xem là một trung tâm trách nhiệm do nhà quản trị của phòng ban không được phân quyền quản lý đầy đủ.
Nhìn ở góc độ rộng hơn ta thấy 4 phòng ban này hợp thành một trung tâm trách nhiệm và nhà quản trị trung tâm là Giám đốc công ty. Tuy nhiên với cách gộp chung 4 phòng ban vào khối văn phòng và tập quyền trong tay Giám đốc thì vấn đề kiểm soát chi phí vẫn chưa triệt để, Giám đốc chưa thể xác định phòng ban nào là nguồn gốc của vấn đề.
Một chức năng khác của khối văn phòng công ty là thực hiện mua xi măng và điều phối đến đến các chi nhánh của công ty. Câu hỏi đặt ra là tại sao công ty không
phân quyền cho các chi nhánh mua xi măng? Có 2 lý do cho việc không trao quyền tìm nguồn cung xi măng cho các chi nhánh :
Nguồn cung ứng xi măng của công ty là các thành viên trong hội VICEM, để được hưởng các ưu đãi về tín dụng và lượng hàng thì Giám đốc công ty là người đại diện công ty COXIVA trong mối quan hệ mua bán với các thành viên khác của VICEM.
Xi măng được mua tập trung và điều phối đến các chi nhánh sẽ giảm được chi phí mua hàng nhờ lợi ích kinh tế về qui mô.
Trạm tiếp nhận xi măng đầu nguồn
Là một bộ phận trong khâu cung ứng xi măng cho các chi nhánh tiêu thụ, trạm đầu nguồn thực nhiện nhiệm vụ “tiếp nhận xi măng đầu nguồn từ nhà sản xuất và giao cho nhà vận chuyển”.
Sự độc lập của trạm đầu nguồn chỉ mang ý nghĩa về khoảng cách địa lý, mọi hoạt động của trạm đều dưới sự chỉ đạo của Giám đốc công ty, hoàn toàn không có sự phân quyền. Giám đốc công ty điều hành, kiểm soát và phối hợp hoạt động của trạm đầu nguồn với văn phòng công ty bằng cách thiết lập các quy chế thủ tục giao nhận xi măng cho trạm đầu nguồn.
Văn phòng công ty cùng với trạm đầu nguồn thực hiện chức năng cung ứng xi măng cho các chi nhánh tiêu thụ, đảm bảo cung ứng xi măng chất lượng, đầy đủ và kịp thời cho các chi nhánh tiêu thụ trong tính hiệu quả về mặt chi phí.
Chi nhánh kinh doanh xi măng
Hệ thống kênh phân phối của công ty COXIVA gồm 8 chi nhánh và 1 xí nghiệp kinh doanh đóng tại các vùng kinh tế trọng điểm của khu vực Miền Trung và Tây Nguyên.
Quyền và trách nhiệm Giám đốc công ty giao cho chi nhánh là “Sử dụng nguồn lực được giao thực hiện hoạt động tiếp thị xi măng trên địa bàn được phân công”. Kết quả hoạt động của chi nhánh được đánh giá qua sản lượng xi măng tiêu thụ do đó mỗi chi nhánh được xem là một "trung tâm doanh thu".
Sở dĩ Công ty giao trách nhiệm về sản lượng tiêu thụ là bởi :
Tiêu thụ là hoạt động chủ yếu tạo ra tạo ra lợi nhuận cho khối kinh doanh và toàn công ty. Thị trường xi măng là một thị trường cạnh tranh hoàn hảo, một khi giá cả do thị trường quyết định thì mọi nỗ lực bán hàng của công ty đều hướng tới mục tiêu gia tăng sản lượng tiêu thụ.
Thị trường tiêu thụ xi măng phân tán về mặt địa lý nếu quản lý tập trung sẽ không hiệu quả.
Chính sách về giá bán và các ưu đãi bán hàng không được phân quyền cho các chi nhánh mà do Giám đốc công ty quyết định. Lý do của việc tập quyền là :
Một nhiệm vụ quan trọng mà VICEM giao cho COXIVA là bình ổn giá cả xi măng trong khu vực.
Mối quan hệ giữa sản lượng bán với chính sách bán hàng. Chiến lược cạnh tranh chủ yếu của công ty là giá bán và chính sách ưu đãi. Nếu được phân quyền quyết định các chi nhánh sẽ có động cơ giảm giá bán, tăng cường các hoạt động khuyến mãi, ... để đạt mục tiêu về sản lượng tiêu thụ. Trong tình huống này không nên giao trách nhiệm về sản lượng tiêu thụ cho chi nhánh mà tốt hơn là giao trách nhiệm về lợi nhuận.
Để giải quyết mối quan hệ giữa sản lượng với chính sách bán hàng, Giám đốc công ty sẽ đưa ra các quyết sách về bán hàng vừa đảm bảo mục tiêu về tăng trưởng thị phần và mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận.
Chi phí quản lý phát sinh tại các chi nhánh cũng là một nội dung góp phần vào hiệu quả hoạt động kinh doanh xi măng của toàn khối. Công tác kế toán tại các chi nhánh tổ chức theo hình thức báo sổ, thông qua quy trình hạch toán kế toán Giám đốc có thể kiểm soát được chi phí phát sinh tại các chi nhánh mà không cần phải giao trách nhiệm về kiểm soát chi phí.