2.1. Tổ chức hệ thống báo cáo
Báo cáo dự toán
Công tác lập kế hoạch ngân sách hoạt động của các đơn vị trực thuộc bắt đầu từ ngày 20/01 hàng năm sau khi tiến hành đánh giá kết quả hoạt động năm trước đó. Giám đốc các đơn vị tự xác định mục tiêu hoạt động và chỉ đạo công tác lập ngân sách hoạt động cho năm kế hoạch.
Nội dung kế hoạch
Ngân sách về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Ngân sách về chi phí sản xuất kinh doanh : giá vốn hàng bán; chi phí bán hàng; chi phí quản lý doanh nghiệp; chi phí tài chính.
Cách thức lập kế hoạch
Về doanh thu tiêu thụ : Sản lượng tiêu thụ được dự toán dựa trên báo cáo đánh giá kết quả tiêu thụ của năm trước cùng với dự báo về nhu cầu nhu cầu VLXD trong năm tới do phòng kế hoạch thị trường điều tra.
Các loại chi phí sản xuất kinh doanh được dự toán dựa trên kế hoạch về sản lượng tiêu thụ.
Doanh thu và các khoản chi phí được dự toán theo từng tháng và tổng hợp cho cả năm. Báo cáo dự toán toàn công ty sẽ được tổng hợp từ báo cáo của các đơn vị trực thuộc.
Công tác xét duyệt báo cáo dự toán
Cấp xét duyệt thứ nhất là Giám đốc công ty. Đối với kế hoạch ngân sách của các đơn vị trực thuộc, Giám đốc xem xét mục tiêu hoạt động của các đơn vị sao cho :
Khả thi và phù hợp với năng lực hiện tại của các đơn vị.
Thống nhất với mục tiêu chung của công ty là “sản lượng tiêu thụ đặt lên hàng đầu, quản lý và kiểm soát chi phí để tối đa hoá lợi nhuận”
Cấp xét duyệt thứ hai là Hội đồng quản trị VICEM. Ngày 15/2 hàng năm, Giám đốc và kế toán trưởng COXIVA phải giải trình trước HĐQT VICEM về báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty năm trước và kế hoạch ngân sách hoạt động.
Cấp xét duyệt thứ ba là Đại hội đồng cổ đông Công ty COXIVA. Tại Đại hội cổ đông thường niên, HĐQT COXIVA báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm vừa qua và trình bày kế hoạch ngân sách hoạt động năm đến để lấy ý kiến của Đại hội đồng cổ đông.
Báo cáo thực hiện
Giám đốc các đơn vị trực thuộc chỉ đạo các phòng ban chức năng tổ chức thu thập, tập hợp thông tin theo các nội dung của báo cáo dự toán và hoàn thành trước ngày 15 hàng tháng.
Các phòng ban chức năng tại văn phòng công ty tổng hợp kết quả hoạt động toàn công ty từ báo cáo thực hiện của các đơn vị trực thuộc.
Báo cáo đánh giá được lập song song với báo cáo thực hiện. Có 4 cấp tổ chức đánh giá kết quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm trong công ty như sau :
Thứ nhất là ở các đơn vị trực thuộc, hàng tháng (quí) ban giám đốc ở các đơn vị trực thuộc tổ chức họp thảo luận về báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị xác định các vấn đề cần giải quyết và có biện pháp giải quyết kịp thời.
Thứ hai là Ban giám đốc công ty
Hàng quí, Ban giám đốc công ty tổ chức họp đánh giá về kết quả hoạt động của các đơn vị trực thuộc và toàn công ty.
Cuối năm khi báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm hoàn thành, Ban giám đốc tiến hành đánh giá kết hoạt động năm vừa qua, đề xuất các ý kiến về hoạt động SXKD trình lên HĐQT VICEM.
Hai cấp tiếp theo là HĐQT VICEM và Đại hội đồng cổ đông công ty. Sự đánh giá của HĐQT và Đại hội đồng cổ đông được tiến hành cùng với ngân sách hoạt động năm kế hoạch (đã trình bày ở phần báo cáo dự toán)
Ba giai đoạn của qui trình lập báo cáo nêu trên cho chúng ta đã thấy rõ công tác lập, đánh giá và xét duyệt hệ thống báo cáo trách nhiệm trong công ty. Các loại báo cáo và các đối tượng có liên quan đến việc hệ thống báo cáo trách nhiệm trong công ty được tổng hợp ở bảng sau :
Bảng 2.3 : Các loại báo cáo trách nhiệm trong công ty
TT Loại báo cáo
Người lập báo cáo
Dự toán Thực hiện Đánh giá
Người nhận
Người kiểm
soát I Báo cáo TT doanh thu
1 Báo cáo kết quả tiêu thụ các chi nhánh
Phòng KH -TT công ty Kế toán chi nhánh Giám đốc Chi nhánh Giám đốc công ty