Bản chất của hoạt động xúc tiến chính là truyền tin về chơng trình du lịch trọn gói và thuyết phục khách mua chơng trình du lịch trọn gói. Để tuyên truyền khách mua chơng trình du lịch trọn gói doanh nghiệp kinh doanh lữ hành có thể tổ chức hỗn hợp các hoạt động sau đây: tuyên truyền, quảng cáo, kích thích ngời tiêu dùng (khách du lịch), kích thích ngời tiêu thụ (các đại lý bán buôn, bán lẻ, bán hàng cá nhân).
2.3.1. Quảng cáo
Trong các hoạt động chính của xúc tiến và quảng bá, quảng cáo là là hoạt động dễ thấy nhất, đợc biết đến nhiều nhất và đợc sử dụng rộng rãi nhất trong kinh doanh lữ hành cho các chơng trình du lịch trọn gói, các Công ty lữ hành thờng áp dụng các hình thức quảng cáo:
- Quảng cáo bằng các sản phẩm tập gấp, tập sách mỏng, áp phích …
- Quảng cáo trên các phơng tiện thông tin đại chúng báo, chí, tạp chí …
- Quảng cáp trực tiếp: gửi các sản phẩm quảng cáo đến tận nơi ở (địa chỉ) của khách du lịch.
- Các hình thức khác: bằng video, phim quảng cáo …
Trong các hình thức trên đây các tập gấp có vai trò đặc trng vì những lý do nh khả năng chứa đựng và cung cấp thông tin tốt nhất. Dễ phân phát và dễ chấp nhận, giá thành rẻ, đã tồn tại từ lâu và trở thành quen thuộc.
Tập gấp thờng đợc in với kích cỡ nhỏ (10 cm x 25 cm) có từ 3 - 5 gấp (6 - 10 trang) với các nội dung đợc thiết kế thờng là trang 1 hay bìa ngoài, với những hình ảnh hoặc cách trình bày thật đẹp, thể hiện tinh thần của các chơng trình du lịch và phải thu hút đợc chú ý. Sau đó là giới thiệu khái quát về Công ty, tiếp đến là trình bày các chơng trình du lịch không nên quá nhiều. Tối đa là từ 3 - 4 chơng trình, nếu các chơng trình đợc xây dựng trên cùng một tuyến
điểm thì có thể mô tả chi tiết các tuyến điểm trớc, sau đó mới ghi nội dung của chơng trình. Nếu các chơng trình xây dựng trên các tuyến điểm khác nhau thì mô tả lần lợt từng chơng trình. Có thể kết hợp cả 2 phơng pháp trên đây. Sơ đồ tuyến điểm. Một số hình ảnh về các cơ sở phục vụ lu trú Các qui định chủ…
yếu của chơng trình, các thông tin nhanh và trong những điều kiện cho phép có thể in mức giá và thời điểm tổ chức. Phơng thức liên lạc với Công ty lữ hành Các Công ty lữ hành th… ờng có các tập sách mỏng từ 50 - 100 trang cho mỗi mùa du lịch. Các tập sách này đợc phát hành từ 1 năm đến 6 tháng tr- ớc khi các chơng trình đợc tổ chức thực hiện. Về nguyên tắc, nội dung của các tập sách cũng giống nh các tập gấp. Nhng chúng có kích cỡ lớn hơn nhiều (cỡ A4), nội dung phong phú, đa dạng hơn, số lợng các chơng trình nhiều hơn th- ờng từ 30 - 60 chơng trình. Tuy vậy chi phí để in các tập sách mỏng này lại hoàn toàn không “mỏng” một chút nào. Đòi hỏi phải có hình thức phân phối hiệu quả. Ngoài tác động hấp dẫn, thu hút khách du lịch, các ấn phẩm quảng cáo (đặc biệt là tập gấp, cuốn sách mỏng) còn có vai trò nh những căn cứ pháp lý điều chỉnh các mối quan hệ trong quá trình thực hiện các chơng trình du lịch. Nó có tác dụng nh một bản “tự cam kết” của các Công ty lữ hành và chỉ rõ những trách nhiệm của khách du lịch. Chính vì vậy, tại các nớc phát triển, ngời ta đã quy định những chuẩn mực mang tính pháp lý đối với các ấn phẩm quảng cáo du lịch. Trong điều kiện hiện nay, chúng ta cha có những qui định cụ thể về nội dung của các tập gấp hay tập sách mỏng. Trong phạm vi phần này xin giới thiệu những quy định của Vơng Quốc Anh về những nội dung chủ yếu trong tập gấp của các Công ty lữ hành:
- T cách pháp nhân của Công ty lữ hành - Địa điểm đi du lịch.
- Phơng thức vận chuyển: loại phơng tiện, đặc điểm …
- Tuyến hành trình.
- Các phơng tiện lu trú loại hạng, các bữa ăn đợc tính vào trong mức giá. - Các dịch vụ bổ sung khác nhau đợc tính trong mức giá của chơng trình.
- Phơng thức đăng ký đặt chỗ, gồm có …
- Thông tin chi tiết về bảo hiểm - Trọng tài
- Tiếng ồn: Những thông tin về những tiếng ồn có thể tồn tại trong ch- ơng trình.
- Những công trình đang xây dựng có thể gây ảnh hởng đến chơng trình. - Tháng và năm xuất bản.
- Các trờng hợp chậm xuất phát. Công ty lữ hành không chịu trách nhiệm đối với các trờng hợp (khách du lịch) chậm trễ tại các điểm xuất phát trong chơng trình. Tuy vậy các Công ty lữ hành cần ngăn chặn, hạn chế, các trờng hợp này xảy ra.
Tổ chức các chiến dịch quảng cáo cho các chơng trình du lịch đang ngày càng trở nên đa dạng phong phú và tốn kém hơn. Để thu hút khách du lịch, các Công ty lữ hành mời các ngôi sao nghệ thuật, các nhân vật nổi tiếng đi theo các chơng trình du lịch của Công ty. Mặc dù Công ty phải bỏ ra các khoản chi phí không nhỏ song các ngôi sao này là những nam châm kỳ diệu thu hút khách du lịch. Để tạo uy tín hoặc gây tiếng vang cho một sản phẩm (tuyến điểm) mới, các Công ty không ngần ngại tổ chức miến phí cho các nhà báo, phóng viên cũng nh một số du khách. Bởi quảng cáo truyền miệng là một hình thức có tác động lớn nhất đến hành vi của khách du lịch tơng lai.
2.3.2. Kích thích ngời tiêu dùng.
Để kích thích ngời tiêu dùng các Công ty lữ hành thờng có các đợt giảm giá đặc biệt cho du khách khi mua chơng trình du lịch, hoặc có các chơng trình du lịch đặc biệt cho du khách hoặc khách hàng lâu năm, Có rất nhiều…
tuyên truyền quảng cáo cũng chính là sự tác động mạnh mẽ vào du khách trong việc đi du lịch và lựa chọn chơng trình du lịch.
2.3.3. Kích thích ngời tiêu dùng (các đại lý, bán hàng cá nhân )…
- Tổ chức các cuộc thi bán hàng - Tổ chức các cuộc hội thảo. - Thởng theo doanh số
- Thởng cho ngời bán hàng cao nhất trong năm …