I. Đặc điểm chung về tổ chức quản lý kinhdoanh và tổ chức hạch toán của công ty lâm đặc sản Hà Nội.
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
Hiện nay công ty có 86 cán bộ công nhân viên. Trong đó có 36 nhân viên làm việc tại văn phòng công ty, số cán bộ công nhân viên còn lại làm việc dới các đơn vị trực thuộc.
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm: 1 giám đốc và 5 phòng ban - Phòng tổ chức hành chính: 12 nhân viên
- Phòng kế toán tài chính: 7 nhân viên
- Phòng nghiệp vụ kinh doanh 1: 6 nhân viên - Phòng nghiệp vụ kinh doanh 2: 6 nhân viên - Phòng nghiệp vụ kinh doanh 3: 5 nhân viên - Trạm Cầu tiên: 20 nhân viên
Bộ máy quản lý của công ty đợc thể hiện dới dạng sơ đồ sau: Hệ thống bộ máy quản lý của công ty lâm đặc sản Hà Nội
3.1* Giám đốc công ty:
- Là ngời đại diện cao nhất của một pháp nhân kinh tế, đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên toàn doanh nghiệp, là ngời tổ chức và điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trớc Tổng công ty và nhà nớc về mọi sự hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mà mình phụ trách.
- Là ngời quyết định việc hợp tác đầu t, liên doanh, quy định các vấn đề về tổ chức bộ máy điều hành để đảm bảo hiệu quả cao và là ngời quyết định phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận vào các quỹ công ty.
- Là ngời quyết định chuyển nhợng mua bán cầm cố các loại tài sản chung của công ty theo quy định của nhà nớc, quyết định đề cử phó giám đốc, kế toán trởng của công ty, bổ nhiệm, bãi miễn trởng phòng, phó phòng, các chức danh lãnh đạo của đơn vị trực thuộc.
* Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban:
- Căn cứ vào nhiệm vụ và kế hoạch đã đặt ra, các phòng, ban đợc phân ra đều đảm nhiệm những những chức năng nhất định và thể hiện rõ ràng trong quy chế quản lý của công ty. Cụ thể nh sau:
3.2. Phòng tổ chức hành chính:Phòng Phòng TCHC Phòng KTTC NVKD Phòng 1 Phòng NVKD 2 Phòng NVKD 3 Trạm SXKD DV
- Phòng này có nhiệm vụ tham mu trực tiếp cho ban lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự cho phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty.
- Quản lý hồ sơ lý lịch của cán bộ công nhân viên toàn công ty giải quyết thủ tục về chế độ tuyển dụng, thôi việc.
- Quản lý lao động tiền lơng cán bộ công nhân viên toàn công ty cùng với phòng kế toán tài chính xây dựng quỹ lơng và xét duyệt phân bổ quỹ lơng, kinh phí hành chính cho công ty và đơn vị trực thuộc.
- Quản lý công văn giấy tờ, sổ sách hành chính, con dấu thực hiện công tác lu trữ tài liệu, xây dựng lịch trình công tác, giao ban hội họp sinh hoạt định kỳ và bất thờng.
3.3. Phòng kế toán tài chính:
- Có trách nhiệm giúp giám đốc trong mọi công việc về vấn đề điều tiết tài chính của công ty, tổ chức công tác hạch toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng pháplệnh kế toán thống kê hiện hành.
- Ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống, sự diễn biến của các nguồn vốn cấp, vốn vay, giải quyết các nguồn vốn phục vụ cho việc xuất nhập khẩu của công ty.
- Theo dõi công nợ của công ty, phản ánh đề xuất kế toán thu chi tiền mặt và hình thức thanh toán khác nhau thực hiện công tác thanh toán nội bộ và thanh toán quốc tế.
- Thực hiện quyết toán quỹ, 6 tháng, năm theo đúng tiến độ và tham gia cùng với phòng nghiệp vụ của công ty để thanh toán lỗ lãi cho từng đơn vị trực thuộc, giúp kế toán công ty nắm chắc nguồn vốn lợi nhuận của toàn công ty.
3.4. Phòng kinh doanh nghiệp vụ 1:
Cung với các phòng kinh doanh khác, phòng kinh doanh nhập khẩu lập kế hoạch về tình hình nhập khẩu để tìm ra những bạn hàng nớc ngoaì để liên kết kinh tế cung cấp những mặt hàng mà trong nớc có nhu cầu.
- Quản lý hàng hoá vật t xuất khẩu, làm thủ tục về hàng xuất khẩu vì hàng xuất khẩu cần sử dụng vốn nhiều nên phòng nghiệp vụ kinh doanh xây dựng kế hoạch đồng bộ về hàng xuất khẩu để phòng kế toán tài chính có thời gian lên kế hoạch sử dụng nguồn vốn.
3.6. Phòng kinh doanh nghiệp vụ3:
Cùng với phòng kinh doanh 1 và 2 phòng kinh doanh nghiệp vụ 3 có nhiệm vụ chuyên kinh doanh vàlàm dịch vụ những mặt hàng mà trong nớc có nhu cầu.
Tìm kiếm đầu ra và đầu vào ở thị trờng trong nớc, hỗ trợ và phối hợp với các phòng kinh doanh khác trong các nghiệp vụ kinh doanh.
3.7. Xí nghiệp lâm đặc sản Hà Đông:
- Tổ chức kinh doanh các mặt hàng mà sản phẩm do công ty quy định, gia công chế biến các mặt hàng nh: ép dầu, hoá mỹ phẩm, nớc giải khát...
3.8. Trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên.
- Là nơi để kho hàng của công ty, ngoài ra trạm còn có nhiệm vụ tìm bạn hàng thuê kho, bãi đồng thời cũng là nơi gia công chế biến những hàng lâm sản.
Vậy việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ nh trên, công ty đã triển khai và thực hiện tốt với từng mặt hàng bằng cách phân theo từng phòng chức năng tạo điều kiện để có thể tìm hiểu sâu sắc về thị trờng sản phẩm. Từ đó nâng cao hiệu quả trong kinh doanh, giảm đợc giá thành thu mua sản phẩm.
* Mối quan hệ của các phòng ban trong công ty.
- Nằm trong cơ cấu quản lý của công ty và cùng chung mục đích kinh doanh và phát triển lên các phòng ban có mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ lẫn nhau, cùng phối hợp nhịp nhàng để hoàn thành các kế hoạch sản xuất kinh doanh, và các chỉ tiêu kinh tế mà ban lãnh đạo công ty đã đề ra và thông qua hội nghị công nhân viên chức hàng năm.