- Tổ chức chứng từ kế toán:
2.3.2.2.Kế toán tình hình tăng tài sản cố định
Nhu cầu sử dụng TSCĐ tại Công ty hết sức đa dạng, nhất là nhu cầu sử dụng máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình. Do đó, nghiệp vụ tăng TSCĐ tại Công ty đầu t hạ tầng KCN và đô thị số 18 diễn ra khá thờng xuyên và với quy mô lớn. Tuy nhiên, việc trang bị thêm TSCĐ phải đợc lập kế hoạch cụ thể, phải hợp lý và căn cứ vào nhu cầu thực tế, đặc biệt có những nghiệp vụ phải thông qua sự phê duyệt của Tổng giám Đốc Công ty.
TSCĐ của Công ty tăng chủ yếu là do Công ty tự mua sắm. Ngoài ra còn có thể do Công ty tự xây dựng, do đánh giá lại TSCĐ …
Mọi trờng hợp tăng TSCĐ đều phải đợc lập hồ sơ lu trữ gồm chứng từ, sổ sách để đảm bảo cho việc quản lý TSCĐ đạt hiệu quả cao. Sau khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ, kế toán TSCĐ cập nhập vào máy để từ đó in ra các sổ kế toán cần thiết.
* TSCĐ tăng do Công ty tự mua sắm
Phòng kế hoạch kỹ thuật của Công ty có nhiệm cụ theo dõi TSCĐ tại Công ty từ đó phát hiện ra nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm, trang bị mới TSCĐ trình lên Ban Giám đốc hoặc Tổng công ty. Cũng có trờng hợp xuất phát từ nhu cầu sử dụng TSCĐ trong quá trình thi công công trình, các đội xây dựng sẽ đề xuất yêu cầu trang bị TSCĐ.
Sau khi có sự phê duyệt của Ban Giám đốc hoặc Tổng công ty, phòng kế hoạch kỹ thuật lựa chọn nguồn cung cấp và tiến hành mua sắm TSCĐ. Thông thờng kế toán sẽ tạm ứng cho nhân viên phòng kế hoạch kỹ thuật một khoản tiền để mua sắm TSCĐ. Sau đó, căn cứ vào giá trị thực tế của hàng mua trên hoá đơn chứng từ hợp lệ, kế toán tiến hành ghi nhận giá trị TSCĐ và quyết toán số tiền tạm ứng.
Trong quá trình mua bán, mọi chi phí phát sinh đều đợc theo dõi, tập hợp đầy đủ kèm theo hoá đơn chứng từ. Đối với các TSCĐ do Công ty tự mua sắm, trang bị thì các chứng từ liên quan đến việc mua sắm thờng gồm: công văn xin mua, công văn duyệt mua, hợp đồng mua bán TSCĐ, hoá đơn GTGT, biên bản bàn giao, biên bản thanh lý hợp đồng…
Ví dụ minh hoạ:
Do nhu cầu mua sắm, trạng bị TSCĐ của đội 202 thuộc xí nghiệp xây lắp 2 để phục vụ thi công cho công trình xây dựng nhà máy săm lốp asiantire, phòng kế hoạch kỹ thuật gửi công văn xin mua lên giám đốc và nhận đợc quyết định về việc mua sắm TSCĐ:
Tổng công ty
Đầu t và phát triển nhà Hà Nội
Công ty cổ phần Đầu t hạ tầng KCN và đô thị số 18
Số: 506A/XN2-KHKT
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---***---
Hà nội, ngày 16 tháng 05 năm 2004
Quyết định của giám đốc công ty cổ phần đầu t hạ tầng KCN và đô thị số 18
(V/v: đầu t tài sản cố định)
Giám đốc công ty đầu t hạ tầng KCN và đô thị số 18
- Căn cứ quyết định số 718/QĐ-UB về việc chuyển doanh nghiệp nhà nớc Công ty đầu t hạ tầng khu công nghiệp và đô thị số 18 thành công ty Cổ phần đầu t hạ tầng khu công nghiệp và đô thị số 18. Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty.
Căn cứ vào nhu cầu phục vụ thi công công trình: Nhà máy săm lốp asiantire Theo đề nghị của Ông đội trởng đội 202 và Ông Trởng phòng KHKT của Công ty
Quyết định
Điều 1: Đầu t 01 máy lu rung 1 bánh sắt 2 bánh lốp cho đội 202 để phục vụ thi công công trình: Nhà máy săm lốp asientire
Nguyên giá: 48.000 USD x 15.900đ = 736.200.000đ Thời gian thực hiện: tháng 5 năm 2004.
Điều 2: Ông đội trởng 202 liên hệ với phòng KHKT để tổ chức giao nhận. Lập biên bản bàn giao gửi về phòng kế toán tài chính để làm cơ sở trừ khấu hao và phòng KHKT theo dõi.
Đội 202 có trách nhiệm bảo quản, bảo dỡng, sửa chữa máy theo đúng quy định và chịu khấu hao theo quy định của Công ty.
Điều 3: Các ông: Đội trởng 202 và trởng các phòng nghiệp vụ Công ty chịu trách nhiệm thi hành quyết định này kể từ ngày ký.
Nơi nhận: - Nh điều 3 Giám đốc - Lu KHKT
Nguyễn Huy Thăng
Ngày 16 tháng 5 năm 2004, sau khi nhận đợc quyết định của Giám đốc công ty, phòng kế hoạch kỹ thuật lập hợp đồng mua bán với công ty thiết bị phụ tùng giao thông vận tải.
(Xem hợp đồng mua bán tại phần phụ lục) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày 27 tháng 05 năm 2004 bên bán giao hàng cho bên mua kèm theo hoá đơn bán hàng và biên bản bàn giao thiết bị.
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: (Giao khách hàng) KP/01 - B
Ngày 27 tháng 05 năm 2004
No 075081 Đơn vị bán hàng: Công ty thiết bị phụ tùng giao thông vận tải
Địa chỉ: 460 Minh Khai – Hai Bà Trng – Hà Nội Điện thoại: MS: 0100960483-1
Họ tên ngời mua hàng: Công ty cổ phần đầu t hạ tầng KCN và đô thị số 18 Đơn vị:
Địa chỉ: 195 Khâm Thiên – Hà Nội
Hình thức thanh toán………..MS: 0100100738-1
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vịtính Số lợng Đơn giá Thành tiền