V- Phân tích tình hình hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ với việc –
1.Chứng từ và thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu:
1.1 - Chứng từ và thủ tục nhập kho tại Công ty Cơ Khí Hà Nội:
Căn cứ vào hợp đồng hay kế hoạch sản xuất , phòng kỹ thuật sẽ xác định chủng loại vật t-công cụ dụng cụ cần dùng và lập bảng dự trù vật t-công cụ dụng cụ , gửi cho phòng điều độ sản xuất. Phòng điều độ kết hợp với phòng kế toán xem xét lợng vật t tồn kho, để lập kế hoạch cung cấp vật t-công cụ dụng cụ . Nếu là loại vật t doanh nghiệp không sản xuất đợc phòng điều độ sản xuất sẽ cử ngời đi mua. Còn nếu là loại vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất đợc thì lập kế hoạch sản xuất.
-Đối với vật t mua ngoài :
Theo quy định của công ty, tất cả vật liệu khi về tới công ty đều phải có đóng dấu của phòng bảo vệ. Vật t mua về nhập kho đều phải qua kiểm nghiệm rồi mới nhập kho. Việc kiểm nghiệm đợc tiến hành bởi một ban kiểm nghiệm vật t ( KCS ). Ban kiểm nghiệm vật t bao gồm một đại diện cho phòng kỹ thuật, một đại diện cho phòng điều độ sản xuất, thủ kho để xác nhận chất lợng , chủng loại của vật t.
Do đặc thù của doanh nghiệp Cơ Khí, khối lợng vật t mua về rất nhiều, để thuận tiện cho việc kiểm tra, công ty cân cả hàng và xe. Sau khi trừ khối lợng xe, ban kiểm nghiệm sẽ ghi khối lợng thực nhập vào “ Phiếu cân hàng “.
HAMECO
PHIếU CÂN HàNG Mã số Số phiếu Ngày cân Số xe 01/ 0011 00004 04/02/2002 29 K-6657 Tên hàng Thép CT 3 Khối lợng ( kg) Hàng và xe Xe Hàng 29.429 9.439 20.000 Chức danh Họ và tên Chữ ký Ngời cân Thu
Thủ kho Hoà
Bảo vệ Không
Chủ hàng Tùng
Ghi chú Thép C T 3
Cty Cơ Khí Hà Nội \ 24 Nguyễn Trãi – Quận Thanh Xuân- TP Hà Nội ĐT: 8.584475-8.584357-8.583464\ Fax: 8.583268
Đối với những có tính chất phức tạp, đòi hỏi đảm bảo nghiêm ngặt về các thông số kỹ thuật thì khi nhận hàng , ban KCS của công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho về cả số lợng, chất lợng, quy cách và lập Biên bản kiểm nghiệm và đánh dấu của phòng KCS lên hoá đơn mua hàng.
Biên bản kiểm nghiệm ( vật t, sản phẩm, hàng hoá )
Ngày 04 tháng 02 năm 2002 số : 58463 Căn cứ vào Hóa đơn giá trị giá tăng Số 031721
ngày 04 tháng 02 năm 2002 của : Công ty Cơ Khí Hà Nội Bản kiểm nghiệm gồm:
Ông ( bà ): Nguyễn Thanh Tùng - trởng ban: KHCT Ông ( bà ) : Nguyễn Đình Công - uỷ viên:KCS Ông ( bà) : Lê Thị Đào- uỷ viên :Tài vụ
Ông ( bà ) : Nguyễn Văn Hoà - uỷ viên : thủ kho. đã kiểm nghiệm các loại:
Stt Tên nhãn hiệu
của vật t đơn vị tính Số lợng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng đúng quy cách phẩm chất Số lợng không đúng quy cách, phẩm chất Ghi chú 1 Thép CT 3 Kg 9.439 9.439 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm: cho nhập kho…
đại diện kỹ thuật thủ kho tài vụ trởng ban
Biên bản kiểm nghiệm vật t sẽ đợc lu trữ tại phòng điều độ sản xuất. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu cân hàng và biên bản kiểm nghiệm vật t , cán bộ phòng điều độ sản xuất ghi số thực nhập vào phiếu nhập.
Hoá đơn ( gtgt ) ms 01 gtkt- 3ll
Liên 2 : ( Giao khách hàng) EQ / 01 –B
Ngày 04 tháng 02 năm 2002 No 031721 A
Đơn vị bán hàng htx cn và VT CHIếN CÔNG Địa chỉ : Thị xã Sông Công .Tây Nguyên
Điện thoại: MST 4600133753-1 MS Họ tên ngời mua hàng : Nguyễn Tống Hùng Đơn vị : Công ty Cơ Khí Hà Nội
Địa chỉ : 24 Nguyễn Trãi . Hà Nội
Hình thức than toán : séc MS 01 00100174 1
STT Tên dịch vụ
hàng hóa đơn vị tính Số lợng đơn giá Thành tiền
1 Thép CT 3 Kg 9.439 4.435 41.862.900
Cộng tiền hàng 41.862.900 Tiền thuế GTGT 1.193.100 Tổng cộng tiền thanh toán 43.956.000 Só tiền viết bằng chữ ; Bốn mơi sáu triệu đồng chẵn .
Ngời mua Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị N.T.Hùng Lơng Văn Khiên CN Đinh Huy Chiến
Trong trờng hợp, vật liệu, công cụ dụng cụ thừa hoặc thiếu so với số lợng ghi trên phiếu hoặc không đúng phẩm chất, quy cách, phòng KCS phải báo cho phòng điều độ sản xuất biết để giải quyết.
Sau khi xem xét đầy đủ hoá đơn mua hàng, phiếu cân hàng, biên bản kiểm nghiệm vật t, phòng điều độ sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập làm ba liên. Một liên lu lại phòng điều độ sản xuất, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho, một liên nộp vào hoá đơn chuyển cho kế toán thanh toán.
Phiếu nhập kho nguyên vật liệu ghi rõ số, ngày nhập, tên qui cách, số lợng nguyên vật liệu nhập kho, theo chứng từ Hoá đơn bán hàng, và phiếu cân hàng ( hoặc biên bản kiểm nghiệm ).
HAMECOHAMECO HAMECO Phiếu nhập vật t Mã số Số ngày BM0604 763/ 060611 06/02/2002 Tên ngời nhập anh Hùng Đơn vị nhập : TTĐHSX
Đơn vị bán hàng HTX CN &VT CHIến công HĐ: Số 031721 Nhập tại kho : nguyên vật liệu Ghi có tài khoản :331
Stt Tên hàng đvị
tính Số lợng
Xin
nhập nhập Thực
Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Thép CT 3 kg 9439 9439 4.435 41.862.900
Cộng 41.862.900
Cộng thành tiền( viết bằng chữ ) bốn mốt triệu tám trăm sáu mơi hai nghìn chín trăm đồng chắn
Ngời nhập thủ kho thủ trởng đơn vị
Sau khi hàng nhập kho, ngời mua vật t nộp hoá đơn lên phòng tài vụ làm thủ tục thanh toán với khách hàng hoặc ngời mua hàng.
- Đối với vật liệu tự sản xuất:
Khi các thành phẩm nhập kho hay đa trực tiếp xuống các phân xởng sản xuất, kế toán của phân xởng đó tính giá thành vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho, và viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cũng đợc lập ba liên. Một liên nộp lên phòng
điều độ sản xuất, một liên nộp lên phòng kế toán, một liên giao cho thủ kho. ( bảng 2 )
1.2 -Chứng từ và thủ tục xuất kho tại công ty Cơ Khí Hà Nội
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng tháng và dự trù vật t của phòng kỹ thuật dể ra, phòng điều độ lập phiếu xuất kho( hai liên). Một liên để lu, liên còn lại sau khi đợc trởng phòng ký duyệt đợc chuyển tới phân xởng. Nhân viên phân xởng mang Phiếu xuất kho xuống kho để lĩnh vật t. Căn cứ vào số lợng tồn kho, thủ kho xuất nguyên vật liệu và ghi vào thẻ kho. Nếu trong kho không đủ, thì thủ kho điền vào dòng kho còn nợ và báo cho phòng điều độ.
Theo định kỳ, kế toán vật liệu xuống kiểm tra, rút phiếu xuất kho , điền giá và dịnh khoản trên phiếu xuất kho. ( bảng 3 )
HAMECO Phiếu cấp vật t Mã số BM 0907
Số 614/090709
Ngày 04/02/2002
Ngời lính vật t Thân Đơn vị lĩnh : CKL
Tên vật t Thép C T 3 Ngày cấp 04/2/2002
đơn vị tính Kg
Số lợng duyệt 4
SL thực
nhập Tại kho 4
Tại đ vị
Ngời duyệt Kho còn nợ
Hạch
toán vào Sản phẩm Ngời nhập Son
HĐ 562/01-dầu khí Ngời xuất Thân
Lần cấp thứ TCKT
Số lợng vợt đ.mức Đơn giá 4500
Lý do Thành tiền 18.000
Ngời xác nhận Kê
Tuy nhiên , đối với các bán thành phẩm ( thành phẩm của xởng Đúc ) hoàn thành mà không nhập kho mà chuyển thẳng lên các phân xởng khác thì phiếu nhập kho sản phẩm sẽ là chứng từ xuất kho bán thành phẩm ( ví dụ nh bảng 4 ).