V- Phân tích tình hình hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ với việc –
a- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
Tại kho:
Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất để thực hiện công việc nhập xuất nguyên vật liệu. Nếu số lợng tồn thực tế trong kho không đủ, thủ kho sẽ báo cho phòng điều độ sản xuất, phòng điều dộ sản xuất sẽ viết thêm một phiếu nhập kho đúng bằng lợng kho còn nợ và gửi xuống phân xởng. Song trờng hợp này ít xảy ra. Trong tháng 2-2002 không xảy ra nghiệp vụ này.
Sau khi đối chiếu số lợng thực nhập , thực xuất với các phiếu nhập, phiếu xuất thủ kho ghi sổ thực tế xuất vào thẻ kho.
Chẳng hạn, đối với nghiệm vụ nhập, xuất kho thép C T 3 ( B 01 004 ), căn cứ vào phiéu nhập số 763/060611, căn cứ vào phiếu xuất số 614, số 617. Thủ kho ghi vào thẻ kho ở bảng sau:
Hameco Thẻ kho Mã số Ngày tháng BM 15.01 01 2 Stt Chứng từ SH N
Diến giải Ngày Số lợng
Nhập Xuất Tồn Kế toán ký Tồn đầu kỳ 4854 9 614 4/2 Xuất CKL 4/2 4 4850 10 617 4/2 Xuất X.MCC 4/2 3 4847 . … 15 763 4/2 Nhập 6/2 9439 14285 . … Cộng phát sinh 9439 4635
Tồn cuối kỳ 9.658
Căn cứ vào thẻ kho, thủ kho tính lợng tồn của từng loại ngyên vật liệu vào cuối ngày. Định kỳ 2-3 ngày , thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập, xuất và thẻ
kho để kế toán đối chiếu.
Theo quy định của công ty, vào cuối tháng, căn cứ vào số liệu nhập xuất tồn kho, thủ kho lập bảng “ Báo cáo tồn kho vật liệu ( công cụ dụng cụ ) “ , giúp cho kế toán vật liệu ( công cụ dụng cụ )đối chiếu sổ sách và kiểm kê vật t - công cụ dụng cụ nhanh chóng hơn.
Bảng 6
Báo cáo tồn kho vật liệu
Tháng 2/2002 Kho : nguyên vật liệu thép
Tên vật t đvt Mã Tồn T1 Tồn T2 Tồn T 3 … Tồn T 12 Thép C T 3 –4 ly Kg B 01 004 4854 9.658 Thép C 45 – 1 ly Kg B 08 004 152.362 90.737 … Tại phòng kế toán:
Hàng ngày, kế toán kiểm tra chứng từ kế toán, nhận và phân loại nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ ( phiếu nhập, phiếu xuất ) và định khoản, cập nhập số liệu vào máy tính
Đối với vật liệu mua ngoài:
Khi nhận dợc phiếu nhập kho, kế toán cập nhật “ Phiếu nhập kho “ vào máy qua phiếu nhập kho trong máy:
Ngày 06/ 02 Đơn vị nhập
Số chứng từ 763 Ngời nhập
Nội dung Nhập thép C T 3
Tài khoản 152.1 Số lợng 9439
Tài khoản đối ứng 331 Đơn giá 4435
Tiền 41.862.900
Căn cứ vào hoá đơn mua vật liệu, kế toán vật liệu phải tự tính đơn giá vật liệu thực tế mua và nhập vào phiếu nhập kho tự động máy sẽ tính “ tiền “ cho từng phiếu nhập “ và tự dộng lên “ Bảng kê phát sinh nhập nguyên vật liệu “, về cả giá trị và hiện vật.
Bảng kê phát sinh nhập
Mã vật t: B 01 004
Từ ngày 01/02/2002 Đến ngày 28/2/2002
Stt Ngày nhập Số hiệu
chứng từ đơn vị Số lợng đơn giá Thành tiền
D đầu kỳ 4854 4440 21.844.220
1 06/ 2 763 Kg 9.439 4435 41.862.900
Tổng phát
sinh 9.439 41.862.900
Ngày tháng năm
Ngời lập biểu Kế toán trởng thủ trởng
(ký, họ tên ) ( ký và họ tên ) ( ký và họ tên )
Bảng kê phát sinh nhập liệt kê tất cả các chứng từ nhập kho theo trình tự thời gian của các loại vật liệu mà công ty đã nhập vào. Mỗi bảng kê đợc lập cho một loại vật liệu, phản ánh toàn bộ nghiệp vụ nhập-xuất của loại vật liệu trong một tháng. Cuối tháng, kế toán vật t tính ra số tổng cộng vật liệu nhập để đối chiếu với kho và kế toán tổng hợp.
Khi nhận đợc phiếu xuất kho, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán cũng cập nhật thông tin: ngày xuất, số chứng từ, sổ nội dung, tài khoản chi tiết ( là loại nguyên vật liệu chính hay phụ , ), tài khoản đối ứng vào phiếu xuất trên máy :…
Ngày 04/02 Đơn vị nhập
Số chứng từ 614 Ngời nhập
Sổ Nguyên vật liệu
Nội dung Xuất vật liệu cho X. CKL
Tài khoản 152.1 Số lợng 4
Tài khoản đối ứng 621.1 đơn giá 4500
Tiền 18.000
Máy sẽ tự tính “ đơn giá xuất” ( theo phơng pháp bình quân liên hoàn ), “tiền “ cho từng phiếu và lên” Bảng kê phát sinh xuất “.
Bảng kê phát sinh xuất Mã vật t: B 01 004
Từ ngày 01/02/2002 Đến ngày 28/2/2002
Stt Ngày xuất Số hiệu chứng từ đơn vị Số lợng đơn giá Thành tiền
D đầu kỳ Kg 4854 4500 21.844.220
1 02 614 Kg 4 4500 18.000
2 02 617 Kg 4 4500 18.000
Tổng phát sinh kg 4635 20.672.100
Ngày tháng năm Ngời lập biểu Kế toán trởng thủ trởng
( ký và ghi họ tên ) ( ký và ghi họ tên ) ( ký và ghi họ tên )
Bảng kê xuất liệt kê phiếu xuất kho theo thứ tự chứng từ của từng kho. Bảng kê này giúp kế toán đễ dàng phân bổ giá trị vật liệu, xuất kho cho từng phân xởng cũng nh từng loại sản phẩm một cách chính xác .
ở đây, bảng kê nhập, bảng kê xuất đợc đóng thành từng quyển phù hợp với từng nhóm vật liệu chính.
Ngoài ra, nhờ công ty áp dụng phần hành kế toán máy Acpro nên kế toán có thể lập bảng kê chi tiết theo yêu cầu:
TK : ♦ Toàn bộ TK ♦ Chi tiết TK ♦ Việt Nam đồng ♦ Ngoại tệ Từ ngày : đến ngày : ♦ Phát sinh nợ ♦ Phát sinh có ♦ TK đối ứng và số Chừng từ ♦ Theo TK đối ứng ♦ Theo số chứng từ ♦ Theo vụ việc
♦ Theo tiêu đề báo cáo
♦ Số lợng
♦ Tiêu thức quản lý
♦ Khoản mục chi phí
Đối với bán thành phẩm:
Bán thành phẩm đợc kế toán bán thành phẩm theo dõi riêng và hạch toán vào tài khoản 154 - BTP. Đối với nghiệp vụ nhập kho bán thành phẩm, thì kế toán hạch toán theo giá bình quân cuối kỳ trớc. Đến cuối kỳ, dựa trên bảng tính giá thành của kế toán giá thành, kế toán điểu chỉnh theo giá thực tế ( em xin kiến nghị ở phần sau – nên sử dụng giá hạch toán nhất định )
Cuối tháng, kế toán bán thành phẩm sẽ tập hợp phiếu nhập kho để lập Bảng tổng hợp nhập kho. Đối với những vật liệu đợc nhập kho thì tuỳ đặc thù của bán thành phẩm mà nhập kho vật liệu . Các vật liệu này sẽ đợc kế toán vật liệu hạch toán chi tiết nh các nguyên vật liệu mua vào.
Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập kho, kế toán bán thành phẩm tính ra tổng số xuất kho chuyển thẳng cho các phân xởng và đa vào bảng tổng hợp xuất bán thành phẩm. Còn với các thành phẩm xuất tại kho thì kế toán hạch toán chi tiết giống nh vật liệu mua ngoài.
Bảng tổng hợp nhập kho bán thành phẩm
X ĐúcTháng 2/ 2002 Tháng 2/ 2002
Danh mục sản phẩm Mác kl đơn vị Trọng lợng đơn giá Thành tiền
1- Sản phẩm nhập kho 43.057 251555702
Thép các bon nấu lò 24-25 kg 116,4 7129 829.808
Thép đúc 35-45 kg 369 11629 4298111
Gang xám Gù ct-5 kg 40 6040 241616
2- Nhập kho CKL 4.490 96.012.296
Tám má G 13 kg 3.240 14.112 45.721.989
Bánh răng K25-45L kg 1.250 7.129 8.911.166
Tổng cộng 922868446
Nh vậy, đối với bán thành phẩm chuyển thẳng đến các phân xởng, công ty không theo dõi chi tiết theo từng chủng loại mà theo giá trị bán thành phẩm cho từng phân xởng và bán thành phẩm cho sản phẩm ( hợp đồng ) nào. Điều này là hoàn toàn hợp lý vì khối lợng và chủng loại bán thành phẩm rất đa dạng và phong phú, các bán thành phẩm đợc thiết kế tuỳ theo quy mô và kích cỡ mà khách yêu cầu. Do đó, khối lợng công việc để theo dõi bán thành phẩm xuất chuyển thẳng cho các phân xởng theo từng loại vật liệu là rất lơn trong khi hiệu quả đem lại không cao. Qua bảng kê nhập và bảng kê xuất ( bảng 10 ), kế toán bán thành phẩm có thể theo dõi lợng vật liệu sản xuất chuyển thẳng cho các đơn vị và cung cấp thông tin cho kế toán giá thành tính.
Cuối tháng, kế toán vật liệu( kế toán bán thành phẩm ) tính ra số tổng cộng nhập xuất trong tháng và số liệu này đợc kiểm tra, đối chiếu với số liệu ở thủ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
Cuối tháng , máy tính tự động tính toán và lên “ Sổ đối chiếu luân chuyển vật liệu “ về cả mặt số lợng và giá trị. ( Bảng 8)
Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở cho từng loại vật liệu đợc dùng trong cả tháng. Mỗi dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển phản ánh một loại vật t , chỉ tiêu cột phản ánh số lợng và giá trị nhập xuất tồn trong một tháng của loại vật liệu ấy. Sổ này dùng đối chiếu với dòng tổng cộng của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ trên thẻ kho của từng kho.
Sau khi đã tính lợng vât liệu, công cụ dụng cụ tồn ở từng kho kế toán tiến hành đối chiếu số liệu vủa báo có tồn kho. Số liệu hai sổ này phải trùng khớp nhau.
Tuy nhiên, đối với vật liệu xuất cho quá trình sản xuất dùng không hết để lại phân xởng thì thủ kho không phản ánh nghiệp vụ này, trong khi kế toán giá thành căn cứ giấy báo của phòng điều độ, ghi giảm lợng vật liệu xuất kho. Tức là số vật liệu trên sổ kế toán tăng lên trong khi số vật liệu trong kho không đổi.
Còn nếu số vật liệu dùng không hết nhập lại kho, thì phòng điều độ viết phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho
nh các phiếu nhập khác. Tức là lợng vật liệu trong kho tăng lên. Thủ kho chuyển cho kế toán phiếu nhập kho vật liệu. Căn cứ vào phiếu này, kế toán ghi giảm lợng vật liệu xuất kho.
Vậy với loại vật liệu dùng không hết ( cả hai trờng hợp )nhập lại kho thì số liệu trên bảng kê nhập và bảng kê xuất không khớp với dòng tổng cộng phát sinh của thẻ kho. Do vậy, kế toán phải kiểm tra lại đối chiếu với số liệu ở từng đơn vị sử dụng. (em xin có kiến nghị ở phần sau )
Nếu công nhân làm hỏng vật liệu phải xuất lại vật liệu thì thủ kho xuất vật liệu nh trờng hợp thông thờng. Kế toán cũng hạch toán chi tiết nh trờng hợp xuất thông thờng. ( em xin có kiến nghị ở phần sau )