- Trong ghi chộp húa đơn, chứng từ nhất là cỏc chứng từ của cỏc nghiệp vụ
2. Phương hướng hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn tiờu thụ và xỏc định kết quả tiờu thụ tại Cụng ty TM&XNK Viettel
2.2 Nội dung hoàn thiện kế toỏn tiờu thụ hàng húa và xỏc định kết quả tiờu thụ
tiờu thụ
2.2.1 Hoàn thiện hạch toỏn ban đầu
Như trờn ta đó biết, ở Cụng ty hiện nay trong việc ghi chộp húa đơn bỏn hàng của cỏc nghiệp vụ phỏt sinh tại cỏc chi nhỏnh, đại lý, siờu thị cũn cú cỏc húa đơn ghi sai, ghi thiếu thụng tin như sai thụng tin về địa chỉ, về mó thuế Cụng ty… chứng từ tập hợp về Phũng Tài chớnh – Kế toỏn cũn chậm so với thời gian quy định. Nguyờn nhõn là do nhõn viờn tại đõy chưa nắm chắc cỏc thụng tin về Cụng ty; do đú ghi sai và bỏ sút nghiệp vụ. Hơn nữa trước khi tập hợp chứng từ để chuyển về Phũng Tài chớnh Cụng ty, cỏc chi nhỏnh chưa chỳ ý đến việc rà soỏt lại cỏc chứng từ khi chuyển đến Cụng ty mới phỏt hiện ra sai sút, làm ảnh hưởng đến quỏ trỡnh duyệt và hạch toỏn tại Phũng Tài chớnh. Để giải quyết vấn đề này, Cụng ty nờn cú những biện phỏp như sau:
-Phổ biến, hướng dẫn cỏc thụng tin cần thiết về nội dung chứng từ cho cỏc nhõn viờn tại chi nhỏnh, đại lý, siờu thị và nhõn viờn bỏn hàng.
-Phổ biến quy chế, quy định của Phũng Tài chớnh Cụng ty về thời hạn và thủ tục tập hợp húa đơn chứng từ chuyển lờn Cụng ty.
-Đụn đốc, kiểm tra việc luõn chuyển chứng từ lờn Phũng Tài chớnh Cụng ty cũng như kiểm tra cỏc thụng tin ghi trờn chứng từ trước khi ký duyệt Bảng Tổng hợp thanh toỏn.
-Cú những biện phỏp hành chớnh phự hợp khi cỏc nhõn viờn khụng tuõn thủ theo những quy định của Phũng Tài chớnh – kế toỏn.
Chứng từ hợp lệ, hợp lý là cơ sở để ghi nhận khoản doanh thu của doanh nghiệp. Tuy nhiờn, trong quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ, chứng từ vẫn cũn thất lạc, hoặc thiếu thụng tin hoặc thừa thụng tin vỡ trờn một số húa đơn, chứng từ cú thụng tin cần ghi nhưng lại khụng được nhắc tới, ngược lại cú thụng tin được phản ỏnh quỏ nhiều trờn một chứng từ. Chớnh vỡ vậy, trong chế độ chứng từ cần được quan tõm xem xột lại để cú thể cú được một bộ chứng từ hoàn chỉnh trong việc hoàn thiện kế toỏn tiờu thụ hàng húa. Vớ dụ như trong Bảng kờ húa đơn, chứng từ hàng húa, dịch vụ bỏn ra thỡ thụng tin để được cập nhật luụn như phương thức thanh toỏn của khỏch hàng đối với doanh nghiệp chưa được nhắc đến. Điều này cần thiết vỡ khi đối chiếu giữa kế toỏn tiền mặt và thủ quỹ, hay khi đối chiếu giữa kế toỏn thanh toỏn và kể toỏn ngõn hàng xem số liệu cú trựng khớp hay khụng. Đồng thời đối với những tài liệu, chứng từ, hoỏ đơn thất lạc phải quy trỏch nhiệm cụ thể đối với những cỏ nhõn chịu trỏch nhiệm phụ trỏch bảo quản lưu trữ tài liệu đú.
Đối với sổ sỏch kế toỏn tại Cụng ty được sự trợ giỳp của mỏy tớnh nờn việc in sổ sỏch cuối kỳ là việc làm khụng khú. Chớnh vỡ vậy, nhà quản lý cần yờu cầu kế toỏn in sổ để lưu giữ tài liệu tài chớnh của Cụng ty nhằm cú thể cung cấp được thụng tin trong một thời kỳ tài chớnh hữu hạn một cỏch liờn tục nhằm thu hỳt vốn đầu tư, hay đi vay vốn với số lượng nhiều từ ngõn hàng.
2.2.3 Lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
ĐTDĐ là thiết bị viễn thụng, đõy là mặt hàng cú đặc thự nhanh lỗi thời do tốc độ phỏt triển mạnh mẽ của Khoa học - Cụng nghệ hiện nay. Vỡ thế trong số những mặt hàng ĐTDĐ đang lưu ở kho của Cụng ty, luụn cú những mặt hàng cú khả năng bị giảm giỏ. Vớ dụ gần đõy nhất đú lỏ ĐTDĐ Nokia 7610…. Chớnh vỡ vậy, doanh nghiệp muốn phản ỏnh đỳng giỏ trị của hàng húa tồn kho nhằm cung cấp thụng tin chớnh xỏc cho những người sử dụng bỏo cỏo tài chớnh, cuối mỗi
bỏo cỏo và dự bỏo giỏ thi trường của hàng hoỏ trong doanh nghiệp đang cần giữ sẽ giảm giỏ trong năm sau. Trờn cơ sở đú, số lập dự phũng cần lập được tớnh theo cụng thức như sau:
Mức dự phũng giảm giỏ hàng húa kỳ tới ═
Lượng hàng húa tồn kho mỗi loại X
Mức giảm giỏ chờnh lệch mỗi loại
Trong đú:
Mức giảm giỏ chờnh lệch mỗi loại ═
Giỏ đơn vị ghi sổ (giỏ gốc) ─
Giỏ đơn vị thị trường vào cuối kỳ
Dựa vào kết quả tớnh được kế toỏn định khoản:
Nợ TK632 (chi tiết cho từng loại hàng hoỏ): ghi giỏ vốn hàng bỏn
Cú TK 159: Trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
Sang năm sau, nếu hàng húa khụng bị giảm giỏ và được bỏn, ngoài bỳt toỏn phản ỏnh giỏ trị hàng tồn kho đó dựng hay đó bỏn, kế toỏn cũn phải hoàn nhập số dự phũng giảm giỏ đó lập bằng bỳt toỏn:
Nợ TK 159 (Chi tiết cho từng loại hàng húa) Cú TK632: Ghi giảm giỏ vốn hàng bỏn
Cuối niờn độ kế toỏn tiếp theo, tớnh mức dự phũng phải lập cho hàng tồn kho, so sỏnh số dự phũng năm cũ cũn lại với số dự phũng cần lập cho niờn độ kế toỏn tới:
+ Nếu số dự phũng cũn lại lớn hơn số dự phũng cần lập cho niờn độ kế toỏn mới, kế toỏn tiến hành hoàn nhập số chờnh lệch lớn hơn bằng cỏch ghi giảm giỏ vốn hàng bỏn:
Nợ TK159(Chi tiết từng loại hàng hoỏ): Hoàn nhập dự phũng cũn lại
Cú TK632: Ghi giảm giỏ vốn hàng bỏn
+ Ngược lại, nếu cú dự phũng cũn lại nhỏ hơn số dự phũng cần lập cho niờn đụ mới, kế toỏn tiến hành trớch lập số chờnh lệch lớn hơn:
Cú TK159 (Chi tiết từng loại hàng hoỏ): Trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng húa tồn kho
Vớ dụ: ngày 30 thỏng 6 năm 2007, trong kho cụng ty cú điện thoại Nokia N72 cũn 32 bộ với giỏ ghi sổ là 3.895.500đồng,lỳc đú trờn thị trường sản phẩm này cú giỏ là 3.786.600đồng. Trong quý III, kinh doan sản phẩm này bị lỗ, cuối quý III tiến hành lập dự phũng cho quý IV là 4.000.000
Tổng Mức giảm giỏ của lượng điện thoại Nokia N72:
32 x (3.895.500 – 3.786.600) = 3.484.800đồng
Vậy mức dự phũng cần lập cho quý III của sản phẩm này là: 3.484.800đồng. Ta ghi: NợTK632 (N72): 3.484.800
Cú TK159: 3.484.800
Cuối quý III, căn cứ vào tỡnh hỡnh thực tế của sản phẩm này ta cú: Nợ TK632 (N72): 515.200
Cú TK159: 515.200
Đối với cỏc mặt hàng khỏc cũng tiến hành tương tự như vậy.
2.2.4 Hoàn thiện quản lý và kế toỏn cỏc khoản phải thu khỏch hàng
Nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế đó tạo ra rất nhiềumối quan hệ kinh tế tài chớnh trong đú việc đi chiếm dụng vốn và bị chiếm dụng vốn là quan hệ khỏ phổ biến đặc biệt những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại như Cụng ty TM&XNK. Trong kinh doanh hàng húa, vốn bằng tiền của doanh nghiệp thường bị chiếm dụng theo nhiều cỏch khỏc nhau chẳng hạn như bỏn hàng theo phương thức trả chậm, cho phộp khỏch hàng thanh toỏn chậm. Thực ra, trờn một khớa cạnh nào đú, đõy là một trong những cỏch thu hỳt, khuyến khớch khỏch hàng mua hàng của cụng ty. Tuy nhiờn, nếu doanh nghiệp để tỡnh trạng này kộo dài, điều này dễ làm cho vốn của Cụng ty bị chiếm dụng, tất yếu sẽ
kiểm soỏt. Chớnh vỡ vậy, mặc dự quỏ trỡnh kinh doanh cụng ty cú lói nhưng khả năng thanh toỏn nhanh, thanh toỏn tức thời của Cụng ty lại gặp vấn đề. Điều này là do số tiền doanh thu vẫn cũn nằm tại nơi khỏch hàng. Do đú, để quản lý tốt cỏc khoản nợ phải thun khỏch hàng, kế toỏn nờn cú sự phõn loại và theo dừi chặt chẽ, đụn đốc thu hồi nợ. Cụ thể:
-Đưa vào hợp đồng mua hàng của khỏch hàng điều khoản thanh toỏn ngay, trỏnh tỡnh trạng cụng nợ dõy dưa kộo dài. Phối hợp chặt chẽ giữa kế toỏn cụng nợ ở Cụng ty và bộ phận thực hiện hợp đồng, đụn đốc khỏch hàng nghiờm chỉnh thực hiện cỏc điều khoản của hợp đồng.
-Quy định từng hạn thanh toỏn cụ thể đối với từng hợp đồng -Thực hiện chế độ chiết khấu thanh toỏn đối với khỏch hàng
-Tiến hành lập dự phũng cỏc khoản phải thu khú đũi: Đối với cỏc khoản nợ khú đũi mà khụng cú khả năng đũi được, kế toỏn tiến hành kiến nghị với lónh đạo việc lập trớch lập dự phũng cỏc khoản nợ này. Việc trớch lập dự phũng thực chất là ghi nhận trước một khoản thiệt hại cú thể xảy ra trong tương lai nhằm đảm bảo nguyờn tắc thận trọng như đó nờu trong Chuẩn mực chung 01.
Phương phỏp lập dự phũng phải thu khú đũi:
-Cuối niờn độ kế toỏn, dựa trờn tài liệu hạch toỏn chi tiết kế toỏn tiến hành phõn loại cỏc khoản nợ phải thu của khỏch hàng theo thời hạn thu nợ. Cỏc khỏch hàng quỏ hạn được xếp loại khỏch hàng nghi ngờ.
-Doanh nghiệp thụng bỏo cho khỏch hàng và trờn cơ sở thụng tin phản hồi của khỏch hàng, kể cả bằng phương phỏp xỏc minh, xỏc định số dự phũng cần lập theo cỏch dựa trờn phương phỏp ước tớnh trờn tổng doanh thu bỏn chịu, Dựa vào tổng số nợ phải thu và tỷ lệ mất nợ cú thể, doanh nghiệp tớnh ra số dự phũng cần lập như sau:
năm tới hàng bỏn chịu đũi ước tớnh
Trong đú, tỷ lệ phải thu khú đũi theo quy định của Bộ Tài chớnh về mức trớch lập dự phũng như sau:
Đối với nhứng khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 3 thỏng đến dưới 1 năm thỡ lập dự phũng 30% giỏ trị khoản nợ.
Đối với những khoản nợ phải thu quỏ hạn từ trờn 1 năm đến dưới 2 năm thỡ lập dự phũng 50% giỏ trị khoản nợ.
Đối với những khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm thỡ lập dự phũng 70% giỏ trị khoản nợ.
Đõy là cỏch tớnh cú ưu điểm là khụng cần thiết chi tiết cỏc khoản nợ khú đũi, số lượng phộp tớnh ớt. Tuy nhiờn, độ chớnh xỏc khụng cao vỡ tỷ lệ phải thu khú đũi được tớnh chung cho tất cả cỏc khỏch hàng nghi ngờ. Khi thu được tiền, sau khi trừ đi số tiền đó thu được, số thiệt hại cũn lại sẽ được trừ vào dự phũng, sau khi trừ vào dự phũng mà vẫn chưa hết thỡ số cũn lại sẽ tớnh vào chi phớ quản lý doanh nghiệp:
Nợ TKliờn quan: Số tiền thu được
Nợ TK139 (chi tiết đối tượng): Trừ vào số dự phũng Nợ TK642: Số thiệt hại cũn lại khi xúa sổ
Cú TK131, 138: Toàn bộ số nợ xúa sổ
Đồng thời ghi: Nợ TK004: Nợ khú đũi đó được xử lý
-Cuối niờn độ kế toỏn tiếp theo, kế toỏn tớnh ra số dự phũng cần lập cho năm sau, so sỏnh số dự phũng cũn lại từ năm trước với số dự phũng cần lập cho niờn độ tới
+ Nếu số dự phũng cũn lại lớn hơn số dự phũng cần lập cho niờn độ tới, kế toỏn tiến hành hoàn nhập số chờnh lệch lớn hơn bằng cỏch ghi giảm chi phớ quản lý doanh nghiệp:
2.2.5 Hoàn thiện việc trớch trước chi phớ bảo hành phục vụ tiờu thụ
Việc bảo hành hay những dịch vụ sau bỏn hàng hiện nay đang là vấn đề vụ cựng được quan tõm của giới tiờu dựng, vỡ điều này cú liờn quan trực tiếp đến quyền lợi của người tiờu dựng. Tuy nhiờn, vấn đề này vẫn chưa được sự quan tõm của Cụng ty cho lắm. Chớnh vỡ vậy, đõy là vấn đề mà cụng ty nờn dành lưu tõn nhằm nầng cao vị thế của mỡnh trờn thị trường mang tớnh cạnh tranh như hiện nay. Dịch vụ sau khỏch hàng tốt điều này sẽ được giới tiờu dựng quan tõm. Chớnh vỡ điều này, mà nhiều cụng ty cú dịch vụ bảo hành nhưng khụng chỳ ý đến việc trớch trước chi phớ, nờn khi cú một khoản chi phớ bất ngờ xảy ra trong kỳ liờn quan đến bảo hành thỡ tự nhiờn chi phớ trong kỳ của Cụng ty tăng cao, điều này sẽ khụng phản ỏnh đỳng thụng tin tài chớnh mà Cụng ty cung cấp.
Điều này cú thể gõy bất lợi đối với Cụng ty vỡ vậy Cụng ty nờn tiến hành trớch lập chi phớ bảo hành trước mỗi kỳ kế toỏn giỳp cụng ty chủ động trong tỡnh hỡnh tài chớnh của mỡnh. Cỏc tài khoản sử dungj cho hoạt động trớch trước chi phớ bảo hành gồm cú:
-TK6415 – chi phớ bảo hành -TK335 – chi phớ phải trả
Trỡnh tự hạch toỏn đối với việc trớch trước chi phớ bảo hành cho tới khi xử lý số chờnh lệch trớch trước được thực hiện như sau:
-Khi trớch trước chi phớ bảo hành kế toỏn ghi: Nợ TK641 (6415): Chi phớ bảo hành
Cú TK335: Trớch trước chi phớ bảo hành
-Khi sửa chữa bảo hành sản phẩm bàn giao cho khỏch hàng, kế toỏn ghi: Nợ TK335: Ghi giảm chi phớ phải trả
Cú TK641 (6415): Ghi giảm số trớch trước chi phớ bảo hành -Xử lý số chờnh lệch
+ Nếu số trớch trước lớn hơn chi phớ thực tế phỏt sinh thỡ ghi giảm chi phớ số chờnh lệch
Nợ TK335 Chi phớ phải trả
Cú TK641 (6415): Chi phớ bảo hành
+ Nếu số thực tế lớn hơn số trớch trước thỡ số trớch thiếu sẽ hạch toỏn tiếp vào chi phớ: Nợ TK641 (6415): Chi phớ bảo hành
Cú TK335: Trớch tiếp chi phớ bảo hành