gian lận trong kiểm toán báo cáo tài chính
Từ năm 1996 đến nay, cứ 2 năm một lần, Hiệp hội kiểm tra gian lận Mĩ – ACFE lại phát hành Báo cáo quốc gia về gian lận và các hành vi lừa đảo. Bản báo cáo được thực hiện bằng cách gửi thư điều tra tới khoảng 10,000 người thực hiện công tác kiểm tra gian lận. Những người kiểm tra gian lận gồm làm 2 nhóm chủ yếu là các điều tra viên và các kiểm toán viên. Họ chủ yếu làm việc ở 3 khu vực: chính phủ, doanh nghiệp và kế toán viên công chứng. Các nhân viên kiểm tra gian lận này trung bình đã tham gia vào hơn 100 tình huống của các cuộc kiểm toán hoặc các cuộc điều tra mà các gian lận được dẫn ra.
Cuộc điều tra hướng vào 4 nội dung: thiệt hại do gian lận, cách thức gian lận, đối tượng thực hiện gian lận và các nạn nhân. Từ các nghiên cứu tình huống thực tế rút ra trong bản Báo cáo đó, các kiểm toán viên và các khách hàng của họ sẽ biết được cách thức mà các nhân viên và những người nội bộ
của đơn vị thực hiện hành vi gian lận và các biện pháp để phát hiện và ngăn chặn tốt hơn những vi phạm này.
Một số kết luận đáng chú ý được rút ra từ các bản báo cáo này được dẫn ra sau đây:
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, gian lận cũng có xu hướng tăng lên cả về mặt quy mô và mức độ tinh vi.
Một tin tốt là các công ty được kiểm toán ít phải chịu những thiệt hại trầm trọng do các gian lận hơn là những công ty chưa được kiểm toán, và tỉ lệ tổng quát về các gian lận nghề nghiệp đã không thay đổi nhiều trong những năm qua
Các hành vi gian lận chủ yếu được thực hiện chủ yếu bởi các nhân viên ( 64%). Nhưng hành vi gian lận do các nhà quản lý và điều hành thực hiện gây thiệt hại lớn gấp 3,5 lần thiệt hại do các nhân viên. Lí do là vì các nhân viên cấp càng cao trong tổ chức thì càng được quản lý nhiều tài sản của doanh nghiệp.
Thiệt hại do nam giới gây ra gian lận lớn gấp 3 lần nữ giới mặc dầu là tần suất và cách thức thì như nhau. Xu hướng này có thể là do hiện tượng “ glass ceiling”, những nơi mà nam giới giữ vị trí cao hơn các đồng nghiệp nữ của họ trong tổ chức.
Chỉ khoảng 7 % những người thực hiện gian lận là những người đã từng phạm tội và bị kết án trước đây. Điều này cũng phù hợp với các nghiên cứu khác chỉ ra rằng hầu hết những người thực hiện hành vi gian lận đều là những người vi phạm lần đầu.
Xấp xỉ 33% các gian lận được phát hiện là liên quan đến hai hay nhiều cá nhân. Trong các tình huống liên quan đến sự thông đồng, thiệt hại trung bình lớn gấp 6 lần thiệt hại trung bình do một người gây ra gian lận. Điều này
cho thầy cần phải có cơ chế kiểm soát tốt hơn liên quan đến việc phân chia trách nhiệm.
Những người phạm tội nhiều tuổi nhất ( trên 60 tuổi ) gây ra thiệt hại trung bình lớn hơn 27 lần những người gây ra hành vi gian lận trẻ nhất ( dưới 25 tuổi). Lý do là vì những nhân viên nhiều tuổi hơn thường giữ vị trí cao hơn và dễ tiếp cận tới các tài sản hơn.
Biển thủ tài sản vẫn là hành phổ biến nhất (hơn 80% các trường hợp gian lận được phát hiện) nhưng lại gây thiệt hại ít nhất trong 3 loại gian lận
Thiệt hại trung bình lớn nhất xẩy ra ở các công ty đại chúng, và nhỏ nhất xẩy ra ở các cơ quan phi lợi nhuận và của chính phủ.
Đây không phải là điều đáng ngạc nhiên bởi lẻ các công ty đại chúng thường có nhiều tài sản hơn hai loại thực thể kia. Các tổ chức nhỏ nhất có từ 100 nhân viên trở xuống thiệt hại trung bình thực tế phải chịu do gian lận nhiều hơn các tổ chức lớn nhất có từ 10,000 nhân viên trở lên. Điều này có nghĩa là các công ty nhỏ nhất dễ bị gian lận hơn 100 lần so với các công ty lớn nhất.
Các tổ chức nhỏ nhất chịu thiệt hại do gian lận trung bình trên mỗi nhân viên là lớn nhất vì 3 yếu tố. Đầu tiên, vì thiếu vắng các hoạt động kiểm soát kế toán cơ bản; thông thường một tổ chức nhỏ chỉ có một nhân viên ghi và kí các chứng từ, các đối chiếu với sổ phụ ngân hàng và giữ các sổ sách kế toán của công ty. Trong những trường hợp như vậy, gian lận dễ dàng được thực hiện. Thứ hai là do mức độ tín nhiệm tồn tại do quy mô nhỏ của đơn vị: trong một bầu không khí mà các nhân viên đều biết nhau, họ thường ít cảnh giác về khả năng không trung thực của nhau.Thứ ba , các công ty nhỏ không muốn bị kiểm toán. Đáng tiếc là, các công ty nhỏ lại không muốn báo cáo và truy tố các vi phạm như các công ty lớn vì ảnh hưởng bất lợi của những công bố.
Kiểm toán có ảnh hưởng quan trọng tới các thiệt hại do gian lận vì 2 lí do rõ rệt. Thứ nhất, quy trình kiểm toán tự bản thân nó có thể phát hiện gian lận thông qua các thủ tục thông thường như kiểm tra chứng từ, phân tích xu hướng các dữ liệu, kiểm tra tài sản. Thứ hai, sự hiện diện của kiểm toán viên trong đơn vị có thể làm thoái chí bước đầu việc thực hiện hành vi gian lận của các nhân viên. Trong việc ngăn chặn gian lận, hoạt động giám sát của các nhà quản lý, các kiểm toán viên, uỷ ban kiểm toán và ngay cả các nhân viên khác chính là biện pháp ngăn chặn đơn giản và hiệu quả nhất.
Ba loại gian lận trên lại có thể được chia nhỏ thành nhiều loại như: Báo cáo tài chính gian lận; Tham nhũng ; Gian lận về hàng tồn kho; Gian lận tiền lương; Gian lận khi hoàn ứng chi phí; Gian lận liên quan đến séc; Ăn cắp tiền mặt; Hoàn trả không có thực; Lập hoá đơn; chứng từ không có thực; Ăn bớt…
Các kiểm toán viên là những người quen thuộc với các gian lận nên hoàn toàn thích hợp hơn để phát hiện chúng trong các cuộc kiểm toán.
Các hành vi biển thủ tài sản là vấn nạn đối với các doanh nghiệp nhỏ và thậm chí có thể là nghiêm trọng. Các báo cáo đều kết luận 9 trong 10 hành vi biển thủ là liên quan đến tài khoản tiền mặt. Những kiểm toán viên cung cấp dịch vụ tư vấn cho doanh nghiệp nhỏ có thể hướng dẫn khách hàng về các rủi ro do biển thủ tài sản và khuyến nghị một trong 3 hành động: thứ nhất, doanh nghiệp nhỏ cần có bảo hiểm đầy đủ đề phòng việc biển thủ, tham ô gây thiệt hại lớn. Thứ hai, các thông báo hàng tháng của ngân hàng cần phải được giao cho các chủ doanh nghiệp trong tình trạng niêm phong để họ thực hiện đánh giá chúng một cách chi tiết về khả năng vi phạm quy định. Và thứ ba, các doanh nghiệp cần quan tâm đến việc phải có một sự đánh giá độc lập của các kiểm toán viên về các tài khoản tiền mặt.
Báo cáo tài chính gian lận ít phổ biến nhất nhưng lại gây ra thiệt hại lớn nhất. Các nghiên cứu đều nhất quán với báo cáo năm 1999 của Uỷ ban các tổ chức bảo trợ (COSO) rằng phần lớn các gian lận trên BCTC liên quan đến
việc ghi khống doanh thu và các khoản phải thu.
Tuy nhiên, báo cáo của COSO chỉ nghiên cứu với các công ty đại chúng. Báo cáo năm 2002 của ACFE đã tập hợp thông tin từ cả công ty tư nhân lẫn công ty đại chúng, và đi đến kết luận rằng rủi ro do việc thay đổi thông tin trên BCTC là tỷ lệ nghịch với quy mô của công ty.
Đó là các công ty càng nhỏ thì dễ xẩy ra việc thực hiện gian lận trên BCTC hơn. Trong một trường hợp điển hình mà các hành vi gian lận được nhắc đến, là khi một doanh nghiệp cố gắng tăng lượng tiền mặt từ nguồn cá nhân khi ngân hàng yêu cầu kiểm toán BCTC, và nếu BCTC của công ty không được kiểm toán thì việc khai gian trong sổ sách sẽ dễ xẩy ra hơn.
Điều này lại chỉ ra sức mạnh của kiểm toán trong việc ngăn chặn gian lận. Có hai thông điệp ở đây cho các kiểm toán viên. Đầu tiên, một công ty sẽ có rủi ro do BCTC gian lận khi nó hăng hái tăng lượng tiền lên và không được kiểm toán. Thứ hai, thông qua hiểu biết này, kiểm toán viên nên khuyến khích các ngân hàng và các bên cho vay khác yêu cầu doanh nghiệp vay tiền phải thực hiện kiểm toán nhiều hơn.
Một thực tế vượt trên tất cả những điều khác: gian lận dễ được ngăn chặn hơn là phát hiện, hầu hết các gian lận có thể tránh được nếu có các hoạt động kiểm soát cơ bản, các cuộc kiểm toán và hoạt động giám sát thích hợp. Mặc dầu nhà quản lý là người chịu trách nhiệm cuối cùng trong ivệc ngăn chặn gian lận, nhưng công việc của các kiểm toán viên nên chỉ cho các khách hàng về những vấn đề này. Các nghiên cứu như thế này cũng là một cách giúp đỡ. Trong cuộc chiến chống gian lận, giáo dục là chiếc áo giáp cần thiết bảo vệ chúng ta. Chúng ta càng biết nhiều càng ít bị tổn thương.
Những kết luận từ các bản Báo cáo này có thể cho thấy một số đặc điểm cơ bản của gian lận mà kiểm toán viên có thể dựa vào đó để thiết kế và thực hiện một cách có hiệu quả các thủ tục kiểm toán để phát hiện gian lận.