Tại một Bu điện tỉnh, chỉ tiêu doanh thu trên Báo cáo tài chính của cả tỉnh chỉ có thể có đợc trên cơ sở tập hợp số liệu từ Báo cáo tài chính của các Bu điện huyện và các Công ty trực thuộc. Chính vì vậy, khi thực hành kiểm toán, kiểm toán viên phải bắt đầu công việc từ các đơn vị cơ sở, sau đó mới kiểm toán đến Báo cáo tài chính của Bu điện tỉnh.
Phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ của các B u điện huyện và các Công ty trực thuộc.
ở giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, kiểm toán viên chỉ nghiên cứu một cách
tổng quát những thông tin về Bu điện tỉnh X. Khi đi vào kiểm toán từng Bu điện huyện hoặc Công ty trực thuộc Bu điện tỉnh thì kiểm toán viên nội bộ của Tổng công ty đã tiến hành xem xét cụ thể về hệ thống kiểm soát nội bộ của mỗi đơn vị cơ sở đợc kiểm toán.
Khi tiếp xúc với từng Bu điện huyện và Công ty trực thuộc, đoàn kiểm toán tổ chức một buổi họp với bộ máy lãnh đạo và kế toán của đơn vị. Mục đích của cuộc gặp gỡ này là nhằm để phỏng vẫn lãnh đạo đơn vị về tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý của đơn vị, về những đặc thù của đơn vị trong kinh doanh, những khó khăn và vớng mắc mà đơn vị đang gặp phải và những sự thay đổi về nhân sự (nếu có) trong thời gian gần đây. Ngoài ra, trởng đoàn kiểm toán còn yêu cầu đơn vị cung cấp cho những tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ,
những quy chế, chế độ, công văn hớng dẫn do Tổng công ty và Bu điện tỉnh gửi xuống mà đơn vị đã áp dụng.
Minh hoạ cho kết quả của các cuộc tiếp xúc này là giấy tờ làm việc của kiểm toán viên tại một đơn vị (bảng 2.3)
Bảng 2.3. Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên về tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ.
Tổng công ty chi tiết từng nội dung tham chiếu Bu chính viễn thông việt nam của phần hành kiểm toán tờ số. Ban kiểm toán nội bộ Tìm hiểu hệ thống KSNB
Tên đơn vị đợc kiểm toán: Công ty Điện báo - Điện thoại
Niên độ kế toán: 1/1/99 - 31/12/99 Ngời thực hiện: PML
Cơ sở dẫn liệu: phỏng vấn ban lãnh đạo Ngày thực hiện: 10/3/2000
* Công ty ĐB - ĐT là một đơn vị trực thuộc bu điện tỉnh X, là đơn vị hạch toán nội bộ của bu điện tỉnh.
* Chức năng, nhiệm vụ của Công ty là quản lý điều hành mạng viễn thông trong phạm vi nội thị, tổ chức sản xuất và kinh doanh viễn thông theo quy định của bu điện tỉnh.
* Tổ chức của Công ty gồm: - Giám đốc
- Phó giám đốc
- 01 tổ quản lý gồm: 06 kế toán, 01 kế hoạch, 01 thiết kế, 01 quản lý kỹ thuật, 01 thủ kho, 01 thủ quỹ và 02 tạp vụ.
- 08 tổ sản xuất : tổ nội hạt, tổ 108, tổ kiểm soát, tổ điện báo, tổ nguồn, tổ tự động, tổ viba, tổ sửa chữa.
* Chế độ kế toán đang áp dụng: Công ty ĐB - ĐT đang thực hiện công tác kế toán theo chế độ quy định của Tổng công ty Bu chính - Viễn thông Việt Nam và áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
(Bảng 2.3 - tiếp)
* Giám đốc là một ngời có tác phong làm việc nghiêm túc, rất tôn trọng các thủ tục và yêu cầu nhân viên phải luôn tuân thủ theo các thủ tục đó. Nếu các hoá đơn chứng từ không đầy đủ thủ tục thì ông không bao giờ ký duyệt.
* Tổ kiểm soát nghiệp vụ hoạt động khá tích cực, có trách nhiệm cao. ...
Qua tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, thông thờng trởng đoàn kiểm toán hoặc kiểm toán viên đợc phân công sẽ rút ra những điểm cần lu ý đối với đơn vị trong quá trình thực hiện kiểm toán.
Ví dụ đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty ĐB - ĐT vừa nêu trên, kiểm toán viên đã rút ra đợc một vài điểm đáng chú ý mà nếu so sánh với các đơn vị khác sẽ thấy có những nét riêng biệt. Chính những nét riêng biệt đó sẽ ảnh hởng tới việc thiết kế các thử nghiệm kiểm soát ở bớc tiếp theo và làm cho các cuộc kiểm toán tại các đơn vị mang màu sắc khác nhau.
• Tại bu điện huyện C, lãnh đạo đơn vị (trởng phòng) có phong cách
quản lý không nghiêm khắc bằng lãnh đạo công ty ĐB - ĐT (giám đốc). Cụ thể, trởng phòng bu điện huyện C đã ký duyệt hoá đơn thanh toán khi cha đủ thủ tục (ví dụ nh thiếu tờ trình yêu cầu mua hàng). Ngợc lại, giám đốc công ty ĐB - ĐT có yêu cầu rất chặt chẽ về chứng
từ. Tuy việc ký hoá đơn thanh toán mua hàng của trởng phòng bu điện huyện C cha liên quan trực tiếp tới việc quản lý doanh thu, song điều này lại ngầm định rằng sự quản lý của ngời này là cha chặt chẽ, cha tuân thủ theo đúng các thủ tục đề ra. Sự khác biệt này sẽ dẫn đến việc đánh giá rủi ro kiểm soát ở công ty ĐB - ĐT và ở bu điện huyện C tại những mức độ khác nhau.
• Các văn bản quy định các chế độ chính sách mới hoặc những công
văn thông báo việc sửa đổi các quy chế cũ đợc phổ biến rất chậm ở công ty ĐB - ĐT , tại bu điện huyện C , công việc này diễn ra nhanh hơn. Cụ thể, ở bu điện huyện C có một ngời đợc phân công phụ trách việc sao chép văn bản và gửi đầy đủ cho các bộ phận và cá nhân có liên quan. Trong khi đó, tại công ty ĐB - ĐT, nhiệm vụ này lại không đợc phân công cho một nhân viên cụ thể nào. Điều này làm cho việc phổ biến quy chế, chính sách nhiều khi bị bỏ sót hoặc không kịp thời cho những bộ phận cần thiết. Từ đó có thể dẫn đến việc thực hiện không chính xác theo những quy chế mới. Nh vậy, khi thiết kế các thử nghiệm kiểm soát tại công ty ĐB - ĐT về mặt này sẽ phải chi tiết hơn tại bu điện huyện C.
Đối chiếu tổng quát chỉ tiêu doanh thu của đơn vị.
Khi bắt đầu kiểm toán doanh thu của một Bu điện huyện, kiểm toán viên luôn tiến hành bớc đối chiếu số liệu tổng quát trên báo cáo của đơn vị.
Các tài liệu kế toán mà kiểm toán viên cần sử dụng bao gồm nhiều loại: - Biểu doanh thu - sản lợng B02-05/KTNB là mẫu biểu áp dụng trong nội bộ ngành. Đây là báo cáo của các bu cục gửi tập trung về bu điện huyện.
- Biểu báo cáo doanh thu B07/KTNB. Số liệu trên biểu này đợc tập hợp từ số liệu trên các biểu B02-05/KTNB.
- Các sổ cái Tài khoản 33631 - phải trả bu điện tỉnh về kinh doanh dịch vụ bu chính - viễn thông; Tài khoản 5111- doanh thu bán hàng; Tài khoản 5112- doanh thu bán sản phẩm; Tài khoản 51132- doanh thu kinh doanh khác; Tài khoản 711,721- thu nhập của hoạt động tài chính, thu nhập của hoạt động bất thờng.
+ Doanh thu bu chính - viễn thông, phát hành báo chí, lắp đặt máy điện thoại thể hiện trên số phát sinh Có của Tài khoản 33631.
+ Doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm thể hiện trên số phát sinh Có của Tài khoản 5111, 5112.
+ Doanh thu kinh doanh khác thể hiện trên số phát sinh Có của Tài khoản 51132.
+ Thu nhập của hoạt động tài chính và thu nhập của hoạt động bất thờng thể hiện trên số phát sinh Có của Tài khoản 711,721.
- Bảng cân đối số phát sinh.
Việc đối chiếu số liệu tổng quát đợc thể hiện trên sơ đồ 2.1 dới đây:
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ đối chiếu tổng quát.
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
B07 B 02-05
Sau khi đối chiếu số liệu ở các tài liệu trên, kiểm toán viên sẽ tiếp tục mở rộng kiểm tra ở các loại hình doanh thu có phát hiện chênh lệch. Còn nếu số liệu đã khớp đúng thì kiểm toán viên xác nhận số liệu đó cho đơn vị. Tuy nhiên, cho dù số liệu giữa các sổ tổng hợp và báo cáo đã khớp nhau thì ở bớc tiếp theo, kiểm toán viên vẫn phải kiểm tra chi tiết để chứng minh cho sự đúng đắn của số liệu đó.
Trong trờng hợp phát hiện ra chênh lệch ngay từ bớc đối chiếu tổng quát bao giờ kiểm toán viên cũng yêu cầu kế toán đơn vị giải trình số liệu trớc khi mở rộng kiểm tra. Lý do là vì sự chênh lệch đó có thể đơn thuần chỉ là do chuyển sổ đánh máy nhầm chứ không phải là những nhầm lẫn về mặt bản chất kế toán.
Bảng 2.4 là ví dụ minh hoạ về giấy tờ làm việc của kiểm toán viên ở bớc đối chiếu tổng quát tại một Bu điện huyện.
Bảng 2.4. Đối chiếu tổng quát doanh thu.
Tổng công ty chi tiết từng nội dung tham chiếu Bu chính viễn thông việt nam của phần hành kiểm toán tờ số. Ban kiểm toán nội bộ Đối chiếu tổng quát
Tên đơn vị đợc kiểm toán: Bu điện huyện C
Niên độ kế toán: 1/1/99 - 31/12/99 Ngời thực hiện: PML Cơ sở dẫn liệu: B07, B02-05, sổ cái , bảng cân đối phát sinh Ngày thực hiện:22/3/2000
1. Doanh thu kinh doanh bu chính - viễn thông. B02-05 B07 Sổ cái 33631 Chênh lệch - DT bu chính 152.714.274 152.714.274 152.714.274 0 - DT viễn thông 1.446.783.368 1.446.783.368 1.446.738.368 0 - DT PHBC 120.546.258 120.546.258 120.546.258 0 - DT lắp đặt máy 267.235.474 267.235.474 267.235.474 0 Cộng 1.987.279.374 1.987.279.374 1.987.279.374 0
2. Doanh thu bán hàng hóa.
B07 TK 5111 Chênh lệch 29.729.256 29.729.256 0 3. Thu nhập của hoạt động tài chính (lãi).
B07 TK 711 Chênh lệch 9.255.722 9.255.722 0 4. Tổng doanh thu: 2.026.264.352
Sau khi thực hiện đối chiếu tổng quát, kiểm toán viên có nhận xét nh sau:
Việc tổng hợp số liệu từ sổ cái lên báo cáo và từ các biểu sản lợng - doanh thu của đơn vị là đúng đắn.
Sổ sách, báo cáo của đơn vị rõ ràng, đợc tổ chức khoa học tạo thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra.
Kiểm toán chi tiết từng loại doanh thu.
Sau khi đã thực hiện đối chiếu tổng quát, kiểm toán viên nội bộ của Tổng công ty Bu chính - Viễn thông Việt Nam tiến hành kiểm toán chi tiết đối với từng loại doanh thu.
Khâu đối chiếu tổng quát mới chỉ chứng minh đợc việc tổng hợp số liệu để lên báo cáo có chính xác hay không nhng cha thể phát hiện đợc những gian lận và sai sót nh hạch toán nhầm, phân loại doanh thu sai... Chính vì vậy, kiểm toán viên cho rằng việc kiểm toán chi tiết từng loại doanh thu là cần thiết vì nếu không tìm ra đợc gian lận và sai sót tức là đã chứng minh đợc sự đúng đắn của số liệu trên sổ tổng hợp và báo cáo của đơn vị.
Nh đã trình bày ở khái niệm doanh thu thì tại một Bu điện huyện hoặc Công ty trực thuộc bao gồm các loại doanh thu sau:
- Doanh thu kinh doanh: gồm doanh thu kinh doanh dịch vụ bu chính - viễn thông (doanh thu bu chính, doanh thu viễn thông, doanh thu phát hành báo chí, doanh thu lắp đặt và di chuyển máy điện thoại, doanh thu dịch vụ khác) và doanh thu kinh doanh khác (doanh thu xây lắp).
- Doanh thu hoạt động khác: gồm thu nhập của hoạt động tài chính và thu nhập của hoạt động bất thờng.
Cụ thể việc kiểm toán các loại doanh thu trên đợc thực hiện nh sau:
a. Doanh thu kinh doanh.
a.1. Doanh thu kinh doanh dịch vụ b u chính - viễn thông. a.1.1. Doanh thu bu chính.
Đây là loại doanh thu mà kiểm toán viên thờng không phải kiểm tra vì thủ tục kiểm soát nội bộ đối với loại doanh thu này rất chặt chẽ và đáng tin cậy.
Xuất phát từ đặc thù của loại hình kinh doanh: dịch vụ bu chính có doanh thu đợc thu ngay bằng tiền mặt tại các bu cục, trung tâm giao dịch... chỉ trừ một số ít trờng hợp mới có doanh thu bu chính ghi Nợ (ví dụ các cơ quan ký hợp đồng với bu điện huyện về việc chuyển công văn dài hạn) và do thu ngay bằng tiền với những mức cớc khác nhau nên nhân viên giao dịch phải kiểm tra ghi sổ ngay để bảo đảm tính đúng đắn.
Ngoài ra, mỗi Bu điện huyện bao giờ cũng có ít nhất một kiểm soát viên chuyên kiểm tra thờng xuyên tại các bu cục xem nhân viên giao dịch bu điện đã tính đúng, tính đủ và nộp tiền đầy đủ doanh thu bu chính cho thủ quỹ hay cha.
Do có nhiều vòng kiểm tra nh vậy nên doanh thu bu chính thờng không xảy ra sai sót. Vì thế, kiểm toán viên ít khi quan tâm đến kiểm toán chi tiết loại doanh thu này. Số liệu tổng hợp của doanh thu bu chính trong bớc đối chiếu tổng quát thờng luôn khớp đúng. Nếu không bị hạn chế về mặt thời gian, kiểm toán viên có thể đột xuất đối chiếu số tiền trên sổ nghiệp vụ của các bu cục với sổ thu để xác định xem khoản doanh thu này đã chính xác cha.
Đối với Bu điện huyện C , kiểm toán viên kết luận doanh thu bu chính của đơn vị: 152.714.274đ là số liệu trung thực và hợp lý.
a.1.2. Doanh thu viễn thông.
Doanh thu viễn thông có thể là doanh thu thu tiền ngay hoặc doanh thu ghi Nợ.
Doanh thu thu tiền ngay tại các bu cục, kiôt, đại lý... cũng chịu sự kiểm tra của hệ thống kiểm soát nội bộ nh doanh thu bu chính đã trình bày ở trên. Do đó, kiểm toán viên thờng ít quan tâm tới doanh thu viễn thông (điện thoại, fax, điện tín...) thu tiền ngay mà chú ý nhiều hơn vào kiểm toán doanh thu cớc điện thoại ghi Nợ.
Doanh thu cớc điện thoại ghi Nợ đợc hạch toán theo sơ đồ 2.2 dới đây.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ hạch toán doanh thu cớc điện thoại ghi Nợ.
TK 13111- phải thu của khách hàng sử dụng bu điện trong nớc. TK 33631- phải trả bu điện tỉnh về kinh doanh dịch vụ bu chính - viễn thông.
Thông thờng, để theo dõi doanh thu cớc điện thoại ghi Nợ tại các bu điện huyện có sổ nghiệp vụ là Bảng in cớc điện thoại ghi Nợ của từng tháng.
Tuy nhiên, việc tổ chức Bảng in cớc này ở mỗi Bu điện huyện lại rất khác nhau. Bảng in cớc điện thoại ghi Nợ có thể là:
- In cho tất cả các khách hàng.
- In cho từng nhân viên đi thu nợ, mỗi nhân viên phụ trách thu nợ của một số khách hàng.
- In tổng hợp cả doanh thu cớc điện thoại ghi Nợ và doanh thu bằng tiền từ các bu cục, kiốt, đại lý... trên cùng một bảng.
Các bớc kiểm toán chi tiết:
Bớc 1. Kiểm toán viên lập bảng kê và cộng lại Bảng in cớc điện thoại ghi Nợ của từng tháng. Tuỳ theo cách tổ chức bảng in cớc mà có cách lập bảng kê khác nhau:
- Đối với bảng in cớc cho toàn bộ các khách hàng thì chỉ cần lấy số luỹ kế của từng tháng in ở trang cuối cùng mỗi tháng.
Nguyễn Thị Khánh Quyên - Lớp Kiểm toán - K38 57
TK 33631 TK 13111
- Đối với bảng in cớc cho từng nhân viên đi thu nợ thì cần cộng số thu luỹ kế của mỗi nhân viên, sau đó cộng tổng thu của các nhân viên thu nợ thì mới ra đợc doanh thu cớc điện thoại ghi Nợ của tháng đó.
- Đối với bảng in cớc chung cho cả doanh thu thu tiền ngay và doanh thu ghi Nợ thì cần đặc biệt chú ý để bóc tách, phân biệt riêng giữa hai loại doanh thu đó, cuối cùng mới lấy số doanh thu ghi Nợ để lập bảng kê.