VÀ ĐẦU TƯ VINACONEX
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
toán của Công ty được tổ chức phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh tại Công ty. Hiện tại, Công ty đã áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung với chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong phòng Kế toán – Tài chính được cụ thể hóa như sau:
- Kế toán trưởng: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty, Nhà nước về mọi hoạt động của phòng. Chỉ đạo thực hiện toàn bộ công việc kế toán, tài chính, tín dụng, thống kê, thông tin kế toán đồng thời kiểm tra công việc của các nhân viên…
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành cho từng công trình, xác định kết quả kinh doanh cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty theo chỉ đạo của kế toán trưởng qua việc thực hiện những công việc như: Lập báo cáo tình hình tài chính của các công trình trong năm; Tổng hợp thuế giá trị gia tăng tháng, quyết toán thuế hàng năm; Kiểm tra hướng dẫn kế toán chi tiết, xử lý mọi sai sót trước khi lên bảng tổng hợp phân tích chi phí giá thành, lên tổng hợp giá thành...
- Kế toán tiêu thụ sản phẩm: Theo dõi tình hình biến động về tiêu thụ sản phẩm, quan hệ với bên A và khách hàng để thu hồi vốn công trình, dự án, kiêm thực hiện các chế độ quản lý tài chính ở các xưởng...
- Kế toán tài sản cố định, đầu tư, lao động tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi nắm vững tình hình tăng, giảm, tính và trích khấu hao, công tác sửa chữa TSCĐ trong toàn Công ty; theo dõi biến động lao động trong Công ty, tính lương của các đội, tổ công trình chuyển về, tính lương phải trả CBCNV và các khoản trích theo lương...
- Kế toán thanh toán và ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi với ngân hàng về tiền gửi, tiền vay ký quỹ. Căn cứ vào ủy nhiệm chi, séc, khế ước vay kế toán ghi sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản có liên quan, báo cáo trưởng phòng...
dõi chi tiết tổng hợp tình hình nhập xuất tồn của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Trực tiếp thực hiện thu, chi tiền mặt sau khi đã kiểm tra và đảm bảo các chứng từ thu chi hợp lệ, kiểm kê, lập báo cáo quỹ hàng ngày.
Mối quan hệ giữa các phần hành kế toán được cụ thể hóa qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 2.1.5. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán
Công ty thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ – CP ngày 31/05/2005 của Chính phủ chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán trong lĩnh vực kinh doanh. Do tình hình hoạt động của mình nên Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Vinaconex 36 sử dụng hình thức hệ thống sổ Nhật ký chung để thực hiện quá trình hạch toán, sổ sách kế toán được sử dụng theo hình thức sổ tờ rời giúp cho việc đối chiếu, luân chuyển và kiểm tra được tiến hành thuân lợi hơn. Công tác kế toán tại Công ty đuợc thực hiện với việc cài đặt chương trình phần mềm kế toán chuyên dụng giúp cho công tác kế toán thuận tiện hơn rất nhiều.
Phần lớn tất cả các chứng từ, sổ sách kế toán của Công ty đều được tập hợp theo từng công trình mà Công ty tham gia thiết kế, tư vấn và khảo sát.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiêu thụ sản phẩm Kế toán tài sản cố định, đầu tư, lao động tiền lương Kế toán thanh toán và ngân hàng Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kiêm quỹ
Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh tại các xưởng, tổ, đội xưởng trưởng tiến tập hợp và phân loại các hóa đơn chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như : Hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, các chứng từ phát sinh tại các xưởng, tổ, đội sau đó chuyển lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đó, sau đó tiến hành phản ánh vào các chứng từ gốc trong phần mềm kế toán theo quy định của Công ty. Hàng tháng, căn cứ vào các chứng từ gốc chương trình sẽ tự động cập nhật số liệu lên sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết các tài khoản 154, 621, 622, 627…được tập hợp theo từng công trình. Trên cơ sở là Sổ Nhật ký chung, các sổ chi tiết tài khoản lập hàng tháng thì đến cuối quý chương trình sẽ tự động tổng hợp Nhật ký chung, tiến hành lập Bảng tổng hợp chi phí theo quý của từng công trình thiết kế, tư vấn. Căn cứ vào bảng tổng hợp chi phí theo quý của từng công trình, vào biên bản nghiệm thu công trình do bên chủ đầu tư lập kế toán tiến hành tính toán giá thành giai đoạn công trình thực hiện được trong quý, ghi nhận doanh thu. Do đặc điểm doanh thu phát sinh vào cuối quý nên đối với tài khoản 5113 kế toán sẽ thực hiên vào sổ nhật ký chung, lập sổ chi tiết tài khoản 5113 vào cuối mỗi quý. Cũng vào cuối quý, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển cần thiết để tiến hành xác định kết quả kinh doanh của Công ty, sau cùng là lên Sổ Cái các tài khoản 131, 154, 5113, 621, 622, 627…. Sau khi kế toán kiểm tra, đối chiếu thấy đúng giữa sổ Cái với các sổ chi tiết kế toán tiến hành cộng số liệu trên các Sổ cái, lập Bảng cân đối để kiểm tra. Từ các sổ chi tiết tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết theo dõi và đối chiếu số phát sinh, số dư các tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết. Cuối cùng, kế toán tiến hành lập các báo cáo liên quan. Có thể khái quát quá trình kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty như sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ sổ kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty
