chính
911 18.526.500
Số phát sinh 18.526.500 18.526.500 Số dư cuối kỳ - -
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, họ tên ) (Ký, họ tên )
(Nguồn : Phòng tài chính kế toán) Biểu 2.5 : Sổ cái tài khoản 515 – Quý 4/2007
2.3. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ ĐẦU TƯ VINACONEX 36 VÀ ĐẦU TƯ VINACONEX 36
2.3.1. Đặc điểm về chi phí và tài khoản sử dụng
Với tính chất đặc thù sản phẩm làm ra mang tính chất chất xám và trong một kỳ kế toán thì Công ty thực hiện nhiều hợp đồng tư vấn cùng một lúc. Do vậy, Công ty tập hợp chi phí theo từng công trình, hạng mục ký kết theo hợp đồng với các chủ đầu tư, với nguyên tắc chung là chi phí phát sinh tại công trình tư vấn nào thì tập hợp theo từng công trình ấy, còn đối với chi phí phát sinh chung cho nhiều công trình thì Công ty phân bổ cho các đối tượng theo tiêu thức hợp lý. Công ty thực hiện phương pháp trực tiếp để tập hợp chi phí sản xuất. Các chi phí được tính toán và quản lý chặt chẽ, mỗi công trình từ khi lập dự toán đến khi bàn giao thanh quyết toán đều được mở riêng một sổ chi tiết chi phí sản xuất để tập hợp chi phí phát sinh cho từng công trình, đồng thời cũng để tính giá thành công trình đó. Căn cứ để tiến hành ghi sổ là từ các bảng tổng hợp chứng từ gốc phát sinh của mỗi tháng, kế toán tổng hợp theo quý của
từng giai đoạn thực hiện công trình và được chi tiết theo các khoản mục sau: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; Chi phí nhân công trực tiếp; Chi phí sản xuất chung;
Các chi phí phát sinh trong quá trình tiến hành thiết kế, khảo sát, tư vấn các công trình, hạng mục công trình được phòng kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất theo quý dựa trên các sổ chi tiết chi phí sản xuất được tập hợp theo từng tháng của từng hạng mục công trình. Do Công ty thực hiện nhiều hợp đồng trong một kỳ kế toán, theo đó các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện Công ty sử dụng các tài khoản được chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình mà Công ty tham gia tư vấn, thiết kế
Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Tài khoản 621– Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
Đối với các chi phí phát sinh chung cho toàn bộ quá trình hoạt động của Công ty được hạch toán vào các tài khoản chi phí sau:
Tài khoản 635 – Chi phí tài chính
Tài khoản 642 – Chi phí Quản lý doanh nghiệp Tài khoản 811 – Chi phí khác
Ngoài ra Công ty còn sử dụng các tài khoản phục vụ trong quá trình thực hiện tư vấn, thiết kế dự án như tài khoản 141, 331, 142, …
2.3.2. Phương pháp kế toán
2.3.2.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm toàn bộ chi phí của nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu… phục vụ cho việc lập dự án và thiết kế, bao gồm các loại như: Giấy in các loại, mực in laze, cọc gỗ, sơn, cần khoan và các dụng cụ thí nghiệp khác. Thông thường, giá trị nguyên vật liệu chỉ chiếm khoảng từ 9% đến 14% tổng giá thành sản phẩm. Mặc dù chiếm tỷ
trọng không cao nhưng việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cũng ảnh hưởng ít nhiều đến giá thành sản phẩm. Hiện tại, Công ty áp dụng chế độ khoán gọn vật tư cho các phòng, các xưởng, để đảm bảo vật tư sử dụng đúng định mức, tiết kiệm chi phí hàng tháng các xưởng, các phòng lập kế hoạch mua vật tư dựa trên mức tiêu hao vật tư và tỷ mức tiêu hao vật tư so với tổng sản lượng thực hiện trong tháng thông qua bảng kế hoạch mua vật tư và được chuyển cho phòng kế hoạch kỹ thuật. Căn cứ vào kế hoạch mua vật tư có sự xác nhận của phòng kế hoạch kỹ thuật các xưởng, các phòng tiến hành lập giấy đề nghị tạm ứng gửi lên cho giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển cho phòng tài chính kế toán.
Ngày 10 tháng 10 năm 2007 tại công trình thủy điện Hồ Bốn có giấy đề nghị tạm ứng như sau:
TCT XNK XD Việt Nam Vinaconex Mẫu số 03 – TT Công ty CP Tư vấn & Đầu tư
Vinaconex 36
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 10 tháng 10 năm 2007
Kính gửi : Giám đốc Công ty Cổ phần Tư vấn và Đầu tư Vinaconex 36 Tên tôi là : Nguyễn Đức Anh
Địa chỉ : Phân xưởng thiết kế I
Đề nghị cho tạm ứng số tiền : 6.094.000 (Viết bằng chữ) : Sáu triệu không trăm chín mươi tư nghìn đồng.
Lý do tạm ứng : Mua văn phòng phẩm phục vụ cho việc lập báo cáo nghiên cứu khả thi và thiết kế kỹ thuật công trình thủy điện Hồ Bốn
Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn : Phòng tài chính kế toán) Biểu 2.6: Mẫu giấy đề nghị tạm ứng
Trên cơ sở giấy ghi tạm ứng, kế toán lập phiếu chi tiền mặt và ghi sổ nghiệp vụ trên vào Sổ Nhật ký chung. Tại xưởng thiết kế I, khi vật tư được mua về căn cứ vào hóa đơn mua hàng (hóa đơn giá trị gia tăng ) nhân viên kinh tế xưởng báo cáo cho xưởng trưởng về số lượng, chất lượng của số vật tư (Hóa đơn giá trị gia tăng về mua vật tư của phân xưởng thiết kế I- phụ lục 1.3). Xưởng trưởng kiểm tra số lượng, chất lượng và lập bảng theo dõi chi tiết vật tư. Bảng này được lập cho từng công trình mà xưởng đó tham gia thiết kế và dùng để đối chiếu với kế toán tổng hợp vào cuối tháng (Bảng theo dõi chi tiết vật tư cho công trình thủy điện Hồ Bốn tại xưởng thiết kế I – phụ lục 1.4). Sau khi nhập nguyên vật liệu vào xưởng có xác nhận của xưởng trưởng vào bảng theo dõi chi tiết vật tư, nhân viên kinh tế xưởng cầm hóa đơn kèm theo bảng kế hoạch mua, bảng theo dõi chi tiết vật tư lên phòng kế toán để xin hoàn tạm ứng. Khi thanh toán hoàn tạm ứng, căn cứ vào hóa đơn bán hàng của người bán, giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng của người tạm ứng, kế toán tiến hành phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ gốc theo quy định của Công ty.
CHỨNG TỪ GỐC
Số : T05 ĐVT: VNĐ
NT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền
11/10
Đức Anh – Xưởng thiết kế I hoàn tạm ứng mua Văn phòng
phẩm cho CT Hồ Bốn 621 133 141 5.540.000 554.000 6.094.000
(Nguồn : Phòng tài chính kế toán) Biểu 2.7: Chứng từ gốc
Ngoài ra trong quá trình thực hiện hoạt động tư vấn, thiết kế tại các xưởng cần phải sử dụng nhiều loại vật tư luân chuyển, các loại vật tư này được phân bổ nhiều lần vào chi phí. Hàng tháng, bên nhận khoán nộp báo cáo khối lượng công việc thực hiện trong tháng và bảng giải trình cho phòng kế hoạch kỹ thuật xem xét (Bảng giải trình chi phí khoan địa chất của công trình
Hồ Bốn tháng 10/2007 – phụ lục 1.5)
Do một xưởng có thể phụ trách nhiều công trình cùng một thời gian chính vì thế các chứng từ đều phải được tập hợp theo từng công trình để chuyển lên Phòng tài chính kế toán của Công ty. Hàng tháng, khi Phòng tài chính kế toán nhận được hóa đơn, chứng từ do nhân viên kinh tế các xưởng chuyển lên, kế toán tiến hành vào Sổ chi tiết tài khoản 621 theo từng công trình, hạng mục công trình và vào Sổ nhật ký chung sau khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng tư. Đến cuối quý, kế toán tiến hành tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình hạng mục và tổng hợp số liệu lên Sổ cái tài khoản 621 theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho tất cả các công trình.
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Quý 4/2007 ĐVT: VNĐ
Chứng từ
SH NT Diễn giải TKĐƯ
Số tiền
Nợ Có
Số dư đầu kỳ - -
T05 11/10 Hoàn tạm ứng mua VPP cho CT Hồ Bốn