Đặt buồng là sự thoả thuận trước giữa khỏch với khỏch sạn về dịch vụ buồng ngủ, trong đú khỏch sạn cú trỏch nhiệm dành cho khỏch số lượng buồng, loại buồng cụ thể mà khỏch yờu cầu để sử dụng trong thời gian lưu trỳ tại khỏch sạn
- Mục đớch:
+ Giỳp khỏch sạn nắm rừ lưu lượng khỏch từ đú cú thể hỡnh dung được khối lượng cụng việc trong tương lai lại để tiến hành phõn cụng cụng việc và tổ chức chức hoạt động của cỏc bộ phận một cỏch cú hiệu quả. Đồng htời nhờ đú khỏch sạn cú thể đưa ra giỏ hàng buồng phự hợp với từng thời điểm (đụng khỏch hoặc vắng khỏch) và biện phỏp Marketing tiếp thị cú hiệu quả
+ Việc đặt buồng của khỏch cũn giỳp cho việc lờn kế hoạch đún tiếp và phục vụ khỏch một cỏch chu đỏo
+ Việc đặt buồng của khỏch cũng mang lại nhiều thuận lợi về yếu tố tõm lý cho chớnh bản thõn khỏch khỏch thuờ buồng thường từ xa tới và muốn cú một chỗ nghỉ chắc chức do đú khỏch đó chủ động đặt buồng để khụng phải lo chỗ ở trong suốt cuộc hành trỡnh. Hơn nữa vào những thời điểm đụng khỏch cỏc khỏch sạn cú thể tăng giỏ buồng, vỡ vậy khỏch thường đặt buồng để đề phũng trường hợp giỏ buồng tăng
- í nghĩa:
+ Tăng doanh thu tối đa
+ Đảm bảo được mức lợi nhuận cao nhất cho khỏch sạn + Làm cho khỏch hài lũng
+ Phõn cụng cụng việc và tổ chức hoạt động cú hiệu quả
2.1. Cỏc hỡnh thức đặt buồng:
Khỏch gọi điện đến khỏch sạn để yờu cầu đặt buồng. Hỡnh thức đặt buồng qua điện thoại là hỡnh thức đặt buồng phổ biến nhất, nhanh, dễ tiếp cận và cú tớnh tương tỏc. Song hỡnh thức đặt buồng này cũng cú những hạn chế như nhận thụng tin được chuyển tải qua điện thoại đụi khi khụng chớnh xỏc vỡ điện thoại bị trục tắc kỹ thuật do thời tiết xấu, điện thoại thường xuyờn bận nờn khỏch phải chờ lõu lóng phớa tiền và thời gian, gõy cho khỏch sự khú chịu, khỏch và nhõn viờn nhận đặt buồn khụng nhỡn thấy nhau nờn khụng thể dựng ngụn ngữ cử chỉ để hỗ trợ thờm cho thụng tin cần chuyển tải… Khi nhận đặt buồng qua điện thoại ngoài việc tinh thụng tin nghiệp vụ, lễ tõn nhõn viờn nhận đặt buồng cũn phải cú chất giọng ngọt ngào và trỡnh độ ngoại ngữ tốt để giao tiếp với khỏch nhằm tạo nờn ấn tượng tốt đẹp ban đầu cho khỏch.
Khi nhận đặt buồng qua điện thoại nhõn viờn nhận đặt buồng nờn yờu cầu khỏch gửi văn bản xỏc nhận đặt buồng cho khỏch sạn để xỏc nhận lại đặt buồng của khỏch.
- Đặt buồng qua văn bản: + Đặt buồng qua fax:
Là hỡnh thức đặt buồng được nhiều khỏch sử dụng vỡ những ưu điểm như tốc độ nhanh; lưu lại được văn bản đặt buồng, đảm bảo mọi thụng tin đặt buồng được chuyển tải rừ ràng và chớnh xỏc. Khi nhận đặt buồng qua fax, nhõn viờn nhận đặt buồng phải nhanh chúng ghi lại mọi thụng tin đặt buồng từ bản fax vào phiếu nhận đặt buồng và lập tức gửi thư hoặc fax xỏc nhận việc đặt buồng của khỏch.
+ Đặt buồng bằng thư:
Khỏch viết thư gửi cho khỏh sạn nờu rừ yờu cầu đặt buồng của mỡnh. . Ngày nay hỡnh thức đặt buồng bằng thư viết ta hầu như đó được thay thế bằng thư điện tử trong suốt một số khỏch gia đỡnh hoặc cỏc đoàn khỏch lớn
vẫn sử dụng hỡnh thức đặt buồng qua the. Thư đặt buồng thường được gửi tới khỏch sạn trước khi khỏch đến khoảng ba hoặc bốn thỏng thậm chớ cú đoàn khỏch lớn cũn gửi thư đặt buồng một năm. Nhược diểm của hỡnh thức đặt buồng nàu là thư đặt buồng của khỏch cú thể bị thất lạc, gõy ra sự bị động và phiền gà cho cả khỏch sạn
Nhõn viờn nhận đặt buồng cần nhanh chúng gửi thư xỏc nhận đặt buồng của khỏch sạn cho khỏch sạn khi đó ghi chộp cỏc thụng tin vố yờu cầu đặt buồng của khỏc vào phiếu đặt buồng hoặt sổ đặt buồng.
Vớ dụ: Một lỏ thư đặt buồng
57 Phố Cao Culworth
Daventy, NN11 BPP 3/3/2002
Thưa quý ụng, quý bà
Xin hóy dành hco tụi và vợ tụi một buồng đụi và hai buồng đơn cho con trai và con gỏi tụi, từ ngày mựng 5 đến ngày 10 thỏng 8 tại khỏch sạn
Xin hóy vui lũng xỏc nhận lại việc đặt buồng của tụi Tụi mong chờ từ phớa quý ngài/quý bà
Kớnh thư P.Jknowles
+ Đặt buồng trực tiếp:
Khỏch đến khỏch sạn và trực tiếp đặt buồng với bộ phận đặt buồng hoặc bộ phận kinh doanh tiếp thị của khỏch sạn. Nhõn viờn nhận đặt buồng cú thể trực tiếp xỏc nhận yờu cầu đặt buồng với khỏch mà khụng cần gửi thư hoặc fax xỏc nhận đặt buồng như hỡnh thức đặt buồng bằng văn bản. Ưu điểm của hỡnh thức đặt buồng này là cả hai phớa khỏch và nhõn viờn nhận đặt buồng cú thể sử dụng nguụn ngữ cử chỉ để hỗ trợ cho việc chuyển tải thụng tin và nhận thụng tin một cỏch chớnh xỏc.
+ Đặt buồng qua thư điện tử:
Ngày nay nhờ sự kết hợp nối của hệ thống Internet qua mỏy vi tớnh, một số khỏch đặt buồng hỡnh thức gửi thư điện tử cho khỏch sạn. Đõy là hỡnh thức đặt buồng nhanh nhất và ngay càng trở thành hỡnh thức đặt buồng quan trọng tương lai. Hàng ngày nhõn viờn lễ tõn thuộc phận trung tõm dịch vụ mở mỏy vi tớnh ba lần để kiểm tra và in cỏc đặt buồng trờn mỏy.
Khi nhận được cỏc đặt buồng qua mỏy vi tớnh nhõn viờn nhận đặt buồng cũng phải ghi chộp lại mọi thụng tin đặt hàng vào phiếu đặt buồng hoặc sổ đặtt buồng và gửi thư xỏc nhận đặt buồng cho khỏch.
2.2. Cỏc loại đặt buồng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đặt buồng khụng đảm bảo :
Đặt buồng khụng đảm bảo là hỡnh thức đặt buồng mà trong đú khỏch sạn chịu trỏch nhiệm giữ buồng cho khỏch tới một thời điểm quy định, thường là 18 giờ của ngày khỏch đến sau thời gian quy định khỏch sạn cú thể cắt hợp đồng đặt buồng của khỏch và cho khỏch khỏc thuờ
Hỡnh thức đặt buồng khụng đảm bảo thường làm giảm cụng suất buồng và doanh thu của khỏch sạn, vỡ vậy vào thời điểm đụng khỏch hoặc khỏch sạn đó kớn buồng nhõn viờn đặt buồng khụng nờn nhận cỏc đặt buồn khụng bảo đảm
- Đặt buồng cú đảm bảo:
Là hỡnh thức thức đặt buồng mà trong đú khỏch sạn đảm bảo giữ buồng cho khỏch đến giờ trả buồng của ngày thứ nhất (12h ngày hụm sau của ngày khỏch đến). Trường hợp khỏch khụng đến cũng khụng huỷ đặt buồng hoặc huỷ đặt buồng khụng đỳng quy định của khỏch sạn thỡ phải bồi thường cho khỏch sạn theo thoả thuận giữa hai bờn. Thụng thường số tiền bồi thường bằng số tiền của một đếm ở tất cả những buồng mà khỏch đặt.
Do vậy, đặt buồng đảm bảo làm ổn định hoạt động kinh doanh của khỏch sạn. khỏch cú thể đảm bảo đặt buồng bằng cỏc hỡnh thức sau đõy:
+ Đảm bảo bằng việc trả trước tất cả số tiền thuờ buồng (prepayment): Là hỡnh thức khỏch đặt buồng mà trong đú khỏch thanh toỏn toàn bộ số tiền ở trước ngày khỏch đến đăng ký khỏch sạn
+ Đảm bảo bằng đặt cọc trước (deposit):
Là hỡnh thức đặt buồng mà trong đú khỏch khỏch đặt trước số tiền một đếm ở (hoặc nhiều hơn) của tất cả cỏc buồng mà khỏch đặt trước ngày khỏch đến đăng ký khỏch sạn
+ Đảm bảo bằng thẻ tớn dụng (Oredid card)
Là hỡnh thức đặt buồng đảm bảo phổ biến hiện nay trong đú khỏch sử dụng thẻ tớn dụng để đảm vảo cho việc đặt buồng của mỡnh. Cỏc cụng ty phỏt hành thẻ tớn dụng sẽ đảm bảo thanh toỏn cho khỏch sạn những buồng khỏch đặt mà khụng đến cũng khụng bỏo huỷ, hoặc huỷ đặt buồng khụng đỳng quy định của khỏch sạn
+ Đại lý du lịch, hóng lữ hành đảm bảo:
Cỏc đại lý du lịch, hóng lữ hành đặt buồng cú ký hợp đồng với khỏch sạn đảm bảo chịu trỏch nhiệm thanh toỏn cho khỏch sau những buồng khỏch đặt buồng hoặc huỷ đặt buồng khụng đỳng quy định của khỏch sạn.
+ Cơ quan, Cụng ty đảm bảo:
Cỏc cơ quan, Cụg ty gửi khỏch cho khỏch sạn và thoả thuận thanh toỏn cho khỏch sạn những buồng đó đặt trước mà khỏch khụng đến cũng khụng bỏo hủy hoặc bỏo huỷ khụng đỳng quy định của khỏch sạn.
2.3. Quy trỡnh nhận đặt buồng: