- Khỏi niệm đăng ký khỏch sạn:
Đăng ký khỏch sạn là cụng việc mà nhõn viờn lễ tõn thực hiện trong giai đoạn khỏch đến khỏch sạn, khi giữa khỏch và khỏch sạn bắt đầu hỡnh thành mối quan hệ kinh doanh
Đăng ký khỏch sạn là việc thực hiện một số thủ tục để cho khỏch nhận buồng và lưu trỳ tại khỏch sạn. Thủ tục đăng ký khỏch sạn cú liờn quan đến thủ tục khai bỏo tạm trỳ với chớnh quyền sở tại
Như vậy thực chất đăng ký khỏch sạn là thực hiện một số cụng việc chớnh sau:
+ Đún tiếp khỏch khi khỏch đến: Yờu cầu phải tạo cho khỏch ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu về khỏch sạn
+ Làm cỏc thủ tục theo yờu cầu của khỏch sạn để khỏch cú thể nhận buồng (nếu đặt buồng) hoặc thuờ buồng (nếu chưa đặt buồng).
+ Thực hiện cỏc thủ tục để khai bỏo tạm trỳ cho kỏch theo yờu cầu của chớnh quyền sở tại
+ Bước đầu hỡnh thành mối quan hệ kinh doanh giữa khỏch và khỏch sạn
- Mục đớch của đăng ký khỏch sạn:
Hỗu hết tất cả cỏc đối tượng khỏch, đặc việt là khỏch thương gia đó đặt buồng đều muốn làm thủ tục đăng ký nhận buồng càng nhanh càng tốt. Hơn nữa xột về mặt tõm lý, sau một chặng đường dài, hầu như tất cả mọi khỏch đều cảm thấy mệt mỏi và chỉ muốn mau chúng được hoàn thành mọi thủ tục nhận buồng để nghỉ ngơi. Trước yờu cầu rất chớnh đỏng của khỏch như vậy, đũi hỏi bộ phận lễ tõn là phải thực hiện cỏc hoạt động chuẩn bị trước khi khỏch đến nhằm mục đớch làm thủ tục đăng ký khỏch sạn cho khỏch nhanh cú hiệu quả, tạo được ấn tượng tốt đẹp ban đầu cho khỏch.
Đồng thời những hoạt động này cũn gớp cho nhõn viờn tiếp tõn tự tin và chủ động hơn khi khỏch đến
- Cỏc trang thiết bị đăng khớ khỏch sạn: + Ở cỏc khỏch sạn lớn:
- Giỏ cung cấp thụng tin: Cung cấp bảng dỏnh ỏch tờn khỏch theo trật tự anphabờ và số buồng của khỏch sử dụng tại bộ phận tổng đài.
- Giỏ biểu diễn tỡnh trạng buồng (room rack): Cho ta biết tỡnh trạng buồng, buồng cú sẵn để bỏn, buồng đang cú khỏch ở, buồng đang làm vệ sinh để bỏn, buồng đó cú khỏch đặt…
- Giỏ đựng thư và chỡa khoỏ của khỏch: Giỏ cú những ụ nhỏ dựng để đựng thư và chỡa khoỏ của khỏch
- Mỏy đúng dấu thời gian: Mỏy được sử dụng để đúng dấu thời gian lờn tư từ, nhắn tin, fax, phiếu đăng ký khỏch sạn, thời gian chuyển hành lý
- Mỏy cà thẻ tớn dụng: Mỏy được sử dụng để cà số thẻ của khỏch nhằm mục đớch kiểm tra và xin chấp nhận thanh toỏn.
- Mỏy nạp mó vào chỡa khỏo từ: mỏy được sử dụng để nạp mó vào chỡa khoỏ buồng cho khỏch trong thời gian lưu trỳ
- Mỏy vi tớnh và mỏy in - Điện thoại
- Mỏy photocopy
- Hệ thống loa phỏt thanh cụng cộng - Cỏc loại văn phũng phẩm và giỏ đựng - Tủ đựng sổ sỏch, biểu mẫu
+ Ở cỏc khỏch sạn nhỏ:
- Mỏy thahh toỏn dịch vụ điện thoại - Mỏy fax
- Cỏc loại văn phũng phẩm và giỏ đựng - Tủ đựng sổ sỏch, biểu mẫu