3. Cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh.
3.1. Cơ cấu tổ chức:
- Sơ đồ tổ chức hoạt động:
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau và có mối liên hệ qua lại phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định cùng nhằm mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn hảo thì hoạt động quản trị càng tác động có hiệu quả đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, việc xây dựng và hoàn thành cơ cấu tổ chức quản trị hợp lý , có
hiệuq ủa là vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp và doanh nghiệp kinh doanh khách sạn Du lịch cũng không nằm ngoài quy định đó. Tại Công ty cổ phần Hacinco cơ cấu bộ máy đợc thết lập theo mô hình quản trị trực tuyến. Mô hình này tuân thủ theo nguyên tắc một thủ trởng, mỗi cấp dới chỉ có một cấp trên phụ trách. Cơ cấu này tạo ra sự thống nhất, sự tập trung cao độ, trách nhiệm và quyền hạn đợc xác định rõ ràng. Mô hình này đợc Giám đốc quản lý chặt chẽ công việc kinh doanh thông qua các trởng bộ phận, đồng thời tiếp nhận ý kiến đóng góp của nhân viên từ những ngời giám sát này (các trởng bộ phận). Tuy nhiên, mô hình cũng không phải không có nhợc điểm. Nó đòi hỏi Giám đốcvà trởng các bộ phận phải có trình độ kiến thứctoàn diện tổng hợp . Thêm vào đó, cơ cấu này có sự hạn chế việc sử dụng và hợp tác lao động giữa các tuyến, mọi thông tin giữa hai quản trị viên hoặc hai nhân viên khác tuyến sẽ phải đi vòng theo kênh đi trớc. Do vậy mô hình này chủ yếu đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, mới thành lập, sản phẩm dịch vụ không phức tạp.
Phú giỏm đốc Phú giỏm đốc
Bảo vệ Kỹ thuật Lễ tõn Buồn
g Dịch vụ khỏc
Bàn
Bar Kế toỏn Bếp
Hội đồng quản trị
-Mối quan hệ của các bộ phận:
Tất cả các bộ phận đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ lẫn nhau. Tuy các bộ phận hoạt động theo hình thức chuyên môn hoá, đảm đ- ơcng các nhiệm vụ khác nhau nhng tất cả đều nhằm một mục đích là tối đa hoá mức độ hài lòng của khách để thu lợi nhuận cao cho khách sạn.
+ Mối quan hệ lễ tân với ban giám đốc:
Lễ tân và ban Giám đốc luôn có sự hỗ trợ với nhau. Khách yêu cầu gặp ban lãnh đạo để giải quyết công việc cần thông qua lễ tân , lễ tân sẽ xem xét cuộc gặp đó đợc ấn định trớc hay cha , hay không có hứa hẹn. Nếu ban Giám đốc cho phép gặp thì lễ tân dẫn khách lên phòng, nếu không thì sẽ thay mặt từ chối. Nếu ban Giám đốc đi vắng thì lễ tân ghi lại tên kháhc, lới nhắn, số điện thoại để ban Giám đốc sẽ liên lạc sau.
Ngoài ra hai bộ phận này còn kết hợp cùng nhau giải quyết mọi khó khăn của Công ty.
+ Mối quan hệ của lễ tân với buồng:
Sau khi làm thủ tục nhập phòng xong cho khách thì lễ tân có nhiệm vụ báo tới bộ phận buồng hớng dẫn khách lên phòng. Mọi nhu cầu của khách về buồng thì nhân viên buồng lại báo lại cho lế tân để đáp ứng và ngợc lại.
Tới khi khách trả phòng lễ tân sẽ nhận lại chìa khoá giao cho bộ phận buồng để bộ phận này tiễn hành vệ sinh và bổ sung đồ dùng. Sau khi vệ sinh xong buồng thì nhân viên buồng phải trả lại chìa khoá. Cho lễ tân, nếu có sự cố gì hoặc khách bỏ quên đồ cần phải giao cho lế tân giữ có những thắc mắc gì hay khó khăn thì hai bộ phận cùng giải quyết.
+ Lễ tân với kế toán và tài vụ:
Sau mỗi ca làm việc lễ tân tiến hành tổng kết lại số tiền thanh táon từ khách, tất cả các hoá đơn đã ghi để mang lên phòng nộp cho kế toán và tài
vụ, từ đó kế toán và tài vụ tổng kết tình hình doanh thu trong ngày,tháng, năm .
+Lễ tân với bộ phận bếp:
Khách đến lu trú tất nhiên là phải ăn, " có thực mới vực đợc đạo" (câu nói dân gian)
Vì vậy mọi nhu cầu về ăn uống của khách đều thông qua lễ tân báo với bếp để bếp chuẩn bị và phục vụ tốt cho bữa ăn ngon miệng hơn. Nhà bếp nhận thực đơn hoặc báo cho lễ tân biết các món ăn mới của bếp để lễ tân giới thiệu với khách .Cả hai bộ phận này còn phải cùng nhau xây dựng thục đơn hoặc sáng kiến về món ăn mới.Lắng nghe ý kiến góp ý của khách về đồ ăn để phản ánh tới bếp giúp cho bếp khắc phục những thiếu sót để hoàn thành món ăn hơn.
+Lễ tân với Y tế:
Khi khách bị xẩy ra tai nạn hoặc gặp vấn đề về sức khoẻ thì lễ tân phải báo nhanh tới y tế có thể kịp thời cùng lễ tân giải quyết tình trạng đó. Hai bộ phận cùng kết hợp thăm hỏi thờng xuyên chăm lo sức khoả cho khách.
+Lễ tân với bộ phận bảo vệ và sửa chữa điện nớc:
Lễ tân khi nhận thông tin từ những sự cố về buồng sẽ báo lại cho tổ điện nớc, bảo vệ lên kiểm tra và sửa chữa.
Tình trạng khách bị đe doạ hay mất tài sản lễ tân có trách nhiệm tìm hiểu thông tin một chách chính xác rồi gọi bảo vệ lên kết hợp giải quyết các khó khăn đó.