II. THỰC TRẠNG VỀ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ VÀ QUẢN Lí CHẤT LƯỢNG BƯU CHÍNH TẠI BƯU CỤC.
b. Tổ chức thực hiện (D):
Sau khi hoàn thành bước hoạch định, sẽ chuyển sang giai đoạn điều hành hay “tổ chức thực hiện” chiến lược đó hoạch định. Nhận thức được đõy là khõu cú ý nghĩa quyết định đến việc biến cỏc kế hoạch chất lượng thành hiện thực, Bưu cục đó tiến hành xõy dựng tổ chức thực hiện theo đỳng trật tự
nhằm đảm bảo cỏc kế hoạch sẽ được điều khiển một cỏch hợp lý. Mục đớch, yờu cầu đặt ra đối với cỏc hoạt động triển khai của Bưu cục là:
- Đảm bảo mọi CBCNV cú trỏch nhiệm thực hiện cỏc kế hoạch, nhận
thức một cỏch đầy đủ mục tiờu và sự cần thiết của kế hoạch đó đề ra đú.
- Giải thớch cho mọi người biết chớnh xỏc những nhiệm vụ kế hoạch
chất lượng cụ thể cần thiết phải thực hiện.
- Bưư cục đó tổ chức cỏc chương trỡnh đào tạo tại chỗ cho cỏc nhõn viờn
mới, cũn thiếu kinh nghiệm thực tế. Cỏc lớp học ngay tại nơi làm việc do những nhõn viờn cú kinh nghiệm lõu năm truyền lại cho lớp trẻ kế cận cú ưu điểm là tiết kiệm nhiều chi phớ đào tạo mà chất lượng đào tạo lại cao hơn, khả năng tiếp thu và vận dụng vào thực tế của nhõn viờn tốt hơn.
- Cung cấp đầy đủ cỏc nguồn lực ở những nơi và lỳc cần thiết kể cả
những phương tiện kỹ thuật dựng để kiểm soỏt chất lượng.
Cỏc hoạt động của quỏ trỡnh tổ chức thực hiện này cũng được tiến hành cụ thể qua 3 khõu:
* Khõu giao nhận bưu phẩm, bưu kiện, bưu phẩm chuyển phỏt nhanh.
Đảm bảo bố trớ đủ lực lượng nhõn viờn đỏp ứng tốt nhu cầu của khõu giao nhận ở từng Bưu cục. Tại những bưu cục lớn, phải phục vụ số lượng khỏch hàng đụng, Bưư cục đó tiến hành sắp xếp bố trớ lực lượng nhõn viờn đụng đảo hơn so với những bưu cục nhỏ.
* Khõu khai thỏc.
- Tại khõu này cỏc nhõn viờn phải nghiờm tỳc thực hiện mọi quy trỡnh
trong quỏ trỡnh phõn chia tuyến BP, BK đảm bảo được đỳng tuyến hướng, cựng khõu trước đảm bảo chất lượng trong khi đúng mở tỳi gúi thư.
- Hướng dẫn cụ thể những nhiệm vụ, kế hoạch chất lượng cần phải thực hiện:
Thực hiện đỳng yờu cầu “sạch ụ, dúc tỳi, khớp hành trỡnh”.
Phải tỡm tỳi “F” mở trước vỡ tỳi này chứa đựng những thụng tin cần trao đổi giữa hai Bưu cục.
Khai thỏc cỏc tỳi bị rỏch, hoặc bị suy suyển, hư hỏng bờn trong. Mở tiếp cỏc tỳi, gúi khỏc đến hết cỏc tỳi gúi chuyển thư.
* Khõu phỏt hành bưu phẩm, bưu kiện, bưu phẩm chuyển phỏt nhanh.
- Bưu phẩm CPN, Bưu phẩm ghi số, Bưu kiện phải được sắp xếp và
chia theo hành trỡnh của tuyến đường thư do mỡnh phụ trỏch sao cho hợp lý, giảm thời gian đi lại trờn tuyến.
- Vào sổ theo từng loại dịch vụ để dễ kiểm soỏt.
- Khi phỏt Bưu phẩm CPN, Bưu phẩm ghi số, Bưu kiện giao dịch viờn cần phải:
Đối chiếu giấy CMT hoặc cỏc giấy tờ khỏc như quy định như: hộ chiếu, bằng lỏi xe, giấy giới thiệu…phải đối chiếu họ tờn người nhận trờn giấy với bao bỡ và phiếu gửi của Bưu phẩm CPN, Bưu phẩm ghi số, Bưu kiện đú.
Đề nghị người nhận kiểm tra lại Bưu phẩm CPN, Bưu phẩm ghi số, Bưu kiện.
Lấy chữ ký của người nhận trờn phiếu phỏt
Giao dịch viờn hoàn thiện mọi thủ tục: giờ, ngày, thỏng, năm phỏt, ký tờn, đúng nhật ấn.
Trường hợp phỏt Bưu phẩm CPN, Bưu phẩm ghi số, Bưu kiện hoàn, phải thu lại phiếu gửi. Nếu phiếu gửi bị mất, yờu cầu người gửi viết giấy cam đoan thay phiếu gửi và ghi chỳ vào phiếu phỏt, thu cước chuyển hoàn đối với những Bưu phẩm CPN, Bưu phẩm ghi số, Bưu kiện cú nấc khối lượng trờn 500 gr. Do người gửi yờu cầu.