II. THỰC TRẠNG VỀ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ VÀ QUẢN Lí CHẤT LƯỢNG BƯU CHÍNH TẠI BƯU CỤC.
c. Kiểm tra (C):
Kiểm tra chất lượng và hoạt động theo dừi, thu thập, phỏt hiện và đỏnh giỏ những trục trặc, khuyết tật của quỏ trỡnh, của sản phẩm và dịch vụ được Bưư cục tiến hành trong mọi khõu xuyờn suốt đời sống của sản phẩm.
* Khõu giao nhận bưu phẩm, bưu kiện, bưu phẩm chuyển phỏt nhanh.
- Căn cứ vào bản kờ của cỏc quầy giao dịch (hoặc cỏ nhõn) để kiểm theo từng loại theo bản kờ như Bưu phẩm chuyển phỏt nhanh, Bưu kiện cồng kềnh, thư…Sau đú phải đối chiếu số hiệu trờn bản kờ với số hiệu trờn Bưu phẩm, Bưu kiện, Bưu phẩm chuyển phỏt nhanh khối lượng, cước phớ, cỏch gúi bọc, tờn địa chỉ người gửi, tờn địa chỉ người nhận để phỏt hiện sai sút, điều chỉnh kịp thời, trỏnh để lọt lưới.
- Kiểm tra lại khõu phõn chia Bưu phẩm, Bưu kiện theo tuyến đường
thư: Bưu phẩm thường buộc riờng, Bưu kiện ghi số buộc riờng, Bưu kiện chuyển phỏt nhanh là tài liệu buộc riờng…
- Kiểm tra lại địa danh trờn từng buộc BP, BK, BP CPN để trỏnh lạc
hướng chuyến thư.
- Kiểm soỏt lại trờn cỏc tuyến đường thư trước lỳc đúng chuyến thư.
- Kiểm tra lại địa danh trờn từng buộc
- Căn cứ vào hành trỡnh đường thư của từng hướng để đúng chuyến thư.
(Chỳ ý chuyến thư chuyển phỏt nhanh để đảm bảo đỳng chỉ tiờu thời gian).
* Khõu khai thỏc.
- Khai thỏc Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện: Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện cú nội dung là vật phẩm hàng húa, bắt buộc phải kiểm tra lại xem đó cõn đủ khối lượng quy định chưa.
- Căn cứ vào bản kờ Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện để đối chiếu với hiện vật thực tế, quỏ trỡnh đối chiếu phải kiểm tra lại địa chỉ phỏt.. khối lượng trờn phiếu gửi, phỏt hiện sai sút để xử lý kịp thời (chỳ ý cõn lại
khối lượng khi thấy nghi vấn).
- Khi kiểm tra xong thấy đó khớp nhõn viờn mở tỳi ký nhận trờn cỏc bản kờ Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện đúng phiếu ngày trờn phiếu và phõn chia theo hướng chuyển:
+ Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện phỏt trong phạm vi Bưu cục mỡnh phụ trỏch, phải vào sổ theo tuyến của nhõn viờn giao nhận.
+ Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện quỏ giang đến cỏc Bưu cục khỏc (theo tuyến đường thư) .
- Những Bưu phẩm phải xử lý khi cú sự cố xảy ra như:
+ Thiếu nấc khối lượng. + Rỏch vỏ phải gia cố lại. + Địa chỉ phỏt khụng rừ ràng.
+ Tờn, địa chỉ người nhận trờn vỏ bọc và phiếu gửi khỏc nhau…
(Chỳ ý: Khi lập biờn bản, trường hợp rỏch vỡ phải giữ lại tang vật để gửi kốm theo biờn bản cho Bưu cục gốc).
- Tất cả những trường hợp trờn phải xử lý tựy theo mức độ lập biờn bản
hay phiếu nhắc bỏo cho Bưu cục chấp nhận Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện.
- Khai thỏc xong phải đúng dấu nhật ấn vào mặt sau của Bưu phẩm.
Bưu kiện
* Khõu phỏt hành bưu phẩm, bưu kiện, bưu phẩm chuyển phỏt
nhanh
- Phải kiểm tra gúi bọc, khối lượng, địa chỉ phỏt trờn phiếu gửi và trờn vỏ bọc.
- Trường hợp một phiếu gửi gồm nhiều kiện, gúi phải kiểm tra cho đủ và khớp với phiếu gửi đó ghi.
- Kiểm soỏt viờn, tổ trưởng phải cú trỏch nhiệm kiểm soỏt lại toàn bộ cỏc tuyến đường thư.
- Quy trỡnh sau khi phỏt xong Bưu phẩm CPN, Bưu phẩm ghi số, Bưu kiện:
Sau khi phỏt xong Bưu phẩm CPN, Bưu phẩm ghi số, Bưu kiện phải soỏt lại toàn bộ phiếu đó phỏt hoàn chỉnh mọi thủ tục và nộp cho người phụ trỏch bưu cục.
Nếu Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện khụng phỏt được phải kốm theo lý do và nộp lại cho phụ trỏch.
Số phiếu đó phỏt được cộng với số Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện chưa phỏt được phải khớp với tổng số ghi nhận.
Phiếu đó phỏt xong được phõn chia theo từng bưu cục xếp theo ngày, thỏng gửi trả cho bưu cục chấp nhận.
• Đối với Bưu chớnh Quõn đội: với phương chõm “khỏch hàng là thượng
đế” tựy theo từng đối tượng, Bưu chớnh Quõn đội cú những ưu tiờn trong việc nhận và phỏt bưu phẩm (vớ dụ: một Bưu phẩm cần gửi và phỏt gấp, khụng tựy thuộc vào khối lượng nặng hay nhẹ, khi cú thụng tin đến bưu cục đều được đỏp ứng theo yờu cầu).
+ Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện khi đi phỏt cho người nhận mới phỏt hiện hư hỏng được xử lý như sau:
Bỏo cỏo tỡnh trạng thực tế với phụ trỏch bưu cục về sự cố của từng Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện. Nếu người nhận từ chối đề nghị người nhận ghi rừ lý do trờn phiếu gửi, giao dịch viờn gia cố lại, mang về bưu cục để làm thủ tục chuyển hoàn bưu cục gốc, kốm theo biờn bản. Nếu người nhận đề nghị mở Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện đú để kiểm nội dung, giao dich viờn phải bỏo cỏo với phụ trỏch để ủy quyền người cú trỏch nhiệm đến chứng kiến việc mở và đồng kiểm Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện. Phải lập biờn bản ghi cụ thể nội dung của Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện đú.
+ Phỏt nhầm Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện do trường hợp cựng số nhà cựng họ tờn hoặc do lỗi của nhõn viờn giao dịch, khi phỏt hiện nhầm Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện phải thu hồi lại. Nếu Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện cũn nguyờn vẹn thỡ đúng dấu nhật ấn ngày trả lại. Nếu Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện đó bị mở hoặc
nghi ngờ đó bị mở phải xử lý: giao dịch viờn cung người nhận Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện mở ra để đồng kiểm, gúi bọc lại, ghi nấc khối lượng thực tế, lập biờn bản, lấy chư ký của người nhận và đúng dấu nhật ấn ngày trả lại.
+ Khụng phỏt được Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện:
Khi khụng phỏt được Bưu phẩm CPN, bưu phẩm ghi số, bưu kiện, xem trờn phiếu gửi cú chỳ dẫn gỡ khụng để giải quyết tiếp.
Nếu trờn phiếu gửi khụng cú chỳ dẫn gỡ, tựy theo lý do khụng phỏt được để làm thủ tục chuyển hoàn bưu cục gốc.